ซึ่งคุณเลือกขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังสื่อสารอยู่กับใครและวัตถุประสงค์ในการติดต่อของคุณ อีเมลเร็วและง่ายขึ้น แต่บางข้อความอีเมลจะไม่ได้รับการเปิดขึ้นและขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังเขียนจดหมายและสาเหตุที่คุณกำลังเขียนอยู่คุณอาจต้องส่งจดหมายพิมพ์หรือลงลายมือชื่อหรืออัปโหลดทางออนไลน์
คู่มือการเขียนจดหมายและการเขียนอีเมลมืออาชีพ
ไม่ว่าคุณจะสื่อสารกันตัวอักษรที่เขียนดีมีหลายส่วนสิ่งที่คุณรวมไว้ในแต่ละส่วนและวิธีจัดรูปแบบเอกสารจะขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังส่งจดหมายหรือข้อความอีเมลที่พิมพ์อยู่หรือไม่
ต่อไปนี้คือหลักเกณฑ์ในการเขียนจดหมายและข้อความอีเมลรวมถึงวิธีการเขียนจัดรูปแบบและพิสูจน์อักษรตัวอักษรของคุณพร้อมกับตัวอย่างจดหมายธุรกิจประเภทต่างๆ
สิ่งที่จะรวมไว้ในจดหมายหรืออีเมล
คู่มือการเขียนตัวอักษรนี้รวมถึงสิ่งที่ควรจะแสดงในแต่ละส่วนของจดหมายวิธีการจัดการและพิมพ์ข้อความและการสื่อสารทางอีเมลรูปแบบและรูปแบบจดหมายตัวอย่างและเทมเพลต
ส่วนของจดหมาย
- ข้อมูลติดต่อ
- คำทักทาย (คำทักทาย)
- ร่างกายของจดหมาย
- ปิด
- ลายเซ็น
ข้อมูลติดต่อ
วิธีที่คุณใส่ข้อมูลการติดต่อจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าคุณส่งจดหมายอย่างไร เมื่อคุณส่งข้อความอีเมลข้อมูลติดต่อของคุณจะอยู่ที่ท้ายข้อความแทนที่จะเป็นด้านบนของหน้า
นี่คือสิ่งที่จะรวมและตัวอย่างสำหรับทั้งตัวพิมพ์และอีเมล
ตัวอย่างคำทักทาย
คำทักทายเป็นส่วนอวยพรในจดหมายของคุณ ต่อไปนี้เป็นรายการตัวอย่างคำทักทายจดหมายที่เหมาะสำหรับการติดต่ออย่างมืออาชีพ
ร่างกายของจดหมาย
เนื้อหาของจดหมายของคุณจะมีหลายย่อหน้า
ย่อหน้าแรกควรรวมถึงบทแนะนำและคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับเหตุผลในการเขียน ย่อหน้าที่สอง (และย่อหน้าต่อไปนี้) ควรอธิบายเหตุผลในการเขียนเพิ่มเติม ย่อหน้าสุดท้ายควรจะขอการดำเนินการจากผู้อ่านหากคุณต้องการบางสิ่งบางอย่างหรือระบุว่าคุณจะติดตามผลอย่างไร
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจุดประสงค์ของจดหมายของคุณชัดเจน ผู้อ่านจะต้องรู้ว่าคุณต้องการอะไรและจะช่วยคุณได้อย่างไร หรือถ้าคุณเสนอบริการหรือช่วยเหลือสิ่งที่คุณสามารถมอบให้กับผู้อ่าน
ปิด
จดหมายปิดท้ายด้วยคำว่า "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" ซึ่งจะมีเครื่องหมายจุลภาคและลายเซ็นของคุณหากคุณกำลังส่งจดหมายพิมพ์ หากคุณกำลังส่งข้อความอีเมลเพียงพิมพ์ชื่อของคุณหลังจากปิด นี่เป็นรายการตัวอย่างจดหมายที่เหมาะสมสำหรับการติดต่อทางธุรกิจและการจ้างงาน
