การจัดรูปแบบที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณส่งเอกสารฉบับจริงไปยังผู้รับแทนที่จะเป็นอีเมล - จดหมายต้องเหมาะสมกับหน้าเว็บอย่างถูกต้องและดูดี
รูปแบบตัวอักษรตัวอย่างต่อไปนี้ประกอบด้วยข้อมูลที่คุณต้องการ รวมไว้ในการเขียนจดหมาย รวมทั้งคำแนะนำเกี่ยวกับตัวอักษรคำทักทายการเว้นวรรคการปิดและลายเซ็นสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ
รูปแบบตัวอักษรตัวอย่าง
ข้อมูลการติดต่อ ( ข้อมูลการ ติดต่อของคุณหากคุณกำลังเขียนจดหมายหัวจดหมายที่มีข้อมูลการติดต่อของคุณคุณไม่จำเป็นต้องใส่ข้อมูลนี้เมื่อเริ่มต้นจดหมาย)
ชื่อของคุณ
ที่อยู่ของคุณ
เมืองรัฐรหัสไปรษณีย์ของคุณ
หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ
ที่อยู่อีเมลของคุณ
วันที่
ข้อมูลการติดต่อ (บุคคลหรือ บริษัท ที่คุณกำลังเขียนถึง)
ชื่อ
หัวข้อ
บริษัท
ที่อยู่
เมืองรัฐรหัสไปรษณีย์
คำทักทาย ( ตัวอย่างคำทักทาย )
เรียน Mr./Ms นามสกุล: ใช้คำยกย่องอย่างเป็นทางการไม่ใช่ชื่อแรกเว้นแต่คุณจะรู้ว่าคนนั้นเป็นอย่างดีถ้าคุณไม่ทราบเพศคุณสามารถเขียนชื่อเต็มของตัวเองได้ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียน "Dear Pat Crody" แทนที่จะเป็น "Dear Mr Crody" หรือ "Dear Ms. Crody" โปรดทราบว่าชื่อของบุคคลนั้นจะอยู่ตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่ (:) ในจดหมายธุรกิจและไม่ใช่เครื่องหมายจุลภาคหากคุณไม่ทราบชื่อผู้รับ ยังคงเป็นเรื่องปกติ (และปลอดภัย) ที่จะใช้สมัยเก่า "เพื่อผู้ที่อาจกังวล:")
ร่างกายของจดหมาย
ย่อหน้าแรกของจดหมายของคุณควรให้คำแนะนำเกี่ยวกับเหตุผลที่คุณเขียนเพื่อให้จุดประสงค์ของคุณชัดเจนตั้งแต่ต้น
จากนั้นในย่อหน้าต่อไปนี้ให้ข้อมูลเพิ่มเติมและรายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับคำขอหรือข้อมูลที่คุณให้ไว้
ย่อหน้าสุดท้ายของจดหมายของคุณควรย้ำเหตุผลที่คุณเขียนและขอขอบคุณผู้อ่านในการตรวจสอบคำขอของคุณ
หากเหมาะสมควรตอบคำถามอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อขอคำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรหรือโอกาสที่จะจัดให้มีการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับคำขอของคุณต่อไป
ปิด
ขอแสดงความนับถือ ( ตัวอย่างการปิดบัญชี )
ลายเซ็น
ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ (สำหรับตัวอักษรที่ เขียนด้วยลายมือ - ใช้หมึกสีน้ำเงินหรือสีดำเพื่อลงนามในจดหมาย)
พิมพ์ลายเซ็น
หากคุณส่งจดหมายอีเมลนี่คือ สิ่งที่จะรวมและวิธีการจัดรูปแบบลายเซ็นของคุณ
เคล็ดลับสำหรับการจัดรูปแบบจดหมายของคุณ
- เมื่อเขียนจดหมายจดหมายของคุณควรจะง่ายและเน้นเพื่อให้วัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณเป็นที่ชัดเจน
- เว้นวรรคตัวอักษรและ เว้นวรรคระหว่างแต่ละย่อหน้า ชิดซ้ายจดหมายของคุณ
- ใช้ แบบอักษรธรรมดา เช่น Arial, Times New Roman, Courier New หรือ Verdana ขนาดตัวอักษรควรเป็น 10 หรือ 12 จุด
- เว้นบรรทัดว่างไว้หลังจากคำทักทายและก่อนปิด
- จดหมายธุรกิจควรได้รับการพิมพ์บนกระดาษสีขาวแทนที่จะเป็นกระดาษสีหรือเครื่องเขียนส่วนบุคคล
ตรวจสอบข้อผิดพลาดในการฟอร์แมตและการพิมพ์ดีด
เมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจของคุณแล้วให้ตรวจทาน (โดยใช้การสะกดคำ) บนหน้าจอ จากนั้นให้พิมพ์ออกและอ่านอีกครั้งอย่างน้อยหนึ่งครั้งเพื่อตรวจสอบข้อผิดพลาดหรือการพิมพ์ผิด (มักจะง่ายขึ้นในการระบุข้อผิดพลาดในเอกสารฉบับจริง)
ระวังในการจัดรูปแบบข้อผิดพลาดด้วยเช่นวรรคสองที่ไม่มีช่องว่างระหว่างหรือเส้นที่เว้นไว้ไม่ถูกต้อง
จากนั้นก่อนใส่จดหมายลงในซองจดหมายอย่าลืมลงชื่อเหนือชื่อที่พิมพ์โดยใช้หมึกสีน้ำเงินหรือสีดำ
ถ้าคุณกำลังใช้ Microsoft Word หรือโปรแกรมประมวลผลคำอื่นในการเขียนจดหมายของคุณมีแม่แบบที่สามารถช่วยคุณจัดรูปแบบจดหมายได้อย่างถูกต้อง ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ เทมเพลตจดหมาย Microsoft Word ฟรี
ข้อมูลการเขียนจดหมายเพิ่มเติม
รู้วิธีการเขียนจดหมายธุรกิจเป็นทักษะที่จำเป็นดังนั้นนี่คือบทความอื่น ๆ อีกมากมายสำหรับคุณ:
เริ่มจากข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับ การเขียนจดหมายธุรกิจ โดยใช้รูปแบบทั่วไปและทบทวนเทมเพลตจดหมายธุรกิจต่างๆ นอกจากนี้คุณสามารถดู ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ ที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงานเหล่านี้ได้ อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดรูปแบบและดูตัวอย่างอื่นเกี่ยวกับการจัด รูปแบบจดหมายธุรกิจ
หากคุณต้องการเรียนรู้โดยการดูที่ตัวอย่างคุณสามารถเลือกตัวอักษรธุรกิจได้หลายแบบเช่นตัวอักษรปกหนังสือสัมภาษณ์จดหมายขอบคุณจดหมายติดตามผลหนังสือรับรองงานและปฏิเสธหนังสือจดหมายลาออกและจดหมายขอบคุณ
คุณจะพบตัวอย่างจดหมายเหล่านี้ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจและการจ้างงานในการตรวจสอบ ตัวอย่างจดหมาย เหล่านี้
ไม่ใช่จดหมายธุรกิจทั้งหมดที่พิมพ์ออกมาและจัดส่งทางไปรษณีย์จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องอ่าน หลักเกณฑ์ เหล่านี้ สำหรับอีเมลมืออาชีพและการเขียนจดหมาย