ทำอย่างไร (และทำไม) บันทึกรายงานการประชุม
นาทีโดยปกติจะรวมถึง:
- ชื่อของผู้เข้าร่วม,
- รายการวาระการประชุมครอบคลุม ,
- การตัดสินใจของผู้เข้าร่วมประชุม,
- การดำเนินการติดตามผลที่ได้รับจากผู้เข้าร่วมกิจกรรม,
- กำหนดวันครบกำหนดสัญญาและ
- กิจกรรมหรือการอภิปรายอื่น ๆ ที่มีมูลค่าสำหรับการทบทวนหรือประวัติในอนาคต
ตัวอย่างรายงานการประชุมเน้นการตัดสินใจที่เกิดขึ้นในระหว่างการประชุมและความมุ่งมั่นของผู้เข้าร่วมประชุม ภาระผูกพันนี้มาพร้อมกับวันครบกำหนดและรายละเอียดอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับความ เข้าใจร่วมกัน โดยผู้เข้าร่วมการประชุม
รายงานการประชุมเป็นเอกสารทางประวัติศาสตร์
เป็นเอกสารทางประวัติศาสตร์ที่พวกเขายังมีประโยชน์สำหรับการจัดทำเอกสารความคิดที่สำคัญหรือการอภิปรายที่นำไปสู่การตัดสินใจ ตัวอย่างเช่นการตอบคำถามในภายหลังเมื่อสมาชิกในทีมพูดว่า "เราเคยคิดอะไรเมื่อเราเลือกเป้าหมายนี้"
รายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพได้กล่าวถึงห้าทางเลือกที่ทางทีมงานกล่าวถึงและเป็นเหตุผลสำคัญว่าทำไมเราจึงเลือกเส้นทางที่มีอยู่อื่น ๆ
รายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพสำหรับการประชุมทางธุรกิจโดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องบันทึกการสนทนาทุกครั้ง
พวกเขายังไม่จำเป็นต้องและไม่ควรรัฐที่กล่าวว่าสิ่งที่ นอกจากนี้ควรระบุว่าผู้เข้าร่วมทุกรายระบุรายละเอียดอย่างไร ในตัวอย่างที่ระบุผู้ที่จดบันทึกที่มีประสิทธิภาพสรุปการอภิปรายมากกว่าการเขียนลงทุกคำ
(ยอมรับว่ากฎนี้แตกต่างไปจากประเภทอื่น ๆ ของการประชุมในสถานการณ์เช่นการดำเนินคดีการพิจารณาคดีของศาลเป็นต้น
นาทีเหล่านี้จะต้องมีการบันทึกการสนทนาและแถลงการณ์ที่ถูกต้อง) แต่การประชุมที่ทำงานโดยทั่วไปไม่ได้
เมื่อไหร่และจะแบ่งปันรายงานการประชุมอย่างไร
นึกคิดเผยแพร่ต่อผู้เข้าร่วมประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์เมื่อสิ้นสุดการประชุม การทำเช่นนี้ผู้เข้าอบรมต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้าถึงความมุ่งมั่นและกำหนดเวลา หากไม่สามารถทำได้ (ตัวอย่างเช่นผู้รับทราบต้องการทำความสะอาดข้อผิดพลาด) ผู้บันทึกจะต้องเผยแพร่รายงานการประชุมภายใน 24 ชั่วโมงหลังการประชุม
นาทีเป็นคำเตือนของสมาชิกในทีมสัญญาที่ทำขึ้นในระหว่างการประชุม ช่วยให้ผู้เข้าอบรมสามารถโอนคำมั่นสัญญาการประชุมไปยังปฏิทินและทำรายการได้ เป็นการเตือนความจำของรายการใด ๆ ที่ต้องเข้าถึงผู้เข้าร่วมประชุมก่อนการประชุมครั้งต่อไป
(ซึ่งสามารถกำจัดปัญหาที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของการประชุมโดยทั่วไปคือการส่งข้อมูลออกไปในที่ประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมใช้เวลาอ่านหนังสือมากกว่าที่จะมีปฏิสัมพันธ์) ในท้ายที่สุดไม่ใช่การโต้ตอบจุดนัดพบ สำหรับสิ่งอื่นคุณมีเครื่องมือเช่นอีเมลและ Yammer
คุณควรตรวจสอบรายงานการประชุมของคุณก่อนหน้าในช่วงเริ่มต้นของการประชุมครั้งต่อไปเพื่อให้ทุกคนสามารถตรวจสอบความถูกต้องและขั้นตอนต่อไปได้
นาทีการประชุมเป็นส่วนร่วมที่มีประสิทธิภาพในการประชุมที่ประสบความสำเร็จเมื่อจัดทำและเผยแพร่รายงานการประชุมอย่างถูกต้องทันเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทีมมี บรรทัดฐานที่เข้มแข็งที่สนับสนุนความสำเร็จทางธุรกิจ
องค์กรต่างๆจัดการจับเวลาประชุมได้อย่างไร?
