วิธีการจัดทำรายงานผลการปฏิบัติงานของพนักงาน

เคล็ดลับสำหรับการรู้ว่าเมื่อใดทำไมต้องทำอย่างไรและสิ่งที่ทำเป็นเอกสารในการปฏิบัติงานของพนักงาน

ในโลกของทรัพยากรมนุษย์และการจ้างงาน เอกสารเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของพนักงาน สามารถทำให้หรือทำลายความสามารถในการ ฝึกฝนการ ยุติ หรือ ส่งเสริม รางวัลและ รับรู้พนักงานได้ อย่างเป็นธรรม

เอกสารเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพราะคุณจำเป็นต้องพยายามอย่างจริงจังเพื่อบันทึกเหตุการณ์ทั้งหมดในประวัติการทำงานของพนักงานของคุณทั้งด้านบวกและด้านลบของการปฏิบัติงาน

นี่คือเหตุผลที่ผู้จัดการและเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลต้องการบันทึกเหตุการณ์ทั้งหมดอย่างละเอียด

ทำไมต้องเป็นเอกสาร?

• เอกสารแสดงให้เห็นว่า ปัญหาด้านประสิทธิภาพได้มีการพูดคุย กับพนักงานอย่างทันท่วงทีและกระชับ
• เอกสารมีประวัติของการ ปรับปรุงพนักงานหรือความล้มเหลวในการปรับปรุงประสิทธิภาพ ตามช่วงเวลา เป็นลำดับเหตุการณ์และคำอธิบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับการกระทำของพนักงานการดำเนินการของผู้จัดการและเหตุการณ์ตามที่เกิดขึ้น
• เอกสารแสดงหลักฐานที่สนับสนุนการตัดสินใจในการจัดการเพื่อ ดำเนินการที่ไม่เอื้ออำนวยเช่นการลงวินัย หรือการเลิกจ้างกับลูกจ้าง
• เอกสารมีหลักฐานว่าพนักงานสมควรได้รับการส่งเสริมการขายหรือโอกาสที่มีต่อพนักงานคนอื่น ๆ ที่มีสิทธิ์
• เอกสารแสดงหลักฐานเพื่อให้เหตุผลว่า เงินเดือนมีการเพิ่มขึ้น ลดลงหรือทำไมพนักงานไม่ได้รับการเลี้ยงดู
• ในกรณีที่มีการฟ้องคดีเอกสารฉบับสมบูรณ์และทั่วถึงจะช่วยปกป้องผลประโยชน์ของนายจ้าง เอกสารสามารถสนับสนุนการดำเนินการของฝ่ายจัดการในการ ยกเลิกพนักงานที่ไม่ประสบความสำเร็จ นอกจากนี้ยังสามารถพิสูจน์ได้ว่าพนักงานถูกบอกเลิกโดยเหตุผลที่ถูกต้องตามกฎหมายซึ่งแตกต่างจากคนอื่น เช่นการเลือกปฏิบัติที่ผิดกฎหมาย

สิ่งที่ต้องทำเป็นเอกสาร

ผู้จัดการต้องจัดทำรายงานเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพนักงานทั้งด้านบวกและความล้มเหลวในการปฏิบัติงาน พวกเขาต้องจัดทำเอกสารว่าพนักงานทำอะไรและพูดอะไรบ้างและสิ่งที่ผู้จัดการทำและตอบในระหว่างการประชุมหรือการสนทนา

คุณต้องจัดทำเอกสารข้อตกลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการสนทนา เป้าหมายที่กำหนดการ ปรับปรุงที่จำเป็นและคาดหวังและระยะเวลาในการปรับปรุง

เอกสารควรมีคำมั่นที่ผู้จัดการจะให้ความช่วยเหลือลูกจ้าง

วิธีการจัดทำเอกสาร

ควรจัดทำเอกสารในระหว่างหรือหลังประชุมหรือพูดคุยกับลูกจ้างโดยตรง ในเวลาไม่ควรพลาดการเขียนบทสนทนาในวันที่เกิดขึ้นจริง รอจนกว่าจะมีผลต่อคุณภาพของเอกสารเนื่องจากจะขึ้นอยู่กับหน่วยความจำ

หนึ่งในผู้บริหารข้อผิดพลาดที่เลวร้ายที่สุดคือเชื่อว่าพวกเขาสามารถสร้างประวัติศาสตร์การให้คำปรึกษาเกี่ยวกับพนักงานได้ตามที่ต้องการ ไม่มีบุคคลที่มีประสบการณ์เกี่ยวกับเอกสารที่เหมาะสมและทันเวลาจะถูกหลอกโดยการสร้างเรคคอร์ดใหม่ ผู้จัดการที่สร้างขึ้นใหม่จากหน่วยความจำทำให้เกิดความเสี่ยงที่ไม่จำเป็นและยอมรับไม่ได้กับ บริษัท ของพวกเขาเนื่องจากประวัติการทำขึ้นจะไม่ถือเป็นคดีที่อาจเกิดขึ้น

คุณต้องการเอกสารของคุณให้ดูเป็นมืออาชีพเรียบร้อยและเป็นระเบียบ เขียนเอกสารราวกับว่าคุณกำลังพูดถึงประวัติความเป็นมากับบุคคลที่สาม คุณไม่มีวันรู้ว่าใครสามารถอ่านเอกสารของคุณในวันหนึ่งได้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลนี้สะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพของคุณ (ด้านหลังของค็อกเทลผ้าเช็ดปากซองจดหมายหรือกระดาษโน้ตไม่ได้เป็นเอกสารประกอบวิชาชีพ)

