ผู้นำการประชุมเป็นกุญแจสู่การประชุมที่ประสบความสำเร็จซึ่งบรรลุเป้าหมาย
ใครเป็นผู้นำในการประชุม?
ผู้นำการประชุมเป็นกุญแจสำคัญใน การทำให้การประชุมและทีมประสบความสำเร็จ
พนักงานที่ทำหน้าที่เป็นผู้นำในการประชุมมีความสำคัญอย่างยิ่ง ในการประชุมบางครั้งผู้นำคือหัวหน้าแผนกหัวหน้าทีมหรือบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งจากผู้บริหารระดับสูงให้ริเริ่ม พนักงานเหล่านี้ได้รับเลือกให้เป็นผู้นำเพราะมีทักษะในการรับรู้ในฐานะผู้จัดการหรือผู้นำ
ในบางครั้งพนักงานอาจจะเป็นผู้นำตามธรรมชาติ ผู้นำเหล่านี้คือ พนักงานที่พนักงานคนอื่นมองหาและเคารพ ในบางโอกาสทีมอาจตัดสินใจที่จะหมุนบทบาทความเป็นผู้นำในหมู่สมาชิกทั้งหมด ช่วยให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถพัฒนาทักษะในการประชุมผู้นำและสร้างการประชุมที่ประสบความสำเร็จได้โดยทั่วไป
ความรับผิดชอบของผู้นำการประชุม
ต่อไปนี้เป็นหน้าที่หลักของผู้นำการประชุม
- กำหนดเป้าหมายงานหรือวัตถุประสงค์ที่ต้องทำ นี่เป็นงานที่มอบหมายหรือเป็นส่วนหนึ่งของคำอธิบายงานของหัวหน้า
- ตัดสินใจว่าการประชุมเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุเป้าหมายหรือเป้าหมายหรือบรรลุผลที่ต้องการ ตอบคำถามคือต้องการการประชุมหรือไม่?
- กำหนดผู้ที่ต้องการช่วยวางแผนการประชุม
- ร่วมกับทีมหรือเป็นผู้นำตัดสินใจตาม วาระการประชุม (ในการประชุมที่ต่อเนื่องงานนี้จะเสร็จสิ้นเมื่อสิ้นสุดการประชุมปัจจุบัน)
- กำหนดวันที่เวลาและตำแหน่งบ่อยที่สุดโดยใช้ปฏิทินองค์กรที่ใช้ร่วมกัน
- ทำงานร่วมกันเพื่อเตรียมงานเช่นการอ่านข้อมูลทางการเงินประวัติการ ประชุมนาที ที่เกี่ยวข้องและอื่น ๆ
- เชิญผู้เข้าอบรมและแจกจ่ายงานและการเตรียมงานเพื่อให้มีเวลามากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมเตรียมตัวเข้าร่วมการประชุม
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมมีผู้บันทึกหรือผู้ตรวจสอบนาทีเพื่อ จัดทำเอกสารการดำเนินการ และข้อผูกพันรายการดำเนินการหรือการตัดสินใจใด ๆ กำหนดผู้จับเวลาเมื่อจำเป็นสำหรับการดำเนินการอย่างเป็นระเบียบของการประชุม
- สามารถใช้เรือตัดน้ำแข็งเพื่ออุ่นเครื่องผู้เข้าร่วมประชุม และสร้างสภาพแวดล้อมที่ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถสื่อสารกันได้อย่างสะดวกสบายและแลกเปลี่ยนความคิดและข้อมูล
- มาถึงช่วงต้นและ นำไปสู่การประชุม ด้วยการเก็บรักษาไว้ในงานติดตามและ เกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด ดังนั้นแต่ละคนรู้สึกว่าการแสดงตนของพวกเขาเป็นสิ่งจำเป็นในที่ประชุม ซึ่งจะทำให้มั่นใจได้ว่าจะมีส่วนร่วมในการประชุมครั้งต่อไป
- เครื่องเทศขึ้นการประชุมของ บริษัท เพื่อให้ผู้เข้าร่วมไม่รู้สึกเบื่อและเบื่อ ไม่ว่าจะใช้ icebreakers อารมณ์ขันหรือตัวอย่างสนุก ๆ การประชุมไม่ควรสิ้นสุดลงโดยไม่ต้องหัวเราะ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการกำหนดและจัดการขั้นตอนและรายการดำเนินการต่อไป
- การประชุมหารือและวางแผนวาระการประชุมสำหรับการประชุมครั้งต่อไป
- ติดตามผู้เข้าอบรมระหว่างการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมต่างๆกำลังดำเนินการและให้ความช่วยเหลือและ / หรือทรัพยากรหากอาสาสมัครกำลังประสบปัญหาอยู่
บทบาทผู้นำเพิ่มเติม
ผู้นำการประชุมรับผิดชอบในหน้าที่เหล่านี้ แต่ยังมี บทบาทเกี่ยวกับการสื่อสารการ รายงานและ การปฏิบัติงานของทีม
สมาชิกทุกคนในทีมหรือการประชุมที่มีหน้าที่ข้ามสายงานมีหน้าที่ต้องให้แผนกหรือหน้าที่ของตนทราบเกี่ยวกับกิจกรรมและความก้าวหน้าของการประชุมหรือทีมงานต่อเนื่อง พวกเขายังมีหน้าที่ค้นหาข้อมูลจากเพื่อนร่วมงานที่ไม่ได้อยู่ในทีมหรือในที่ประชุม พนักงานทุกคนไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมทุกครั้ง
ผู้นำมีความรับผิดชอบเพิ่มเติมในการรักษาผู้จัดการอาวุโสที่เกี่ยวข้องและแจ้งผ่านการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและข้อเสนอแนะ
การสร้างความเป็นเจ้าของจากพนักงานนอกกลุ่มหรือการประชุมโดยเฉพาะผู้นำขององค์กรทำให้มั่นใจได้ว่าทีมหรือการประชุมประสบความสำเร็จในการพัฒนานำไปปฏิบัติและรวมโซลูชันหรือแนวคิดของตนเอง
หากผู้เข้าร่วมประชุมไม่ได้ผลในการประชุมหัวหน้ามีหน้าที่ในการแก้ไขพฤติกรรมด้วยเทคนิคผู้นำที่มีประสิทธิภาพในระหว่างการประชุมและ การสอนที่มีประสิทธิภาพนอกที่ประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมที่ผูกขาดการประชุมด้วยความคิดเห็นของตนหรือวิจารณ์สมาชิกคนอื่น ๆ ต้องแก้ไขก่อนที่บุคคลจะก่อวินาศกรรมความสำเร็จของการประชุม
การดำเนินการเหล่านี้เป็นสิ่งที่จำเป็นจนกว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะเข้าถึงระดับความสะดวกสบายและวุฒิภาวะที่ช่วยให้พวกเขาสามารถช่วยผู้นำโดยการตีความตัวเองว่าเป็นเหตุการณ์ที่ไม่มีประสิทธิภาพเกิดขึ้นและ สมาชิกที่ไม่เหมาะสมขัดขวางความคืบหน้า
ผู้นำการประชุมที่มีประสิทธิภาพไม่ได้รับประกันว่าโครงการหรือทีมงานจะประสบความสำเร็จ แต่เขาหรือเธอเป็นปัจจัยสำคัญในการสนับสนุนโครงการแผนกการประชุมหรือทีมงาน
นาทีการประชุมเป็นส่วนร่วมที่มีประสิทธิภาพในการประชุมที่ประสบความสำเร็จเมื่อจัดทำและเผยแพร่รายงานการประชุมอย่างถูกต้องทันเวลา