คำแนะนำธุรกิจที่เหมาะสม

เมื่อคุณ เขียนจดหมายธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องใส่คำทักทายที่เหมาะสมในตอนต้น นี่เป็นความจริงไม่ว่าคุณจะส่งข้อความของคุณทางอีเมลหรือทางไปรษณีย์ การใช้คำทักทายที่เหมาะสมจะกำหนดเสียงสำหรับจดหมายของคุณ นอกจากนี้ยังแสดงให้ผู้รับทราบว่าคุณเข้าใจกฎพื้นฐานของมารยาททางธุรกิจ

ในขณะที่คำว่า "สวัสดี" "สวัสดี" หรือ "เดี๋ยวก่อน" เป็นเรื่องที่เหมาะสมในการติดต่อแบบไม่เป็นทางการคำยกย่องอย่างเป็นทางการมากขึ้นมีความเหมาะสมเมื่อคุณส่งอีเมลเกี่ยวกับเรื่องที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจเช่น จดหมายสมัคร งาน จดหมายแนะนำตัว หรือ จดหมายสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

ต่อไปนี้เป็นรายการตัวอย่างคำทักทายจดหมายที่เหมาะสำหรับการติดต่อทางธุรกิจและการจ้างงาน ต่อมาเราจะอธิบายวิธีเลือกและจัดรูปแบบคำทักทายเช่นเดียวกับวิธีการเขียนจดหมายถึงคนที่มีชื่อที่คุณไม่รู้จัก

ตัวอย่างการยกตัวอย่างจดหมายธุรกิจ

• เรียนนายสมิ ธ
• เรียนนายและนางสมิท
• เรียนนายไวท์และนางสาวสมิ ธ
• ดร. สมิ ธ ที่รัก
• เรียนผู้พิพากษาสมิ ธ
• เรียนนางสาวโจนส์
• เรียน Jane Doe
• เรียน Dr. Haven
• เรียน Dr. and Mrs. Haven
• เรียนชื่อแรก (ถ้าคุณรู้จักคนดี)

โปรดทราบว่าคำทักทายเหล่านี้ทั้งหมดจะขึ้นต้นด้วยคำว่า "รัก" ขณะที่คุณสามารถเริ่มต้นจดหมายที่มีชื่อของบุคคลนั้นได้โดยง่ายและดูหยาบคาย เริ่มต้นคำทักทายของคุณด้วยคำว่า "รัก" ในจดหมายธุรกิจ

ข้อยกเว้นประการหนึ่งคือเมื่อคุณใช้คำทักทายทั่วไปว่า " ใครที่อาจห่วงใย " เพิ่มเติมในขณะนั้น

หลักเกณฑ์สำหรับชื่อและชื่อ

คำทักทายควรใช้นามแฝงของบุคคลนั้นร่วมกับ "นาย" หรือ "นางสาว" โดยทั่วไปหลีกเลี่ยงการใช้ "นาง" หรือ "นางสาว" เว้นเสียแต่ว่าคุณจะแน่ใจได้ว่าผู้หญิงต้องการจะพูดถึงเรื่องนี้อย่างไร

เมื่อสงสัยจะใช้ "นางสาว"

ถ้าคุณเขียนถึงคนที่มีปริญญาเอกหรือปริญญาทางการแพทย์ให้ใช้แบบย่อ: "Dr. " อย่างไรก็ตามสำหรับชื่อเรื่องอื่น ๆ เช่น Professor, Judge, Rabbi ฯลฯ ให้เขียนชื่อเต็มและใช้ประโยชน์จากมัน

ตัวอย่างเช่นคำทักทายของคุณในจดหมายถึงผู้พิพากษาจะเป็น "Dear Judge Barnard" หรือถ้าคุณติดต่อกับอาจารย์แรบไบคุณอาจเขียนว่า "Dear Rabbi Williams"

เมื่อจดหมายของคุณมีมากกว่าหนึ่งคนให้เขียนชื่อทั้งหมดแยกกันโดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ตัวอย่างเช่น "Dear Mr. Hobbes, Ms. Luxe และ Mr. Hopman" สำหรับคู่สมรสถ้ามีคนในคู่สามีภรรยามีการเปลี่ยนชื่อของเขาหรือเธอจะต้องใช้นามสกุลเพียงครั้งเดียว ตัวอย่างเช่น "Dear Mr. and Mrs. Smith"

