ใช้ Facilitation เพื่อทำให้การประชุมมีประสิทธิผลมากขึ้น
บทบาทหลักของผู้อำนวยความสะดวกคือการเพิ่มมูลค่าให้กับ เซสชั่นการวางแผนกลุ่มหรือการประชุม โดยการรักษากลุ่มให้ทำงานอยู่และทำงานร่วมกันไปในทิศทางเดียวกัน
ผู้อำนวยความสะดวกยังมั่นใจได้ว่าสมาชิกในกลุ่มแต่ละคนมีส่วนร่วมในการประชุม
การอำนวยความสะดวกในกลุ่ม
การอำนวยความสะดวกของกลุ่มหรือทีมงานมีให้โดยพนักงานภายในหรือที่ปรึกษาภายนอกซึ่งมีทักษะในการ:
- การนำเสนอเนื้อหาและข้อมูล,
- การออกแบบและการกำหนดกระบวนการที่จะช่วยให้กลุ่มบรรลุวัตถุประสงค์,
- จัดเตรียม โครงสร้างที่เหมาะสมสำหรับการประชุม การฝึกอบรมการสร้างทีมงานหรือกิจกรรมการทำงานอื่น ๆ เพื่อให้ ภารกิจ ของกลุ่มสามารถทำได้ในเซสชั่น,
- การส่งเสริมความรับผิดชอบร่วมกันสำหรับผลการประชุมและ
- วาดจากผู้เข้าร่วมการตอบคำถามและการแก้ปัญหา
การอำนวยความสะดวกส่วนบุคคล
เมื่อบุคคลมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้มักเป็นเพราะ พนักงาน สองคนหรือมากกว่า กำลังประสบกับความขัดแย้งความ ไม่เห็นด้วยต้องมีการ กำหนดเป้าหมายร่วมกัน หรือจำเป็นต้องมีการซักถามโครงการกระบวนการหรือประสบการณ์ ผู้ให้ความช่วยเหลือที่มีทักษะสามารถให้โครงสร้างเนื้อหาและกระบวนการที่พนักงานแต่ละคนต้องการเพื่อให้บรรลุถึงแนวทางที่พึงพอใจร่วมกันในประเด็นของพวกเขา
ลักษณะของบุคคลที่ให้ความช่วยเหลือ
การอำนวยความสะดวกเป็นทักษะที่เรียนรู้มาโดยธรรมชาติสำหรับบุคคลที่แสดงให้เห็นถึงลักษณะเช่นนี้:
- ทักษะการเป็นผู้นำกลุ่มที่แข็งแกร่ง,
- ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการและโครงสร้างของกลุ่ม
- ความรู้เกี่ยวกับกลุ่มและการเปลี่ยนแปลงระหว่างบุคคลและความ เข้าใจใน การสื่อสาร ด้วยวาจา และ อวัจนภาษา
- ความสามารถในการสร้างสรรค์ เนื้อหา การฝึกอบรมและการ สร้างทีม อย่างสร้างสรรค์ในรูปแบบที่ส่งเสริมการมีส่วนร่วมจากผู้เข้าร่วมเซสชัน,
- การเอาใจใส่คนและสถานการณ์ของพวกเขา,
- ทักษะการฟัง และการสื่อสารที่ มีประสิทธิภาพ และ
- ความสามารถในการจัดโครงสร้างการแทรกแซงและกิจกรรมของกลุ่มเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการสำหรับกลุ่ม
ภายใต้การนำของผู้ช่วยที่มีทักษะการประชุมช่วงการสร้างทีมและการฝึกอบรมสามารถบรรลุผลได้โดยไม่ต้องเป็นผู้นำ นั่นเป็นเพราะผู้เข้าร่วมทีมในกลุ่มมักจะขาดทักษะการอนุญาตและการสนับสนุนที่จำเป็นเพื่ออำนวยความสะดวกในกระบวนการทำงานของตนเองอย่างมีประสิทธิภาพ
หลีกเลี่ยงการแข่งขันในการประชุม
บ่อยครั้งที่การมีความสัมพันธ์ในการทำงานกับคนในที่ทำงานเป็นเรื่องยาก นี่คือที่อำนวยความสะดวกมีประโยชน์ การอำนวยความสะดวกกลุ่มที่มีประสิทธิภาพในการประชุมช่วยในการจัดการปฏิสัมพันธ์ของคนที่มีปัญหาในการพูดคุยในการแข่งขัน
