วิธีการจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจ

จดหมายทางธุรกิจคือเอกสารที่เป็นทางการซึ่งมักส่งจาก บริษัท หนึ่งไปยังอีก บริษัท หนึ่งหรือจาก บริษัท ไปยังลูกค้าลูกจ้างและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเช่น จดหมายธุรกิจใช้สำหรับการติดต่อทางจดหมายระหว่างบุคคลด้วยตนเอง แม้ว่าอีเมลจะถูกนำมาใช้เป็นรูปแบบการติดต่อที่ใช้บ่อยที่สุด แต่จดหมายธุรกิจที่พิมพ์ออกมาก็ยังคงใช้สำหรับจดหมายข่าวที่สำคัญหลายประเภทเช่น หนังสืออ้างอิง การตรวจสอบการจ้าง งานข้อเสนองาน และอื่น ๆ

การเขียนจดหมายธุรกิจที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพสามารถเป็นงานที่ง่ายต่อการปฏิบัติตราบเท่าที่คุณปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้สำหรับรูปแบบและภาษา ตระหนักดีว่าผู้รับของคุณอ่านจดหมายจำนวนมากเป็นประจำและจะสนับสนุนจดหมายที่มีการดำเนินการอย่างดีซึ่งปราศจากความผิดพลาดในการพิมพ์และข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ หลักเกณฑ์ที่ดีคือการ พิสูจน์อักษรสองครั้ง และจากนั้นให้เพื่อนร่วมงานทบทวนเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดพลาด

ส่วนของจดหมายธุรกิจ

แต่ละส่วนของจดหมายของคุณควรเป็นไปตามรูปแบบที่เหมาะสมโดยเริ่มจากข้อมูลการติดต่อของคุณและของผู้รับ คำทักทาย; ร่างกายของตัวอักษร; ปิด; และลายเซ็นของคุณ

รูปแบบจดหมายธุรกิจ

ด้านล่างนี้เป็นรูปแบบจดหมายธุรกิจแบบดั้งเดิมพร้อมคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีจัดกรอบข้อมูลตามความสัมพันธ์ของคุณกับผู้อ่านและผลลัพธ์ที่คุณต้องการคืออะไร

ข้อมูลการติดต่อของคุณ :
ชื่อของคุณ
ที่อยู่ของคุณ
หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ
ที่อยู่อีเมลของคุณ

วันที่

ข้อมูลการติดต่อของผู้รับ:
ชื่อของพวกเขา
ชื่อของพวกเขา
บริษัท ของพวกเขา
ที่อยู่ของ บริษัท

คำทักทาย :

ร่างกาย

ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับการจัดรูปแบบ:

ตีโทนขวา:

ทำให้วัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณชัดเจนผ่านภาษาที่เรียบง่ายและตรงเป้าหมายทำให้ย่อหน้าเปิดย่อ คุณสามารถเริ่มต้นด้วย "ฉันเขียนในการอ้างอิงถึง ... " และจากที่นั่นสื่อสารเฉพาะสิ่งที่คุณต้องพูดเท่านั้น

วรรคถัดไปควรมีข้อมูลที่จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจวัตถุประสงค์ของคุณได้อย่างเต็มที่ แต่หลีกเลี่ยงประโยคที่คดโกงและคำพูดที่ยาวไม่จำเป็น อีกครั้งให้กระชับเพื่อรักษาความสนใจของพวกเขา

หากเจตนาของคุณคือการชักชวนให้ผู้รับ - ลงทุนเงินให้ข้อมูลอ้างอิงจ้างคุณคู่ค้ากับคุณหรือแก้ไขปัญหา - สร้างกรณีที่น่าสนใจสำหรับสาเหตุ ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการให้ผู้อ่านสปอนเซอร์จัดงานการกุศลให้ระบุการซ้อนทับกับเป้าหมายการกุศลของ บริษัท ชักจูงผู้อ่านที่ช่วยให้คุณเป็นประโยชน์ร่วมกันและคุณจะเพิ่มโอกาสในการชนะการสนับสนุนของพวกเขา

เก็บย่อหน้าปิดของคุณไว้สองประโยค เพียงแค่ย้ำเหตุผลในการเขียนและขอขอบคุณผู้อ่านในการพิจารณาคำขอของคุณ

ปิดฟรี :
ตัวเลือกที่ดีสำหรับการปิดของคุณ ได้แก่ :

ถ้าจดหมายของคุณไม่เป็นทางการให้พิจารณาใช้:

ลายเซ็น:

เขียนลายเซ็นของคุณเพียงใต้การปิดของคุณและปล่อยให้ช่องว่างระหว่างการปิดของคุณสี่และชื่อเต็มของคุณชื่อเรื่องหมายเลขโทรศัพท์ที่อยู่อีเมลและข้อมูลการติดต่ออื่น ๆ ที่คุณต้องการรวมไว้ ใช้รูปแบบด้านล่าง:

ลายมือที่เขียนด้วยลายมือของคุณ

พิมพ์ชื่อเต็ม
หัวข้อ

การส่งจดหมายธุรกิจอีเมล

หากคุณส่งจดหมายอีเมล ลายเซ็นของคุณจะแตกต่างกันเล็กน้อย แทนที่จะใส่ข้อมูลที่อยู่ติดต่อไว้ในหัวเรื่องโปรดใส่รายชื่อลงใต้ลายเซ็นของคุณ ตัวอย่างเช่น:

ขอแสดงความนับถือ

ชื่อนามสกุล
หัวข้อ
ที่อยู่ของคุณ
หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ
ที่อยู่อีเมลของคุณ

รวมหัวข้อที่คุณเขียนในบรรทัดเรื่องของอีเมลเพื่อให้ผู้อ่านทราบว่าเหตุใดคุณจึงส่งข้อความ

เคล็ดลับการเขียนจดหมายธุรกิจ

คุณสามารถดูคำแนะนำโดยละเอียดเพิ่มเติมในหลักเกณฑ์เหล่านี้สำหรับ การเขียนจดหมายธุรกิจ รวมถึงการเลือกแบบอักษรการเลือกระยะขอบและการจัดรูปแบบจดหมายของคุณอย่างถูกต้อง

เป็นประโยชน์เสมอที่จะดูตัวอย่างเพื่อรับแนวคิดสำหรับการติดต่อของคุณเอง ตัวอย่างจดหมาย จากการตรวจสอบรวมทั้งจดหมายสมัครงานการสัมภาษณ์จดหมายขอบคุณจดหมายติดตามตัวรับงานและจดหมายปฏิเสธหนังสือจดหมายลาออกจดหมายแสดงความขอบคุณและตัวอย่างจดหมายสมัครงานทางธุรกิจและการจ้างงานเพิ่มเติม