อ่านด้านล่างเพื่อดูเคล็ดลับในการเขียนจดหมายอ้างอิงรวมทั้งสิ่งที่จะถามผู้สมัครและเมื่อจะบอกว่าไม่มี (และจะพูดว่าอย่างไร) ในการเขียนจดหมายสำหรับใคร
หนังสืออ้างอิงคืออะไร?
จดหมายอ้างอิงหรือที่เรียกว่าจดหมายแนะนำคือจดหมายที่พูดถึงประสบการณ์การทำงานทักษะประสบการณ์ความเชี่ยวชาญและ / หรือผลงานทางวิชาการของผู้อื่น เขียนโดยนายจ้างเพื่อนร่วมงานลูกค้าครูหรือบุคคลอื่นที่สามารถพูดในเชิงบวกเกี่ยวกับบุคคลนั้นได้
เมื่อคุณต้องการตัวอ้างอิง
คุณต้องมีตัวอักษรอ้างอิงซึ่งโดยปกติแล้วจะมีตัวอักษรสามตัวเมื่อ คุณสมัครงาน, ฝึกงาน, ตำแหน่งอาสาสมัคร, วิทยาลัย, และหลักสูตรระดับบัณฑิตศึกษา จดหมายอ้างอิงคือการรับรองในเชิงบวกเกี่ยวกับทักษะและคุณลักษณะที่เขียนขึ้นโดยคนที่คุ้นเคยกับผลงานตัวละครและความสำเร็จของคุณ
จดหมายอ้างอิงอธิบายเหตุผลที่ผู้อ่านควรเลือกคุณและสิ่งที่ทำให้คุณมีคุณสมบัติเพียงพอสำหรับโอกาสที่คุณสมัคร อาจมีการร้องขอจดหมายโดยองค์กรที่กำลังพิจารณาบุคคลในการจ้างงานหรือการยอมรับในสถาบันหรือผู้สมัครงานหรือผู้ยื่นคำขออาจได้รับจดหมายดังกล่าว
สิ่งที่รวมอยู่ในหนังสืออ้างอิง
หนังสืออ้างอิงคือการรับรองในเชิงบวกเกี่ยวกับทักษะและคุณลักษณะของคุณ อธิบายว่าเหตุใดผู้อ่านจึงควรเลือกคุณและสิ่งที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับโอกาสที่คุณสมัคร
หนังสือ อ้างอิงมืออาชีพ มักเขียนโดยหัวหน้างานเพื่อนร่วมงานครูอาจารย์หรือศาสตราจารย์ที่คุ้นเคยกับความสำเร็จของคุณในการตั้งค่าประเภทงาน
โดยทั่วไปจะมีคำอธิบายเกี่ยวกับตำแหน่งและความรับผิดชอบช่วงเวลาที่ บริษัท และความสามารถคุณสมบัติและผลงานขององค์กร
ตัวอักษรหรือ จดหมายอ้างอิงส่วนบุคคล สามารถเขียนโดยเพื่อนครอบครัวผู้ให้คำปรึกษาหรือเพื่อนบ้านซึ่งสามารถรับรองคุณสมบัติที่จะทำให้คุณเป็นผู้สมัครที่ดีสำหรับตำแหน่งที่คุณต้องการ อธิบายถึงวิธีการที่นักเขียนรู้จักคุณและกล่าวถึงคุณลักษณะส่วนบุคคลของคุณเนื่องจากจะใช้ในการตั้งค่างาน
สิ่งที่ควรทำก่อนที่จะเขียนหนังสืออ้างอิง
คิดก่อนที่จะพูดว่า "ใช่" ก่อนที่จะตกลงเขียนจดหมายให้แน่ใจว่าคุณรู้สึกว่าคุณสามารถเขียนหนังสืออ้างอิงที่เป็นประโยชน์สำหรับบุคคลนี้ได้ หากคุณไม่รู้จักบุคคลนั้นได้ดีหรือไม่คิดว่าคุณจะสามารถพูดถึงทักษะหรือความสามารถของบุคคลนั้นได้เป็นอย่างดีจะ เป็นการปฏิเสธคำขอคำแนะนำ ในความเป็นจริงจะดีกว่าที่จะบอกว่าไม่มีการเขียนคำแนะนำมากกว่าการเขียนการ อ้างอิงเชิงลบ สำหรับบุคคล คุณอาจจะคลุมเครือเมื่อคุณปฏิเสธคำขอเพียงพูดว่า "ฉันไม่รู้สึกว่าฉันจะเป็นคนที่ดีที่สุดในการเขียนคำแนะนำให้คุณ" ถ้าเป็นไปได้แนะนำคนอื่นที่พวกเขาอาจถาม
