การประชุมที่มีประสิทธิภาพก่อให้เกิดผลลัพธ์

คุณสามารถวางแผนนำและจัดการประชุมเพื่อสร้างผลลัพธ์ได้

คนใช้เวลามากในการประชุมที่ทำให้เวลาในการประชุมกลายเป็นผลลัพธ์ที่ยั่งยืนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรที่ประสบความสำเร็จ การดำเนินการที่ทำให้การประชุมประสบความสำเร็จต้องได้รับการจัดการโดยผู้นำการประชุมก่อนระหว่างและหลังการประชุม

หากคุณละเลยโอกาสในการจัดการประชุมใด ๆ การประชุมและทีมงานของคุณ จะไม่ได้รับผลไม้ที่คุณต้องการจากเวลาที่คุณลงทุน ใช้เคล็ดลับการจัดการประชุมสิบสองข้อนี้เพื่อเป็นแนวทางในผู้เข้าร่วมประชุมของคุณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คาดหวังบวกและสร้างสรรค์

สิ่งที่ต้องทำก่อนการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

การดำเนินการก่อนการประชุมเป็นรากฐานสำหรับการบรรลุผลการประชุม คุณสามารถทำตามที่จำเป็นทั้งหมดได้ แต่หากไม่มีแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพเพื่อเริ่มต้นผลลัพธ์ของคุณจะทำให้คุณผิดหวัง เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยคุณวางแผนและดำเนินการประชุม

วางแผนการประชุม

การประชุมที่มีประสิทธิภาพซึ่งก่อให้เกิดผลลัพธ์เริ่มต้นด้วยการวางแผนการประชุม ขั้นแรกให้ระบุว่าพนักงานคนอื่น ๆ มีความจำเป็นเพื่อช่วยให้คุณวางแผนการประชุมหรือไม่ จากนั้นตัดสินใจว่าคุณหวังจะบรรลุผลอะไรจากการถือครองการประชุม กำหนดเป้าหมายที่สามารถทำได้สำหรับการประชุมของคุณ

เป้าหมายที่คุณกำหนดจะเป็นการสร้างกรอบการประชุมสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ขณะที่ Stephen Covey กล่าวถึง Seven Habits of Highly Effective People ว่า "เริ่มต้นด้วยจุดสิ้นสุดในใจ" วัตถุประสงค์ในการประชุมของคุณจะเป็นตัวกำหนดการประชุมมุ่งเน้น วาระการประชุม และผู้เข้าร่วมการประชุมที่คุณต้องการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์

ให้แน่ใจว่าคุณต้องการประชุม

เมื่อคุณได้จัดทำแผนการประชุมแล้วให้แน่ใจว่าการประชุมเป็นพาหนะที่เหมาะสมในการบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ ในการจัดตารางการประชุมและการประชุมเป็นเรื่องที่มีราคาแพงเมื่อคุณพิจารณาเวลาของผู้ที่เข้าร่วมดังนั้นควรพยายามกำหนดว่าการประชุมเป็น โอกาสที่ดีที่สุดในการแก้ปัญหาปรับปรุงกระบวนการ หรือวางแผนอย่างต่อเนื่อง

คุณอาจพบว่าคุณสามารถบรรลุเป้าหมายการประชุมด้วยการสนทนาทางอีเมลหรือโดยแจกจ่ายและขอข้อมูลผ่านจดหมายข่าวของ บริษัท ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมเป็นสิ่งจำเป็นและไม่เพียงแค่อำนวยความสะดวกให้แก่คุณเท่านั้นคุณจะได้รับผลลัพธ์ที่ดีขึ้นจากผู้เข้าร่วมการประชุมเมื่อคุณได้นำเสนอความต้องการของตนเองอย่างแท้จริง

ดูแลให้มีการมีส่วนร่วมอย่างเหมาะสมในที่ประชุม

ถ้าการประชุมเป็นวิธีการ ที่เหมาะสมในการบรรลุเป้าหมายของคุณ ให้ตรวจสอบกับผู้เข้าอบรมที่ต้องเข้าร่วมการประชุมเพื่อให้ประสบความสำเร็จ ผู้เข้าร่วมประชุมที่จำเป็นต้องสามารถเข้าร่วมประชุมได้

