สิ่งที่นายจ้างไม่ควรเก็บไว้ในประวัติบุคลากร

สิ่งที่ควร (และไม่ควร) คุณเป็นพนักงานในแฟ้มบุคลากร

นายจ้างไม่ควรวางรายการใดไว้ใน ประวัติ ส่วนตัวของนายจ้าง เนื้อหาของ ไฟล์ และประวัติส่วนตัวของคุณโดยทั่วไปสามารถเข้าถึงได้กับเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลพนักงานและผู้จัดการของพนักงานและหัวหน้างานในบาง บริษัท

ในส่วนอื่นการเข้าถึงจะ จำกัด เฉพาะเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงานสามารถ ขอ ข้อมูลประวัติได้ ทนายยังสามารถขอร้องเนื้อหาของบันทึกส่วนบุคคลสำหรับคดีและ การ ร้องเรียน การจ้างงานโอกาสที่เท่าเทียมกัน (EEOC)

อดีตพนักงานสามารถขอสำเนาบันทึกส่วนตัวของเขาได้

ด้วยการใช้ศักยภาพที่มีศักยภาพเหล่านี้และผู้ชมที่มีศักยภาพในประวัติการทำงานของคุณนายจ้างต้องดูแลรักษา เอกสารที่ เป็นกลางและไม่ เป็นจริงเกี่ยว กับประวัติการทำงานของพนักงานในประวัติส่วนตัวของคุณ ดังนั้นให้ใช้หลักเกณฑ์ทั่วไปเหล่านี้กับเอกสารที่คุณเก็บไว้ในบันทึกข้อมูลส่วนบุคคลขององค์กรของคุณ

หลักเกณฑ์ทั่วไปสำหรับเนื้อหาของแฟ้มข้อมูลพนักงาน

• ข้อมูลในบันทึกบุคคลต้องเป็นข้อเท็จจริง ความคิดเห็นของหัวหน้างานหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล บันทึกแบบสุ่ม ซุบซิบ; ข่าวลือที่ไม่มีมูลความจริง คำถาม, รายงาน, หรือข้อกล่าวหาเรื่องปากเปล่าจากพนักงานคนอื่น ๆ ที่ยังไม่ได้สำรวจ; ข้อกล่าวหาไม่ได้ติดตามตรวจสอบและสรุป และข้อมูลอื่นที่ไม่ใช่ความจริงคำวิจารณ์หรือบันทึกย่อควรได้รับการยกเว้นจากไฟล์บุคลากรของพนักงาน
  
  หนึ่งในตัวอย่างที่เลวร้ายที่สุดของความเห็นที่ไม่เหมาะสมที่ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลพบว่าได้บันทึกไว้ในบันทึกบุคคลซึ่งเกี่ยวข้องกับบันทึกการสัมภาษณ์ของผู้จัดการการจ้างงาน หนึ่งกล่าวว่า "อาจเป็นไขมันเกินไปที่จะลุกขึ้นและลงบันไดตามต้องการ" ลองจินตนาการว่าพนักงานทนายความและแม้แต่พนักงานในอนาคตและผู้บังคับบัญชาที่อ่านความคิดเห็นเช่นนี้
  
  ในอีก บริษัท หนึ่งผู้จัดการพบบันทึกย่อที่ผู้บริหารและคนอื่น ๆ วางไว้ในไฟล์ของพนักงานเช่น "Mary โกรธเพราะเธอไม่ได้รับค่าแรงเธอชะลอการทำงานของเธอลงเพื่อให้ได้แม้กระทั่งกับผู้จัดการของเธอ" ดูปัญหาหรือไม่?

• ต้องมีการจัดทำบันทึกงานบุคลากรให้เหมาะสมกับตำแหน่งไฟล์ที่เหมาะสม กำหนดโปรโตคอลสำหรับบันทึกข้อมูลพนักงานของ บริษัท ของคุณตาม กฎหมาย ของรัฐและ รัฐบาลกลางกฎหมายว่า ด้วยการจ้างงานเช่นความสามารถในการ พกพาและความรับผิดชอบในการประกันสุขภาพปี 1996 (HIPAA) และหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับนายจ้าง
  
  จากนั้นติดกับโปรโตคอล คุณไม่ต้องการหาข้อแก้ตัวของแพทย์แบบสุ่มที่ซ่อนอยู่ในไฟล์บุคลากรเมื่ออยู่ในไฟล์ทางการแพทย์ คุณไม่ต้องการเหตุผลและเหตุผลสำหรับการ โปรโมต ของพนักงานในไฟล์เงินเดือน
  