ขอข้อมูล. เป็นความคิดที่ดีที่จะขอให้บุคคลดังกล่าวคัดลอกประวัติหรือ CV ของตนแม้ว่าคุณจะรู้จักพวกเขามาเป็นเวลานาน
พวกเขาอาจได้รับการรับรองหรือความสำเร็จใหม่ ๆ และต้องการให้ข้อมูลปัจจุบันมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ นอกจากนี้ยังจะช่วยให้คุณสามารถใช้แนวทางในการเขียนจดหมาย
ถ้าจดหมายอ้างอิงเป็นโอกาสในการจ้างงานเฉพาะด้านโปรดขอสำเนาของการโพสต์งาน ในทำนองเดียวกันถ้าหนังสืออ้างอิงสำหรับโรงเรียนหรือโปรแกรมเฉพาะให้สอบถามข้อมูลบางอย่างในโรงเรียน ยิ่งคุณมีข้อมูลมากเท่าใดคุณก็จะสามารถเขียนจดหมายได้ง่ายขึ้นเท่านั้น
ดูรายละเอียดทั้งหมด พร้อมกับขอข้อมูลเกี่ยวกับผู้สมัครรับข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเกี่ยวกับการส่งจดหมาย ถามว่าใครที่คุณควรจะส่งจดหมายถึงเมื่อถึงเวลาที่กำหนดและควรจัดรูปแบบจดหมายไว้ด้วยหรือถามว่ามีข้อมูลใดที่โรงเรียนหรือนายจ้างต้องการให้คุณใส่ไว้ในจดหมายของคุณ
สิ่งที่จะรวมไว้ในหนังสืออ้างอิง
เว้นแต่ผู้สมัครจะได้รับแบบฟอร์มเพื่อเขียนคำแนะนำของคุณคุณควรเขียนข้อมูลอ้างอิงเป็นตัวอักษรอย่างเป็นทางการ จดหมายอ้างอิงควรเริ่มจากทั้งคุณและข้อมูลการติดต่อของนายจ้าง (ชื่อที่อยู่เบอร์โทรศัพท์อีเมล) ตามด้วยวันที่ หากเป็นอีเมลแทนที่จะเป็นจดหมายจริงให้ใส่ข้อมูลติดต่อของคุณที่ท้ายจดหมายหลังจาก ลายเซ็นของคุณ
ข้อมูลการติดต่อและคำทักทาย: ถ้าคุณเขียนจดหมายถึงคณะกรรมการแต่ละคนหรือว่าจ้างให้รวมข้อมูลการติดต่อที่ด้านบนของจดหมายและในคำทักทายของคุณ หากคุณเขียนจดหมายทั่วไปคุณสามารถเขียนถึง "บุคคลที่ อาจกังวล " หรือเพียงแค่เริ่มต้นจดหมายของคุณด้วยย่อหน้าแรก
คำทักทาย: เริ่มต้นจดหมายด้วย "Dear Mr./Ms. Last Name" ถ้าคุณไม่รู้จักนามสกุลของนายจ้างเพียงแค่เขียนว่า "Dear Hiring Manager" หากผู้สมัครสมัครเข้าร่วมหลักสูตรการศึกษาคุณสามารถเขียน "Dear Admissions Committee" ได้
