ถ้าคุณถูกขอให้เขียนจดหมายอ้างอิงโปรดจำไว้ว่าเป้าหมายของคุณคือการพิสูจน์ว่าบุคคลดังกล่าวเป็นผู้สมัครที่ดีสำหรับงานนี้
เพียงแสดงความชื่นชมของคุณจะไม่เพียงพอ จดหมายควร เน้นเฉพาะตัวอย่าง ที่แสดงให้เห็นว่าพนักงานเป็นนักแสดงที่มีคุณภาพสูง ตัวอักษรควรเป็นมืออาชีพในการปรากฏตัวและเขียนใน รูปแบบธุรกิจ และแก้ไขได้ดี
หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเขียนจดหมายอ้างอิงสำหรับการจ้างงานโปรดดูคำแนะนำและตัวอย่างหนังสืออ้างอิงด้านล่าง
คำแนะนำในการเขียนหนังสืออ้างอิง
- คิดอย่างรอบคอบก่อนพูดใช่ เพียง แต่พูดว่า "ใช่" ในการเขียนจดหมายอ้างอิงหากคุณสามารถเขียนจดหมายในเชิงบวกให้กับบุคคลนั้นได้ ถ้าคุณไม่รู้จักคนดีหรือไม่คิดว่าคุณจะสามารถแนะนำคนที่ทำงานได้อย่างมั่นใจ คุณควรจะบอกว่าไม่มี โปรดจำไว้ว่าคุณไม่ต้องรับผิดชอบใด ๆ ในการจัดทำหนังสืออ้างอิงและคุณมีทางเลือกในการทำอย่างสุภาพ คุณอาจกล่าวได้ว่าคุณไม่คุ้นเคยกับการทำงานของบุคคลเพื่อเสนอข้อมูลอ้างอิงหรืออ้างอิง นโยบาย ของนายจ้าง เกี่ยวกับการไม่ให้ข้อมูลอ้างอิง (ถ้าในความเป็นจริงมีอยู่อย่าโกหกหรือคุณจะเสี่ยงต่อการถูกจับและอายที่หน้าเพื่อนร่วมงานของคุณ)
- ใช้รูปแบบจดหมายธุรกิจ ทำตาม รูปแบบจดหมายธุรกิจ สำหรับจดหมายของคุณ ใส่ข้อมูลการติดต่อวันที่และข้อมูลการติดต่อของนายจ้าง มอบหมายงานให้นายจ้างหรือถ้าคุณไม่ทราบว่าใคร จะสามารถตอบจดหมาย ได้คุณสามารถพูดว่า "ใครเป็นห่วงได้" หรือเพียงแค่เริ่มต้นด้วยวรรคแรก
- เน้นรายละเอียดงาน ขอสำเนาคำอธิบายงานจากบุคคลที่คุณแนะนำ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถมุ่งเน้นที่ความต้องการเฉพาะของตำแหน่งได้ พยายามรวม คำหลัก จากคำอธิบายงานในจดหมายของคุณ แม้ว่าคุณจะเขียนคำแนะนำทั่วไปเพิ่มเติม แต่คุณยังสามารถสอบถามพนักงานเกี่ยวกับประเภทงานที่พวกเขาต้องการสมัครได้
- รวมตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจง ในจดหมายสมัครงานให้ระบุตัวอย่างเฉพาะเวลาที่พนักงานแสดงให้เห็นถึงลักษณะหรือทักษะที่จำเป็นสำหรับงาน ถ้าเป็นไปได้ให้ ใช้ตัวเลขเพื่อหาจำนวนความสำเร็จของพวกเขา ตัวอย่างเช่นคุณอาจอธิบายว่าคนที่ทำกับ บริษัท ของคุณเป็นจำนวนเงินเท่าใดหรือจำนวนลูกค้าที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับชีวิตประจำวัน
- ยังคงเป็นบวก ระบุว่าคุณคิดว่าบุคคลนี้เป็นผู้ที่เข้มแข็ง คุณอาจพูดบางอย่างเช่น "ฉันขอแนะนำให้คนนี้โดยไม่ได้สำรอง" หรือ "ฉันจะจ้างคนนี้อีกครั้งถ้าฉันทำได้" โปรดจำไว้ว่าคุณต้องการช่วยผู้สมัครคนนี้โดดเด่น
- แบ่งปันข้อมูลการติดต่อของคุณ ให้ทางนายจ้างติดต่อคุณหากมีคำถามเพิ่มเติม ใส่ที่อยู่อีเมลหมายเลขโทรศัพท์หรือทั้งสองอย่างในจดหมาย
- ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์การส่ง ถามพนักงานว่าจะส่งจดหมายอย่างไร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทำตามข้อกำหนดใด ๆ โดยเฉพาะเกี่ยวกับตำแหน่งที่จะส่งและเวลารวมทั้งรูปแบบ (เช่น PDF, จดหมายทางกายภาพ ฯลฯ )
