ทักษะการจัดการสำหรับผู้เริ่มต้น
ทักษะการจัดการขั้นพื้นฐาน
มีทักษะการจัดการพื้นฐานสี่อย่างที่ทุกคนต้องมี ความสามารถในการบริหารงาน
ทักษะพื้นฐานสี่ประการนี้คือการ วางแผนจัดระเบียบกำกับและควบคุม และจะมีการหารือแยกกันในรายละเอียดด้านล่าง
วางแผน
การวางแผน เป็นขั้นตอนแรกและสำคัญที่สุดในงานการจัดการใด ๆ นอกจากนี้ยังเป็นขั้นตอนที่ละเลยหรือละเลยบ่อยที่สุด ในขณะที่จำนวนของการวางแผนและรายละเอียดที่จำเป็นจะแตกต่างกันไปในแต่ละงานการข้ามภารกิจนี้คือการเชิญภัยพิบัติอย่างแน่นอนโดยไม่คำนึงถึงความโชคร้าย นั่นคือสิ่งที่ทำให้เรามีสุภาษิตในการวางแผนของ 6 P (หรือ 7 P ขึ้นอยู่กับว่าคุณนับ)
แม้ว่าคนส่วนใหญ่จะเชื่อมโยงการวางแผนระยะกับการวางแผนธุรกิจโดยทั่วไป แต่ก็มีระดับการวางแผนที่แตกต่างกันด้วย
- การวางแผนเชิงกลยุทธ์
- ยุทธวิธีการวางแผน
- การวางแผนปฏิบัติการ
และมีการวางแผนที่แตกต่างกัน:
- การวางแผนภัยพิบัติ
- การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง
- การวางแผนวิกฤติ
- การวางแผนค่าตอบแทน
จัดระเบียบ
ผู้จัดการต้องสามารถจัดทีมงานและโครงการต่างๆเพื่อให้งานของทีมทำได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากที่สุด
ในฐานะผู้จัดการจุดเริ่มต้นคุณอาจจะจัดทีมงานขนาดเล็กหรือทีมงานโครงการ ทักษะเดียวกันนี้จะต้องใช้ต่อไปในอาชีพของคุณเมื่อคุณต้องจัดแผนกหรือแผนกใหม่ของ บริษัท
เห็นได้ชัดว่ามีการซ้อนทับกันมากระหว่างการวางแผนงานและการจัดงาน ในกรณีที่การวางแผนมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ต้องทำองค์กรมีการดำเนินงานมากขึ้นและมุ่งเน้นในการทำงานที่ดียิ่งขึ้น
เมื่อคุณจัดระเบียบงานคุณจะต้อง:
- กำหนดบทบาทที่จำเป็น
- มอบหมายงานให้กับบทบาท,
- กำหนดทรัพยากรที่ดีที่สุด (คนหรืออุปกรณ์) สำหรับบทบาท,
- ขอรับทรัพยากรและ จัดสรรให้กับบทบาท และ
- จัดสรรทรัพยากรให้กับบทบาทและมอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบต่อพวกเขา
ไม่ว่าคุณจะได้รับมอบหมายให้เป็นทีมขนาดเล็กหรือโครงการที่จะจัดการผู้จัดการที่เริ่มต้นจะต้องสามารถจัดระบบสำนักงานและระบบข้อมูลได้
คุณอาจไม่สามารถเคลื่อนย้ายผู้คนไปรอบ ๆ เพื่อที่จะทำให้ทีมของคุณเข้าด้วยกัน แต่คุณควรพิจารณา ในทางกลับกันคุณอาจต้องย้ายคนหลาย ๆ คนเข้าไปในพื้นที่เล็ก ๆ และคุณจะต้องจัดระเบียบเพื่อให้ทีมงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพภายในพื้นที่นั้น ต่อมาในอาชีพของคุณคุณอาจต้องจัดสำนักงานเพื่อรองรับทีมจากหน่วยงานต่างๆและความต้องการเฉพาะของพวกเขา
นอกจากนี้คุณยังจะต้องสามารถจัดระบบทั้งหมดที่จะจัดการกับข้อมูลที่ทีมของคุณต้องการในการรวบรวมหรือแจกจ่าย วันนี้อาจเป็นระบบคอมพิวเตอร์ คุณต้องตัดสินใจว่าต้องการตั้งค่าหน้าเว็บที่ใช้ร่วมกันบนอินทราเน็ตของ บริษัท หรือเพียงแค่โฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันบนเซิร์ฟเวอร์แฟ้ม คุณจะจัดระบบอย่างไรเพื่อให้ทุกคนที่ต้องการข้อมูลสามารถเข้าถึงได้ (และไม่สามารถใช้ได้สำหรับผู้ที่ไม่ควรเห็นเช่นคู่แข่ง)?