เลื่อนการประชุมแทนที่จะจัดประชุมโดยไม่มีเจ้าหน้าที่ที่มีความสำคัญ ถ้าผู้เข้าร่วมประชุมเข้าร่วมประชุมแทนผู้มีอำนาจตัดสินใจที่สำคัญควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานที่ได้รับมอบหมายมีอำนาจในการตัดสินใจหรือเลื่อนการประชุม

แจกจ่ายและทบทวนงานก่อนการประชุม

มีผู้เข้าร่วมประชุมกี่ครั้งที่เริ่มต้นจากผู้ช่วยประชุมโดยไม่คิดค่าใช้จ่ายของเอกสารประกอบคำบรรยายหรือการฉายสไลด์ Microsoft PowerPoint เพื่ออภิปราย? ทำลาย? พนันได้เลย. การประชุมกลายเป็นกลุ่มที่อ่านได้ซึ่งแทบจะไม่เกิดผลสำเร็จ

เมื่อวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้สำหรับการประชุมผู้ถือหุ้นคือการตัดสินใจและการตอบคำถามกลุ่มการอ่านจึงเป็นการเสียเวลาอันน่าอับอายของประชาชน

คุณสามารถทำให้การประชุมมีประสิทธิผลมากที่สุดและให้ผลลัพธ์โดยการเตรียมงานล่วงหน้าที่จำเป็นล่วงหน้าก่อนการประชุมจริง การจัดเตรียมงานแผนภูมิกราฟและวัสดุการอ่านล่วงหน้า 48 ชั่วโมงก่อนการประชุมมีผลต่อความสำเร็จในการประชุม ยิ่งเวลาเตรียมตัวมากขึ้นเท่าใดคนเตรียมตัวจะเหมาะสำหรับการประชุมของคุณ

เอกสาร ที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายการประชุมสามารถรวมรายงาน ข้อมูลแผนภูมิและลิงก์ไปยังข้อมูลการแข่งขันแผนการขายประจำเดือนและแผนการผลิต ภาพนิ่ง Microsoft PowerPoint ที่แสดงจุดการสนทนาที่สำคัญ และ รายงานการประชุม บันทึกและติดตามผลจากการประชุมและโครงการก่อนหน้าหรือที่เกี่ยวข้อง

ทำงานก่อนแม้กระทั่งลิงก์เพื่อติดตามอ่านข้อมูลเผยแพร่อย่างทันท่วงทีคาดหวังอย่างจริงจังว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะอ่านงานก่อนการประชุมช่วยให้มั่นใจว่าการประชุมของคุณจะประสบความสำเร็จ

ในระหว่างการประชุมเพื่อให้มั่นใจว่าการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

การใช้เวลาในการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพก่อให้เกิดความกระตือรือร้นในหัวข้อ สร้างความมุ่งมั่นและความรู้สึกของความสำเร็จจากผู้เข้าร่วมประชุม คนรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่ใหญ่กว่าความท้าทายในชีวิตประจำวันของพวกเขา ดังนั้นการประชุมเชิงรุกที่มีการอำนวยความสะดวกและเป็นประโยชน์ซึ่งจะเป็นเวทีในการติดตามผลจะทำให้เกิดผลการประชุม

อำนวยความสะดวกในการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

ผู้นำการประชุม ตั้งค่าเสียงที่เป็นประโยชน์และมีประสิทธิผลในการโต้ตอบระหว่างผู้เข้าร่วมการประชุม การอำนวยความสะดวกในการประชุมที่มีประสิทธิภาพ เริ่มต้นด้วยการทบทวนเป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้และวาระการประชุม ผู้อำนวยความสะดวกช่วยให้สมาชิกในกลุ่มมีความมุ่งมั่นและมีประสิทธิผล

การออกแบบการประชุมและวาระการประชุมกำหนดกรอบการประชุม ผู้ให้ความช่วยเหลือที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถติดตามผลการบรรลุผลที่ต้องการและคาดหวังจากการประชุม

