การกรอกแบบฟอร์ม I-9 สำหรับพนักงานทุกคนเป็นเรื่องร้ายแรง - อย่างจริงจัง
พนักงานทุกคนพลเมืองและไม่ใช่พลเมืองที่ได้รับการว่าจ้างหลังจากวันที่ 6 พฤศจิกายน พ.ศ. 2529 ต้องกรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม I-9 ส่วนที่ 1 ในขณะที่เช่า
นายจ้างมีหน้าที่รับผิดชอบในการทำให้แน่ใจได้ว่าส่วนที่ 1 ของแบบฟอร์ม I-9 เป็นไปอย่างถูกต้องและครบถ้วนโดยพนักงาน
นายจ้างต้องตรวจสอบการตรวจสอบการจ้างงานและตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนที่ 2 และ 3 ของแบบฟอร์ม I-9 มีการกรอกข้อมูลด้วยเช่นกัน นายจ้างต้องกรอกข้อมูลในส่วนที่ 2 ของแบบฟอร์ม I-9 โดยการตรวจสอบหลักฐานมือแรก (เฉพาะเอกสารต้นฉบับที่ยังไม่หมดอายุ) ของตัวตนและสิทธิ์การจ้างงานภายในสาม (3) วันทำการนับจากวันที่เริ่มทำงาน
พนักงานต้องอยู่ในปัจจุบันและต้องตรวจสอบเอกสารต้นฉบับด้วยตนเอง พนักงานที่ตรวจสอบเอกสารต้นฉบับต้องลงนามในส่วนที่ 2 ของ I-9
แบบฟอร์มยืนยันว่าคุณได้ตรวจสอบ บัตรประจำตัว ที่ ได้รับอนุมัติแล้ว สอง รูปแบบ ซึ่งพิสูจน์ว่าพนักงานได้รับอนุญาตอย่างถูกต้องตามกฎหมายในการทำงานในสหรัฐอเมริกา
นายจ้างหรือตัวแทนที่ได้รับมอบอำนาจต้องกรอกข้อมูลในส่วนที่ 3 เมื่อตรวจสอบว่าลูกจ้างมีสิทธิ์ทำงานในสหรัฐอเมริกา
นายจ้างสามารถเลือกที่จะกรอกแบบฟอร์ม I-9 ใหม่หรือกรอกข้อมูลในส่วนที่ 3 ให้กับนายจ้างได้ภายในสามปีนับจากวันที่ที่ I-9 เสร็จสมบูรณ์
เป็นระยะ ๆ คุณต้องตรวจสอบฟอร์ม I-9 เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีแบบฟอร์มที่สมบูรณ์สำหรับพนักงานทุกคน คุณต้องตรวจสอบความถูกต้องและครบถ้วนและบันทึกหลักฐานการตรวจสอบและการฝึกอบรมใด ๆ ที่เจ้าหน้าที่ได้รับหรือเก็บ I-9 ไว้
สถานที่ตั้งของฟอร์ม I-9 ที่สมบูรณ์แล้ว
คุณควรเก็บรักษาพนักงานทั้งหมดของ I-9 และ เอกสารประกอบ ในแฟ้มบุคลากรแยกต่างหากด้วยเหตุผลเหล่านี้
รัฐบาลอาจตรวจสอบแบบฟอร์มเหล่านี้ หากพนักงานของรัฐบาลตรวจสอบแบบฟอร์ม I-9 ของคุณคุณไม่ต้องการอนุญาตให้บุคคลเหล่านี้เข้าถึงไฟล์ส่วนตัวของพนักงานและข้อมูลลับที่พนักงานเก็บไว้
ดังนั้นเพื่อรักษาความลับของพนักงานและการเข้าถึงที่ จำกัด คุณต้อง แยก I-9 ของพนักงานในโฟลเดอร์หนึ่งที่ทุ่มเทให้กับการจัดเก็บข้อมูล I-9
นี้จะช่วยปกป้องความเป็นส่วนตัวของพนักงานของคุณและยังช่วยประหยัดนายจ้างจากอาจต้องตอบคำถามเพิ่มเติมที่จะยกขึ้นโดยเนื้อหาของ แฟ้มบุคลากรพนักงาน คุณอาจจะเปิด บริษัท ของคุณโดยไม่เจตนาเพื่อเพิ่มการตรวจสอบโดยพนักงานของ USCIS หลีกเลี่ยงสิ่งนี้
การสอบสวนแฟ้ม I-9 ปัจจุบัน
ตามการตรวจคนเข้าเมืองและการบังคับใช้ศุลกากรของสหรัฐอเมริกา (ICE) รัฐบาลอาจตรวจสอบ I-9 ของคุณว่า "ขั้นตอนการตรวจสอบการบริหารจะเริ่มต้นด้วยการให้บริการหนังสือแจ้งการตรวจสอบ (NOI) เมื่อนายจ้างบังคับให้ผลิตแบบฟอร์ม I-9
"ตามกฎหมายนายจ้างจะได้รับอย่างน้อยสามวันทำการในการผลิตแบบฟอร์ม I-9
บ่อยครั้งที่ ICE จะขอให้นายจ้างจัดหาเอกสารประกอบซึ่งอาจรวมถึงสำเนาบัญชีรายชื่อพนักงานปัจจุบันข้อบังคับและใบอนุญาตประกอบธุรกิจด้วย "
แนวโน้มปัจจุบันคือ ICE กำลังเพิ่มความพยายามในการบังคับใช้ นายจ้างต้องเผชิญกับความผิดทางอาญามากขึ้นเกี่ยวกับผู้จัดการเจ้าของและพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลเนื่องจากความล้มเหลวในการกรอกข้อมูลและเก็บฟอร์ม I-9 ให้กับพนักงานทุกคน ธุรกิจได้รับค่าปรับอย่างมากและได้รับการหักล้าง
นายจ้างต้องใช้แบบฟอร์ม I-9 อย่างจริงจัง อย่างจริงจัง. เราต้องการพูดมากขึ้นหรือไม่?
ดูแบบฟอร์ม I-9 ปัจจุบันและคำแนะนำที่สมบูรณ์สำหรับการใช้งานที่ Department of Homeland Security - US Citizenship and Immigration Services (USCIS)
หรือเป็นที่รู้จักอีกอย่างว่า: ไฟล์พนักงานระเบียนพนักงานไฟล์ทรัพยากรมนุษย์เอกสารประกอบ