คำถามเกี่ยวกับประสิทธิภาพการช่วยเหลือความสามารถจัดแสดงและการสร้างความชอบธรรม
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพต้องใช้องค์ประกอบทั้งหมดของการติดต่อสื่อสารที่ดีเยี่ยมสำหรับ "ความหมายร่วมกัน" คำจำกัดความในการสื่อสารที่ฉันชอบ มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งเมื่อมีการถามคำถามและคำตอบ
ส่วนประกอบในการสื่อสาร
มีห้าองค์ประกอบในการสื่อสารและหกซึ่งเป็นสภาพแวดล้อมโดยรวมของสถานที่ทำงานซึ่งการสื่อสารเกิดขึ้น ส่วนประกอบของการสื่อสารคือ
- บุคคลที่ส่งข้อความ ผู้ส่งต้องแสดงข้อความอย่างชัดเจนและมีรายละเอียดเพียงพอเพื่อให้ผู้รับมีความหมายกับผู้ส่ง
- บริบทสำหรับข้อความ บริบทคือการส่งข้อความโดยผู้ส่งข้อความ บริบทเกี่ยวข้องกับ การสื่อสารแบบอวัจนสัล เช่นท่าทางภาษากายการแสดงออกทางสีหน้าและองค์ประกอบเช่นเสียงโทน บริบทส่วนใหญ่ของข้อความจะใช้ได้เฉพาะเมื่อผู้รับสามารถรับชมและได้ยินผู้ส่งข้อความได้ อีโมติคอนอีเมลและ IM เป็นตัวอย่างที่น่าสงสารเนื่องจากผู้ส่งจัดทำขึ้นโดยไม่ได้รับข้อมูลจากผู้รับ
อีกส่วนหนึ่งของบริบทคืออารมณ์ที่เกี่ยวข้องกับวงการสื่อสาร ผู้ส่งมีความโกรธหรือไม่? ผู้รับไม่สนใจเนื้อหาของการสื่อสารหรือดูถูกผู้ส่ง? อารมณ์ปกติของมนุษย์มีผลต่อการแชร์ข้อความสำเร็จหรือไม่
- บุคคลที่ได้รับข้อความ ผู้รับต้อง ฟัง อย่างรอบคอบและตั้งใจถามคำถามเพื่อความชัดเจนและแปลความหมายเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ถือหุ้นมีความหมายกับผู้ส่ง ถ้าผู้รับไว้วางใจผู้ส่งโอกาสในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะเพิ่มขึ้น
- วิธีการจัดส่งที่คุณเลือก ควรเลือกวิธีการจัดส่งตามสื่อที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดเพื่อถ่ายทอดความหมายของข้อความ เนื่องจากวิธีการสื่อสารมีความหลากหลายตั้งแต่รุ่งอรุณของคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์มือถือการตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการจัดส่งจึงมีความซับซ้อนมากขึ้น วิธีการจัดส่งต้องสอดคล้องกับความต้องการด้านการสื่อสารของผู้ส่งและผู้รับ
วิธีการสื่อสารรวมถึงการสื่อสารด้วยวาจาข้อความโต้ตอบแบบทันที (IM) อีเมลจดหมายเครื่องหมายโปสเตอร์วิดีโอภาพหน้าจอโทรศัพท์บันทึกย่อเอกสารเอกสารและอื่น ๆ วิธีการเหล่านี้จะยังคงขยายตัวต่อไปและความคาดหวังของพนักงานสำหรับการสื่อสารแบบทันทีเกี่ยวกับทุกสิ่งทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของพวกเขาจะยังคงเติบโตต่อไป
การสื่อสารในคนมีความสำคัญมากขึ้นโดยเฉพาะข้อมูลองค์กรที่อาจเรียกร้องให้มีการเปลี่ยนแปลงให้การรับรู้ของพนักงานหรืออนุญาตให้มีคำถามตรงจุด การสื่อสารในคนเป็นที่ชื่นชอบเพราะพนักงานมีสิทธิ์เข้าถึงองค์ประกอบบริบท
- เนื้อหาของข้อความ เนื้อหาของข้อความควรมีความชัดเจนและนำเสนอและอธิบายในรายละเอียดมากพอเพื่อให้ได้ความเข้าใจจากผู้รับ หากเนื้อหาข้อความสะท้อนและเชื่อมต่อในบางระดับกับความเชื่อที่มีอยู่แล้วของผู้รับจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด
