ภาพรวมไฟล์บุคลากรและนโยบายไฟล์ตัวอย่าง

นี่คือสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับเนื้อหาของไฟล์บุคลากร

แฟ้มบุคลากรคือ เอกสารที่ บันทึกไว้ของนายจ้าง เกี่ยวกับประวัติและสถานะ ของ ความสัมพันธ์ในการจ้างงาน ทั้งหมดกับพนักงานแต่ละคน นายจ้างเก็บเอกสารการจ้างงานนี้ไว้ในแฟ้มบุคลากรด้วยเหตุผลสามประการ

• นายจ้างต้องการมีข้อมูลที่ถูกต้องมีประโยชน์และจัดเมื่อคุณต้องการเข้าถึงข้อมูลด้วยเหตุผลใดก็ตาม การเปลี่ยนแปลงที่อยู่ติดต่อในกรณีฉุกเฉินที่อยู่ของพนักงานการติดตาม ผลการประเมินผลงาน จดหมายทางวินัย การรับรู้ของพนักงาน และเอกสาร การสมัครงาน เป็นตัวอย่างของชนิดของข้อมูลที่นายจ้างต้องการจะสามารถเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว

• นายจ้างต้องเก็บรักษาเอกสารเกี่ยวกับเรื่องบุคลากรเช่นการคัดเลือกพนักงานผลงานประวัติการทำงานเหตุผลในการชดเชยและ การ ยื่นขอรับ การส่งเสริม ภายในเพื่อตั้งชื่อเพียงไม่กี่คน
  
  การเรียกร้อง EEOC คดีหรือแม้กระทั่งความจำเป็นที่จะต้องให้เหตุผลว่าการขาดการ ยก หรือ การส่งเสริม ให้พนักงานต้องนายจ้างเก็บรวบรวมและเก็บเอกสารพนักงานประเภทนี้ไว้
• ระเบียนของพนักงานบางอย่างที่รัฐบาลหรือรัฐบาลของรัฐกำหนดให้นายจ้างต้องเก็บไว้ การจัดระเบียบข้อมูลพนักงานในแฟ้มบุคลากรเหมาะสมสำหรับการเข้าถึงและการปฏิบัติตามกฎหมายและความพร้อม

ประเภทของไฟล์บุคลากร

นายจ้างมักจัดเก็บแฟ้มบุคลากรไว้หลายประเภทเพื่อการใช้งานทางธุรกิจเพื่อความลับของพนักงานเพื่อความเป็นส่วนตัวทางการแพทย์และการปฏิบัติตามกฎหมาย ฉันไม่ทราบถึงกฎหมายที่ระบุว่ามีไฟล์กี่ฉบับที่นายจ้างต้องเก็บไว้

อย่างไรก็ตามมีกฎหมายมากมายและมีการปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับพนักงานในการรักษาความลับของพนักงานซึ่งจะควบคุมเนื้อหาของไฟล์บุคลากรและผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลดังกล่าวได้

นี่คือแฟ้มข้อมูลส่วนบุคคลที่นายจ้างส่วนใหญ่ในสหรัฐฯเก็บรักษาไว้ (กฎหมายทั่วโลกและการปฏิบัติอาจแตกต่างออกไป)

• ไฟล์บุคลากร : นี่คือไฟล์หลักของพนักงานที่มีประวัติความเป็นมาของการจ้างงาน
• ไฟล์เงินเดือน : คุณต้องการเก็บไฟล์แยกต่างหากสำหรับประเด็นเรื่องเงินเดือนทั้งหมดเกี่ยวกับเงินเดือนและผลประโยชน์

• ไฟล์ทางการแพทย์ของพนักงาน : การพกพาและการรับผิดชอบต่อความรับผิดชอบในการประกันสุขภาพแห่งชาติของปีพ. ศ. 2539 (HIPAA) กำหนดให้นายจ้างต้องปกป้องประวัติการทำงานของพนักงานเป็นความลับ
• I-9 Employee Forms : คุณต้องเก็บรักษาไฟล์แยกต่างหากสำหรับพนักงานทุกคน (ไม่ใช่พนักงานต่อ แบบฟอร์ม I-9) เนื่องจากคุณไม่ต้องการให้พนักงานของรัฐซึ่งเป็นผู้มีอำนาจในการตรวจสอบแบบฟอร์มเหล่านี้ภายใต้สถานการณ์ที่หลากหลาย หลักของพนักงานไฟล์พนักงานที่เป็นความลับ

การเข้าถึงไฟล์พนักงานของพนักงาน

พนักงาน ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงบุคลากรของพนักงาน ภายใต้การแนะนำและการกำกับดูแลของเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคล ไฟล์พนักงานของพนักงานถือเป็นทรัพย์สินของนายจ้างที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการรักษาและปกป้องพวกเขา