หากทีมของคุณต้องการหรือสร้างสิ่งอื่นที่ไม่ใช่ข้อมูลคุณต้องจัดระเบียบเพื่อให้ทีมของคุณได้รับสิ่งที่ต้องการเมื่อต้องการและสามารถออกไปให้คนอื่นรู้ได้ว่าทีมงานของคุณผลิตอะไรในเวลาที่เหมาะสม
อย่าลืมเกี่ยวกับการจัดตัวเอง เราจะเข้าไปอยู่ในระดับที่สูงขึ้นใน ระดับ 3 ของ Pyramid ทักษะการจัดการ แต่แม้ในฐานะผู้จัดการจุดเริ่มต้นคุณจะต้องสามารถจัดระเบียบ ตัวเอง เวลาและพื้นที่ของคุณเพื่อให้คุณมีประสิทธิภาพมากที่สุด
สุดท้ายอย่าลืมว่าไม่ค่อยจัดระเบียบสิ่งต่างๆเพียงครั้งเดียว การเปลี่ยนแปลงทรัพยากรอย่างต่อเนื่องเป้าหมายและปัจจัยภายนอกที่คุณมักจะต้องจัดระเบียบใหม่เพื่อปรับตัวให้เหมาะสม
โดยตรง
การกำกับคือขั้นตอนการดำเนินการ คุณได้วางแผนและจัดงาน ตอนนี้คุณต้องนำทีมของคุณไปทำงานเสร็จแล้ว เริ่มต้นด้วยการทำให้แน่ใจว่าเป้าหมายชัดเจนสำหรับทุกคนในทีม
พวกเขารู้หรือไม่ว่าเป้าหมายคืออะไร? พวกเขารู้หรือไม่ว่าบทบาทของพวกเขาคืออะไรในการทำให้ทีมบรรลุเป้าหมาย? พวกเขามีทุกสิ่งทุกอย่างที่พวกเขาต้องการ (ทรัพยากรผู้มีอำนาจเวลา ฯลฯ ) เพื่อทำหน้าที่ของพวกเขาหรือไม่?
ดึงอย่ากด
คุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการกำกับทีมไปสู่เป้าหมายของคุณหากคุณดึง (นำพาทีม) แทนที่จะผลักดัน (นั่งและ สั่งซื้อ ) คุณต้องการกระตุ้นให้คนในทีมของคุณและช่วยเหลือและสร้างแรงบันดาลใจให้กับเป้าหมายของทีม
ควบคุม
นักเขียนบางคนพยายามที่จะ "นุ่ม" ทักษะนี้โดยเรียกว่า "ประสานงาน" หรือคำที่คล้ายกัน ฉันชอบคำศัพท์ที่เข้มแข็งมากขึ้นเพราะเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้จัดการจะสามารถควบคุมกิจกรรมของทีมได้
ในขั้นตอนข้างต้นคุณได้วางแผนงานจัดระเบียบทรัพยากรเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดและสั่งให้ทีมเริ่มทำงาน ในขั้นตอนการควบคุมคุณจะ ตรวจสอบ งานที่ทำอยู่ คุณเปรียบเทียบความคืบหน้าจริงกับแผน คุณยืนยันว่าองค์กรกำลังทำงานตามที่คุณออกแบบ
หากทุกสิ่งทุกอย่างไปได้ดีคุณไม่จำเป็นต้องทำอะไรนอกจากการตรวจสอบ อย่างไรก็ตามที่ไม่ค่อยเกิดขึ้น มีคนป่วยการจัดเรียงฐานข้อมูลจะใช้เวลานานกว่าการซ้ำแต่ละครั้งคู่แข่งที่สำคัญลดราคาไฟไหม้จะทำลายอาคารข้างเคียงและคุณต้องอพยพออกไปหลายวันหรือมีปัจจัยอื่น ๆ ส่งผลกระทบต่อแผนของคุณ ตอนนี้ขั้นตอนการควบคุมบอกให้รู้ว่าคุณต้องดำเนินการเพื่อลดผลกระทบและนำสิ่งต่างๆกลับสู่เป้าหมายที่ต้องการโดยเร็วที่สุด
บ่อยครั้งนี้หมายถึงการกลับไปที่ขั้นตอนการวางแผนและการปรับแผนการ บางครั้งอาจต้องมีการเปลี่ยนแปลงในองค์กร และคุณจะต้องนำทางทุกคนสู่เป้าหมายใหม่ ๆ และสร้างแรงบันดาลใจให้กับพวกเขา จากนั้นคุณจะควบคุมแผนบริการใหม่และปรับเปลี่ยนหากจำเป็น รอบนี้จะดำเนินต่อไปจนกว่าคุณจะเสร็จสิ้นภารกิจ
เครื่องมือควบคุมผู้จัดการ
ในขั้นตอนการควบคุมคุณกำหนดมาตรฐานสำหรับประสิทธิภาพการทำงานและคุณภาพแล้วคุณตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะได้พบ มีเครื่องมือมากมายที่มีให้คุณเนื่องจากมีสิ่งที่คุณจำเป็นต้องตรวจสอบ
- เครื่องมือการจัดตารางเวลา - เครื่องมือซอฟต์แวร์จำนวนหนึ่งช่วยให้คุณสามารถใส่ตารางเวลาของคุณและปรับปรุงความคืบหน้าได้เป็นประจำ โปรแกรมจะเน้นการเปลี่ยนแปลงในกำหนดการเพื่อให้คุณสามารถระบุการดำเนินการแก้ไขที่จะดำเนินการได้
- การควบคุมทางการเงิน - ในฐานะผู้จัดการคุณมักจะมีงบประมาณ รายงานจากฝ่ายการเงินจะแจ้งให้คุณทราบว่าการใช้จ่ายของคุณ (กับผู้คนและทรัพยากรอื่น ๆ ) ตรงกับแผนอย่างไร
- คนควบคุม - คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมของคุณกำลังดำเนินการตามที่วางแผนไว้ หากไม่เป็นเช่นนั้นคุณจำเป็นต้องค้นหาและแก้ไขสาเหตุ พวกเขาไม่เข้าใจเป้าหมายหรือไม่? พวกเขาไม่ได้มีทรัพยากรหรือทักษะที่ต้องการหรือไม่? งานมีขนาดใหญ่เกินไปสำหรับพวกเขาหรือไม่และจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนหรือกำหนดให้กับทรัพยากรอื่น งานของคุณในฐานะผู้จัดการหมายถึงการให้ ความเห็น เกี่ยวกับประสิทธิภาพของทีมงานตามแผน เมื่อไม่ได้คุณต้องดำเนินการแก้ไข