เช่นเดียวกับไฟล์พนักงานทั้งหมดให้ จำกัด การเข้าถึงยกเว้นสำหรับผู้ที่ต้องการทราบ
ไฟล์บัญชีเงินเดือนช่วยให้พนักงานบัญชีจ่ายเงินให้กับพนักงานโดยไม่ต้องเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับของพนักงาน พนักงานบัญชีสามารถเก็บบันทึกเงินเดือนที่เหมาะสมสำหรับการจ่ายเงินให้พนักงาน
ในกรณีที่บัญชีเงินเดือนและการบัญชีเป็น outsourced นี่คือการปฏิบัติที่แนะนำมากยิ่งขึ้นสำหรับระเบียนเงินเดือนของพนักงาน
แฟ้มค่าจ้าง จำกัด การเข้าถึงข้อมูลพนักงานที่เป็นความลับ ไฟล์เงินเดือนพนักงานช่วยให้พนักงานบัญชีและการเงินมีข้อมูลที่ต้องการเพื่อจ่ายเงินให้พนักงานในสถานที่ที่มีประโยชน์ สถานที่ดังกล่าวควรปลอดภัยและห่างไกลจากพนักงานคนอื่น ๆ
คุณจำเป็นต้องสร้างความประทับใจให้พนักงานบัญชีว่าข้อมูลในแฟ้มค่าจ้างเป็นความลับและไม่ควรแชร์โดยไม่ได้รับอนุญาตและลงลายมือชื่อจากพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล เจ้าหน้าที่บัญชีไม่ควรเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับการเพิ่มจำนวนพนักงานโปรโมชันโบนัสและข้อมูลอื่นใดที่เป็นความลับเกี่ยวกับพนักงาน
ทรัพยากรบุคคลไม่จำเป็นต้องตรวจสอบการเข้าถึงบัญชีของบัญชีไปยังไฟล์เงินเดือนของพนักงาน ตามที่แนะนำสำหรับไฟล์พนักงานที่เกี่ยวข้องเช่นไฟล์บุคลากรและไฟล์ทางการแพทย์คุณควร จำกัด การเข้าถึงไฟล์เงินเดือน
เฉพาะคนที่จำเป็นต้องมีข้อมูลที่ต้องทำงานเท่านั้นจึงจะเห็นเนื้อหา
เนื้อหาของแฟ้มเงินเดือนของพนักงาน
นี่คือรายการที่แนะนำ แต่ไม่ครบถ้วนสมบูรณ์รายการสิ่งที่อยู่ในไฟล์เงินเดือนของพนักงาน
- จดหมายสมัครงานที่ลงนามโดยผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงาน
- จ่ายเงินที่ลงนามโดย Human Resources และผู้จัดการการจ้างงานเมื่อสัญญาจ้างมีอยู่
- ฟอร์ม W-4
- เอกสารและการอนุมัติเกี่ยวกับผลประโยชน์ของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการหักเงินเดือน
- แบบฟอร์มการอนุมัติเงินฝากโดยตรง
- รูปแบบบัญชีเงินเดือนเวลา
- แผ่นงานรายสัปดาห์รายสัปดาห์
- บันทึกนาฬิกาเวลาที่ใช้
- บันทึกการเข้าร่วม
- การเรียกร้องค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บจากค่าใช้จ่ายรวมถึง เอกสาร และ ใบเสร็จรับเงินสำหรับค่าเดินทาง และค่าใช้จ่ายที่ได้รับอนุญาตอื่น ๆ
- รูปแบบการชำระเงินค่าเล่าเรียนและใบเสร็จรับเงินสำหรับการชำระเงินหนังสือและอื่น ๆ
- ชำระเงินในแบบฟอร์มขอล่วงหน้า
- เอกสารการยืมและกำหนดการชำระเงินของ บริษัท
- คำสั่งและบันทึก garnishment
- อนุญาตให้เผยแพร่ข้อมูลส่วนตัว
- เอกสารเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคนเพิ่มขึ้น
- เอกสารเกี่ยวกับ โบนัส การแบ่งปันผลกำไร หรือรางวัลการรับรู้
- แบบฟอร์ม W-2
- อนุญาตการดำเนินการจ่ายเงินเดือนอื่น ๆ ที่ บริษัท ของคุณอนุญาต
เรียกอีกอย่างว่า ไฟล์ พนักงานระเบียนพนักงาน ไฟล์ทรัพยากรมนุษย์เอกสารประกอบ
Susan Heathfield พยายามทุกวิถีทางเพื่อให้คำแนะนำด้านจริยธรรมการจัดการทรัพยากรมนุษย์นายจ้างและที่ทำงานในเว็บไซต์นี้อย่างถูกต้องถูกต้องตามหลักเกณฑ์ แต่ไม่ได้เป็นทนายความ เนื้อหาในเว็บไซต์ไม่ได้ถูกตีความว่าเป็นคำแนะนำทางกฎหมาย เว็บไซต์นี้มี กฎหมายเกี่ยว กับผู้ชมและผู้ชมทั่วโลกรวมทั้ง กฎหมายการจ้างงานแตกต่างกันไปในแต่ละ รัฐและแต่ละประเทศดังนั้นบทความต่างๆจึงไม่สามารถสรุปได้ในทุกที่สำหรับที่ทำงานของคุณ
หากมีข้อสงสัยโปรดปรึกษาทนายความเสมอ ข้อมูลในเว็บไซต์มีให้เพื่อเป็นแนวทางเท่านั้น