บทนำ: อธิบายความสัมพันธ์ของคุณกับบุคคลที่คุณเขียนจดหมาย คุณอาจรวมระยะเวลาที่คุณรู้จักบุคคลนั้น จากนั้นอธิบายว่าทำไมคุณถึงเขียนจดหมาย อย่าลืมใส่ชื่อ บริษัท งานโรงเรียนหรือโอกาสที่ผู้สมัครใช้ ตัวอย่างเช่น "ฉันเป็นผู้บังคับบัญชาของ James Smith ที่ บริษัท XYZ มาห้าปีที่ผ่านมาฉันยินดีที่จะแนะนำให้เขาทำหน้าที่เป็นหัวหน้าแผนกบัญชีของ ABC Company
เนื้อหาร่างกาย: รวม เนื้อหาเฉพาะเกี่ยวกับลักษณะส่วนบุคคลของผู้สมัคร (ความคิดสร้างสรรค์ความอดทนความมั่นใจ ฯลฯ ) ทักษะเฉพาะ (ทักษะการสื่อสารที่ยอดเยี่ยมทักษะในการทำงานของ องค์กร เป็นต้น) มีความเฉพาะเจาะจงมากที่สุด
ย่อหน้าแรก: ย่อหน้า แรกของหนังสืออ้างอิงจะอธิบายถึงการเชื่อมต่อของคุณกับบุคคลที่คุณแนะนำรวมถึงวิธีที่คุณรู้จักและเหตุผลที่คุณมีคุณสมบัติในการเขียนจดหมายอ้างอิงเพื่อแนะนำการจ้างงานหรือการศึกษาต่อในระดับบัณฑิตศึกษา กล่าวถึงความสัมพันธ์ (ส่วนตัวหรืออาชีพ) ที่คุณมีกับบุคคลที่คุณแนะนำ
ย่อหน้าที่สอง (และสามและสี่)
ย่อหน้ากลางของหนังสืออ้างอิงประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่คุณเขียนถึงรวมทั้งเหตุผลที่พวกเขามีคุณสมบัติและสิ่งที่พวกเขาสามารถมีส่วนร่วมได้ ถ้าจำเป็นให้ใช้มากกว่าหนึ่งย่อหน้าเพื่อให้รายละเอียด เป็นตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจงและแบ่งปันเหตุผลที่ว่าทำไมบุคคลนี้เป็นผู้ที่มีคุณสมบัติเหมาะสม หากสามารถทำได้ให้ติดต่อเฉพาะกรณีที่คุณสังเกตเห็นบุคคลที่ประสบความสำเร็จในการใช้ทักษะที่จำเป็นสำหรับตำแหน่ง
พยายามอธิบายถึงคุณภาพและทักษะที่เกี่ยวข้องกับ งาน โรงเรียนหรือโอกาสที่ เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่นถ้าบุคคลนั้นกำลังสมัครงานในตำแหน่งผู้จัดการให้มุ่งเน้นที่ความเป็นผู้นำและ ทักษะการสื่อสาร
ปิดบัญชี
ในย่อหน้าการปิดบัญชีให้เสนอข้อมูลเพิ่มเติมและใส่ข้อมูลติดต่อของคุณ (โทรศัพท์และอีเมล) เพื่อให้คุณสามารถให้คำแนะนำทางวาจาหรือตอบคำถามเพิ่มเติมได้ถ้าจำเป็น คุณอาจขอย้ำว่าขอแนะนำบุคคลนี้ว่า "โดยสุจริต" หรือ "โดยไม่ได้สำรองไว้"
ลายเซ็น: วางอักษรที่มีลายเซ็นของคุณเขียนด้วยลายมือแล้วตามด้วยชื่อที่พิมพ์ หากเป็นอีเมลให้ใส่ชื่อที่พิมพ์แล้วตามด้วยข้อมูลติดต่อของคุณ ต่อไปนี้คือ วิธีการสิ้นสุดจดหมายพร้อมตัวอย่าง การปิดบัญชีธุรกิจ
ความยาวตัวอักษรคำแนะนำรูปแบบและแบบอักษร
ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนจดหมาย: ขอให้ผู้สมัครส่งประวัติย่อประวัติย่อประวัติส่วนตัวหรือเอกสารอื่น ๆ ที่จะช่วยให้คุณสามารถอธิบายบุคคลได้อย่างถูกต้อง นอกจากนี้คุณยังสามารถขอรายละเอียดเกี่ยวกับตำแหน่งที่เขาใช้และข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท ยิ่งคุณมีข้อมูลมากเท่าใดคุณก็จะเขียนคำแนะนำได้ง่ายขึ้น
ความยาว: จดหมายแนะนำควรมีมากกว่าหนึ่งหรือสองย่อหน้า; จดหมายสั้น ๆ นี้แนะนำว่าคุณอาจไม่รู้จักบุคคลนั้นได้ดีหรือไม่รับรองพวกเขาอย่างเต็มที่ อย่างไรก็ตามคุณต้องการให้ตัวอักษรกระชับและเน้นประเด็นสำคัญ ๆ เพื่อหลีกเลี่ยงการเขียนมากกว่าหนึ่งหน้า ย่อหน้าสามหรือสี่ย่อหน้าที่อธิบายถึงวิธีการที่คุณรู้จักบุคคลนั้นและเหตุผลที่คุณแนะนำพวกเขาเป็นความยาวที่เหมาะสม
รูปแบบ: จดหมายแนะนำควรเว้นวรรคเดียวเว้นวรรคระหว่างแต่ละย่อหน้า ใช้ขอบด้านบนด้านล่างซ้ายและขวาของหน้าโดยประมาณ 1 นิ้วและปรับแนวข้อความของคุณไปทางซ้าย (จัดตำแหน่งเอกสารส่วนใหญ่)
แบบอักษร: ใช้ แบบอักษรแบบดั้งเดิม เช่น Times New Roman, Arial หรือ Calibri ขนาดตัวอักษรควรอยู่ระหว่าง 10 ถึง 12 จุดดังนั้นจึงอ่านได้ง่าย การปรับขนาดตัวอักษรเป็นวิธีที่ดีในการเก็บจดหมายของคุณไว้ในหน้าเดียว
แก้ไข: โปรดอ่านจดหมายของคุณก่อนที่จะส่ง คุณสามารถให้บุคคลอื่นแก้ไขจดหมาย แต่ปิดบังชื่อของผู้สมัครเพื่อรักษาความเป็นส่วนตัวไว้
ทบทวนตัวอย่าง
เรียนนางสาวจอห์นสัน,
ฉันตื่นเต้นที่จะแนะนำซาร่าห์โจนส์สำหรับตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายการตลาดดิจิทัลที่ Sabre Marketing & PR ในฐานะผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดของ A & B Media ฉันมีความยินดีเป็นอย่างยิ่งที่ได้ทำงานเป็นหัวหน้างานของซาร่าห์เมื่อเธอได้รับตำแหน่งนี้เป็นพนักงานการตลาด มีความรับผิดชอบตรงต่อเวลาและสว่างมากซาร่าห์เป็นหนึ่งในผู้มีพรสวรรค์ที่ดีที่สุดใน A & B Media และฉันขอรับรองคุณสมบัติและชุดทักษะของเธออย่างชัดเจน
ฉันรู้สึกประทับใจอย่างต่อเนื่องจากความรู้ที่เธอนำมาสู่ตารางและความทุ่มเทของเธอในการรักษาตัวให้อยู่ในทุ่งนา ซาร่าห์รวมทักษะการวิเคราะห์ที่คมชัดด้วยสัญชาตญาณที่แข็งแกร่งและฉันรู้อยู่เสมอว่าฉันสามารถพึ่งพาเธอเพื่อให้ตรงตามกำหนดเวลาและเกินความคาดหมายของเรา ในช่วงสองปีที่ผ่านมากับเราเธอประสบความสำเร็จมากมายจากการเพิ่มสัดส่วนการมีส่วนร่วมของสื่อทางสังคมลง 20% เพื่อลดอัตราตีกลับของเว็บไซต์ของเราลง 10% เพื่อเพิ่ม ROI ของแคมเปญดิจิทัลลง 15%
