10 เคล็ดลับเหล่านี้จะทำให้พนักงานเห็นคุณค่าในการประชุมของคุณ
ผู้คนสนใจ แต่การ ประชุมที่มีประสิทธิภาพ มากที่สุดดึงดูดความสนใจของพวกเขาด้วยคำถามและคำตอบที่กระตุ้นความคิดเสียงภาพและการมีส่วนร่วม เคล็ดลับเหล่านี้ทำให้คุณประสบความสำเร็จ
- เริ่มต้นการประชุมงานนำเสนอและ การฝึกอบรม ด้วยเครื่องบดน้ำแข็งหรือกิจกรรมอุ่นเครื่อง ในการประชุมขนาดใหญ่หรือการประชุมแบบสั้น icebreaker อาจเป็นคำถามเดียวที่ทำให้ผู้คนคิดและพูดคุยกับเพื่อนบ้าน ตัวอย่างเช่นถามคำถามที่ทำให้คนยกมือขึ้น ความยาวของเครื่องบดน้ำแข็งขึ้นอยู่กับระยะเวลาในการประชุมของคุณดังนั้นจงวางแผนอย่างชาญฉลาด
- เพิ่มพูนวิธีการนำเสนอของคุณ ถ้าทุกคนพูดคุยกับผู้ชมในรูปแบบการบรรยายแม้แต่หัวที่สนใจเร็ว ๆ พยักหน้า ขอให้คนพูดในกลุ่มเล็ก ๆ
ใช้วัสดุภาพและเสียงเช่นวิดีโอภาพนิ่งและงานนำเสนอ PowerPoint และรูปภาพ หากคุณกำลังพูดถึงกระบวนการวาดภาพใหม่ให้แสดงพนักงานของคุณก่อนและหลังชิ้นส่วนที่ทาสี ผ่านการสำรวจลูกค้าที่เป็นบวกและบัตรแสดงความคิดเห็น - เชิญวิทยากรรับเชิญ ให้เข้าร่วมชมและตื่นเต้น ลูกค้าของคุณมีจำนวนมากที่จะพูดกับพนักงานของคุณเกี่ยวกับความต้องการและความต้องการด้านคุณภาพของพวกเขา องค์กรลูกค้ารายเดียวที่เป็นพันธมิตรกับองค์กรการกุศลที่ไม่หวังผลกำไรมีวิทยากรจากองค์กรที่ได้รับบริจาค วิทยากรจากองค์กรที่พนักงานของคุณให้การสนับสนุนทางการเงินเป็นของที่มีการระเบิด
- กระตุ้นให้เกิดคำถามที่จะพูดคุยกัน ขอให้ผู้อื่นเขียนคำถามล่วงหน้าก่อนการประชุมและในระหว่างการประชุม ให้เวลาในการสอบถามกับผู้พูดแต่ละคนในขณะที่คุณไป
ถ้าคุณไม่สามารถตอบคำถามได้ทันทีและถูกต้องให้บอกคนที่คุณจะได้รับเมื่อคุณมีคำตอบที่ถูกต้อง ถ้าคำถามมีเวลาเกินกำหนดการประชุมในหัวข้อนี้
- บ่อยครั้งที่มองข้าม แต่สำคัญกลยุทธ์การประชุมที่ประสบความสำเร็จคือการขอให้ผู้พูดแต่ละคนพูด ซ้ำทุกคำถามทุกคำถามที่ เขาหรือเธอถูกถาม คนถามคำถามแล้วรู้ว่าผู้พูดเข้าใจคำถาม คนอื่น ๆ ที่เข้าร่วมประชุมสามารถได้ยินและรู้คำถามได้ไม่เพียง แต่คาดเดาได้ว่าคำถามนี้อาจไม่ถูกต้องหรือไม่จากการตอบสนองของผู้พูด
- ตั้งเป้าหมายสำหรับการประชุมเป็นระยะ ๆ คุณไม่สามารถนำเสนอทุกแง่มุมของธุรกิจของ บริษัท ได้ในที่ประชุมหนึ่งชั่วโมง ดังนั้นตัดสินใจที่สำคัญประเด็นที่ทันเวลาและใช้เวลาในการประชุมกับพวกเขา คำนึงถึงผลประโยชน์ของผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่ด้วยเช่นกัน
โปรดจำไว้ว่าคุณมีวิธีอื่นในการสื่อสารข้อมูลของ บริษัท ซึ่งรวมถึงโปรแกรมต่างๆเช่น Yammer, Google แฮงเอาท์, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, อีเมลและ IM การสื่อสารข้อมูลเชิงกลยุทธ์ของ บริษัท ไม่จำเป็นต้องเกิดขึ้นในที่ประชุม - จัดทำ วาระการประชุม อย่างรอบคอบ ระบุความต้องการและความสนใจของผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่ เริ่มต้นด้วยข่าวดีที่จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกดีขึ้น
เปลี่ยนแปลงคำสั่งของวิทยากรในวาระการประชุมในแต่ละเดือน คุณไม่ต้องการให้คนเบื่อด้วยความเหมือนกัน แจกจ่ายสิ่งที่จำเป็นในวาระเพื่อให้ผู้คนไม่ได้ปรับแต่งจุดสิ้นสุดของการประชุมหรือคิดว่ารายการสุดท้ายมีความสำคัญน้อยกว่า - บทความในหนังสือพิมพ์วอลล์สตรีทเจอร์นัลเมื่อหลายปีก่อนกล่าวว่าผู้จัดการของสหรัฐฯจะช่วยประหยัดเวลาในการประชุมได้ 80% หากพวกเขาทำได้สองอย่างถูกต้อง คนแรกมักจะมีวาระการประชุม ข้อที่สองคือ เริ่มต้นด้วยเวลาและสิ้นสุดตามเวลา ฉันจะเพิ่มว่าคุณต้องให้ลำโพงแต่ละช่วงเวลาที่จำเป็นเพื่อให้ครอบคลุมหัวข้อของพวกเขา ถือพวกเขาเพื่อ จำกัด เวลาของพวกเขา - อย่าง
- จัดระเบียบสภาพแวดล้อมทางกายภาพ เพื่อให้ผู้คนใส่ใจกับเนื้อหาของการประชุม ไม่มีใครควรนั่งอยู่ข้างหลังหรือข้างลำโพงของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีที่นั่งสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดและถ้าจำเป็นต้องจดบันทึกพื้นผิวที่จะเขียนด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารูปภาพสามารถมองเห็นได้และผู้คนสามารถฟังได้ คุณอาจต้องใช้ไมโครโฟน คุณสามารถผ่านพร็อพหรือตัวอย่างไปรอบ ๆ ห้องเพื่อดูได้
- ไม่ควรประมาทพลังของอาหารในที่ประชุม อาหารช่วยผ่อนคลายบรรยากาศช่วยให้ผู้คนรู้สึกสบายใจช่วยให้ผู้คนรักษาระดับพลังงานที่ดีขึ้นและสร้างความสนิทสนมกันของทีม ให้แน่ใจว่าคุณตอบสนองความต้องการที่หลากหลายของกลุ่มของคุณด้วยอาหารที่คุณให้บริการ ตัวอย่างเช่นนำเสนอผลไม้และโยเกิร์ตนอกเหนือจากโดนัท เสนอสุนัขร้อนมังสวิรัติและมังสวิรัติด้วยคอกม้าแบบปกติ
สิ่งที่คุณต้องการสำหรับการประชุมที่ประสบความสำเร็จ:
- ขาตั้งลำโพงหรือโต๊ะ
- ไมโครโฟน
- ระเบียบวาระการประชุม
- โสตทัศนูปกรณ์