  นอกจากนี้คุณยังไม่ต้องการบันทึกการตัดสินใจจ้างงานที่ เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบประวัติ หรือบันทึกย่อจากการพูดคุยกับอดีตนายจ้างในแฟ้มบุคลากร

• ผู้บังคับบัญชาผู้จัดการและพนักงานคนอื่น ๆ ที่วางเอกสารในบันทึกบุคคลต้องได้รับการฝึกอบรมให้เขียนเอกสารอย่างเหมาะสม การกล่าวในการ ประณามพนักงาน ว่าพนักงานเป็นคน ตายที่ สมบูรณ์แบบจะไม่ชนะรางวัลบุคลากรของคุณ แต่อย่างใด แต่ผู้บังคับบัญชาที่ไม่ได้รับการฝึกอบรมเป็นที่รู้จักในการเขียนข้อความที่คล้ายกัน
  
  ยังดีกว่าให้ จำกัด การเข้าถึงไฟล์ไปยังเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณซึ่งเป็นผู้รับผิดชอบในการบันทึกและรู้ว่าควรวางและไม่ควรวางไว้ในแฟ้มบุคลากร
• ให้ความสมดุลกับข้อมูลที่คุณเก็บไว้ในประวัติของพนักงานรวมทั้งแง่บวกและ ด้าน ลบ ของประวัติการทำงานของพนักงาน บ่อยครั้งที่บันทึกบุคลากรเน้นย้ำถึงเหตุการณ์ที่เป็นลบทุกครั้งและพลาดองค์ประกอบที่เป็นบวก
• ตระหนักถึงความแตกต่างระหว่างบันทึกส่วนบุคคลของหัวหน้างานเกี่ยวกับพนักงานรายงานของตนและประวัติพนักงานของ บริษัท อย่างเป็นทางการ บันทึกของผู้บังคับบัญชาที่ใช้ใน การปรับปรุงประสิทธิภาพการ ติดตามโครงการและการบรรลุผลเป้าหมายรวมถึงการกำหนด แผนการ เพิ่ม ประสิทธิภาพ และ แผนการพัฒนาประสิทธิภาพ อย่างเป็นธรรมอยู่ในไฟล์ส่วนตัวของผู้บังคับบัญชาไม่ใช่ในบันทึกข้อมูลพนักงานอย่างเป็นทางการของ บริษัท
  
  ตระหนักถึงความจำเป็นในการฝึกอบรมผู้บังคับบัญชาในการจดบันทึกและ ดูแลเอกสาร ในแฟ้มการจัดการ หลักเกณฑ์เดียวกันสำหรับข้อเท็จจริงไม่ใช่ความคิดเห็นและตัวอย่างเฉพาะไม่ใช่คำบอกเล่านำไปใช้กับโน้ตส่วนตัว
  
  บันทึกส่วนตัวของผู้บังคับบัญชาอาจเป็นหมายศาลในกรณีที่มีการฟ้องร้องได้ดังนั้นควรมีการแนะนำให้ใช้แม้ในบันทึกส่วนตัวการปฏิบัติของผู้บังคับบัญชาที่เก็บสำเนาบันทึกที่มีอยู่ในแฟ้มพนักงานของพนักงานอย่างเป็นทางการจะไม่แนะนำ

• การจ้างงานเอกสารและบันทึกการสัมภาษณ์มีข้อสงสัยเล็กน้อย แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการรักษาไฟล์แยกต่างหากสำหรับแต่ละตำแหน่งที่คุณกรอกข้อมูลซึ่งรวมถึงเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการกรอกข้อมูลตำแหน่งนั้นจากการโพสต์งานไปยังเช็คอ้างอิง ใบสมัครตัวจริงจดหมายสมัครงานและจดหมายสมัครงานอยู่ในไฟล์นี้ยกเว้นที่คุณควรย้ายใบสมัครพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างไปยังแฟ้มพนักงานของพนักงาน
  
  ไฟล์นี้มีรายการตรวจสอบอย่างเป็นทางการและแบบฟอร์มที่มุ่งมั่นในการเป็นตัวแทนที่เป็นกลางของคุณสมบัติที่มีศักยภาพของพนักงานและสนับสนุนการตัดสินใจของคุณในการจ้างผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุด ความคิดเห็นและข้อคิดเห็น ของผู้จัดการฝ่ายการจ้างงาน ที่ถูกถ่ายในระหว่าง กระบวนการจ้างงาน ไม่ได้อยู่ในไฟล์นี้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจรวบรวมบันทึกย่อเหล่านี้เพื่อเก็บรักษาเอกสารฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการตัดสินใจจ้างงาน แต่ไม่ได้อยู่ในบันทึกของบุคลากร