การถามคำถามที่ดีช่วยเพิ่มการสื่อสารได้อย่างไร
James O. Pyle และ Maryann Karinch เพิ่มข้อมูลต่อไปนี้เพื่อช่วยในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
จากทรัพยากรมนุษย์ไปจนถึงการบริการลูกค้าคำถามที่ไม่ถูกต้องก่อให้เกิดมลพิษเกือบทุกสถานที่ทำงาน คำถามที่ไม่ดีมักให้คำตอบที่ไม่สมบูรณ์หรือทำให้เข้าใจผิดและอาจส่งผลเสียต่อความสามัคคี ในทางกลับกันคำถามที่ดีคือเครื่องมือที่มีคุณค่าในด้านประสิทธิภาพความสามารถและการสร้างความสามัคคี
มีคำถามที่น่าสนใจหกประเภท ได้แก่ การควบคุมโดยตรงการทำซ้ำถาวรการสรุปและไม่เกี่ยวข้อง เพื่ออธิบายสั้น ๆ :
- ตรง: คุณตั้งคำถามง่ายๆด้วยการสอบปากคำขั้นพื้นฐาน
- การควบคุม: คุณรู้คำตอบแล้วเมื่อถาม เป็นวิธีการค้นหาว่าบุคคลนั้นกำลังโกหกไม่รู้และ / หรือไม่ให้ความสนใจ
- ทำซ้ำ: คุณถามคำถามสองข้อที่ต่างไปจากข้อมูลเดียวกัน
- คงที่: คุณถามคำถามเดียวกันในรูปแบบต่างๆเพื่อสำรวจแง่มุมทั้งหมดของข้อมูลที่ต้องการ
- สรุป: คุณถามคำถามที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้โอเพนซอร์สมีโอกาสทบทวนคำตอบ
- ไม่เกี่ยวข้อง: ไม่เกี่ยวกับเรื่องที่คุณต้องการทราบ แต่เป็นคนที่อาจจะไม่โกหก มันมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้เห็นความจริง "ดูเหมือน" และทำให้คนเปิดใจให้กับคุณ นอกจากนี้ยังสามารถผูกลงในบริบทของการแลกเปลี่ยนคำถาม
รายละเอียดเกี่ยวกับ 6 คำถามที่ดี
โดยตรง
คำถามตรงที่ดีที่สุดคือคำวิงวอนคำกริยาเดียวและคำนามหรือคำสรรพนาม
- คุณคือใคร?
- เกิดอะไรขึ้นในงานปาร์ตี้?
- คุณมาถึงที่ทำงานเมื่อไหร่?
- คีย์รถอยู่ที่ไหน?
- ทำไมคุณถึงออกจากที่ประชุมเร็ว?
- คุณจ่ายเงินเท่าไหร่สำหรับ iPad เครื่องนี้?
ควบคุม
คุณจะพูดว่า "ฉันตั้งใจจะไม่ถามคำถามโดยตรง" เมื่อคุณตรวจสอบความถูกต้องหรือความถูกต้องของคำตอบแล้วคุณจะใช้คำถามควบคุมและค้นหาความสอดคล้องกัน
คำถามเกี่ยวกับการควบคุมคือคำถามโดยเจตนาที่คุณรู้จักคำตอบเพื่อไม่ให้เกิดการค้นพบข้อมูล เกี่ยวกับการค้นพบพฤติกรรมรูปแบบการพูดและระดับความถูกต้องหรือความถูกต้อง บางทีนี่อาจเป็นเรื่องที่คุณเคยคุยกับคนก่อน
หากคุณรู้ว่ามีคนในทีมงานด้านทรัพยากรบุคคลของคุณทำให้พนักงานแปลกเนื่องจากพนักงานส่งอีเมลไปเพื่อบ่นเกี่ยวกับบุคคลนั้นคุณอาจถามคำถามควบคุมได้ว่า "มันเป็นอย่างไรในการ ทบทวนประสิทธิภาพ กับ Pamela ในวันนี้" คุณมี ข้อมูล; คุณเพียงแค่ต้องการทราบว่า HR ของคุณตอบคำถามได้อย่างไร
ทำซ้ำ
คุณต้องการข้อมูลเดียวกันในสองรูปแบบ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณถามว่า "มีคนขายกี่คน?" คนที่คุณพูดด้วยอาจตอบว่า "มีอยู่ 22 คนในสนาม" ต่อมาเมื่อคุณพูดกับเขาเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่างที่แตกต่างกัน - พื้นที่ที่ บริษัท ตั้งหลักเช่นคุณอาจถามว่า "คุณมีพื้นที่ขายกี่แห่ง?"
