HR สามารถตอบสนองความต้องการของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด
HR ยังสนับสนุน พวกเขาผ่านบางส่วนของเหตุการณ์ที่สำคัญที่สุดและสำคัญยิ่งในชีวิตของพวกเขารวมทั้งการแต่งงานการคลอดบุตรและต่อสู้กับความเจ็บป่วยที่รุนแรง
แต่บ่อยครั้งที่บริการด้านการจัดการตามปกติเช่นการตอบคำถามเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำอีกหรือเสร็จสิ้นการทำธุรกรรมแบบง่ายๆให้ใช้เวลาในการทำ HR เป็นหลัก
ลดภาระงานด้านการดูแลระบบ
กุญแจสำคัญในการลดภาระงานด้านการบริหารคือการฝึกอบรมพนักงานให้มีความสามารถในการพึ่งพาตนเองได้มากขึ้นและทำงานโดยอัตโนมัติมากขึ้น นั่นคือสิ่งที่การใช้วิธีการจัดการบริการสามารถช่วยได้ การจัดการบริการช่วยลดความยุ่งยากในการส่งมอบบริการด้านการดูแลระบบแบบเป็นประจำและช่วยเพิ่มเวลาในการมุ่งเน้นกิจกรรมที่มีมูลค่าสูง
องค์กรด้านทรัพยากรบุคคลทั่วไปมีระบบการจัดการข้อมูลพนักงานและกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่าย อย่างไรก็ตามอาจไม่มีระบบอัตโนมัติสำหรับจัดการสอบถามข้อมูลพนักงานและตอบสนองคำขอ
พิจารณาสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อพนักงานได้รับ หมายเรียกจากคณะลูกขุน : มีโอกาสที่ บริษัท จะยังคงพึ่งพาเอกสารทางกายภาพหรือสตริงอีเมลเพื่อจัดการกับคำร้องขอของพนักงานในช่วงเวลาห่างจากงาน
เนื่องจากการโต้ตอบของพนักงานมักได้รับการติดตามโดยใช้อีเมลและสเปรดชีตการร้องขอของพนักงานจึงมักพลาดหรือมองข้ามไป ทำให้เกิดความผิดหวังและการทำงานเพิ่มเติมสำหรับ HR
ด้วยอีเมลไม่มีวิธีง่ายๆในการดูว่ามีการร้องขอจนตรอกหรือระบุและกำจัดปัญหาคอขวดของกระบวนการ
ในทำนองเดียวกันเป็นการยากที่จะวิเคราะห์และตอบสนองต่อความต้องการของพนักงานตัวอย่างเช่นการระบุข้อมูลที่ขอบ่อยๆและทำให้มั่นใจได้ว่าจะพร้อมใช้งานออนไลน์
ขั้นตอนการจัดการด้วยตนเองทำให้ผู้ใช้รู้สึกท้อแท้กับพนักงานและเป็นปัญหาที่ทำให้ทีมงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีจำนวนมาก หนึ่งการสำรวจเมื่อเร็ว ๆ นี้พบว่าพนักงานฝ่ายบุคคลใช้เวลาเฉลี่ย 12 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการจัดการกับการโทรและอีเมลของพนักงานตามปกติ
แนวทางการจัดการบริการเพื่อตอบสนองความต้องการของพนักงาน
วิธีการจัดการบริการช่วยลดขั้นตอนที่น่าเบื่อและใช้เวลานาน ไม่เพียงแค่เปลี่ยนอีเมลเท่านั้น แต่จะเปลี่ยนวิธีที่ HR มีส่วนร่วมกับพนักงาน
คิดว่าการจัดการบริการเป็นชุดที่สมบูรณ์แบบของผู้ช่วยฝ่ายบริหารและผู้จัดการโครงการ ตอบสนองความต้องการของพนักงานได้อย่างทันท่วงทีดำเนินการต่างๆโดยอัตโนมัติทำซ้ำขั้นตอนด้วยตนเองและแม้แต่จัดการกิจกรรมข้ามแผนกที่ซับซ้อนเช่นการเข้าร่วมงานและการขึ้น - ลงของพนักงาน
การจัดการบริการไม่เคยลืมหรือทำผิดเสมอติดตามคนเพื่อให้สิ่งต่างๆได้รับการดำเนินการและช่วยให้คุณทราบว่ามีปัญหาที่ไม่สามารถแก้ไขได้หรือไม่ นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าพนักงานของคุณใช้เวลาอย่างไร - เพื่อให้คุณสามารถปรับใช้ทรัพยากรได้อย่างเหมาะสมและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด
การจัดการบริการไม่ได้แทนที่ระบบการจัดการทุนมนุษย์ของคุณในปัจจุบันรวมเข้าด้วยกันและเสริมด้วยการให้การมองเห็นและการควบคุมงานที่คุณอาจทำผ่านอีเมลในปัจจุบัน
นอกจากนี้ยังให้ระดับการเปิดเผยข้อมูลแก่พนักงานด้วยเช่นกัน พวกเขาสามารถดูสถานะของการสอบถามของพวกเขาแทนที่จะรู้สึกว่าคำขอของพวกเขาหายตัวไปในหลุมดำไม่นานหลังจากที่พวกเขาส่งมา
การให้พนักงานที่มีความสามารถในการเฝ้าติดตามความคืบหน้าในคำขอของพวกเขาจะช่วยลดจำนวนอีเมลติดตามผลการโทรและการเข้าชม HR ในคนเพื่อลดภาระงานด้านการบริหารงานบุคคล
ข้อดีของแนวทางการจัดการบริการ
การจัดการบริการเริ่มต้นด้วยการเปิดตัวพอร์ทัล HR แบบเว็บซึ่งพนักงานสามารถหาข้อมูล HR และขอรับบริการด้านทรัพยากรบุคคลได้ พนักงานสามารถเข้าถึงพอร์ทัลนี้ได้จากเครื่องพีซีที่ทำงานคอมพิวเตอร์ในบ้านแล็ปท็อปและมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตของตน
ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาสามารถควบคุมความต้องการด้านทรัพยากรบุคคลขั้นพื้นฐานของตนได้ เช่นการลงทะเบียนสิทธิประโยชน์ หรือการอัปเดตสถานะ
พนักงานเพียงเลือกบริการจริงที่ต้องการจากแคตตาล็อกบริการหรือค้นหาข้อมูลในฐานความรู้ของพอร์ทัล
เมื่อพนักงานส่งคำขอผ่านพอร์ทัลระบบการจัดการบริการจะสร้างกรณีโดยอัตโนมัติและผู้เลี้ยงแกะจะผ่านขั้นตอนการเติมเต็ม ซึ่งรวมถึงการมอบหมายกรณีให้กับผู้เชี่ยวชาญฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติในการกำหนดเส้นทางจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่งเนื่องจากแต่ละขั้นตอนการบรรลุผลเสร็จสิ้นและการรักษาประวัติของคดีฉบับสมบูรณ์
นอกจากนี้คุณยังสามารถขยายบริการนี้ไปยังหน่วยงานอื่น ๆ ตัวอย่างเช่นระบบการจัดการบริการสามารถตั้งค่าบัญชี IT หรือขอพื้นที่สำนักงานได้โดยอัตโนมัติสำหรับผู้ที่ได้รับการว่าจ้างใหม่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน
ระบบการจัดการบริการผลักดันกระบวนการจัดส่งทรัพยากรบุคคลแบบครบวงจรและรู้ว่ากระบวนการเหล่านี้ดำเนินการได้ดีเพียงใด ตัวอย่างเช่นจะสามารถบอกคุณได้โดยอัตโนมัติเมื่อคดีถูกหยุดนิ่งเพื่อให้คุณสามารถดำเนินการได้
นอกจากนี้ยังสร้าง KPIs และเมตริกกระบวนการอื่น ๆ เช่นทีมของคุณตอบสนองต่อการสอบถามข้อมูลของพนักงานได้ดีเพียงใด สามารถวิเคราะห์ประเภทของแบบสอบถามฐานความรู้เพื่อให้ง่ายต่อการระบุและกรอกช่องว่างเนื้อหาใด ๆ
ข้อสรุป
ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR เลือกที่จะประกอบอาชีพด้านทรัพยากรบุคคล เนื่องจากต้องการช่วยคนอื่นไม่ใช้เวลาในการจัดเก็บเอกสารอัปเดตสเปรดชีตและตอบอีเมล บ่อยครั้งที่คำขอของโลกีย์ีย์และกองเอกสารขัดจังหวะการทำงานซึ่งทำให้พวกเขารู้สึกหงุดหงิดกับพนักงานที่พวกเขากำลังพยายามช่วยเหลือ
HR เป็นผู้ให้บริการ และสามารถดูตัวอย่างของผู้ให้บริการเพื่อนแผนกไอที ไอทีเป็นผู้นำในความพยายามขององค์กรหลายแห่งในการใช้ระเบียบวินัยในการจัดการบริการเพื่อทำให้การส่งและการปฏิบัติตามคำขอความช่วยเหลือด้านไอทีอย่างอัตโนมัติ
การทำงานเหล่านี้โดยอัตโนมัติช่วยให้ IT มุ่งเน้นการทำงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้นซึ่งจะช่วยให้ บริษัท บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจที่กว้างขึ้นและแสดงมูลค่าของ IT ได้ดีขึ้น
วิธีการจัดการบริการเป็นกุญแจสำคัญในการเพิ่ม HR ให้กับผู้นำทางธุรกิจด้วยการให้บริการที่มีคุณภาพสูง ขึ้น และ เพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน ในขณะเดียวกันก็ลดภาระงานของตัวเอง ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถอุทิศเวลาและความชำนาญใน การทำกิจกรรมเชิงกลยุทธ์ มากขึ้น เพื่อขับเคลื่อนธุรกิจของตนเองไปข้างหน้า