การจัดการประชุม Key - Stand PAT
ผู้จัดการบางคนใช้ PAT
แนวทางการประชุมโดยใช้ P urpose, A genda และ Teframe การจับกลุ่มผู้เข้าร่วมประชุมด้วยจุดสำคัญในบริบทก่อนการประชุมช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้คนจะพร้อมที่จะเข้าร่วมและสนับสนุนเจตนารมณ์โดยรวมของการประชุม ร่างโครงร่าง PAT ที่ชัดเจนจะช่วยให้แน่ใจได้ว่าเซสชั่นที่มีประสิทธิผล
คุณควรจะสามารถกำหนด วัตถุประสงค์ ของการประชุมได้ไม่เกิน 1 หรือ 2 ประโยค "การประชุมครั้งนี้คือการวางแผนแคมเปญการตลาดใหม่" หรือ "การประชุมครั้งนี้คือการทบทวนนโยบายใหม่ในการจัดส่งเพื่อรับมือกับผลตอบแทน" วัตถุประสงค์นี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนรู้ว่าเหตุใดพวกเขาจึงอยู่ที่นั่นสิ่งที่ต้องทำและวิธีการชี้แนะแนวทางและผลักดันข้อสรุป
ตั้งวาระการประชุม แสดงรายการที่คุณจะตรวจสอบ / หารือ / ตรวจสอบ ฉันต้องการกำหนดเวลาให้กับแต่ละวาระ (ดูด้านล่าง) และระบุบุคคลที่รับผิดชอบในการกลั่นกรองการอภิปราย ตั้งระยะเวลา อย่างน้อยตั้งเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด
ฉันขอแนะนำให้ตั้งระยะเวลาสำหรับแต่ละรายการในวาระการประชุม เหล่านี้ควรรวมเป็นระยะเวลาการประชุมโดยรวม
เริ่มการประชุมตามเวลา
ถ้าคุณทำงานในหนึ่งวัฒนธรรมที่คนหยดลงไปในการประชุมทุกทางจนถึงห้าหรือสิบนาทีหลังจากเวลาเริ่มต้นที่กำหนดไว้ถึงเวลาที่จะเริ่มมีแนวโน้มใหม่
บริษัท หนึ่งสนับสนุนให้ผู้จัดการปิดประตูในเวลาเริ่มต้นที่กำหนดและผู้ที่มาสายไม่สามารถเข้าร่วมได้ แม้ว่าเรื่องนี้อาจเข้มงวดมากขึ้นกว่าที่คุณควรปฏิบัติคุณก็ไม่ควรกังวลเรื่องการนำการประชุมไปสั่งการตรวจสอบวัตถุประสงค์และการยืนยันความคาดหวังและเวลา
อย่ารอให้คนอันธพาลปรากฏตัว เมื่อมีคนมาถึงล่าช้าอย่ากลับไปทบทวนสิ่งที่ได้รับการคุ้มครองแล้ว ต่อไปกับหัวข้อการประชุมของคุณ นี้จะเป็นที่น่าอึดอัดใจสำหรับคนหลงผิดและปรับปรุงอัตราต่อรองของเขา / เธอมาถึงในเวลาในที่ประชุมต่อไป
หากผู้จัดงาน / ผู้สนับสนุนงานประชุมไม่ปรากฏตัวตรงเวลาให้พิจารณาการประชุมยกเลิกและกลับไปทำงาน ระยะเวลารอคอยห้าถึงเจ็ดนาทีมีความสมเหตุสมผล โอกาสคือผู้จัดประชุมวิ่งเข้าไปในความยากลำบากที่ไม่คาดคิดและต้องการให้คุณไม่ต้องเสียเวลารอเขา / เธอ
เก็บหัวข้อการประชุมไว้
การปฏิบัติที่ดีคือการมอบหมายให้ใครบางคนมีบทบาทในการทำให้ทุกคนสามารถติดตามได้ในระหว่างการประชุม บ่อยเกินไปการอภิปรายจะลอยลำและย่อยสลายความคิดเห็นความคิดข้อเท็จจริงและอารมณ์ แทนที่จะมอบหมายบทบาทและแจ้งให้ทุกคนทราบว่าบุคคลนี้จะเข้าแทรกแซงหากการอภิปรายสิ้นสุดลงในวาระการประชุมและหัวข้อการอภิปรายที่เฉพาะเจาะจง
ในบาง บริษัท บทบาทนี้จะถูกอ้างถึงว่าเป็น "Traffic Cope" ในหัวข้อ "Keeper Topic" โดยไม่คำนึงถึงฉลากบทบาทนี้มีประโยชน์อย่างมากในการเสริมสร้างประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการประชุมของคุณ
หากหัวข้อเพิ่มเติมที่เกิดขึ้นนอกวาระ แต่มีความสำคัญในการพูดคุยกันควรมีการจับและวางไว้อย่างชัดเจนใน "ที่จอดรถ" เพื่อการพิจารณาและอภิปรายในอนาคตหรือเพื่อการประชุมแบบไม่ต่อเนื่อง เจ้าของการประชุมสงวนสิทธิ์ที่จะอนุญาตให้มีการอภิปรายที่แตกต่างกันเล็กน้อยหากสนับสนุนวัตถุประสงค์การประชุมโดยรวม
เก็บและแจกจ่ายบันทึกการประชุม / รายงานการประชุม
คนอื่นที่ไม่ใช่ผู้จัดประชุมควรเก็บรายงานการประชุมไว้เป็นนาที บันทึกที่ดีของนาทีจะรวมถึง:
- เวลานัดพบ, สถานที่
- คำอธิบายของวัตถุประสงค์
- สำเนาวาระการประชุม
- รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมและรายชื่อผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วม
- สรุปรายละเอียดของข้อสรุปรายการการดำเนินการความรับผิดชอบและวันที่ที่จะเสร็จสิ้น ผู้สังเกตส่วนมากใช้วาระการประชุมเพื่อเป็นแนวทางในการระบุข้อสรุปและการดำเนินการ
- การประชุมติดตามผลตามแผนถ้าจำเป็นจริงๆ
จัดส่งบันทึกการประชุมให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้หลังจากเสร็จสิ้นการประชุมและภายในหนึ่งวันทำการ นาทีและบันทึกย่อเป็นคำเตือนที่สำคัญสำหรับผู้เข้าร่วมตลอดจนแหล่งข้อมูลสำหรับผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ หรือสำหรับผู้ที่พลาดการประชุม นาทีเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการใช้ประโยชน์เพื่อเตือนใจผู้คนและทีมงานที่มุ่งมั่นในการติดตามผล
บรรทัดด้านล่างสำหรับตอนนี้:
เป็นไปได้ว่าการประชุมจะส่งผลให้เกิดผลดีช่วยขับเคลื่อนโครงการและคนไปข้างหน้าไม่ต้องพึ่งพา ความขยันหมั่นเพียรและการเสริมสร้างความเข้มแข็งของเทคนิคการจัดการประชุมของคุณจะช่วยปรับปรุงอัตราต่อรองของคุณในการขับรถให้ได้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม
-
อัปเดตโดย Art Petty