ใช้งาน Pre-Work ในที่ประชุม

ใช้หรืออ้างอิงข้อมูลก่อนการทำงานและข้อมูลอื่น ๆ ที่จัดขึ้นก่อนการประชุมในระหว่างการประชุม คุณเสริมสร้างความจำเป็นที่ผู้เข้าร่วมจะต้องใช้เวลาในการตรวจสอบเนื้อหาที่จำเป็นต่อการบรรลุผลที่ต้องการ

ผู้เข้าอบรมของคุณจะเตรียมตัวก่อนเข้าร่วมการประชุมของคุณและผลลัพธ์ของคุณจะเป็นหลักฐานยืนยันถึง การเตรียมพร้อมและความเป็นผู้นำที่มั่นคง ไม่มีใครอยากเห็นไม่ได้เตรียมพร้อมไม่สนใจหรือไม่มีส่วนร่วมในสายตาของเพื่อนร่วมทีม

มีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมแต่ละรายในการดำเนินการ

กลุ่มงานทุกคนมีบุคลิกที่หลากหลายที่จะเข้าร่วมการประชุม คุณมีเพื่อนร่วมงานที่เงียบสงบและผู้ที่พยายามครอบงำทุกแพลตฟอร์ม ไม่ว่าจะอำนวยความสะดวกหรือเข้าร่วมการประชุมคุณจะต้องมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละรายในการบรรลุเป้าหมายการประชุม

เพื่อให้มั่นใจว่าผู้เข้าร่วมแต่ละรายจะได้รับการลงทุนในหัวข้อของการประชุมและในการติดตามผล คุณจะบรรลุผลได้มากขึ้นกับทีมงานทั้งหมดที่ดึงออกมามากกว่ากับพนักงานที่โดดเด่นคนหนึ่งพยายามผลักดันให้คนอื่น ๆ ขึ้นเนินเขา

สร้างแผนการติดตามผลการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

ในระหว่างการประชุมให้ทำแผนติดตามผลที่มีรายการการดำเนินการ แผนการที่มีประสิทธิภาพรวมถึงต่อไปนี้

• รายการการกระทำที่เฉพาะเจาะจง,
• ชื่อของบุคคลที่มุ่งมั่นที่จะ "เป็นเจ้าของ" ความสำเร็จของรายการการกระทำ,
• วันที่ครบกำหนดของรายการดำเนินการและ
• ข้อตกลงเกี่ยวกับสิ่งที่ถือว่าเสร็จสิ้นการดำเนินการรายการ

พูดคุยเกี่ยวกับสถานการณ์ในชีวิตจริงและอุปสรรคต่อความสำเร็จที่ สมาชิกในทีม อาจประสบเมื่อพยายามทำรายการที่จะให้ผลลัพธ์ที่ต้องการ ตั้งเวลาสำหรับการประชุมครั้งถัดไปหากจำเป็นในขณะที่ผู้เข้าอบรมเข้าร่วม

หลังจากการประชุมเพื่อให้มั่นใจว่าการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

การดำเนินการและการวางแผนก่อนและระหว่างการประชุมมีบทบาทสำคัญในการช่วยให้คุณบรรลุผลลัพธ์ที่คาดหวังบวกและสร้างสรรค์ การกระทำของคุณหลังการประชุมมีความสำคัญเช่นกัน การติดตามผลในการประชุมตามกำหนดการครั้งถัดไปจะไม่เพียงพอสำหรับการลงทุนเพื่อให้ได้ผล

เผยแพร่รายงานการประชุม

เริ่มต้นด้วยการเผยแพร่รายงานการประชุมและแผนปฏิบัติงานภายใน 24 ชั่วโมง ผู้คนจะมีส่วนร่วมในผลลัพธ์ที่ดีที่สุดหากพวกเขาเริ่มต้นรายการแอคชั่นได้ทันที พวกเขายังมีหน่วยความจำใหม่ของการประชุมการอภิปรายและเหตุผลในการเลือกทิศทาง

พวกเขายังกระตือรือร้นและพร้อมที่จะเริ่มต้น ความล่าช้าในการแจกจ่ายนาทีจะส่งผลต่อผลลัพธ์ของคุณเนื่องจากคนส่วนใหญ่รอนาทีที่จะมาถึงก่อนที่พวกเขาจะเริ่มจัดการกับความมุ่งมั่นของพวกเขา

การติดตามผลการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

การเคารพและการปฏิบัติตามกำหนดเวลาและการติดตามผลจะช่วยให้คุณบรรลุผลจากการประชุมของคุณ กำหนดเส้นตายในการประชุม หลังจากการประชุมแต่ละคนที่มีรายการการดำเนินการควรจัดทำแผนสำหรับความมุ่งมั่นของตนเองด้วย

ไม่ว่าพวกเขาจะเขียนขั้นตอนในการวางแผนของพวกเขามอบหมายงานให้กับพนักงานคนอื่นหรือเพียงแค่ทำงานให้เสร็จสมบูรณ์แล้วบุคคลจะรับผิดชอบในการติดตามผล

ผู้วางแผนการประชุมคือ คุณสามารถปรับปรุงผลการประชุมด้วยการติดตามผลกับแต่ละบุคคลที่มีรายการระหว่างการดำเนินการระหว่างการประชุม เป้าหมายของคุณคือการตรวจสอบความคืบหน้าและตรวจสอบว่างานกำลังดำเนินการอยู่ จำไว้ว่าสิ่งที่คุณถามเกี่ยวกับการได้รับ

ความรับผิดชอบในการติดตามผลในระหว่างการประชุมครั้งต่อไป

คุณเคยนั่งในการประชุมติดตามผลซึ่งประกอบด้วยผู้เข้าร่วมแต่ละคนบอกกับกลุ่มว่าเหตุใดจึงไม่สามารถบรรลุข้อตกลงนี้ได้? ผลที่ได้คือน่าเสียดาย การกำหนด บรรทัดฐานหรือความรับผิดชอบที่กำหนดเอง สำหรับผลลัพธ์จะเริ่มในช่วงต้นของรอบการประชุม

การติดตามผลโดยผู้อำนวยความสะดวกระหว่างการประชุมจะช่วยได้ แต่กลุ่มจะต้อง ทำให้ความล้มเหลวในการรักษาคำมั่นที่ไม่เป็นที่ยอมรับ รายงานความคืบหน้าและผลลัพธ์ในการประชุมครั้งต่อไปและคาดหวังให้ทุกอย่างเรียบร้อย อีกทางเลือกหนึ่งคือตรวจสอบความคืบหน้าในการประชุมครั้งต่อไปและหากมีความคืบหน้าในการเดินขบวนอย่างแท้จริงให้กำหนดวิธีดำเนินการต่อ

การบรรยายสรุปกระบวนการประชุมเพื่อปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

การซักถามการประชุมแต่ละครั้งเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ผู้เข้าร่วมประชุมหันไปพูดถึงสิ่งที่มีประสิทธิภาพหรือไม่ได้ผลเกี่ยวกับกระบวนการประชุมในปัจจุบัน พวกเขายังกล่าวถึงความก้าวหน้าที่พวกเขารู้สึกว่ากลุ่มกำลังทำในหัวข้อที่จัดขึ้น

การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในระดับอื่น ทีมที่ประสบความสำเร็จจะ สรุปโครงงานทั้งหมดของพวกเขารวมทั้งกระบวนการในการกำหนดว่าพวกเขาสามารถสร้างผลลัพธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพอย่างไร การประชุมในอนาคตเป็นการสะท้อนถึงการประเมินผล การประชุมมีวิวัฒนาการเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นในการสร้างผลการดำเนินงานขององค์กร

ข้อสรุป

ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นไปได้และสามารถคาดการณ์ได้จากการประชุมวางแผนและดำเนินการได้ดี ทำตามคำแนะนำสิบสองข้อนี้เพื่อให้มั่นใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะได้รับผลลัพธ์ที่คาดหวังบวกและสร้างสรรค์จากเวลาที่พวกเขาเข้าร่วมการประชุม องค์กรของคุณจะตอบแทนความสำเร็จของคุณและเพื่อนร่วมงานของคุณจะรักคุณเมื่อคุณใช้เคล็ดลับการประชุมที่มีประสิทธิภาพเหล่านี้