นายจ้างสามารถให้คำแนะนำที่ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้
พนักงานเสียการติดตามผู้บังคับบัญชาเมื่อพวกเขาย้ายเปลี่ยนงานหรือเกษียณอายุ
ธุรกิจย้ายและปิดหรือควบรวมกิจการ แผนกทรัพยากรบุคคลสูญเสียบันทึก
แม้แต่พนักงานที่พยายามติดต่อกับผู้บังคับบัญชาก่อน ๆ เพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิงที่เป็นไปได้และ เตรียมข้อมูลอ้างอิง สำหรับการตรวจสอบอ้างอิงอาจทำให้ผู้สนับสนุนของพวกเขาเสียเวลา หนึ่งในความพยายามของฉันที่จะได้รับการอ้างอิงเกี่ยวกับพนักงานที่มีศักยภาพฉันพบหนึ่ง บริษัท ออกจากธุรกิจหนึ่งผู้บังคับบัญชาย้ายไปยังสถานที่ที่ไม่รู้จักและหนึ่งผู้บังคับบัญชาที่เสียชีวิต โชคดีที่หนึ่งในสาม บริษัท นี้มีแผนกทรัพยากรบุคคลที่มีประวัติพนักงานและสามารถยืนยันรายละเอียดการจ้างงานได้ แต่ก็ไม่มีอะไรอื่น
ฉันมีอารมณ์ผสมเกี่ยวกับจดหมายแนะนำ ตามที่ระบุไว้ใน วิธีการตอบสนองต่อคำขอตรวจสอบการอ้างอิง หนังสือคำแนะนำมีอายุการใช้งานตลอดไปและเนื้อหาของเอกสารอาจใช้ไม่ได้ หลายปีหลังจาก เขียน จดหมายแนะนำ แต่หนังสือแนะนำเป็นของขวัญที่มีศักยภาพสำหรับพนักงานที่มีคุณค่า
จดหมายแนะนำสามารถบันทึกวันได้ เขียนใน บริษัท เครื่องเขียนที่มีที่อยู่พิมพ์ที่ชัดเจนและโทรศัพท์หนังสือแนะนำให้เพิ่มบางครั้งที่จำเป็นในการรับรองของผู้สมัคร ในฐานะนายจ้างโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณคาดหวังถึงการเปลี่ยนแปลงเช่นฉันได้อธิบายไว้ในสถานการณ์ธุรกิจของคุณแล้ว พนักงานที่ลาออก ของคุณ จะได้ รับความกรุณา
จัดหา พนักงานด้วยหนังสือแนะนำ
เขียนจดหมายแนะนำ
หนังสือคำแนะนำสามารถใช้งานได้ตลอดไปและเป็นภาพรวมของประสิทธิภาพของพนักงานในช่วงเวลาหนึ่ง ดังนั้นให้คิดและใส่ใจในการเขียนจดหมายแนะนำและข้อมูลที่หนังสือแนะนำของคุณนำเสนอ ปฏิบัติตามนโยบายของ บริษัท เกี่ยวกับหนังสือแนะนำหากนโยบายมีอยู่
ในกรณีใด ๆ โปรดสอบถามแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณเพื่อตรวจสอบจดหมายแนะนำของคุณเพื่อให้คุณมั่นใจว่าคุณจะปกป้องผลประโยชน์สูงสุดของ บริษัท และของคุณเอง เขียนหนังสือแนะนำพนักงานตามหลักเกณฑ์เหล่านี้
- จัดเตรียมหนังสือแนะนำเกี่ยวกับเครื่องเขียนของ บริษัท ที่เป็นต้นฉบับด้วยที่อยู่ที่พิมพ์โทรศัพท์และข้อมูลการติดต่อเพิ่มเติมในรูปแบบจดหมายธุรกิจมาตรฐาน คุณสามารถจัดส่งหนังสือแนะนำเกี่ยวกับเครื่องเขียนในซองจดหมายสำหรับเขียนจดหมายให้กับพนักงานได้หลายชุด (อาจเป็นการกีดขวางการปฏิบัติที่ไม่ดีในการถ่ายเอกสารจดหมายแนะนำซ้ำ ๆ - ตลอดไป)
- ให้คำแนะนำแก่ นายจ้างเฉพาะราย ที่ ขอ หนังสือ แนะนำ หรือผู้ที่พนักงานวางแผนจะส่งหนังสือแนะนำ หากจดหมายแนะนำเป็นเรื่องทั่วไปให้ระบุจดหมายที่ต้องการ: "Who To Concern "
- ลงนามในหนังสือแนะนำในหมึกและใส่ชื่อ ตำแหน่งงาน ส่วนขยายโทรศัพท์และ ที่อยู่อีเมล
- เริ่มต้นด้วย: นี่คือ จดหมายแนะนำ สำหรับ: Employee's Name
- อธิบายความสัมพันธ์ของคุณกับพนักงานชื่อเรื่องของพนักงานและงานของพนักงาน ตัวอย่างเช่น "ฉันเป็นผู้บังคับบัญชาของ Mark เมื่อเขาทำงานเป็นผู้ประกอบการเครื่องจักรการค้าที่มีฝีมือในแผนกเครื่องกลึงที่ Alcon Tool"
- สำหรับส่วนประกอบหลักของหนังสือแนะนำให้อธิบายความรับผิดชอบหลักของงานของพนักงาน ตัวอย่างเช่น "ความรับผิดชอบหลักของ Mark คือปฏิบัติการ x machine; การบำรุงรักษาเครื่องมือและอุปกรณ์ของ บริษัท สร้างพื้นที่ทำงานที่ปลอดภัยและเก็บรักษาไว้อย่างดี การแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับคุณภาพเครื่องจักรและประสิทธิภาพการทำงาน ทำหน้าที่เป็นหัวหน้าทีมงาน เปลี่ยน วัน; สนับสนุนฉัน ในฐานะผู้บังคับบัญชาแทน ในกรณีที่ไม่มีของฉัน; และทำหน้าที่เป็นหัวหน้าทีมที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน
- จากนั้นในส่วนของหนังสือแนะนำให้ประเมินโดยรวมของคุณเกี่ยวกับผลงานและคุณค่าของพนักงาน คำแถลงควรสะท้อนให้เห็นว่าการประเมินเป็นไปเพื่อประสิทธิภาพของ Mark ในเวลาที่กำหนด ตัวอย่างเช่น "Mark เป็นพนักงานที่มีค่าซึ่งทำงานได้ดีกว่าเกณฑ์ปกติเมื่อทำงานในแผนกของฉัน นี่เป็นสิ่งที่เห็นได้ชัดและได้รับการยอมรับจากบทบาทของเขาในการเป็นผู้นำ "
- ระบุว่าเหตุใด Mark จึงทิ้ง งาน ของคุณ ไว้ในจดหมายแนะนํา หากเหตุผลสนับสนุนโอกาสทางการตลาดของ Mark ต่อไป ตัวอย่างเช่น "เลือก Alcon Tool เพื่อรับตำแหน่งหัวหน้างานที่ บริษัท อื่น งานหัวหน้างาน จะไม่สามารถใช้ได้ที่นี่มาหลายปีแล้ว "
- จบจดหมายแนะนำในบันทึกบวก ตัวอย่างเช่น "เราต้องเสียใจที่ได้เห็นมาร์คไป แต่อยากให้เขาดีที่สุดใน งานใหม่ ของเขาในฐานะหัวหน้างาน"
- สุดท้ายระบุว่านายจ้างที่มีศักยภาพสามารถติดต่อคุณได้หากเขาต้องการข้อมูลเพิ่มเติม ลงชื่อและกรอกจดหมายแนะนำ
เหล่านี้คือส่วนที่เหมาะสมของจดหมายแนะนำพนักงาน
สิ่งที่ไม่ควรเขียนในจดหมายแนะนำ
ข้อควรระวังบางอย่างเป็นไปตามลำดับก่อนที่คุณจะเขียน จดหมายแนะนำงาน ของพนักงาน เมื่อคุณเขียนจดหมายแนะนำไม่ได้ทำงบประเภทนี้ อย่า:
- ระบุรายละเอียดที่คุณอาจไม่ทราบแน่ว่าพวกเขาอยู่นอกขอบเขตการจ้างงานของพนักงานกับ บริษัท ของคุณหรือไม่ ตัวอย่างเช่นอย่าตั้งชื่อ บริษัท ที่คุณเชื่อว่าพนักงานไปทำงาน คุณอาจไม่ทราบว่าพนักงานเคยทำงานที่นั่นหรือไม่ คุณบอกว่า Mark ยอมรับว่าเขาเป็นผู้บังคับบัญชา จดหมายแนะนำของคุณไม่ควรให้ข้อมูลที่ขัดแย้งซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาในภายหลังสำหรับพนักงานในการค้นหางานของตน
- ทำนายอนาคต ประสิทธิภาพเพียงอย่างเดียวที่คุณสามารถพูดได้คือประสิทธิภาพที่คุณได้รับขณะที่พนักงานทำงานให้กับคุณ สิ่งอื่นใดคือลูกแก้วคริสตัลจ้องและไม่เหมาะสมสำหรับจดหมายแนะนำ "ฉันแน่ใจว่าคุณจะได้รับผลงานที่เป็นแบบอย่างเช่นเดียวกับ Mark ที่เราทำเมื่อเขาทำงานกับ Alcon Tool" เวลาเปลี่ยน; ชีวิตเปลี่ยนแปลง; เหตุการณ์ที่ไม่สามารถคาดเดาได้เกิดขึ้น คุณหรือนายจ้างที่มีศักยภาพสิบปีลงที่ถนนนี้เป็น unverifiable
- ให้ข้อมูลส่วนบุคคลที่ได้รับการป้องกันหรือข้อมูลลับของบุคคลใด ๆ เช่นเงินเดือน หมายเลขประกันสังคม เชื้อชาติศาสนาสถานะการสมรสส่วนประกอบทางครอบครัวปัญหาทางการแพทย์หรืออายุ (หนังสือ คำแนะนำที่เกิดขึ้นจริงที่ ฉันเคยได้รับกล่าวว่าผู้บังคับบัญชาแน่ใจว่าเบ็ตตีจะปรับปรุงการเข้าร่วมของเธอและเป็นพนักงานที่ยอดเยี่ยมในขณะนี้ว่าการหย่าร้างของเธอเป็นที่สิ้นสุดปัญหาการดูแลบุตรของเธอได้รับการแก้ไขแล้วและอดีตสามีของเธอย้ายออกจากรัฐ ฉันแน่ใจว่าผู้บังคับบัญชาหมายถึงคำแนะนำนี้ในทางบวก)
- ให้ข้อมูลอื่นนอกเหนือจากข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงที่คุณสามารถโดยตรงได้ด้วยประสบการณ์ส่วนตัวรายงาน
สำเนาหนังสือแนะนำ หลังจากตรวจสอบโดย ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ควรวางไว้ใน แฟ้มบุคลากร ของ พนักงาน