• เอกสารที่เป็นข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการตัดสินใจจ้างงาน เช่น การส่งเสริมการขายการ โอนย้ายไปยังโอกาสด้านข้าง และการ เพิ่มเงินเดือน เป็นข้อมูลบุคลากร ความคิดเห็นของหัวหน้าหรือ HR เกี่ยวกับพนักงานไม่ได้ เอกสารการดำเนินการทางวินัยอย่างเป็นทางการ เช่นคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร อยู่ในแฟ้มบุคลากรของพนักงาน

ตัวอย่างเฉพาะของเอกสารที่ไม่ควรอยู่ในบันทึกของบุคลากร

ข้อมูลต่อไปนี้ไม่ควรอยู่ในบันทึกข้อมูลพนักงาน เอกสารอาจต้องใช้แฟ้มแยกต่างหากอาจจัดเป็นบันทึกการกำกับดูแลหรือการจัดการหรือไม่ควรเก็บไว้ที่นายจ้างทุกคน

• ข้อมูลทางการแพทย์ ใด ๆ อยู่ใน แฟ้มแพทย์
• ข้อมูลการจ่ายเงินเดือน เป็นของ ไฟล์เงินเดือน
• ข้อมูลเกี่ยวกับการจัดประเภทที่ได้รับความคุ้มครองของพนักงาน เช่นอายุเชื้อชาติเพศชาติกำเนิดความพิการสถานภาพการสมรสความเชื่อทางศาสนา ฯลฯ ไม่ควรเก็บไว้ในแฟ้มบุคลากร
• เอกสารการกำกับดูแล เพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดการงานของพนักงานการกำหนดเป้าหมายข้อเสนอแนะที่มีให้และอื่น ๆ ควรจะจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ส่วนตัวผู้จัดการหรือผู้จัดการที่เป็นเจ้าของ
• เนื้อหาการสืบสวน รวมทั้งการร้องเรียนจากพนักงานการสัมภาษณ์พยานการสัมภาษณ์พนักงานการค้นพบคำแนะนำทนายความและการแก้ปัญหารวมถึงการติดตามผลเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มี การแก้แค้น ควรอยู่ในแฟ้มการตรวจสอบที่แยกออกจากบันทึกข้อมูลพนักงาน
• ไฟล์ พนักงาน I-9 จัด อยู่ใน ไฟล์หรือที่ตั้งของ I-9 ห่างจากบันทึกพนักงานของพนักงาน
• ตรวจสอบพื้นหลัง รวมทั้งประวัติอาชญากรรมรายงานเครดิตและอื่น ๆ รวมถึงผลการทดสอบยาเสพติดในไฟล์แยกต่างหาก ที่ผู้บังคับบัญชาผู้จัดการและพนักงานไม่สามารถเข้าถึงได้ SHRM แนะนำให้ ใช้แฟ้มแยกต่างหากนี้หรือขอแนะนำว่าข้อมูลนี้อาจถูกจัดเก็บไว้ในแฟ้มทางการแพทย์ของพนักงาน
• บันทึก พนักงานโอกาสที่เท่าเทียมกันของพนักงาน เช่นแบบฟอร์มการระบุตัวตนและรายงานของรัฐบาลไม่ควรเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลของบุคลากรหรือที่ใดที่หัวหน้างานมีสิทธิ์เข้าถึง

หากคุณปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้องค์กรของคุณจะจัดเก็บประวัติการจ้างงานที่เป็นข้อเท็จจริงประวัติการทำงานที่น่าเชื่อถือและประวัติบุคลากรในสถานที่ที่เหมาะสม

ข้อจำกัดความรับผิดชอบ: โปรดทราบว่าข้อมูลที่ให้ไว้ในขณะที่มีสิทธิ์ไม่ได้รับประกันความถูกต้องและความถูกต้องตามกฎหมาย เว็บไซต์นี้อ่านโดยผู้ชมและกฎหมายการจ้างงานทั่วโลกและข้อบังคับแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศ โปรดขอความช่วยเหลือด้านกฎหมายหรือความช่วยเหลือจากรัฐบาลรัฐสหพันธรัฐหรือประเทศต่างๆเพื่อให้การตีความทางกฎหมายและการตัดสินใจของคุณถูกต้องสำหรับสถานที่ของคุณ ข้อมูลนี้เป็นคำแนะนำความคิดและความช่วยเหลือ