แฟ้มข้อมูลพนักงานส่วนใหญ่จัดเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารที่มีการป้องกันไฟไว้ในสถานที่ที่ถูกล็อคซึ่งสามารถเข้าถึงได้โดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ความลับของข้อมูลพนักงานในแฟ้มบุคลากรมีความสำคัญยิ่ง
พนักงานทุกคนเก็บไฟล์พนักงานไว้เป็นประจำโดยพนักงานประจำวันผู้บังคับบัญชาหรือเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลจะเข้าถึงข้อมูลประจำวันได้บ่อยที่สุด
ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับเนื้อหาของไฟล์บุคลากรของพนักงาน
หลักการพื้นฐานและคำถามที่ควรพิจารณาในการจัดเก็บเอกสารในแฟ้มพนักงานของพนักงานคือสิ่งเหล่านี้
- นายจ้างจะต้องมีเอกสารเฉพาะเพื่อให้เหตุผลว่านายจ้างถูกฟ้องร้องหรือไม่? นายจ้างต้องการเอกสารในศาลหรือไม่?
- พนักงานรู้และเข้าใจหรือไม่ว่าเอกสารจะถูกจัดเก็บไว้ในแฟ้มบุคลากรของเขาหรือไม่? ในกรณีส่วนใหญ่นายจ้างควรให้พนักงานลงนามในเอกสารไม่ต้องระบุความสอดคล้องกับเนื้อหาของเอกสาร แต่ต้องยอมรับว่าตนได้รับทราบและได้อ่านเอกสารแล้ว
- ไม่ควรวางข้อความที่น่าประหลาดใจความคิดเห็นหรือบันทึกส่วนตัวเกี่ยวกับพนักงานไว้ในแฟ้มบุคลากรของพนักงาน เพียงข้อเท็จจริงไม่มีความคิดเกี่ยวกับการเก็งกำไรอยู่ในแฟ้มข้อมูลพนักงาน
เนื้อหาของแฟ้มบุคลากรของพนักงาน
ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำเกี่ยวกับเอกสารที่นายจ้างควรเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลพนักงาน
ประวัติความเป็นมาการจ้างงาน
- ใบสมัครงาน
- ประวัติย่อ
- จดหมายสมัครงาน
- การยืนยันด้านการศึกษา
- การตรวจสอบการจ้างงาน
- จดหมายปฏิเสธ
- ตำแหน่งงาน
- บันทึกการวิเคราะห์งาน
- จดหมายเสนองาน หรือสัญญาจ้างงาน
- หน่วยงานการจ้างงานหรือข้อตกลงหน่วยงานชั่วคราวถ้าใช้
- ข้อมูลการติดต่อในกรณีฉุกเฉิน
- แบบฟอร์มหนังสือมอบอำนาจสำหรับพนักงานที่ลงลายมือชื่อรับรองหนังสือคู่มือพนักงาน
- รายการตรวจสอบจากการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ที่แสดงหัวข้อที่ครอบคลุมและโดยใคร
- ข้อตกลงการโยกย้ายถิ่นฐานและเอกสารประกอบการใด ๆ
- สัญญาใด ๆ ข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรใบเสร็จรับเงินหรือการรับทราบระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง (เช่น ข้อตกลงที่ ไม่เป็นไป ตามสัญญาจ้าง หรือข้อตกลงเกี่ยวกับรถที่ บริษัท ให้บริการ) ตัวอย่างเช่น
- ชีวิตของรูปแบบการจ้างงานอย่างเป็นทางการ ได้แก่ การขอ ย้าย การส่งเสริม การสมัครงานภายในและอื่น ๆ
- เอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน
การพัฒนาและปรับปรุงผลงานของพนักงาน
- สำเนาของการประเมินประสิทธิภาพที่ใช้หรือแผนการพัฒนาพนักงาน
- การประเมินตนเองของพนักงาน
- บันทึกจากการให้คำปรึกษาอย่างเป็นทางการ
- หมายเหตุเกี่ยวกับการเข้าชั้นเรียนหรือความล่าช้า
- เอกสารแผนการปรับปรุงประสิทธิภาพ
- รายงานการลงโทษทางวินัย
- การรับรู้ของพนักงานเช่นใบรับรองบัตรประจำตัวเป็นต้น
- คำแนะนำและคำแนะนำอย่างเป็นทางการของพนักงานคำตอบขององค์กร
- บันทึกการฝึกอบรม
- คำขอสำหรับการฝึกอบรม
- การประเมินสมรรถนะ
- ชั้นเรียนการฝึกอบรมหรือการแจ้งเตือนเซสชั่นหรือตารางเวลา
- ต้องการลงนามในบันทึกข้อตกลง
- รายงานค่าใช้จ่ายการฝึกอบรม
- ข้อร้องเรียนจากลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงาน
บันทึกการสิ้นสุดการจ้างงาน
- จดหมายลาออกของพนักงาน
- ออกจากเอกสารการสัมภาษณ์
- แจ้ง Cobra
- รายการตรวจสอบการสิ้นสุดการจ้างงาน
- การบัญชีขั้นสุดท้ายสำหรับทุกแง่มุมของการจ้างงานของพนักงานเช่นค่าจ้างขั้นสุดท้าย ค่าจ้าง วันหยุดการคืนทรัพย์สินของ บริษัท เป็นต้น
มีเอกสารเพิ่มเติมเกี่ยวกับไฟล์บุคลากร