เอกสารของคุณควรไปที่ผู้จัดการคนใหม่ของพนักงานหากพนักงานได้งานใหม่หรือทำในองค์กรของคุณ

สำหรับหน่วยความจำของคุณและเพื่อแจ้งให้ผู้จัดการใหม่ของพนักงานคุณต้องใส่ชื่อและชื่อของพนักงานชื่อและชื่อของคุณและวันที่แบบเต็มในแต่ละเอกสาร

เขียนเอกสารที่เป็นข้อเท็จจริงยุติธรรมกฎหมายวัตถุประสงค์สมบูรณ์และสอดคล้องกัน หลีกเลี่ยงความคิดเห็น (ไมค์เลอะเทอะอลิซขี้เกียจทอมกำลังนอนกับฉัน), การเรียกชื่อ, การแก้ไข (จอห์นเป็นคนโง่ ๆ มาร์คมีปัญหาเกี่ยวกับทัศนคติ) และการติดฉลาก (แมรี่ขาดความรับผิดชอบ George ไม่ใช่ทีม ผู้เล่น.)

หลีกเลี่ยงการพยายามตีความพฤติกรรมของพนักงาน (Marsha ต้องไม่ชอบงานนี้ Paula ดูเหมือนจะอยู่เหนือศีรษะของเธอ) ลดการใช้คำบรรยายเช่นคำคุณศัพท์และกริยาวิเศษณ์ (ช้าๆเลอะเทอะไม่พอใจเศร้าใจหยาบคาย) ระบุถึงพฤติกรรมและการกระทำที่เฉพาะเจาะจงของพนักงานไม่ใช่ความคิดเห็นหรือการตีความของคุณ

ในเอกสารสิ่งที่จำเป็นต้องมีคือบันทึกที่ถูกต้องของการสนทนา ยึดติดกับข้อเท็จจริงและเขียนลงในสิ่งที่คุณพูดและสิ่งที่พนักงานกล่าวไว้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณไม่โปร่งใสและได้รับข้อเท็จจริงตรง (ในสถานการณ์ทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นข้อผิดพลาดในเหตุการณ์ใด ๆ ที่ระบุไว้ทำให้ผู้ต้องสงสัยเอกสารทั้งหมด)

สุดท้ายจัดทำเอกสารข้อตกลงข้อผูกพันระยะเวลาการปรับปรุงที่จำเป็นจุดเช็คอินและรายละเอียดอื่น ๆ ที่อาจลื่นออกจากหน่วยความจำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำหนดวันที่และเวลาสำหรับกำหนดเวลาและวันครบกำหนดเพื่อไม่ให้เกิดความเข้าใจผิด

ทราบนโยบายเกี่ยวกับเอกสารคู่มือแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณซึ่งจะแจ้งให้คุณทราบว่าเอกสารใดบ้างที่ต้องการจัดตำแหน่งในเอกสาร บุคลากรของพนักงาน เอกสารใด ๆ ที่ควรได้รับการลงโทษทางวินัย

สถานที่เก็บเอกสารพนักงาน

เนื่องจากเอกสารเกี่ยวกับพนักงานเป็นความลับและเป็นส่วนตัวต่อพนักงานคุณต้องดูแลเพื่อให้เอกสารใด ๆ เป็นความลับต่อผู้จัดการ HR และอาจเป็นผู้จัดการต่อไปของพนักงาน ไม่แนะนำให้ใส่เอกสารในไดรฟ์คอมพิวเตอร์ที่ใช้ร่วมกัน เอกสารที่เขียนด้วยลายมือและเอกสารคู่มือของผู้จัดการจะถูกเก็บไว้อย่างดีที่สุดในที่เก็บข้อมูลที่ถูกล็อก

หากคุณปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้เมื่อคุณไปที่ HR เพื่อขอความช่วยเหลือในการลงโทษยกเลิกหรือ โอนพนักงาน ไปยังงานที่มี ศักยภาพที่ดีขึ้น HR จะช่วยคุณแก้ปัญหาหรือปรับปรุงสถานการณ์ เมื่อทรัพยากรบุคคลบอกให้คุณเอกสารเอกสารเอกสารหรือพวกเขาไม่สามารถช่วยคุณได้คุณจะมีฐานทั้งหมดของคุณครอบคลุม

ข้อจำกัดความรับผิดชอบ: โปรดทราบว่าข้อมูลที่ให้ไว้ในขณะที่มีสิทธิ์ไม่ได้รับประกันความถูกต้องและความถูกต้องตามกฎหมาย เว็บไซต์นี้อ่านโดยผู้ชมและ กฎหมายการจ้างงาน ทั่วโลกและข้อบังคับแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศ โปรดขอความช่วยเหลือด้านกฎหมายหรือความช่วยเหลือจากรัฐบาลรัฐสหพันธรัฐหรือประเทศต่างๆเพื่อให้การตีความทางกฎหมายและการตัดสินใจของคุณถูกต้องสำหรับสถานที่ของคุณ ข้อมูลนี้เป็นคำแนะนำความคิดและความช่วยเหลือ