สำคัญต่อความสำเร็จของการประชุม ผู้บันทึกหรือบันทึกบันทึกการประชุมสำหรับผู้เข้าร่วมประวัติและพนักงานที่ต้องการทราบสิ่งที่พบในที่ประชุม โอกาสที่จะประสบความสำเร็จในการประชุมจะลดลง
พนักงานที่ใช้เวลาในการประชุมมักเป็นสมาชิกของทีมและจดบันทึกไว้ในขณะที่เข้าร่วมการประชุม ในการประชุมที่มีการดำเนินการตามกฎหมายหรือที่เกี่ยวข้องกับรัฐบาลรวมถึงข้อกำหนดหรือข้อกำหนดเช่นการพิจารณาการประชุมคณะกรรมการ บริษัท หรือการเก็บสะสมบุคคลที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมต้องใช้เวลาอย่างเป็นทางการและมักบันทึกการดำเนินคดี
พนักงานที่บันทึกนาทีต้องมีหูเพื่อดูรายละเอียดเพื่อบันทึกอย่างถูกต้อง พนักงานจะต้องทำงานหลายที่อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อเข้าร่วมการประชุมในขณะที่บันทึกนาที
ในการประชุมบางครั้งพนักงานคนเดียวกันจะใช้เวลาเป็นนาทีในการประชุมทุกครั้ง ในคนอื่น ๆ บทบาทของผู้ที่รับรายได้นาทีจะผ่านไปจากพนักงานถึงลูกจ้าง บทบาทของผู้รับทราบคือการ สร้างความเป็นผู้นำ การสื่อสาร และทักษะการเป็นผู้นำในการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
อะไรคือความต้องการของรายงานการประชุมหมายเหตุผู้ปกครอง?
ข้อกำหนดสำหรับผู้บันทึกหรือผู้จดบันทึกประกอบด้วย:
- จดบันทึกการตัดสินใจความมุ่งมั่นและประเด็นการอภิปรายที่สำคัญในการประชุม
- บันทึกรายการการดำเนินการที่สมาชิกรายนั้นมุ่งมั่นที่จะทำพร้อมกับวันที่ครบกำหนดที่สมาชิกมุ่งมั่นที่จะทำ รายการดำเนินการมีชื่อที่แนบอยู่ แต่การสนทนาทั่วไปไม่ระบุว่าใครพูดถึงสิ่งที่อยู่ในที่ทำงานนอกสถานที่
- ทบทวนการตัดสินใจที่สำคัญและการมอบหมายหรือภาระผูกพันและกิจกรรมที่สมัครใจในตอนท้ายของการประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถตรวจสอบและยอมรับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นและข้อผูกพันก่อนออกจากการประชุม
- ผู้นำการประชุมอาจขอให้ผู้รับทราบบันทึกสรุปการอภิปรายเป็นระยะ ๆ ในระหว่างการประชุม
- ในการประชุมแบบต่อเนื่องผู้รับทราบจะใช้เวลาสักครู่เพื่อทบทวนรายงานการประชุมในช่วงเริ่มต้นของการประชุมครั้งต่อไป พนักงานที่เข้าร่วมสามารถเพิ่มหรือแก้ไขสิ่งที่ไม่เห็นด้วยในนาที
- การแจกจ่ายสำเนารายงานการประชุมภายใน 24 ชั่วโมงของการประชุมเป็น ข้อเสนอแนะเชิงมาตรฐาน สำหรับผู้ อำนวยความสะดวกในการประชุม เป็นเวลาหลายปี ขณะนี้เครื่องบันทึกมักใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์เช่นแล็ปท็อปหรือ iPad ดังนั้นผู้บันทึกควรแจกจ่ายบันทึกการประชุมหลังจากที่ได้ทบทวนการสะกดไวยากรณ์และความคมชัดที่มักจะอยู่ในหรือภายในไม่กี่นาทีของการประชุม
ผู้บันทึกเป็นบทบาทที่การประชุมต้องมีเพื่อให้มั่นใจว่าผลการประชุมได้รับการสื่อสารและดำเนินการโดยผู้เข้าอบรม ผู้เข้าร่วมต้องพึ่งพาความทรงจำของผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ รับประกันได้นี่ไม่ใช่แผนการที่ดี
เอกสาร การประชุม ของผู้จัดทำบันทึกย่อ จำเป็นสำหรับความสำเร็จของการประชุมเช่นเดียวกับเอกสารที่จำเป็นสำหรับการปรับปรุงประสิทธิภาพของพนักงาน