พลังของขอบเขตโครงการที่สร้างขึ้นอย่างรอบคอบ:
คำจำกัดความขอบเขตที่ระบุอย่างรอบคอบเป็นสิ่งสำคัญยิ่งสำหรับความสำเร็จของโครงการและเป็นส่วนสำคัญในการ บริหารจัดการโครงการที่ มีประสิทธิภาพ สิทธิประโยชน์ ได้แก่ :
- แถลงการณ์ช่วยให้ทีมงานโครงการและลูกค้า (s) เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาร่วมกันมุมมองของคุณสมบัติที่คาดหวังที่มีคุณภาพและระยะเวลาของโครงการ
- ขอบเขตช่วยให้ทีมงานโครงการสามารถระบุและมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างชัดเจน: บุคคลหรือกลุ่มที่ได้รับผลกระทบจากโครงการและได้รับการสนับสนุนและการมีส่วนร่วม
- ขอบเขตมีไว้เพื่อช่วยให้สมาชิกในทีมมุ่งเน้นเฉพาะงานที่ต้องการเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า
- หากมีการแนะนำการเปลี่ยนแปลงที่อยู่นอกเหนือขอบเขตของขอบเขตเดิมคำสั่งนี้จะทำหน้าที่เป็นแนวทางในการประมาณและเสนอการแก้ไข หากมีการเปลี่ยนแปลงการยอมรับจากผู้มีส่วนได้เสียทั้งหมด
การสร้างขอบเขตโครงการ:
ผู้จัดการโครงการ ร่วมกับสมาชิกในทีมลูกค้า สปอนเซอร์ผู้บริหาร และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักจะทำงานเพื่อทำความเข้าใจและอธิบายถึงผลลัพธ์ที่ต้องการจากโครงการริเริ่มซึ่งมักอ้างถึงว่าเป็นสิ่งที่ส่งมอบ สิ่งที่ส่งมอบนี้ประกอบด้วยต้นทุนหรือช่วงค่าใช้จ่ายที่ยอมรับได้ซึ่งได้รับการยืนยันในการวางแผนและประเมินกิจกรรมต่างๆ
นอกจากนี้ยังกำหนดคุณลักษณะที่สำคัญที่จะรวมรวมถึงกรอบเวลาสำหรับการส่งมอบโครงการในขั้นสุดท้าย เมื่อได้รับการยอมรับจากลูกค้าผู้จัดการโครงการทีมงานโครงการและสปอนเซอร์ของผู้บริหารการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในคำแถลงขอบเขตนี้ต้องทำโดยใช้ขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับการควบคุมอย่างรอบคอบและเป็นเอกสาร
Cascading ผลกระทบของโครงการขอบเขตเกี่ยวกับอื่น ๆ :
เมื่อได้มีการตกลงขอบเขตหรือเอกสารไว้แล้วทีมงานที่เกี่ยวข้องจะใช้ข้อมูลในแถลงการณ์เพื่อประมาณการทำงานระยะเวลาและค่าใช้จ่ายของตนเอง คำชี้แจงขอบเขตที่แม่นยำและแม่นยำมากขึ้นมีโอกาสมากที่ทีมงานจะทำประมาณการและความต้องการทรัพยากรอย่างถูกต้อง
งบขอบเขตของโครงการระบุสิ่งที่ไม่รวมอยู่ในความคิดริเริ่มนี้:
ไม่ใช่เรื่องผิดปกติที่เอกสารขอบเขตของโครงการจะแสดงรายการเฉพาะที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของขอบเขตโครงการและดังนั้นจึงถูกแยกออกจากงานที่จะจัดส่ง ตัวอย่างเช่นโครงการสร้างบ้านอาจกำหนดว่าการได้รับใบอนุญาตด้านสิ่งแวดล้อมจะทำโดยเจ้าของและอยู่นอกขอบเขตโครงการของผู้รับเหมาก่อสร้างบ้าน
ผลกระทบของโครงงานที่สร้างขึ้นไม่ดี:
การขาดความชัดเจนเกี่ยวกับขอบเขตของโครงการเป็นสาเหตุหลักของความเครียดและความล้มเหลวของโครงการ
เอกสารขอบเขตที่คลุมเครือหรือคลุมเครือทำให้หลายประเด็นที่เปิดกว้างสำหรับการอภิปรายและการเรียกร้องเรียนที่ไม่ทราบเรื่องการมีผลกระทบต่อคุณลักษณะคุณภาพเวลาและค่าใช้จ่ายในการริเริ่ม
ความท้าทายอื่นที่มีคำจำกัดความขอบเขตคลุมเครือควบคู่กับกระบวนการเปลี่ยนแปลงที่อ่อนแอเรียกว่าขอบเขตการคืบคลาน ขอบเขตที่เกิดขึ้นเมื่อลูกค้าร้องขอและทีมงานเพิ่มขีดความสามารถในการส่งมอบเกินความตั้งใจหรือขอบเขตของแผนเดิม
การเปลี่ยนขอบเขต:
แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงขอบเขตบ่อยๆจะทำให้โครงการล่าช้าและอาจเพิ่มต้นทุนที่สำคัญ แต่ก็มีบางกรณีที่จำเป็นและเหมาะสมในการปรับขอบเขต ผู้จัดการโครงการ ต้องใช้กระบวนการ "การจัดการการเปลี่ยนแปลง" ซึ่งจะระบุถึงการเปลี่ยนแปลงที่ร้องขอแก้ไขค่าประมาณเวลาค่าใช้จ่ายและภาระงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดและประเมินโครงการใหม่สำหรับความเสี่ยงใหม่ที่ได้รับการเปลี่ยนแปลง
โดยปกติผู้จัดการโครงการและสปอนเซอร์ของผู้บริหารจะตัดสินใจขั้นสุดท้ายในการเปลี่ยนขอบเขตเมื่อสถานการณ์ได้รับการวิเคราะห์อย่างเต็มที่ การเปลี่ยนแปลงจะได้รับการบันทึกไว้ในบันทึกการตัดสินใจและจากนั้นจะได้รับการติดต่อไปยังทีมงานโครงการขนาดใหญ่
หรือที่เรียกว่า ข้อกำหนดของโครงการเป้าหมายของโครงการ
ตัวอย่าง: ขอบเขตของโครงการคือการจัดส่งเว็บไซต์แบบหน้าเดียวซึ่งสอดคล้องกับข้อกำหนดของโครงการภายใน 2 สัปดาห์