ตัวอย่างนโยบายแฟ้มบุคลากร

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างนโยบายไฟล์บุคลากรสำหรับใช้ใน บริษัท ของคุณ จะกล่าวถึงไฟล์ต่างๆที่แนะนำและผู้ที่ควรมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์แต่ละไฟล์

ตัวอย่างนโยบาย

บริษัท จัดเก็บไฟล์พนักงานไว้ 3 ไฟล์สำหรับพนักงานแต่ละคน

มีการจัด เก็บไฟล์บุคลากร ไว้สำหรับพนักงานแต่ละคน (ชื่อ บริษัท ของคุณ) แฟ้มบุคลากรเหล่านี้ประกอบด้วยเอกสารที่เป็นความลับและได้รับการจัดการและดูแลโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล

การเข้าถึงไฟล์นี้ จำกัด เฉพาะเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและถือว่าผู้จัดการของพนักงานแต่ละคนเก็บรักษาไฟล์ของตัวเองด้วยเอกสารที่เกี่ยวข้องกับผลการปฏิบัติงานของพนักงาน

เอกสารทั่วไปในแฟ้มบุคลากรรวมถึงใบสมัครการจ้างงานรูปแบบการติดต่อในกรณีฉุกเฉินของครอบครัวประวัติการดำเนินคดีทางวินัยประวัติการทำงานหนังสือคู่มือพนักงานและนายจ้างจะลงนามในแผ่นข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลอ้างอิงในปัจจุบัน

ไม่ใช่ไฟล์บุคลากรทั้งหมดมีเอกสารเดียวกัน แต่ไฟล์บุคลากรแต่ละไฟล์จะมีเอกสารบางอย่างเหมือนกัน

ไฟล์เงินเดือน จะยังคง; ไฟล์เงินเดือนมีประวัติของงานของพนักงานแผนกการเปลี่ยนแปลงการชดเชยและอื่น ๆ การเข้าถึงไฟล์บัญชีเงินเดือนจะ จำกัด เฉพาะพนักงานบัญชีและเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล

มี การเก็บรักษาแฟ้มทางการแพทย์ของพนักงาน เนื้อหาของแฟ้มทางการแพทย์ไม่สามารถใช้ได้กับทุกคนยกเว้นพนักงานที่ได้รับมอบหมายจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงานที่มีบันทึกไว้ในแฟ้ม ที่ชื่อ บริษัท ของคุณ) ไฟล์ทางการแพทย์จะได้รับการจัดเก็บและการรักษาความปลอดภัยสูงสุด

พนักงานอาจดูแฟ้มบุคลากรของตนได้โดยติดต่อ เจ้าหน้าที่ทรัพยากร บุคคลในช่วงเวลาทำการปกติ พนักงานไม่สามารถเปลี่ยนแปลงหรือลบเอกสารใด ๆ จากแฟ้มบุคลากรของเขาซึ่งจะต้องดูในที่ที่มีเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคล

เรียกอีกอย่างว่า ไฟล์พนักงานระเบียนพนักงานไฟล์ทรัพยากรมนุษย์เอกสารประกอบ

ข้อจำกัดความรับผิดชอบ - โปรดทราบ:

Susan Heathfield พยายามทุกวิถีทางเพื่อให้คำแนะนำด้านจริยธรรมในการบริหารทรัพยากรมนุษย์นายจ้างและที่ทำงานในเว็บไซต์นี้และเชื่อมโยงจากเว็บไซต์นี้ แต่ก็ไม่ใช่ทนายความและเนื้อหาในไซต์ในขณะที่ เผด็จการจะไม่รับประกันความถูกต้องและความถูกต้องตามกฎหมายและไม่ได้ถูกตีความว่าเป็นคำแนะนำด้านกฎหมาย

ไซต์นี้มีกฎหมายเกี่ยวกับผู้ชมและผู้ชมทั่วโลกรวมถึงกฎหมายการจ้างงานแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและประเทศต่างๆดังนั้นไซต์จึงไม่สามารถสรุปได้ในทุกสถานที่ทำงานของคุณ หากมีข้อสงสัยโปรดปรึกษากฎหมายหรือความช่วยเหลือจากหน่วยงานของรัฐสหพันธรัฐหรือระหว่างประเทศเพื่อให้คำแปลและการตัดสินใจถูกต้องตามกฎหมาย ข้อมูลในไซต์นี้มีไว้เพื่อเป็นแนวทางคำแนะนำและความช่วยเหลือเท่านั้น