การสนทนานอกหัวข้อระหว่างสมาชิกสภาผู้แทนราษฎรสองคนหรือมากกว่านั้นทำให้เสียเวลาขัดขวางความคืบหน้าของกลุ่มและ จำกัด การมีส่วนร่วมของบุคคลในทีมโดยรวม นอกจากนี้บทสนทนาที่แข่งขันกันในกลุ่มย่อยหลายกลุ่มแม้ในหัวข้อจะทำให้สมาชิกในทีมเข้าใจข้อมูลเชิงลึกที่สมาชิกในทีมพูดถึง
สิ่งนี้ส่งผลให้เกิดความคิดที่ จำกัด ในการประชุม
ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้นำการประชุมผู้จัดการหรือสมาชิกในกลุ่มคุณสามารถใช้แนวคิดต่อไปนี้เพื่อนำกลุ่มกลับมารวมกันเมื่อสมาชิกในกลุ่มมีการอภิปรายมากกว่าหนึ่งครั้ง
จัดการการสนทนาที่แข่งขันกัน
- ใช้การสื่อสารอวัจนสัย: ดูอย่างสม่ำเสมอที่ผู้เข้าร่วมประชุมสักครู่ ยกคิ้วของคุณขึ้นขณะมองหรือเหยียบไปยังผู้เข้าร่วม หยุดคนที่มีพื้นในนาทีขณะที่ผู้เข้าร่วมรายอื่น ๆ กลับมาเข้าร่วมกลุ่มอีกครั้ง อย่ากลัวที่จะทำเช่นนี้ - เป็นส่วนหนึ่งของงานผู้จัดการหรือหัวหน้าทีมในการควบคุมการประชุม
- ถามคำถาม: เรียกสมาชิกกลุ่มคนหนึ่งเข้าร่วมการสนทนาที่แข่งขันกัน ด้วยการสรุปย่อของการอภิปรายที่เกิดขึ้นในการประชุมโดยรวมขอความเห็นจากเขา ขอให้เขาหรือเธอแบ่งปันความคิดกับ คนอื่น ๆ ในที่ประชุม
พูดว่า "ฉันเชื่อว่าเราทุกคนจะสนใจในความคิดของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้เคอร์รี่" อาจทำให้คุณรู้สึกอึดอัดเล็กน้อย แต่ทำหน้าที่สองประการคือนำการสนทนาด้านข้างเข้าสู่บทสนทนาหลักและช่วยให้ทุกคนทราบว่าพฤติกรรมไม่ได้รับอนุญาต
- แทรกแซงด้วยวาจา: ขอให้สมาชิกในกลุ่มเข้าร่วมการสนทนาเพื่อเข้าร่วมการสนทนากลุ่มโดยไม่ต้องใช้ถ้อยคำหรือความโกรธ พูดว่า "ฉันเกรงว่าเราจะพลาดความคิดที่ดีเมื่อทุกคนพูดในคราวเดียวฉันรู้ว่าฉันไม่สามารถติดตามความคิดทั้งหมดได้" โดยทั่วไปการใช้กลยุทธ์นี้เป็นความพยายามครั้งที่สองหรือสามในการดึงดูดผู้คนให้เข้ากันได้ดีกว่านี้เป็นวิธีที่ตรงและมีประสิทธิภาพมาก แต่อาจทำให้สมาชิกในทีมสามารถสร้างความลำบากได้
- สร้างสัญญาณกลุ่ม: สัญญาณ กลุ่มเตือนให้ผู้เข้าร่วม สนทนา หนึ่ง ครั้ง สัญญาณที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพคือการทำเครื่องหมายเวลาออกจากคำพูดโดยยึดนิ้วชี้หนึ่งนิ้วเพื่อระบุการประชุมหนึ่งครั้ง หากมีความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างสมาชิกในทีมเรื่องตลกก็อาจเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ ลองทำอะไรเช่น "Hey, John และ Jane หยุดพยายามวางแผนการครอบครองโลกของคุณและกลับมาที่การประชุม"
คำสุดท้ายเกี่ยวกับการแข่งขันการสนทนาในการประชุม
ผู้คนใช้เวลาส่วนหนึ่งของสัปดาห์ทำงานที่เข้าร่วมการประชุมทางธุรกิจ เป็นความรับผิดชอบของคุณในฐานะผู้จัดการหรือผู้นำการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานใช้เวลาได้อย่างเหมาะสม การจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพช่วยรักษาเวลาของพวกเขาและด้วยการควบคุมการสนทนาด้านข้างคุณสามารถมั่นใจได้ว่าการประชุมจะอยู่ในหัวข้อและก่อให้เกิดผลงานที่มีคุณภาพ