เขาอาจตอบสนอง "22" ซึ่งเป็นวิธีการยืนยันจำนวนบุคลากรในฝ่ายขาย ไม่ใช่การทดสอบแบบสัมบูรณ์ แต่จะให้คุณค่าและความเชื่อมั่นต่อสิ่งที่เขาพูดมาก่อน คำถามเหล่านี้เป็นคำถามสองข้อที่สามารถตรวจสอบข้อมูลที่ให้ไว้ได้
ในการใช้คำถามซ้ำ ๆ คุณอาจพบความคลาดเคลื่อน หากแหล่งที่มาของคุณในตัวอย่างนี้ตอบว่ามี 28 พื้นที่การขายคุณจะต้องการคำชี้แจง บางทีอาจจะมีเหตุผลที่ดีอย่างหนึ่งคือยอดขายของพนักงานขายมีจำนวนเพิ่มขึ้น 28 แต่มีการหมุนเวียนมากเมื่อเร็ว ๆ นี้ว่ามีระยะสั้น 6 ข้อ แต่การตอบสนองจะก่อให้เกิดข้อสงสัยว่ามีความไม่ตรงกันระหว่างจำนวน ของบุคลากรและจำนวนพื้นที่การขาย การไม่ตรงกันดังกล่าวต้องนำไปสู่การตั้งคำถามเพิ่มเติมเพื่อแก้ไขปัญหา
หมั่น
ในการแลกเปลี่ยนใด ๆ ที่อาจให้คำตอบมากกว่าหนึ่งข้อให้ใช้คำถามแบบถาวรเพื่อให้ได้คำตอบที่สมบูรณ์ เช่นคำถามซ้ำคำถามที่ถาวรจะเป็นประโยชน์หากคุณสงสัยว่าบุคคลนั้นไม่เป็นความจริง
"คุณไปพักผ่อนในแคลิฟอร์เนียที่ใด?" อาจจะทำให้คำตอบคือ "ดิสนีย์แลนด์" แม้ว่าจะเป็นไปได้ว่าดิสนีย์แลนด์เป็นสถานที่เดียว แต่ก็เป็นเหตุผลที่จะทำตามคำถามนี้ด้วยว่า "ที่อื่น ๆ "
การข้ามคำถามที่เกิดซ้ำและถามคำถามเกี่ยวกับดิสนีย์แลนด์หมายความว่าคุณพลาดโอกาสที่จะได้ภาพที่สมบูรณ์ของการเดินทางของเพื่อนชาวแคลิฟอร์เนียนอกเสียจากว่าข้อมูลนั้นจะเกิดการรั่วออกในเวลาอื่น ๆ
สรุป
คำถามสรุปไม่ได้เกี่ยวกับการกำหนดความถูกต้องให้มากที่สุดเท่าที่จะให้อาหารกลับไปยังแหล่งที่สิ่งที่เธอได้กล่าวไว้เพื่อให้เธอมีโอกาสที่จะคิดว่า "ฉันพูดจริงหรือเปล่าว่าฉันหมายถึงอะไร?"
คุณขายรถยนต์ทุกประเภทตั้งแต่รถยนต์สองประตูไปจนถึงรถหรูที่มีขนาดเต็มรูปแบบ คู่หนุ่มสาวมาโชว์รูมและขอทดลองขับรถแบบหรูหรา
"สิ่งที่คุณจะใช้รถเป็นส่วนใหญ่ของเวลา?" คุณถาม
"การเดินทางไปมาเพื่อทำงาน เราทำงานในอาคารเดียวกัน "เธอกล่าว
"คุณจะใช้รถอะไรอีก?"
"การเดินทางในวันสุดสัปดาห์เพื่อดูพ่อแม่ของฉัน เรื่องแบบนั้น "เธอหยุดชั่วคราวและพูดว่า" พวกเขาอาศัยอยู่ห่างไปหนึ่งร้อยไมล์ "
"ทำไมคุณคิดว่ารถหรูเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด?"
พวกเขาแลกเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว เขากล่าวว่า "เราชอบมันดีกว่าคนอื่น ๆ "
"คุณชอบสีอะไร" คุณถามมองตรงไปที่เธอ
“แดง”.
"ฉันจะได้ยินว่าคุณต้องการรถสีแดงขนาดเต็มในห้องเรียนหรูหรือไม่คำอธิบายนี้พอดีกับสิ่งที่คุณต้องการ?" (คุณได้ตั้งคำถามสรุปไว้ด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ในกรณีนี้.)
พวกเขาแลกกันและกัน เขากล่าวว่า "เราคิดว่าสีที่อ่อนตัวอาจดีกว่า"
"สิ่งที่เกี่ยวกับรูปแบบที่หรูหราทำให้คุณคิดว่ามันเป็นสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับคุณ?" (อีกครั้งนี้เป็นวิธีสรุปและยืนยันสิ่งที่คุณเคยได้ยินคุณต้องการทราบว่าพวกเขาหลงใหลกับรูปลักษณ์ที่มีราคาแพงเพียงใด รถที่พวกเขาไม่ต้องการที่จะพิจารณาสิ่งอื่นใดหรือถ้าคำตอบแรกคือปลอมตัวเป็นข้อเท็จจริงที่เด่นชัด)
"พ่อของฉันบอกว่านี่เป็นรถที่ปลอดภัยที่สุดบนท้องถนน"
คำตอบของคำถามสรุปจะบอกคุณว่าพวกเขาอาจจะชอบ แต่ไม่ได้เพราะรูปลักษณ์ คุณอ่านระหว่างบรรทัด พวกเขาเพิ่งเริ่มต้นชีวิตด้วยกัน พ่อของเธออาจส่งพวกเขาไปยังตัวแทนจำหน่ายเพื่อซื้อ "รถที่ปลอดภัยที่สุดบนท้องถนน" ซึ่งเขาจะช่วยให้พวกเขาซื้อ คุณตัดสินใจที่จะดำเนินการขายโดยรู้ว่าการชำระเงินดาวน์และการขอสินเชื่ออาจทำให้คุณได้รับเรื่องที่เหลืออยู่
บางคนอาจจะไม่ค่อยสบายใจที่จะถามคำถามสรุปเช่นเดียวกับที่ฝังอยู่ในการขายนี้เนื่องจากพวกเขาไม่ต้องการมองที่เรียบง่ายหรือไม่ตั้งใจ ถ้าคุณถามคำถามแบบเดียวกับที่คุณถามเป็นครั้งแรกพวกเขาอาจมีข้อสรุปที่ถูกต้อง
นอกจากนี้คุณยังไม่ต้องการถามคำถามเดียวกันสองครั้งติดต่อกันแม้ว่าคุณจะเปลี่ยนการใช้ถ้อยคำ โดยวางระยะห่างระหว่างครั้งแรกที่คุณก่อให้เกิดคำถามและคำถามที่สองและ rephrasing คำถามเล็กน้อยคุณก็เจอเป็นคนที่สนใจจริงๆในสิ่งที่คนอื่น ๆ ได้กล่าว
Non-ที่เกี่ยวข้อง
คุณอาจตรวจพบว่าบุคคลที่ตอบคำถามของคุณดูเหมือนจะถูกเน้น; คำถามที่ไม่เกี่ยวข้องสามารถบรรเทาความตึงเครียดได้ หรือบางทีคุณอาจต้องการเวลาที่จะคิดหรือพูดถึงโน้ตของคุณดังนั้นคุณจึงใช้คำถามเพื่อซื้อพื้นที่และเวลาให้กับคุณเล็กน้อย
ในคำถามที่ถามบ่อยๆเช่น "โครงการอะไรที่คุณทำในอดีตที่ล้มเหลว" และ "คุณพยายามแก้ปัญหาได้อย่างไร?" คุณสามารถทำให้ผู้สมัครงานรู้สึกราวกับว่าเขากำลังอยู่ระหว่างการสอบปากในสนามรบ .
