นโยบายการเข้าถึงไฟล์ส่วนบุคคล

พนักงานจะสามารถเข้าถึงข้อมูลพนักงานได้อย่างไร?

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลทั้งหมดจะเก็บบันทึกอย่างกว้างขวาง กฎหมายกำหนดให้ HR เพื่อให้หลายคนใน บางช่วงเวลา พนักงานตระหนักดีว่าบันทึกเหล่านี้มีอยู่จริง (และบางส่วนอยู่ภายใต้การแสดงว่าแฟ้มดังกล่าวติดตามจาก บริษัท ไปยัง บริษัท ซึ่งไม่เป็นความจริง)

เนื่องจากพนักงานทราบว่าระเบียนเหล่านี้มีอยู่พวกเขาจะต้องการดูข้อมูลเหล่านี้เป็นครั้งคราวเพื่อดูว่ามีไฟล์อยู่

เมื่อตัดสินใจว่าจะให้พนักงาน (และพนักงานเก่าเข้าถึง) โปรดจำไว้ว่ากฎหมายใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ

หลายรัฐมีกฎหมายที่กำหนดให้ บริษัท จัดทำบางส่วนของไฟล์ที่มีให้กับพนักงานปัจจุบันและอดีต ตรวจสอบกับทนายความการจ้างงานของคุณ เพื่อให้มั่นใจว่านโยบายของคุณเป็นไปตามกฎหมายทั้งหมด

กฎหมายของรัฐบาลกลางกำหนดให้บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับคนพิการชาวอเมริกันถูกเก็บแยกจากประวัติบุคคล หาก บริษัท ของคุณอยู่ภายใต้ HIPAA โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเก็บรักษาเวชระเบียนของคุณเป็นไปตามที่กำหนดเช่นกัน

คุณอาจมีความคล่องตัวในสิ่งที่คุณอนุญาตให้พนักงานดูในไฟล์ของพวกเขา แต่อย่าลืมว่าแม้คุณจะกำหนดว่าพนักงานไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลบางอย่างเช่นการตรวจสอบการอ้างอิงได้ แต่ในกรณีของคดีความที่สามารถค้นพบข้อมูลได้

ดังนั้นควรให้พนักงานของคุณบันทึกสิ่งต่างๆได้อย่างถูกต้องและปฏิบัติตามกฎหมายตลอดเวลา บันทึกลูกจ้างไม่ใช่สถานที่สำหรับเรื่องตลกภายในหรือความคิดเห็นที่ไม่เต็มใจ

เหล่านี้ไม่ได้ไปได้ดีในศาลยุติธรรม

ตามกฎทั่วไปการมีผู้เฝ้าประตูเพื่อบันทึกเพื่อให้มั่นใจว่าขั้นตอนปฏิบัติตามและสอดคล้องกัน คุณไม่ต้องการให้ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลคนใดคนหนึ่งเก็บบันทึกของพวกเขาไว้ที่โต๊ะของพวกเขาขณะที่อีกคนหนึ่งปฏิเสธที่จะเข้าถึงเลย

การที่ทุกคนต้องผ่านแหล่งเดียวจะช่วยให้ทุกอย่างสอดคล้องและถูกต้องตามกฎหมาย

กฎหมายเกี่ยวกับระเบียนและการรักษาบันทึกและการเข้าถึงเป็นเรื่องยุ่งยาก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่ได้ถึงวันที่

นโยบายด้านล่างนี้เป็น จุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับธุรกิจของคุณ แต่โปรดจำไว้ว่ากฎหมายของรัฐและท้องถิ่นของคุณอาจแตกต่างกันออกไป

ตัวอย่างนโยบายการเข้าถึงประวัติพนักงาน

พนักงานทุกคนอดีตพนักงานและผู้แทนของพนักงานอาจดู เนื้อหา บางอย่าง ของไฟล์บุคลากรของตน โดยแจ้งให้เจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลทราบล่วงหน้า เอกสารที่เกี่ยวข้องกับคุณสมบัติการจ้างงานของพนักงานเช่นการสมัคร การส่งเสริมการขาย การดำเนินการทางวินัย และการถ่ายโอน อาจดู ได้ นอกจากนี้พนักงานอาจทบทวนนโยบายลงนามแบบฟอร์มและบันทึกการฝึกอบรม

เอกสารที่พนักงาน ไม่สามารถตรวจสอบได้ รวมถึงการอ้างอิงหรือการตรวจสอบการอ้างอิงประวัติการสืบสวนใด ๆ ที่ดำเนินการโดยฝ่ายจัดการบันทึกทางการแพทย์เอกสารเกี่ยวกับการดำเนินคดีทางศาลเอกสารใด ๆ ที่ละเมิดความลับของพนักงานคนอื่นและเอกสารที่ใช้ในการวางแผนพนักงาน

ขั้นตอน

พนักงานที่ต้องการตรวจสอบเนื้อหาที่อนุญาตของ ไฟล์บุคลากร ของตนควรติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลโดยแจ้งล่วงหน้าเป็นเวลา 24 ชั่วโมง (ไม่รวมวันหยุดสุดสัปดาห์) พนักงานเก่าหรือบุคคลที่ไม่รู้จักเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลต้องแสดงบัตรประจำตัวและ / หรือหลักฐานการอนุญาตให้เข้าถึงแฟ้มบุคลากร

พนักงานต้องตรวจสอบแฟ้มบุคลากรของตนโดยมีพนักงานของแผนกทรัพยากรบุคคล

พนักงานไม่สามารถถอดถอนพนักงานออกจากสำนักงานได้ ส่วนใดส่วนหนึ่ง

พนักงานอาจขอสำเนาของไฟล์หรือบางส่วนของไฟล์ เจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลจะให้สำเนาเอกสาร สำหรับการคัดลอกที่กว้างขวางพนักงานจะต้องจ่ายเงินสำหรับการถ่ายเอกสาร

หากพนักงานไม่พึงพอใจกับเอกสารในแฟ้มบุคลากรของตนในกรณีที่มีเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลพนักงานอาจเขียนคำอธิบายหรือชี้แจงและแนบเอกสารดังกล่าวกับเอกสารที่มีการโต้แย้ง เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลหรือพนักงานจะไม่เปลี่ยนแปลงเอกสารจริงทั้งหมด

พนักงานอาจขอให้นำเอกสารออกจากแฟ้มบุคลากร หากพนักงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลเห็นด้วยเอกสารอาจถูกลบออก

หากบุคลากรของฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่เห็นด้วยเรื่องนี้อาจถูกอุทธรณ์ตามที่กำหนดไว้ใน นโยบายเปิดประตูของ บริษัท