บางครั้งเพศของบุคคลนั้นไม่ชัดเจนจากชื่อ นึกถึง "Corey" หรือ "Blake" ซึ่งอาจเป็นได้ทั้งชื่อของผู้หญิงหรือผู้ชาย หากเป็นกรณีนี้คุณสามารถดูได้ว่าคุณสามารถกำหนดเพศจากการค้นหาใน LinkedIn หรือเว็บไซต์ของ บริษัท ได้หรือไม่ แต่ถ้ายังไม่ชัดเจนเพียงแค่เขียนชื่อเต็มของบุคคลนั้นทิ้งชื่อ ตัวอย่างเช่น "Dear Corey Meyer"

วิธีการจัดรูปแบบจดหมายอวยพร

ทำตามคำทักทายด้วยเครื่องหมายจุดคู่หรือเครื่องหมายจุลภาคช่องว่างแล้วเริ่มย่อหน้าแรกของจดหมาย การใช้ลำไส้ใหญ่เป็นทางเลือกที่เป็นทางการมากขึ้น ตัวอย่างเช่น:

เรียนนาย Smith:

[ย่อหน้าแรกของจดหมาย]

เมื่อคุณไม่มีผู้ติดต่อ

หากคุณไม่มีบุคคลติดต่อที่องค์กรคุณสามารถปิดคำทักทายและเริ่มต้นด้วยย่อหน้าแรกของจดหมายหรือใช้ คำทักทายทั่วไป

อย่างไรก็ตามก่อนที่จะใช้คำทักทายทั่วไป (หรือปิดคำทักทาย) พยายามหาชื่อของบุคคลที่คุณติดต่อ

หากคุณกำลังสมัครงานและชื่อผู้จัดการการจ้างงานจะไม่รวมอยู่ในรายชื่องานคุณอาจมองหาชื่อของนายจ้างหรือผู้จัดการการจ้างงานในเว็บไซต์ของ บริษัท หากมีหมายเลขติดต่อคุณอาจโทรติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่อขอชื่อผู้จัดการจ้าง

หากคุณกำลังส่งจดหมายประเภทอื่นคุณสามารถดูชื่อบุคคลในเว็บไซต์ของ บริษัท หรือพูดคุยกับผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือติดต่อที่ บริษัท เพื่อหาชื่อบุคคลที่คุณพยายามจะติดต่อ

ความทรงจำทั่วไปสำหรับจดหมายธุรกิจ

• เรียนผู้จัดการฝ่ายการจ้างงาน
• ถึงผู้เกี่ยวข้อง
• เรียนผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
• ถึงคุณหรือคุณนาย

ตรวจสอบคำสะกด

สุดท้ายก่อนที่จะส่งจดหมายทางธุรกิจให้แน่ใจว่าคุณได้สะกดชื่อคนอย่างถูกต้อง ตรวจสอบการสะกดอีกครั้งในเว็บไซต์ของ บริษัท หรือใน LinkedIn

ลองขอให้เพื่อนที่เชื่อถือได้อ่านข้อความของคุณก่อนที่คุณจะส่งข้อความไปให้ความสำคัญกับการสะกดชื่อ

การอ่านที่เกี่ยวข้อง

• การเขียนจดหมายธุรกิจ: การเขียนจดหมายธุรกิจรูปแบบจดหมายธุรกิจทั่วไปและแม่แบบและตัวอย่างจดหมายธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน
• ตัวอย่างจดหมายมืออาชีพ: ตัวอย่างจดหมายสำหรับผู้หางานรวมทั้งจดหมายสมัครงานการสัมภาษณ์จดหมายขอบคุณคุณตัวอักษรติดตามตัวรับงานและจดหมายปฏิเสธหนังสือลาออกตัวอักษรการแข็งค่าและตัวอย่างจดหมายสมัครงานที่ยอดเยี่ยมมากขึ้น