Heads Up: กฎหมายของรัฐบาลกลางและกฎหมายของรัฐอาจแตกต่างกัน
ต่อไปนี้เป็นหลักเกณฑ์สำหรับการเก็บข้อมูล HR โปรดจำไว้ว่ากฎหมายของรัฐอาจแตกต่างไปจากหลักเกณฑ์เหล่านี้ หากกฎหมายของรัฐและกฎหมายของรัฐบาลกลางขัดแย้งกันอยู่เสมอให้เก็บบันทึกตามความต้องการใด ๆ อีกต่อไป
เป็นการดีกว่าที่จะเก็บบางสิ่งไว้นานเกินไปไม่นาน
บันทึกการจ้างงาน: 1 ปี
คุณจำเป็นต้องบันทึกประวัติการทำงานเหล่านี้บันทึกการสัมภาษณ์แอปพลิเคชันและประกาศรับสมัครงานตลอดจนบันทึกการค้นหาของคุณผ่านระบบติดตามผู้สมัครของคุณเป็นเวลาหนึ่งปีหลังจากที่ได้ตัดสินใจที่จะเสนองาน ดังนั้นถ้าคุณสัมภาษณ์ผู้สมัครและกระบวนการทั้งหมดลากไปสามเดือนก็ไม่ได้จนกว่า การตัดสินใจจ้างขั้นสุดท้ายจะทำ ว่านาฬิกาเริ่มฟ้อง
ทำไมคุณต้องทำเช่นนี้? ถ้าใครเคยถามคำถามเกี่ยวกับการจ้างงานของคุณคุณจะต้องแสดงว่าคุณ ไม่ได้เลือกปฏิบัติอย่างผิดกฎหมายใน รูปทรงหรือแบบฟอร์มใด ๆ กฎหมายเช่น American with Disabilities Act , Title VII และอื่น ๆ อีกมากมาย กำหนดให้คุณต้องปฏิบัติตามข้อกำหนด การเก็บบันทึกเหล่านี้จะช่วยให้คุณทำเช่นนี้
บันทึกการทดสอบยา: 1 ปีหรือ 5 ปีสำหรับงานขนส่ง
หาก คุณต้องการการทดสอบยาเสพติดสำหรับการจ้างงานก่อนจ้าง เป็นส่วนหนึ่งของบันทึกการจ้างงานและคุณควรเก็บสำเนาผลเป็นเวลาหนึ่งปี
หากคุณทำการทดสอบยาเสพติดเพิ่มเติมไม่ว่าจะเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในที่ทำงานหรือเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบแบบสุ่มคุณจำเป็นต้องรักษาบันทึกเหล่านี้เป็นเวลาหนึ่งปี อย่างไรก็ตามหากคุณอยู่ภายใต้ระเบียบการขนส่งของกระทรวงแล้วระยะเวลาขั้นต่ำสำหรับบันทึกการทดสอบยาเสพติดคือห้าปี
เงินเดือน / บัตรเวลาอื่น ๆ : 3 ปีขั้นต่ำสุด 5 ปีหลังจากการยกเลิกแนะนำ
กฎหมายกำหนดว่าคุณต้องรักษาบันทึกไว้เป็นเวลา 3 ปี แต่คำฟ้องเมื่อเร็ว ๆ นี้หมายความว่าคุณควรจะเก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้ได้นานกว่า
คุณต้องการเก็บบันทึกจำนวนพนักงานแต่ละคนที่ได้รับเงินและจำนวนชั่วโมงที่พวกเขาทำงานให้กับการครอบครองทั้งหมดที่ บริษัท ของคุณ จดบันทึกไว้อย่างน้อยห้าปีหลังจากที่พนักงานลาออกไม่ว่าจะด้วยเหตุผลก็ตาม
สำหรับพนักงานที่ได้รับการยกเว้นแน่นอนคุณไม่จำเป็นต้องรักษาบันทึกเวลาเนื่องจากการจ่ายเงินเหมือนกันโดยไม่คำนึงถึงจำนวนชั่วโมงที่ทำงาน อย่างไรก็ตามหากคุณเคยระบุว่าเป็นพนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้นในกรณีที่ควรได้รับการยกเว้นไม่ว่าจะเป็นเวลาทำงานเหล่านี้จะ ช่วยให้คุณสามารถจ่ายเงินค่าล่วงเวลาที่ค้างชำระ ได้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมการคำนวณค่าใช้จ่ายของ บริษัท ด้วย ตัวอย่างเช่นคุณต้องติดตามว่าเงินเดือนตรงเงินเดือนบวกค่าคอมมิชชั่นค่าล่วงเวลาค่าทำงานเป็นรายปีหรือค่าจ้างรายชั่วโมงตรง
คุณต้องทำเช่นนี้ไม่เพียง แต่สำหรับคำถามเกี่ยวกับการจ่ายเงินและภาษีเท่านั้น แต่การตัดสินใจอื่น ๆ จะขึ้นอยู่กับจำนวนชั่วโมงที่ทำงาน ตัวอย่างเช่นการมีสิทธิ์เข้าร่วม FMLA ขึ้นอยู่กับจำนวนชั่วโมงที่ทำงานในหนึ่งปี หากคุณมีพนักงานที่ได้รับการยกเว้นบางส่วนคุณอาจต้องพิจารณากำหนดเวลาในการบันทึกเพื่อกำหนดสิทธิ์ FMLA นอกจากนี้คุณยังต้องสามารถพิสูจน์ได้ว่าคุณได้จ่ายเงินค่าแรงให้กับพนักงานทุกชั่วโมงที่ทำงาน
แบบฟอร์ม I-9: 3 ปีหลังจากการเช่า 1 ปีหลังจากสิ้นสุดการจ้างแล้วแต่เวลาใดจะถึงภายหลัง
เก็บรักษาฟอร์ม I-9 ของพนักงานเก็บไว้แยกต่างหากจากประวัติการทำงานของพนักงานเป็นเวลาสามปีหลังจากที่คุณจ้างพนักงานและหนึ่งปีหลังจากเลิกจ้างแล้วแต่เวลาใดจะถึงภายหลัง
ข้อมูลสวัสดิการด้านสุขภาพ / บำเหน็จบำนาญ: 6 ปี
คุณจำเป็นต้องเก็บบันทึกแผนการใช้ประโยชน์ทั้งหมดไว้อย่างน้อย 6 ปี ศาลได้ตัดสินว่าหากพนักงานฟ้องร้องคุณว่าเขาสมควรได้รับเงินบำนาญที่สูงขึ้นตัวอย่างเช่นความรับผิดชอบของนายจ้างในการพิสูจน์ว่าพวกเขาไม่ได้เป็นหนี้มากขึ้นไม่ใช่หน้าที่ของพนักงานที่จะต้องพิสูจน์ว่าพวกเขาทำ เก็บทุกคำอธิบายแผนรายละเอียดเหล่านั้น
หากคุณมีพนักงานเก่าที่มี สิทธิ์ได้รับ COBRA โดยการขยายผลประโยชน์ด้านสุขภาพของพวกเขาคุณควรเก็บบันทึกเหล่านี้ไว้เป็นเวลาหกปีเพื่อความปลอดภัย กฎหมายไม่ได้ระบุถึงการเก็บรักษา แต่เนื่องจากกฎหมายนี้อาจใช้บังคับภายใต้พระราชบัญญัติการรักษาความปลอดภัยสำหรับรายได้สำหรับเกษียณอายุของพนักงาน (ERISA) กฎหมายฉบับนี้ต้องมีการเก็บรักษาไว้เป็นเวลาหกปี เพื่อความปลอดภัยอย่าโยนข้อความเหล่านั้นออก
บันทึก FMLA: 3 ปี
เมื่อพนักงานร้องขอ FMLA คุณจำเป็นต้องเก็บรักษาเส้นทางกระดาษไว้แม้ว่าคุณจะปฏิเสธการลาออกก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ติดตามลางานของพนักงานแต่ละคน - เมื่อเริ่มและใช้เวลาเท่าไร ถ้าพนักงานมี FMLA ไม่สม่ำเสมอตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณติดตามการลาทุกครั้งและ ระบุจำนวนชั่วโมงที่ ใช้ วันที่และจำนวนชั่วโมงควรได้รับการบันทึกไว้ โปรดจำไว้ว่าการลางานไม่ต่อเนื่องสามารถใช้งานได้ภายในสองสามชั่วโมงในหนึ่งวันหรือสองสามวันในหนึ่งสัปดาห์ บันทึกเอกสารทั้งหมดและเก็บบันทึกเหล่านั้นไว้
โปรดจำไว้ว่านี่ไม่ใช่รายการที่ครอบคลุมและใช้เฉพาะกับกฎเกณฑ์ของรัฐบาลกลางเท่านั้น คุณอาจต้องปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยการเก็บรักษาบันทึกเพิ่มเติมเช่นหากคุณเป็นผู้รับเหมาของรัฐบาลกลางหรือรัฐของคุณมีมาตรฐานแตกต่างกัน เมื่อสงสัยอย่าโยนทิ้ง
คุณสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบันทึกและการรายงานที่จำเป็นได้ที่สมาคมการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (SHRM)
ข้อจำกัดความรับผิดชอบ: โปรดทราบว่าข้อมูลที่ให้ไว้ในขณะที่มีสิทธิ์ไม่ได้รับประกันความถูกต้องและความถูกต้องตามกฎหมาย เว็บไซต์นี้อ่านโดยผู้ชมและ กฎหมายการจ้างงาน ทั่วโลกและข้อบังคับแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศ โปรดขอความช่วยเหลือด้านกฎหมายหรือความช่วยเหลือจากรัฐบาลรัฐสหพันธรัฐหรือประเทศต่างๆเพื่อให้การตีความทางกฎหมายและการตัดสินใจของคุณถูกต้องสำหรับสถานที่ของคุณ ข้อมูลนี้เป็นคำแนะนำความคิดและความช่วยเหลือ