นายจ้างมีเหตุผลที่ดีที่จะเก็บไฟล์บุคลากรไว้หลายฉบับ - บางส่วนถูกกฎหมายและบางส่วนสำหรับวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติงานที่ดีที่สุด
ต้องใช้เอกสารเพื่อให้นายจ้างมีมุมมองที่ถูกต้องเกี่ยวกับประวัติการทำงานของลูกจ้าง เอกสารสนับสนุนการตัดสินใจของนายจ้างและอาจปกป้องนายจ้างในคดีที่รักษาไว้อย่างถูกต้อง
เนื้อหาของไฟล์บุคลากรจะให้ภาพรวมในอดีตเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในระหว่างการทำงานของพนักงาน พวกเขาสนับสนุนการตัดสินใจที่เกี่ยวกับพนักงานและอาชีพของเขา พวกเขาแสดงให้เห็นถึงเหตุผลของนายจ้างที่อยู่เบื้องหลังการจ้างงานการส่งเสริมการขายการโอนรางวัลและการรับรู้และการตัดสินใจยิง
แนวทางต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับชนิดแฟ้มบุคลากรที่แตกต่างกัน
เนื่องจากมีการแนะนำไฟล์บุคลากรหลายประเภทกฎและหลักเกณฑ์ต่างๆจึงมีความสัมพันธ์กับไฟล์บุคลากรแต่ละประเภท
- ไฟล์บุคลากรแต่ละประเภทมีเหตุผลแตกต่างกันไปสำหรับเนื้อหาที่มีอยู่และแตกต่างกันโดยอิงจากเหตุผลดังกล่าว
- แฟ้มบุคลากรแต่ละประเภทจะถูกจัดเก็บไว้แตกต่างกัน
- การเข้าถึงแฟ้มบุคลากรถูก จำกัด ไว้สำหรับพนักงานบางรายในองค์กรส่วนใหญ่ ประเภทไฟล์บุคลากรที่แตกต่างกันมีแนวทางการเข้าถึงที่แตกต่างกัน
- อนุญาตให้พนักงานเข้าถึงแฟ้มบุคลากรของตนได้ แต่นายจ้างส่วนใหญ่จะตั้งหลักเกณฑ์สำหรับการเข้าถึงพนักงานโดย ใช้นโยบายการเข้าถึงไฟล์บุคลากร ใน คู่มือพนักงาน (หลายรัฐและเขตอำนาจศาลมีกฎแตกต่างกันดังนั้นโปรดติดตามข้อมูลล่าสุดของสถานที่ของคุณ)
องค์กรส่วนใหญ่ไม่อนุญาตให้ผู้จัดการของพนักงานเข้าถึงไฟล์บุคลากรโดยรวม พวกเขาคาดหวังว่าผู้จัดการจะเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้ในไฟล์พนักงานของตัวเองซึ่งไม่ใช่แฟ้มบุคลากรทางการ
- ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นเจ้าของและเป็นผู้รับผิดชอบต่อไฟล์พนักงานของพนักงาน
ไฟล์บุคลากรที่แนะนำ
นี่คือประเภทของไฟล์บุคลากรที่แนะนำและสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการทำงานกับพวกเขา
แฟ้มบุคลากรของพนักงาน
นี่คือเอกสารหลักที่นายจ้างเก็บรักษาไว้สำหรับพนักงานแต่ละคน แฟ้มบุคลากรจัดเก็บประวัติการทำงานของพนักงานแต่ละคน นี่คือสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลพนักงาน
ไฟล์ทางการแพทย์
แฟ้มทางการแพทย์ ของพนักงานมีข้อ จำกัด ทางกฎหมายอย่างร้ายแรงที่นายจ้างต้องรู้จักและรับฟัง นี่คือสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับความลับและเนื้อหาของแฟ้มข้อมูลทางการแพทย์ของพนักงาน
ไฟล์เงินเดือน
พนักงานเข้าถึง ไฟล์เงินเดือน ของพนักงานน้อยกว่าการเข้าถึงไฟล์ทางการแพทย์หรือบุคลากร ไฟล์เงินเดือนเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือนการ เลือกผลประโยชน์ การเปลี่ยนแปลงอัตราค่าจ้างการตกแต่งและเอกสารทางกฎหมายอื่น ๆ ที่มีผลต่อเงินเดือนของพนักงาน พนักงานบัญชีและทรัพยากรบุคคลต่างๆเข้าถึงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลเงินเดือน
แบบฟอร์ม I-9 สำหรับพนักงาน
เนื่องจากสิทธิ์การเข้าถึงของหน่วยงานรัฐบาลต่างๆคุณจึงควรปฏิบัติตามแนวทางที่ดีที่สุดโดยการเก็บรักษาไฟล์แยกต่างหากสำหรับ แบบฟอร์ม I-9 ของพนักงาน ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดเก็บแบบฟอร์ม I-9
ภาพรวมของไฟล์บุคลากร
เพียงต้องการรายละเอียดที่รวดเร็วและขั้นพื้นฐานเกี่ยวกับ ไฟล์พนักงานของพนักงาน ? ตรวจสอบที่นี่เพื่อดูภาพรวมของไฟล์พนักงานของพนักงาน
นโยบายการเข้าถึงไฟล์พนักงานสำหรับพนักงาน
คุณต้องการให้พนักงานแต่ละคนรู้ว่าอะไรอยู่ใน แฟ้มบุคลากร ของตน แต่คุณต้องควบคุมความสมบูรณ์ครบถ้วนและทั่วถึงของไฟล์ การรักษาความลับของพนักงานและนายจ้างและการเข้าถึงที่ จำกัด จะได้รับการรับรองโดยนโยบายการเข้าถึงไฟล์บุคลากร
สิ่งที่ไม่รวมอยู่ในแฟ้มบุคลากรของพนักงาน
กำลังมองหาแนวทางเกี่ยวกับเนื้อหาที่ ไม่ควรรวมอยู่ ในแฟ้มข้อมูลพนักงาน นี่คือคำแนะนำที่ดีที่สุดของฉันเกี่ยวกับเนื้อหาที่คุณต้องการรักษาไว้ในที่ที่แยกต่างหากหรือเป็นทางการไม่เป็นที่ต้องการ การเก็บรักษาเอกสารที่ไม่จำเป็นและมีความเห็นอย่างหมดจดสามารถทำร้ายคุณได้
เอกสาร
คุณรู้หรือไม่ว่า เอกสาร อะไร? คำว่าเอกสารประกอบเป็นประจำในโลกของการจ้างงานและทรัพยากรบุคคล แต่ความหมายของเอกสารและเหตุผลที่คุณอาจต้องการบันทึกเหตุการณ์การจ้างงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งจะครอบคลุมอย่างละเอียดที่นี่
> Disclaimer: โปรดทราบว่าข้อมูลที่ให้ไว้ในขณะที่มีสิทธิ์ไม่ได้รับประกันความถูกต้องและความถูกต้องตามกฎหมาย โปรดขอความช่วยเหลือด้านกฎหมายหรือความช่วยเหลือจากรัฐบาลรัฐสหพันธรัฐหรือประเทศต่างๆเพื่อให้การตีความทางกฎหมายและการตัดสินใจของคุณถูกต้องสำหรับสถานที่ของคุณ ข้อมูลนี้เป็นเพียงแนวทางเท่านั้น