ผู้สมัครอาจพูดว่า "ฉันพยายามแก้ปัญหาด้วยการชุมนุมที่แผนกโดยมีเป้าหมายร่วมกันคือวิธีที่ทีมฟุตบอลของลูกชายของฉันให้ความสำคัญกับการตีลูก"
คุณสามารถให้ผู้สมัครหยุดพักโดยการถามว่า "คุณเป็นโค้ชลีกเป็นเวลานานแค่ไหน?" ก่อนที่คุณจะกลับไปอภิปรายเกี่ยวกับการปรับตัวของเขาและวิธีการที่เขาพยายามแก้ไขปัญหา
สุดท้ายนี่เป็นสองวิธีที่จะทำลายคำถามที่เริ่มต้นด้วยองค์ประกอบที่จำเป็นทั้งหมดและจบลงด้วยความไม่ ดี
- การเพิ่มบ่นหรือคำหรือวลีอื่น ๆ ที่ทำให้ไขว้เขวจากคำถาม ตัวอย่างเช่น "คุณมีอะไรบ้างสำหรับอาหารเช้าที่ร้านอาหารที่เก็บเศษผ้าไวนิลจะแตกและปกคลุมด้วยเทปพันท่อ?"
- ยังไม่รอคำตอบ คุณถามว่า "คุณชอบอาหารอะไร" คนคิดสักครู่แทนที่จะตอบทันที คุณตีระฆังใน "เนื้อย่าง?" ความเงียบ คือเครื่องมือตั้งคำถามที่มีประสิทธิภาพ
อย่าลืมการค้นพบข้อมูลการนำทางอันเป็นผลมาจากการเปิดปากของคุณเมื่อคุณจำเป็นต้องเปิดหู โปรดจำไว้ว่ากฎ "สองหูหนึ่งปาก" ของการได้รับประโยชน์สูงสุดจากการตั้งคำถาม
สิ่งแวดล้อมและการสื่อสาร
องค์ประกอบด้านการสื่อสารข้างต้นช่วยให้เกิดความหมายร่วมกันเมื่อทำงานร่วมกันเพื่อให้ข้อความมีประสิทธิภาพ สภาพแวดล้อมการทำงานที่ส่วนประกอบเหล่านั้นเกิดขึ้นจะส่งผลต่อการสื่อสารและการสื่อสารได้หรือไม่
เมื่อคุณถามคำถามที่ถูกต้องคุณจะสร้างความสามัคคีและสร้างแรงบันดาลใจให้เกิดความมั่นใจ คำถามสร้างส่วนอื่นของมูลนิธิเพื่อการสื่อสารในที่ทำงานซึ่งมีความหมายร่วมกัน
ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เน้นการสื่อสารแบบเปิดการ มีส่วนร่วมของพนักงาน และ เป้าหมาย ร่วมกันการสื่อสารเป็นประจำและมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ความคาดหวังในการสื่อสารที่สำคัญจะทำให้บาร์สูงขึ้นในสถานที่ทำงานที่ดีที่สุดเหล่านี้ ดังนั้นแม้จะ มีขวัญกำลังใจสูง พนักงานที่มุ่งเน้น สภาพแวดล้อมการทำงาน พนักงานบ่นว่าพวกเขาไม่ทราบว่าสิ่งที่เกิดขึ้น
เนื่องจากองค์ประกอบทั้งหมดและสภาพแวดล้อมโดยรวมของแต่ละสถานที่ทำงานการสื่อสารยังคงเป็นสิ่งที่ท้าทาย คำถามที่เกี่ยวกับผู้ที่ต้องการทราบว่าพวกเขาต้องการรู้อะไรเมื่อไหร่และเมื่อไหร่พวกเขาจะไม่ตอบสนองต่อความพึงพอใจของทุกคน
พนักงานร้องเรียน เกี่ยวกับข้อมูลที่มากเกินไปข้อมูลไม่เพียงพอและแม้กระทั่งข้อมูลที่มากเกินไปจะยังคงสะท้อนในที่ทำงาน คุณจะไม่สามารถรักษาปัญหาของการสื่อสารได้ แต่ด้วยความมุ่งมั่นและความรอบคอบคุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพใน การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคล และ การสื่อสารในสถานที่ทำงาน ได้
เกี่ยวข้องกับการสื่อสารในสถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพ