คำถามที่ถามเพื่อกำหนดความต้องการเทคโนโลยีสารสนเทศทรัพยากรบุคคล
แต่ HR และผู้บริหารคนอื่น ๆ รู้ได้อย่างไรว่าพวกเขากำลังเลือกเทคโนโลยีสารสนเทศด้าน HR ที่ดีที่สุดเพื่อจัดการกับรายละเอียดทั้งหมดและโซลูชันที่พวกเขาเลือกจะยืนหยัดทดสอบเวลาได้หรือไม่?
ต่อไปนี้เป็นคำถามที่สำคัญในการถามและตอบในขั้นตอนการเลือกเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล
- ระดับความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับขนาดได้ที่ซอฟต์แวร์ข้อมูล HR มีอะไรบ้าง? ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล ควรพิจารณาว่าซอฟต์แวร์สามารถนำเข้าข้อมูลจากสเปรดชีตฐานข้อมูลและเอกสารกระดาษหลายแบบของ Excel และระดับที่สามารถติดต่อกับระบบอื่น ๆ และข้อมูลที่จำเป็นได้ทั้งหมด
ซอฟต์แวร์ควรสามารถใช้และกรองข้อมูลจากหลายแหล่ง ขั้นตอนนี้ควรเป็นแบบอัตโนมัติ โซลูชันการลงทะเบียนออนไลน์จำนวนมากจำเป็นต้องมีการจัดการข้อมูลด้วยตนเองก่อนที่จะสามารถไปยังผู้ให้บริการเพื่ออัพเดตระบบได้ การทำงานอัตโนมัติของรูปแบบการอัปเดตกำหนดการรับส่งข้อมูลและวิธีการจัดส่งสามารถช่วยในการขจัดปัญหาการเรียกเก็บเงินและการมีสิทธิ์ - ซอฟต์แวร์จะสามารถรองรับ บริษัท และกฎของผู้ให้บริการสิทธิประโยชน์ได้หรือไม่? เครื่องมือการลงทะเบียนอย่างมีประสิทธิภาพสามารถประเมินกิจกรรมการลงทะเบียนแต่ละครั้งและใช้กฎข้อความข้อความแจ้งและตัวเลือกที่ออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการที่ต้องการได้อย่างเหมาะสม ซอฟต์แวร์ควรรองรับกฎการมีสิทธิ์ที่ บริษัท และผู้ให้บริการมี
- เทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลจะสามารถเติบโตและขยายขนาดกับองค์กรได้หรือไม่? HR ควรประเมินความสามารถของเทคโนโลยีในการเติบโตในขณะ ที่ บริษัท ได้ว่าจ้างพนักงานใหม่ สำนักงานการเปลี่ยนแปลงผลประโยชน์และกฎระเบียบ HR ควรถามเกี่ยวกับเกณฑ์สำหรับแต่ละองค์ประกอบเหล่านี้
- ซอฟต์แวร์ข้อมูล HR สามารถทำงานร่วมกับระบบอื่นได้หรือไม่? เงินเดือนและหน้าที่อื่น ๆ มักใช้ข้อมูลเดียวกันกับ การจัดการผลประโยชน์ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถได้รับประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อข้อมูลและข้อมูลอื่น ๆ ของพนักงานที่ป้อนลงในระบบหนึ่ง ๆ จะถูกใช้ร่วมกับระบบอื่น ติดตามการจัดหาพนักงาน เป็นอีกหนึ่งหน้าที่ที่จำเป็น
- ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการใช้หรือสร้างโซลูชัน? ระดับการฝึกอบรมมีส่วนร่วมบ้าง? โซลูชันบางอย่างต้องการให้ลูกค้ามีส่วนร่วมกับการใช้งานครั้งแรกซึ่งสามารถครอบงำผู้บริหารทรัพยากรบุคคลที่ยุ่งอยู่แล้ว
บุคลากรควรมีความเข้าใจอย่างชัดเจนเกี่ยวกับระดับการฝึกอบรมและความเชี่ยวชาญทางเทคนิคที่จะต้องใช้และระยะเวลาที่คาดไว้ การตั้งคำถามผู้ให้บริการโซลูชันในหัวข้อนี้สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับพื้นที่ที่ลึกลับซึ่งอาจดูง่าย แต่มีความเชี่ยวชาญทางเทคโนโลยีที่สำคัญ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถกำหนดงานเฉพาะที่อาจเป็นภาระให้ยุ่งยากจนทำให้ความเป็นไปได้ในการบรรลุผลสำเร็จอาจลดคุณค่าด้านเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลและ ROI - หากมี การฝึกอบรมมีส่วนเกี่ยวข้อง หรือไม่? รวมทั้งค่าใช้จ่ายในการเดินทางสำหรับการเดินทางนอกสถานที่ บุคลากรจำเป็นต้องตระหนักถึงค่าใช้จ่ายที่แข็งและอ่อนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล
- ใครจะเป็นเจ้าของข้อมูล คำตอบสำหรับคำถามนี้ ควรเป็นองค์กรด้านทรัพยากรบุคคล บริษัท ต่างๆควรสามารถส่งข้อมูลไปยังผู้ให้บริการแอพพลิเคชัน (Application Service Provider - ASP) ได้ หากข้อมูลนี้อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของผู้ให้บริการ บริษัท บางครั้งอาจถูกเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมหากผู้ให้บริการเปลี่ยน
- ต้องบำรุงรักษาและบำรุงรักษาประเภทใด? เมื่อติดตั้งซอฟต์แวร์บนเวิร์กสเตชันหรือเซิร์ฟเวอร์ของ บริษัท ระบบจะต้องมีการปรับปรุงเทคโนโลยีดังกล่าวเป็นประจำและมักมีความยุ่งยากในการวางแผนและจัดการ การปรับปรุงเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลมักทำโดยอัตโนมัติพร้อมกับซอฟต์แวร์ออนไลน์ที่มีอยู่ผ่านทางรูปแบบของ Application Service Provider (ASP) หรือ Software as a Service (SaaS)
- มีมาตรการรักษาความปลอดภัย อะไร ในเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล ? หากซอฟต์แวร์สามารถใช้งานออนไลน์ได้ผ่านทางโมเดล ASP หรือ SaaS ผู้ให้บริการควรมีการสำรองข้อมูลสำรองข้อมูลเซิร์ฟเวอร์และเพิ่มเลเยอร์ป้องกันเพิ่มเติมทุกวัน ควรมีระบบและขั้นตอนเพิ่มเติมเพื่อป้องกันข้อมูลจากการสูญหายหรือ เข้าถึงโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต HR ในการให้คำปรึกษากับ ผู้จัดการ คนอื่น ๆ ควรมีอำนาจในการตัดสินใจว่าใครจะได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเทคโนโลยีสารสนเทศทรัพยากรบุคคลและระดับใด
- พนักงานจะสามารถ ลงทะเบียนในแผนผลประโยชน์และทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลเรียลไทม์ใน ข้อมูลส่วนตัวและวางแผนการเลือกได้หรือไม่? ควรเข้าถึงพนักงานโดยพิจารณาถึงการเข้าถึงคอมพิวเตอร์โดยทั่วไป
ประชากรส่วนใหญ่ของพนักงานมีการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตที่บ้าน พนักงานให้บริการตนเองมีศักยภาพในการประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย ระบบการบริการตนเองที่ดีจะแนะนำพนักงานได้อย่างราบรื่นโดยการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับตัวเองและผู้ที่อยู่ในความอุปการะ
ระบบควรแสดงแผนงานที่ชัดเจนและทำให้พนักงานสามารถเลือกได้ตามความสะดวกของพวกเขาทำให้การดำเนินการเหล่านี้ง่ายขึ้นตลอดกระบวนการด้วยตัวช่วยสร้าง พนักงานควรสามารถเพิ่มผู้อยู่ในอุปการะและเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ตามความจำเป็น 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์ตลอดทั้งปี
นี่เป็นคำถามเพิ่มเติมในการตอบเมื่อคุณประเมินความต้องการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศทรัพยากรบุคคลขององค์กรของคุณ
- เทคโนโลยีจะให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีอำนาจในการตัดสินใจว่าใครจะได้รับอนุญาตและระดับใดบ้าง เทคโนโลยีเดียวกันควรให้ HR เป็นครั้งสุดท้าย HR ควรมีอำนาจในการอนุมัติข้อมูลทั้งหมดก่อนที่จะถูกส่งไปยังผู้ให้บริการและควรกำหนดขอบเขตที่พนักงานและคนอื่น ๆ สามารถเข้าถึงได้
- ความสามารถในการรายงานประเภทใดบ้างที่สามารถหาได้จากเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล? เทคโนโลยีการรายงานควรเสนอมุมมองและรูปแบบต่างๆ (สเปรดชีต, PDF, HTML) การประเมินภาพขนาดใหญ่และความสามารถในการเจาะลึกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจ เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรสามารถประเมินการลงทะเบียนเรียนในแผนการเฉพาะการดำเนินการที่โดดเด่นและการเปลี่ยนแปลงข้อมูลประชากรของพนักงานในเรื่องเกี่ยวกับผลประโยชน์และข้อมูลอื่น ๆ ของพนักงานได้ตลอดเวลา
- ซอฟต์แวร์มีคุณลักษณะเฉพาะที่ช่วยให้ HR สามารถประหยัดเวลาได้หรือไม่? HR อาจต้องการสอบถามเกี่ยวกับความสามารถของเทคโนโลยีในการประมวลผลข้อมูลในแบทช์จัดการการ แจ้งเตือนและการเรียกเก็บเงินสำหรับนโยบาย COBRA จัดหาเครื่องมือการเรียกเก็บเงินและการตรวจสอบการเรียกเก็บเงินและการรายงานที่เฉพาะเจาะจงทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของแผนก
- ซอฟต์แวร์มีคุณลักษณะเฉพาะที่จะช่วยให้ HR สื่อสารกับพนักงานได้ดีขึ้นหรือไม่? โปรแกรมบางโปรแกรมจะช่วยให้พนักงานมีความยืดหยุ่นในการสื่อสารกับพนักงานในหลายระดับโดยผ่านทางอีเมลมวลชนกระดานข่าวอิเล็กทรอนิกส์และตามเกณฑ์การกรองเฉพาะ (เช่นสถานที่แผนกแผนกประกันแผนการลงทะเบียนสถานะการเกษียณอายุและอื่น ๆ ) ผ่านทาง ระบบสารสนเทศทางด้านทรัพยากรบุคคล มีหลายวิธีในการติดต่อสื่อสารสามารถทำให้ขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติและช่วยให้ HR สามารถกำหนดเป้าหมายข้อความได้ดียิ่งขึ้น
- ระบบสารสนเทศทางด้านทรัพยากรบุคคลมีวิธีการตรวจสอบและถ่วงดุลหรือไม่? นอกเหนือจากการช่วยให้ HR สามารถอนุมัติธุรกรรมระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลจำนวนมากยังมีความสามารถสำหรับ HR ในการทำหน้าที่เป็นผู้ควบคุมการตรวจสอบตั๋วเงินเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเห็นด้วยกับข้อมูลในระบบ นี้สามารถ:
- ตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งค่าขนส่ง,
ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
ช่วยในการจัดส่ง พนักงาน อย่างทันท่วงทีและ
ยืนยันการมีสิทธิ์เมื่อพนักงานไปรับการดูแล
- จะแลกเปลี่ยนข้อมูลกับผู้ให้บริการได้อย่างไร? และใครจะรับผิดชอบต่อการปฏิสัมพันธ์นี้? การบูรณาการระบบเทคโนโลยีสารสนเทศด้านบุคลากรควรได้รับการพิจารณาไม่เพียง แต่จากจำนวนผู้ให้บริการที่ซอฟต์แวร์มีความสัมพันธ์ แต่จะขึ้นอยู่กับประเภทของการเชื่อมต่อ การให้การปฏิสัมพันธ์กับผู้ให้บริการที่ประสบความสำเร็จผ่านซอฟต์แวร์การจัดการสิทธิประโยชน์จำเป็นต้องมีหลายขั้นตอน ได้แก่ :
รวบรวมข้อมูลการใช้ข้อมูลเบื้องต้น
- การตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างต่อเนื่อง;
ประสานงานปฏิสัมพันธ์รายวันหรือรายสัปดาห์เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลได้รับและใช้อย่างถูกต้อง;
- การทบทวนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
- ความต้องการของผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือสำหรับการลงทะเบียนมีการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และ
- ส่งเสริมความสัมพันธ์เชิงรุกกับผู้ให้บริการแต่ละรายเพื่อปรับปรุงความสัมพันธ์ของการแลกเปลี่ยนข้อมูล
การรู้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในแต่ละงานมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเข้าใจข้อเสนอของผลิตภัณฑ์อย่างครบถ้วน ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์แต่ละรายจะนำเสนอการบูรณาการระดับต่างๆในการจัดเตรียมงานทั้งหมดที่อธิบายไว้ข้างต้น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรมุ่งเน้นที่จะทำงานร่วมกับผู้ขายที่แสดงถึงความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งต่อเนื่องและราบรื่นกับผู้ให้บริการที่เลือกของ บริษัท
ผู้ให้บริการหลายรายสามารถส่งไฟล์ ANSI 834 ทั่วไปซึ่งอาจหรืออาจไม่ได้รับการยอมรับจากผู้ให้บริการซึ่งเป็นปัจจัยที่มักได้รับอิทธิพลจากขนาดของกลุ่ม ผู้จัดการควรค้นหาผู้ให้บริการที่นำเสนอการถ่ายโอนข้อมูลที่สะอาดและผ่านการตรวจสอบแล้ว (เพื่อให้แน่ใจว่ามีสิทธิ์ในการทำรายการ) ซึ่งปรับแต่งให้เหมาะสมกับความต้องการของผู้ให้บริการแต่ละรายเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหา นอกจากนี้ยังควรมองหาผู้ให้บริการที่มีแผนก EDI (Electronic Data Interchange) ที่ทุ่มเทเพื่อโต้ตอบกับภาษาถ่ายโอนเฉพาะของผู้ให้บริการเอง
- มีการให้บริการลูกค้าแบบใด? มีค่าบริการเพิ่มเติมหรือไม่? ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรกำหนดระดับการเข้าถึงความช่วยเหลือที่มีให้และสิ่งที่ประกอบด้วยความช่วยเหลือออนไลน์ในการให้บริการลูกค้าผ่านทางฐานข้อมูลการแชทออนไลน์การสนับสนุนทางอีเมลการสนทนากับบุคคลที่มีชีวิตหรือการรวมกันดังกล่าว เนื่องจากความไวของผลประโยชน์และข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลอื่น ๆ ผู้จัดการควรคาดหวังว่าจะได้รับคำตอบภายใน 24 ชั่วโมงนับจากการติดต่อโดยตรงที่สามารถช่วยได้
- ค่าใช้จ่ายของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศทรัพยากรบุคคลมีประโยชน์มากน้อยแค่ไหน? ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรประเมินค่าใช้จ่ายทั้งหมดของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลรวมถึงค่าใช้จ่ายรายปีรายเดือนและค่าใช้จ่ายเพียงครั้งเดียวตลอดจนผลประโยชน์ที่ได้รับ ระบบที่มีราคาแพงกว่าเล็กน้อยอาจมากกว่าจ่ายสำหรับความแตกต่างด้วยคุณลักษณะที่ช่วยให้พนักงานสามารถเก็บบันทึกข้อมูลของตนเองและให้ความสะดวกสบายประหยัดเวลาและถูกต้องมากขึ้น ปัจจัยเหล่านี้ควรได้รับการพิจารณาและชั่งน้ำหนักในการเลือกระบบเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล
ความต้องการระบบเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลเพิ่มมากขึ้น พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถหาทางเลือกในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศบุคคลได้อย่างมากจึงมีความสำคัญมากขึ้นในการวิเคราะห์และชั่งน้ำหนักตัวเลือกทั้งหมดที่มี
การเลือกระบบเทคโนโลยีสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลควรได้รับการพิจารณาว่าเป็นการลงทุนที่จะ เติบโตไปตามความต้องการของแผนกและ บริษัท คำถามเหล่านี้จะนำคุณไปสู่ระบบสารสนเทศทางด้าน HR ที่เหมาะสมสำหรับ บริษัท ของคุณ