การเขียนจดหมายธุรกิจที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพสามารถเป็นงานที่ง่ายต่อการปฏิบัติตราบเท่าที่คุณปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้สำหรับรูปแบบและภาษา ตระหนักดีว่าผู้รับของคุณอ่านจดหมายจำนวนมากเป็นประจำและจะสนับสนุนจดหมายที่มีการดำเนินการอย่างดีซึ่งปราศจากความผิดพลาดในการพิมพ์และข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ หลักเกณฑ์ที่ดีคือการ พิสูจน์อักษรสองครั้ง และจากนั้นให้เพื่อนร่วมงานทบทวนเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดพลาด
ส่วนของจดหมายธุรกิจ
แต่ละส่วนของจดหมายของคุณควรเป็นไปตามรูปแบบที่เหมาะสมโดยเริ่มจากข้อมูลการติดต่อของคุณและของผู้รับ คำทักทาย; ร่างกายของตัวอักษร; ปิด; และลายเซ็นของคุณ
รูปแบบจดหมายธุรกิจ
ด้านล่างนี้เป็นรูปแบบจดหมายธุรกิจแบบดั้งเดิมพร้อมคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีจัดกรอบข้อมูลตามความสัมพันธ์ของคุณกับผู้อ่านและผลลัพธ์ที่คุณต้องการคืออะไร
ข้อมูลการติดต่อของคุณ :
ชื่อของคุณ
ที่อยู่ของคุณ
หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ
ที่อยู่อีเมลของคุณ
วันที่
ข้อมูลการติดต่อของผู้รับ:
ชื่อของพวกเขา
ชื่อของพวกเขา
บริษัท ของพวกเขา
ที่อยู่ของ บริษัท
คำทักทาย :
- ใช้ "เพื่อ ผู้ที่อาจกังวล " ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าคุณต้องการให้ใครเป็นพิเศษ
- ใช้คำทักทายอย่างเป็นทางการ "Dear Mr./Ms./Dr. [นามสกุล] "ถ้าคุณไม่รู้จักผู้รับ
- ใช้ "เรียน [ชื่อ]" เฉพาะเมื่อคุณมีความสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการกับผู้รับเท่านั้น
ร่างกาย
ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับการจัดรูปแบบ:
- ใช้บรรทัดที่เว้นระยะห่างเดียวกับช่องว่างระหว่างแต่ละย่อหน้าหลังจากคำทักทายและเหนือการปิด
- ชิดซ้ายเพื่อให้จดหมายของคุณ (เทียบกับขอบด้านซ้าย)
ตีโทนขวา:
ทำให้วัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณชัดเจนผ่านภาษาที่เรียบง่ายและตรงเป้าหมายทำให้ย่อหน้าเปิดย่อ คุณสามารถเริ่มต้นด้วย "ฉันเขียนในการอ้างอิงถึง ... " และจากที่นั่นสื่อสารเฉพาะสิ่งที่คุณต้องพูดเท่านั้น
วรรคถัดไปควรมีข้อมูลที่จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจวัตถุประสงค์ของคุณได้อย่างเต็มที่ แต่หลีกเลี่ยงประโยคที่คดโกงและคำพูดที่ยาวไม่จำเป็น อีกครั้งให้กระชับเพื่อรักษาความสนใจของพวกเขา
หากเจตนาของคุณคือการชักชวนให้ผู้รับ - ลงทุนเงินให้ข้อมูลอ้างอิงจ้างคุณคู่ค้ากับคุณหรือแก้ไขปัญหา - สร้างกรณีที่น่าสนใจสำหรับสาเหตุ ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการให้ผู้อ่านสปอนเซอร์จัดงานการกุศลให้ระบุการซ้อนทับกับเป้าหมายการกุศลของ บริษัท ชักจูงผู้อ่านที่ช่วยให้คุณเป็นประโยชน์ร่วมกันและคุณจะเพิ่มโอกาสในการชนะการสนับสนุนของพวกเขา
เก็บย่อหน้าปิดของคุณไว้สองประโยค เพียงแค่ย้ำเหตุผลในการเขียนและขอขอบคุณผู้อ่านในการพิจารณาคำขอของคุณ
ปิดฟรี :
ตัวเลือกที่ดีสำหรับการปิดของคุณ ได้แก่ :
- ขอแสดงความนับถือ
- ขอแสดงความนับถือ
- จริงใจ,
- นับถือ
ถ้าจดหมายของคุณไม่เป็นทางการให้พิจารณาใช้:
- ทั้งหมดที่ดีที่สุด,
- ที่ดีที่สุด
- ขอขอบคุณ,
- ความนับถือ,
ลายเซ็น:
เขียนลายเซ็นของคุณเพียงใต้การปิดของคุณและปล่อยให้ช่องว่างระหว่างการปิดของคุณสี่และชื่อเต็มของคุณชื่อเรื่องหมายเลขโทรศัพท์ที่อยู่อีเมลและข้อมูลการติดต่ออื่น ๆ ที่คุณต้องการรวมไว้ ใช้รูปแบบด้านล่าง:
ลายมือที่เขียนด้วยลายมือของคุณ
พิมพ์ชื่อเต็ม
หัวข้อ
การส่งจดหมายธุรกิจอีเมล
หากคุณส่งจดหมายอีเมล ลายเซ็นของคุณจะแตกต่างกันเล็กน้อย แทนที่จะใส่ข้อมูลที่อยู่ติดต่อไว้ในหัวเรื่องโปรดใส่รายชื่อลงใต้ลายเซ็นของคุณ ตัวอย่างเช่น:
ขอแสดงความนับถือ
ชื่อนามสกุล
หัวข้อ
ที่อยู่ของคุณ
หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ
ที่อยู่อีเมลของคุณ
รวมหัวข้อที่คุณเขียนในบรรทัดเรื่องของอีเมลเพื่อให้ผู้อ่านทราบว่าเหตุใดคุณจึงส่งข้อความ
เคล็ดลับการเขียนจดหมายธุรกิจ
คุณสามารถดูคำแนะนำโดยละเอียดเพิ่มเติมในหลักเกณฑ์เหล่านี้สำหรับ การเขียนจดหมายธุรกิจ รวมถึงการเลือกแบบอักษรการเลือกระยะขอบและการจัดรูปแบบจดหมายของคุณอย่างถูกต้อง
เป็นประโยชน์เสมอที่จะดูตัวอย่างเพื่อรับแนวคิดสำหรับการติดต่อของคุณเอง ตัวอย่างจดหมาย จากการตรวจสอบรวมทั้งจดหมายสมัครงานการสัมภาษณ์จดหมายขอบคุณจดหมายติดตามตัวรับงานและจดหมายปฏิเสธหนังสือจดหมายลาออกจดหมายแสดงความขอบคุณและตัวอย่างจดหมายสมัครงานทางธุรกิจและการจ้างงานเพิ่มเติม