ลายเซ็น
การสัมผัสกับจดหมายของคุณคือลายเซ็นของคุณซึ่งในข้อความอีเมลจะมีข้อมูลติดต่อของคุณ
วิธีรับจดหมาย
สิ่งสำคัญคือต้องระบุบุคคลที่คุณกำลังเขียนอย่างเป็นทางการเว้นแต่คุณจะรู้จักพวกเขาเป็นอย่างดี ต่อไปนี้เป็นวิธีการระบุจดหมายรวมถึงข้อมูลทั่วไปที่คุณสามารถใช้ได้หากคุณไม่มีบุคคลที่ติดต่อที่ บริษัท
การจัดรูปแบบจดหมายโต้ตอบของคุณ
เมื่อคุณมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นต้องมีแล้วให้อ่านรูปแบบมาตรฐานที่ใช้สำหรับตัวอักษรและข้อความอีเมล:
แนวทางการเขียนจดหมาย
ขั้นตอนต่อไปคือการขัดเงาตัวอักษรของคุณดังนั้นจึงมีช่องว่างระหว่างย่อหน้าและด้านบนและด้านล่างของหน้า นอกจากนี้คุณยังต้องการเลือกสไตล์และขนาดของแบบอักษรที่สามารถอ่านได้ สิ่งที่คุณพูดจะขึ้นอยู่กับเหตุผลที่คุณเขียนดังนั้นโปรดปรับแต่งจดหมายให้เหมาะกับสถานการณ์ส่วนบุคคลและอาชีพของคุณ
ต่อไปนี้คือคำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อเขียนจดหมายประเภทต่างๆรวมถึงระยะขอบแบบอักษรระยะห่างและรายละเอียดของสิ่งที่จะรวมพร้อมกับตัวอย่างของแต่ละตัว
- วิธีเขียนจดหมายอ้างอิง
- การเขียนจดหมายลาออก
- วิธีการเขียนจดหมายขอบคุณ
- LinkedIn หลักเกณฑ์สำหรับข้อความและคำเชิญ
- หลักเกณฑ์ข้อความอีเมลระดับมืออาชีพ
ตัวอย่างและเทมเพลต
การใช้เทมเพลตเป็นวิธีที่ดีในการเริ่มต้นจดหมายหรือข้อความอีเมลของคุณเนื่องจากคุณกำลังเริ่มต้นด้วยรูปแบบพื้นฐานในสถานที่ เพียงกรอกข้อมูลลงในส่วนที่เหมาะสมของจดหมาย
การดูตัวอย่างจะเป็นประโยชน์ด้วยเพราะคุณจะได้รับไอเดียสำหรับสิ่งที่จะพูดในจดหมายของคุณเอง
ตัวอย่างหนังสือ
ตัวอย่างจดหมาย ได้แก่ จดหมายธุรกิจจดหมายสมัครงานการสัมภาษณ์จดหมายขอบคุณคุณตัวอักษรติดตามตัวรับงานและปฏิเสธจดหมายจดหมายลาออกตัวอักษรชื่นชมจดหมายธุรกิจและตัวอย่างจดหมายเพิ่มเติมและแม่แบบ
ตัวอย่างข้อความอีเมล
การจ้างงานการค้นหางานและตัวอย่างอีเมลทางธุรกิจรวมถึงเทมเพลตอีเมลตัวอย่างข้อความที่จัดรูปแบบและหัวเรื่องข้อความทักทายและตัวอย่างลายเซ็น
การตรวจสอบคำสะกดและตรวจทานคำ
สุดท้ายก่อนที่คุณจะพิมพ์หรืออัปโหลดจดหมายของคุณหรือส่งข้อความอีเมลตรวจสอบตัวสะกดเช็คไวยากรณ์และพิสูจน์อักษร เคล็ดลับเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดใด ๆ คือการอ่านออกมาดัง ๆ คุณอาจสังเกตเห็นข้อผิดพลาดที่คุณไม่ได้ตรวจสอบโดยมองหา
บทความที่เกี่ยวข้อง: คำทักทายและคำทักทาย