ในขณะที่ความเฉียบแหลมทางวิชาชีพของ Sarah ทำให้ A & B Media มีคุณค่ามหาศาลเธอก็เป็นนักเตะยอดเยี่ยมแห่งทีม ซาร่าห์เป็นความสุขที่แท้จริงในการทำงานในสำนักงานและเสริมสร้างความสัมพันธ์ในเชิงบวกมากมายภายในแผนกของเราตลอดจน บริษัท ต่างๆทั่วโลกในแง่ดีมีส่วนร่วมและง่ายต่อการเข้าใจ
ด้วยเหตุนี้ฉันจึงมีความมั่นใจในคำแนะนำของฉันและเชื่อว่าซาร่าห์จะเหมาะสำหรับการตลาดและประชาสัมพันธ์ของ Sabre ถ้าคุณต้องการพูดเพิ่มเติมเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงานกับซาร่าห์โปรดส่งอีเมลมาที่ melissa@abmedia.com หรือโทรหาฉันที่ 555-555-5555
ขอแสดงความนับถือ
Melissa Bradley
ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด
A & B Media
melissa@abmedia.com
555-555-5555
การจัดรูปแบบจดหมายของคุณ
ถ้าคุณส่งจดหมายถึงนายจ้างหรือโรงเรียนให้ทำตาม รูปแบบจดหมายธุรกิจ ที่เหมาะสม ซึ่งรวมถึงรายชื่อติดต่อข้อมูลวันที่และข้อมูลการติดต่อของบุคคลที่ได้รับจดหมายของคุณ (โดยปกติผู้จัดการการจ้างงาน) ที่ด้านบนของจดหมาย รวมลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือไว้ที่ด้านล่างของตัวอักษร
อย่างไรก็ตามหากคุณส่งอีเมลถึงจดหมายฉบับนี้คุณไม่จำเป็นต้องใส่ข้อมูลการติดต่อใด ๆ หรือวันที่ที่ด้านบนของจดหมาย แทนรายชื่อข้อมูลติดต่อของคุณหลังจาก ลายเซ็นอีเมลของ คุณ นอกจากนี้โปรดตรวจสอบว่ามี บรรทัดหัวเรื่องที่ ชัดเจนกระชับซึ่งแสดงชื่อผู้สมัครงานที่พวกเขากำลังสมัคร (ถ้ามี) และวัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณ ตัวอย่างเช่นบรรทัดหัวเรื่องอาจอ่านได้: "คำแนะนำสำหรับนามสกุล FirstName - ผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคล"
ใช้เทมเพลต Letter อ้างอิง
หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเขียนอะไรให้ใช้ เทมเพลตจดหมายอ้างอิง และปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับข้อมูลของคุณ แม่แบบเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการดูวิธีการจัดรูปแบบจดหมายและสิ่งที่จะรวมไว้ในจดหมาย
นอกจากนี้คุณยังสามารถดู ตัวอย่างตัวอักษรอ้างอิง สำหรับแนวคิดเกี่ยวกับสิ่งที่จะรวมไว้ในจดหมายของคุณเอง อย่างไรก็ตามอย่าลืมเปลี่ยนจดหมายเพื่อให้ใช้กับบุคคลที่คุณเขียนจดหมายด้วย
ตัวอย่างเพิ่มเติม: ตัวอย่างจดหมายอ้างอิง