วิธีการใช้ตัวอย่างอ้างอิง
ควรอ่าน จดหมายแนะนำตัวอย่าง และ จดหมายเทมเพลตคำแนะนำ ก่อนที่จะเขียนจดหมายของคุณ ตัวอย่างสามารถช่วยให้คุณเห็นว่าเนื้อหาประเภทใดที่คุณควรมีในเอกสารของคุณในขณะที่เทมเพลตสามารถช่วยให้คุณได้รูปแบบที่ดีที่สุดและส่วนใดที่จะใช้ (เช่นบทแนะนำและย่อหน้าในร่างกาย)
เมื่อ จัดรูปแบบจดหมายแนะนำของคุณให้ ใช้ประเภทเว้นวรรคเดียวเว้นวรรคระหว่างแต่ละย่อหน้า จัดเรียงข้อความของคุณไปทางซ้ายและใช้ขอบกระดาษขนาด 1 นิ้วรอบ ๆ ตัว เลือก แบบอักษรแบบอักษร เช่น Times New Roman หรือ Arial ยิงอย่างน้อยหนึ่งหน้ายาว; ถ้าจดหมายของคุณสั้นเกินไปดูเหมือนว่าคุณไม่รู้จักผู้สมัครมากพอที่จะให้คำแนะนำ
แม้ว่าตัวอย่างเทมเพลตและหลักเกณฑ์จะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับจดหมายของคุณ แต่คุณควรปรับแต่งตัวอย่างจดหมายให้เหมาะกับประวัติการทำงานของผู้สมัครงานและงานที่เขากำลังสมัครอยู่
หนังสืออ้างอิงสำหรับตัวอย่างการจ้างงาน
ถึงผู้เกี่ยวข้อง:
ฉันอยากจะแนะนำ Sharon Doe ให้เป็นผู้สมัครรับตำแหน่งกับองค์กรของคุณ ชารอนทำงานในตำแหน่งของเราตั้งแต่ 20XX-20XX ชารอนทำงานที่ยอดเยี่ยมในตำแหน่งนี้และเป็นสินทรัพย์ให้กับองค์กรของเราในระหว่างที่เธอดำรงตำแหน่งกับสำนักงาน เธอมีทักษะการสื่อสารที่ยอดเยี่ยมทั้งการเขียนและการพูดด้วยวาจามีการจัดการอย่างมากสามารถทำงานได้อย่างอิสระและสามารถปฏิบัติตามเพื่อให้แน่ใจว่างานนั้นได้รับการปฏิบัติ
ในระหว่างที่เธอดำรงตำแหน่งกับ บริษัท ของเราชารอนเป็นผู้รับผิดชอบดูแลผู้ช่วยของแผนก ผู้ช่วยเหล่านี้ภายใต้การบริหารของชารอนมีหน้าที่รับผิดชอบด้านการบริหารและธุรการขั้นพื้นฐานจำนวนมากของสำนัก
ชารอนได้กำหนดเวลาไว้อย่างมีประสิทธิภาพและจัดการผู้ช่วยหลายคนเพื่อรักษาประสิทธิภาพการทำงานของสำนักงาน
เธอได้พัฒนาโปรแกรมการฝึกอบรมสำหรับผู้ช่วยเหล่านี้ซึ่งทำให้พวกเขามีประสบการณ์ในการทำงานในสำนักงานได้ดีกว่าเวลาที่พวกเขาเคยชิน
ชารอนยินดีให้ความช่วยเหลือเสมอและมีความสัมพันธ์อันดีเยี่ยมกับหลาย ๆ องค์ประกอบที่ทำหน้าที่โดยสำนักงานของเรารวมถึงลูกค้านายจ้างและองค์กรวิชาชีพอื่น ๆ ความสามารถของเธอในการสื่อสารกับคนเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพผ่านทางอีเมลโทรศัพท์และในตัวบุคคลทำให้ทรัพย์สินของเธอไปที่สำนักงานของเรา
เธอจะเพิ่มมูลค่าให้กับ บริษัท ใด ๆ และผมขอแนะนำให้เธอสำหรับความพยายามใด ๆ ที่เธอเลือกที่จะไล่ตาม โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามอื่น ๆ
ขอแสดงความนับถือ
ลายเซ็น ( ตัวอักษรคัดลอกยาก )
Jane Smith
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการเขียนหนังสืออ้างอิง | ตัวอย่างจดหมายอ้างอิงเพิ่มเติม