แน่นอนว่าคุณควรพยายามหาชื่อผู้ติดต่อเพื่อใช้ในจดหมายหรือการสอบถาม แต่บางครั้งก็เป็นไปไม่ได้ เมื่อไม่เป็นเช่นนั้นคุณสามารถใช้ "ผู้ที่อาจเกี่ยวข้อง" อย่างไรก็ตามยังมีตัวเลือกอื่นที่ดีกว่าซึ่งสามารถนำไปใช้เพื่อเริ่มต้นเขียนจดหมายหรือสามารถเขียนจดหมายโดยไม่มีคำทักทาย
ดูด้านล่างสำหรับเวลาและวิธีการใช้ "To Who Concern" และตัวอย่างของคำทักทายทางเลือกที่จะใช้เมื่อเขียนจดหมาย
วิธีค้นหาชื่อผู้ติดต่อ
คุณจะพบชื่อบุคคลเฉพาะที่คุณเขียน ตัวอย่างเช่นถ้าคุณเขียนจดหมายสมัครงานและไม่ทราบชื่อนายจ้างหรือผู้จัดการการจ้างงานให้ทำอย่างดีที่สุดเพื่อค้นหา
มีหลายวิธีในการค้นหาชื่อบุคคลที่คุณติดต่อ หากคุณกำลังสมัครงานชื่อของนายจ้างหรือผู้จัดการการจ้างงานอาจอยู่ในรายชื่องาน อย่างไรก็ตามที่ไม่ได้เสมอกรณี นายจ้างบางรายไม่ได้ระบุบุคคลที่ติดต่อเพราะอาจไม่ต้องการสอบถามข้อมูลโดยตรงจากผู้หางาน
คุณสามารถดู เว็บไซต์ของ บริษัท ได้ จากชื่อบุคคลที่อยู่ในตำแหน่งที่คุณพยายามติดต่อ (คุณสามารถหาได้จากส่วน "เกี่ยวกับเรา" "พนักงาน" หรือ "ติดต่อเรา") ถ้าคุณไม่สามารถหาชื่อบนเว็บไซต์ได้ให้ลองหาคนที่เหมาะสมใน LinkedIn หรือขอให้เพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานทราบว่าเขารู้จักชื่อของบุคคลนั้นหรือไม่
อีกทางเลือกหนึ่งคือการโทรไปที่สำนักงานและขอคำแนะนำจากผู้ช่วยฝ่ายบริหาร ตัวอย่างเช่นคุณอาจอธิบายว่าคุณกำลังสมัครงานและต้องการทราบชื่อของผู้จัดการการจ้างงาน
หากคุณทำตามขั้นตอนทั้งหมดนี้และยังไม่ทราบชื่อบุคคลที่คุณติดต่อคุณสามารถใช้ "เพื่อผู้ที่อาจกังวล"
เมื่อไหร่ที่จะใช้ "ใคร ๆ ก็อาจกังวล"
คุณควรใช้คำนี้เมื่อไหร่? สามารถใช้ที่จุดเริ่มต้นของจดหมายอีเมลหรือรูปแบบอื่น ๆ ในการสื่อสารเมื่อคุณไม่แน่ใจว่าใครจะอ่านหนังสือเล่มนี้ได้
ซึ่งอาจเกิดขึ้นได้หลายจุดในการค้นหางานของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณอาจส่งหนังสือปกอ่อนจดหมายแนะนำหรือเอกสารการค้นหางานอื่น ๆ ไปให้คนที่ชื่อที่คุณไม่รู้จัก
นอกจากนี้ยังเหมาะสมที่จะใช้คำว่า "ผู้ที่อาจกังวล" เมื่อคุณ ทำการสอบถาม (เรียกอีกอย่างว่าจดหมายหาแร่หรือ หนังสือที่สนใจ ) แต่ยังไม่มีผู้ติดต่อเพื่อตอบจดหมายของคุณ
การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่และการเว้นวรรค
เมื่อพูดถึงจดหมาย "To Who Concern" ทั้งวลีนี้มักเป็นอักษรตัวพิมพ์ใหญ่แล้วตามด้วยเครื่องหมายทวิภาค:
ถึงผู้เกี่ยวข้อง:
ปล่อยให้เว้นวรรคหลังจากนั้นเริ่มย่อหน้าแรกของตัวอักษร
จดหมายทางเลือกที่จะใช้
"ใครอาจกังวล" บางครั้งก็ถือว่าล้าสมัยโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเขียนจดหมายสมัครงาน "Dear Sir or Madam" เป็นคำทักทายที่นิยมใช้กันทั่วไปในอดีต แต่ก็อาจเจอว่าเป็นโบราณวัตถุ
มีทางเลือกที่คุณสามารถใช้ สำหรับจดหมายข่าว เมื่อคุณ เขียนจดหมาย เพื่อสมัครงานหรือเพื่อการติดต่อสื่อสารอื่น ๆ เมื่อคุณไม่มีชื่อบุคคลที่จะเขียนจดหมาย
นี่คือทางเลือกบางอย่าง:
- เรียนผู้จัดการฝ่ายการจ้างงาน
- เรียนผู้จัดการสรรหา
- เรียนคณะกรรมการสรรหา
- เรียนคุณ Search Committee
- เรียนผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
- เรียนผู้แทนฝ่ายทรัพยากรบุคคล
- เรียนผู้จัดการฝ่ายบุคคล
- เรียนผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้า
- ทักทาย
- สวัสดี
- Re: (เรื่องของจดหมาย)
นอกจากนี้คุณยังสามารถเขียนคำทักทายที่ยังเป็นเรื่องทั่วไป แต่มุ่งเน้นไปที่กลุ่มคนที่คุณติดต่อด้วย ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังติดต่อผู้คนในเครือข่ายของคุณเพื่อ ขอความช่วยเหลือในการค้นหางาน คุณอาจใช้คำทักทายว่า "เพื่อน ๆ และครอบครัว"
อีกทางเลือกหนึ่ง: ปล่อยให้คำทักทาย
อีกทางเลือกหนึ่งสำหรับการเริ่มต้นจดหมายของคุณคือการปิดคำทักทายทั้งหมด ถ้าคุณตัดสินใจที่จะไม่ใส่คำทักทายเพียงแค่เริ่มต้น ด้วยวรรคแรก ของจดหมาย
ตัวอย่างการยกตัวอย่างจดหมายเพิ่มเติม
นี่คือตัวอย่างของคำทักทายในการติดต่อทางธุรกิจและเป็นมืออาชีพ: