การเตรียมการของคุณจะกำหนดว่าคุณจะบรรลุผลที่ต้องการหรือไม่
รวมกับ รายงานการประชุม เอกสาร ที่ผู้เข้าร่วมประชุมได้รับหลังการประชุมวาระการประชุมคือแผนการประชุมและรายงานผลการติดตามผลการประชุมครั้งก่อน
เมื่อคุณพัฒนาวาระการประชุมที่ไม่ได้กำหนดเป็นประจำขั้นตอนต่อไปนี้จะช่วยคุณได้ ในบทความนี้คุณจะเห็นเทมเพลตวาระการประชุมสำหรับการประชุมที่กำหนดเป็นประจำ การประชุมทั้งสองประเภทมีวาระการประชุมที่คล้ายกัน แต่ไม่เหมือนกัน
การจัดทำวาระการประชุม
ขั้นแรกให้ระบุว่าพนักงานคนอื่น ๆ มีความจำเป็นเพื่อช่วยให้คุณวางแผนการประชุมหรือไม่ จากนั้นตัดสินใจว่าคุณหวังจะบรรลุผลอะไรจากการถือครองการประชุม กำหนด เป้าหมายที่ สามารถทำได้ สำหรับการประชุมของคุณ เป้าหมายที่คุณกำหนดจะเป็นการสร้างกรอบการ ประชุม สำหรับการ ประชุมที่มีประสิทธิภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณยังไม่ได้วางแผนเกินกว่าจะทำได้ภายในกรอบเวลาของการประชุมของคุณ
Stephen Covey กล่าวใน "Seven นิสัยของคนที่มีประสิทธิภาพสูง" "เริ่มต้นด้วยจุดสิ้นสุดในใจ" วัตถุประสงค์ในการประชุมของคุณจะเป็นตัวกำหนดการประชุมผู้ถือหุ้นวาระการประชุมและผู้เข้าร่วมการประชุม
การสร้างวาระการประชุมคือการจัดทำแผนสำหรับการประชุม
คุณเริ่มต้นด้วยเป้าหมายหลักหรือวัตถุประสงค์ที่คุณต้องการบรรลุโดยการถือครองการประชุม เมื่อคุณตัดสินใจตามเป้าหมายแล้วคุณจำเป็นต้องกำหนดว่าคุณต้องการความช่วยเหลือจากพนักงานเพิ่มเติมในการวางแผนวาระของคุณหรือไม่ ถ้าใช่ให้เชิญพวกเขาเข้าร่วมในการจัดระเบียบการประชุมโดยส่งอีเมลหรือข้อความเพื่อไม่ให้เกิดการประชุมเพิ่มเติม
การตัดสินใจในการจัดทำวาระการประชุมของคุณ
หลังจากกำหนดเป้าหมายโดยรวมของคุณคุณหรือทีมของคุณต้องตัดสินใจต่อไปนี้ นอกเหนือจากวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของการประชุมแล้วแต่ละวาระจะปรากฏในวาระการประชุม
- ผู้เข้าร่วมที่จำเป็นสำหรับการประชุมที่เกิดขึ้นจริง,
- รายการที่ต้องมีการอภิปรายหรือการกระทำที่จะนำไปสู่ความสำเร็จของเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์,
- ระยะเวลาที่คุณคาดหวังกลุ่มจะต้องใช้สำหรับการอภิปรายของแต่ละรายการ,
- วันที่และเวลาในการประชุม
- สถานที่ที่เหมาะสมที่จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้รับความสะดวกสบายสำหรับการประชุม,
- การเตรียมการสำหรับการประชุม การทำเช่นนี้จะรวมถึงการอ่าน เอกสาร ข้อมูลจำนวนนาทีการประชุมจากการประชุมก่อนหน้านี้หรือการเตรียมการอื่น ๆ ที่จะทำให้การประชุมที่แท้จริงของคุณประสบความสำเร็จ การจัดเตรียมนี้ควรแนบมากับหนังสือเชิญประชุมและวาระการประชุมเมื่อคุณแจกจ่ายให้กับผู้เข้าร่วมที่ได้รับเชิญ
นอกเหนือจากรายการการตัดสินใจข้างต้นแล้วรายการประชุมวาระมาตรฐานควรรวมถึง:
- ทบทวนวัตถุประสงค์วาระการประชุมและผลที่คาดหวังและผลิตภัณฑ์
- ทบทวนรายงานการประชุมของการประชุมครั้งก่อน
- ทบทวนความคืบหน้าของผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับข้อผูกพันและกิจกรรมต่างๆที่เกิดขึ้นในการประชุมครั้งก่อน
- ผู้รับทราบหรือ หัวหน้า ต้องทบทวนภาระผูกพันที่ผู้เข้าร่วมประชุมทำในระหว่างการประชุมในปัจจุบันเป็นวาระสุดท้าย
ตัดสินใจว่าใครจะต้องมีส่วนร่วมในการบรรลุวาระการประชุมของคุณ
เมื่อคุณตัดสินใจว่าการประชุมเป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณคุณจำเป็นต้องพัฒนารายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม
พนักงานทุกคนไม่สามารถหรือควรมีส่วนร่วมในการประชุมทุกครั้ง แต่การเชิญผู้เข้าร่วมที่เหมาะสมจะช่วยเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ
วิธีการระบุผู้เข้าร่วมที่ต้องการเพื่อให้บรรลุวาระการประชุมของคุณ
กำหนดผู้เข้าร่วมการประชุมหนึ่งครั้งหรือการประชุมแบบสั้น ๆ หรือการประชุมที่จัดขึ้นเป็นประจำหรือต่อเนื่องโดยการถามตัวเองดังต่อไปนี้
- ใครเป็นเจ้าของโซลูชันที่กลุ่มพัฒนาขึ้น
- ใครเป็นเจ้าของกระบวนการที่กลุ่มกำลังพูดถึง?
- ใครบ้างที่ต้องการทราบข้อมูลที่คุณกำลังแจกจ่าย?
- ใครสามารถให้ข้อมูลและข้อเท็จจริงเพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจ?
- ใครมีประสบการณ์หรือความเชี่ยวชาญในการแบ่งปันกับกลุ่ม?
- ใครจะต้องสนับสนุนการใช้งานโซลูชันหรืองานต่างๆ?
- ใครจะต้องให้การอนุญาตหรือทรัพยากรเพื่อให้บรรลุผลการประชุม?
- ใครจะคัดค้านการดำเนินการตามแนวทางหรือทิศทาง?
คุณต้องการกำหนดวาระการประชุมสำหรับการจัดประชุมเป็นประจำหรือไม่?
ไม่จำเป็นต้องมีการประชุมทุกวาระการพัฒนาที่กำหนดเอง พนักงานส่วนใหญ่ได้กำหนดการประชุมเป็นประจำสำหรับแผนกหรือกลุ่มงานของตน คุณมีทีมงานและโครงการที่คุณเข้าร่วม
โครงการที่กำลังดำเนินการอยู่อาจไม่จำเป็นต้องมีวาระการประชุมที่พัฒนาขึ้นใหม่สำหรับการประชุมทุกครั้ง แต่ทีมของคุณจะได้รับการบริการที่ดีโดยใช้แนวทางมาตรฐานในการประชุมของคุณ
การประชุมพนักงานประจำที่กำหนดไว้แบ่งออกเป็น 3 ส่วนซึ่งแต่ละรายการมีวาระการประชุมที่เป็นมาตรฐาน ได้แก่ รายการข้อมูลรายการดำเนินการและการวางแผนล่วงหน้า
องค์ประกอบของระเบียบวาระการประชุมสำหรับการจัดประชุมเป็นประจำ
รายการข้อมูล
เขียนรายการใด ๆ ที่เป็นข้อมูลสำหรับการประชุมทุกครั้ง ตัวอย่างเช่นผู้จัดการปรับปรุงกลุ่มเกี่ยวกับผลของการประชุมผู้บริหารระดับสูง
รายการการดำเนินการ
วางระเบียบวาระการประชุมในรายการใด ๆ ที่คุณคาดว่ากลุ่มจะต้องการทบทวนในทุกๆการประชุมตามกำหนดเวลา ตัวอย่างเช่นประสิทธิภาพการทำงานของงบประมาณในช่วงเวลาและการระบุการประหยัดต้นทุนและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องที่กลุ่มวางแผนจะบรรลุ
วางแผนล่วงหน้า
วางระเบียบวาระการประชุมในรายการใด ๆ ที่กลุ่มต้องการวางแผนหรือเตรียมตัวล่วงหน้า ตัวอย่างเช่นเป้าหมายระยะสั้นสำหรับเดือนถัดไปหรือความจำเป็นในการให้ความช่วยเหลือผู้ร่วมงานในการมอบหมายงานที่กำลังจะมาถึง
ถ้าคุณปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้เมื่อคุณพัฒนาวาระการประชุมของคุณคุณเพิ่มความน่าจะเป็นที่ประชุมของคุณจะให้ผลลัพธ์
กำหนดการประชุมผู้ถือหุ้นประจำปี
ใช้วาระการประชุมตัวอย่างนี้สำหรับการประชุมที่กำหนดเป็นประจำเพื่อให้มั่นใจว่าการประชุมของคุณจะสร้างผลลัพธ์ที่คุณต้องการ
- อุ่นเครื่องและทักทาย พิจารณา เรือตัดน้ำแข็ง สั้น ๆ ขึ้นอยู่กับกลุ่มที่พบบ่อยเพียงใด
- ทบทวนวัตถุประสงค์วาระการประชุมและผลที่คาดหวังและผลิตภัณฑ์
- ทบทวนรายงานการประชุมของการประชุมครั้งก่อน
- ให้ข้อมูลของแผนกและ บริษัท ที่เหมาะสมซึ่งทีมต้องการ
- ทบทวนความคืบหน้าในการดำเนินการแผนการดำเนินงานและภาระผูกพันต่างๆ ทบทวนกลุ่มเป้าหมายเกี่ยวกับเป้าหมาย
- อภิปรายและตัดสินใจเกี่ยวกับวาระการประชุมสำหรับการประชุมครั้งนี้
- ระบุขั้นตอนถัดไป
- ระบุวัตถุประสงค์ผลลัพธ์และวาระการประชุมสำหรับการประชุมครั้งต่อไป
- ในตอนท้ายของการประชุมผู้รับทราบควรตรวจสอบความมุ่งมั่นของบุคคลในระหว่างการประชุม
- ระบุความช่วยเหลือที่จำเป็นจากคนที่ไม่อยู่ในกลุ่มและกำหนดผู้เข้าร่วมการติดต่อ
- กำหนดว่าใครภายนอกผู้เข้าร่วมการประชุมจำเป็นต้องรู้และตัดสินใจว่าจะสื่อสารอย่างไร
- ส่งรายงานการประชุมภายใน 24 ชั่วโมงหลังการประชุมหรือทันทีหากผู้รับทราบบันทึกข้อความอิเล็กทรอนิกส์ (บรรทัดฐาน)
เกี่ยวข้องกับการจัดประชุมที่มีประสิทธิภาพ