การพิจารณาว่าอะไรที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับว่าคุณรู้จักผู้รับจดหมายของคุณเป็นอย่างดีและไม่ว่าคุณจะเขียนจดหมายหรืออีเมล บ่อยครั้งที่คำทักทายในอีเมลจะไม่เป็นทางการมากกว่าในตัวอักษรที่พิมพ์
เมื่อส่งอีเมลคุณอาจต้องการเปลี่ยนคำทักทายของคุณภายในจดหมายอีเมลที่ต่อเนื่องในขณะที่ "Dear" เหมาะสำหรับอีเมลเริ่มแรกอาจรู้สึกหงุดหงิดและซ้ำ ๆ เมื่อมีส่วนร่วมในการสนทนาทางอีเมลอย่างรวดเร็วเพื่อตั้งค่าการประชุม เวลา. ในสถานการณ์เช่นนี้คุณสามารถใช้คำทักทายที่ตามมาเช่น "Hello again Name" หรือแม้กระทั่งการใช้ชื่อผู้รับของคุณโดยไม่มีคำทักทาย
ดูรายละเอียดเกี่ยวกับตัวเลือกทักทายต่างๆรวมถึงเวลาที่จะใช้งานด้านล่างนี้
ประเภทของคำแนะนำจดหมาย
เนื่องจากคำทักทายเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับจะเห็นสิ่งสำคัญคือคุณต้องให้ความคุ้นเคยและเคารพในระดับที่เหมาะสม คุณอาจต้องการดูเหมือนเป็นมิตรหรือเป็นมืออาชีพมากขึ้นอยู่กับการติดต่อที่คุณส่ง
เรียน: คำทักทายนี้มีความเหมาะสมในหลาย ๆ กรณีไม่ว่าคุณจะรู้จักตัวเองเป็นอย่างดีหรือไม่ว่าจะเป็นคนรู้จักธุรกิจนายจ้างที่มีศักยภาพหรือผู้บังคับบัญชา
ถ้าคุณรู้จักบุคคลนั้นได้ดีเพียงใช้ชื่อเท่านั้น
สำหรับนายจ้างที่มีศักยภาพหรือหัวหน้างานมักใช้นายหรือนางสาว (นางหรือนางสาวเมื่อรู้ว่าหญิงนั้นแต่งงานหรือโสด) เว้นแต่คุณจะได้รับการขอให้ใช้ชื่อเฉพาะ
สำหรับความคุ้นเคยหรือการติดต่อธุรกิจการใช้ "ชื่อเฉพาะ" ของคุณจะขึ้นอยู่กับว่าคุณรู้จักบุคคลนั้นดีเพียงใด
ถ้าคุณอยู่บนพื้นฐานชื่อแรกใช้ที่ หากคุณไม่แน่ใจให้ใช้ Mr./Ms นามสกุลหรือ Mr./Ms ชื่อนามสกุล. หากชื่อผู้ติดต่อของคุณเป็นเพศที่เป็นกลาง (เช่น Taylor Brown) และคุณไม่แน่ใจว่าคุณกำลังพูดถึงผู้หญิงหรือผู้ชายคุณจะรัก Taylor Brown ด้วยเช่นกัน
ตัวอย่างคำทักทายจดหมาย
เมื่อคุณใช้ "เรียน" เป็นคำทักทายให้ใส่เครื่องหมายจุลภาคหรือเครื่องหมายทวิภาคหลังจากชื่อของบุคคลนั้น:
- เรียนนางสาวสีน้ำตาล:
- เรียนนางสาวบราวน์,
- เรียนซาร่าห์:
- เรียนซาร่าห์
เครื่องหมายจุลภาคเป็นทางเลือกที่ไม่เป็นทางการมากขึ้นและควรสงวนไว้สำหรับอีเมล ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว "Dear" อาจอ่านว่าเก่าเกินไปเล็กน้อยโดยเฉพาะอย่างยิ่งในจดหมายอีเมลที่กำลังดำเนินอยู่ ในขณะที่การทำงานเป็นอย่างดีสำหรับจุดติดต่อแรกของอีเมลติดต่ออาจเป็นการดีที่สุดที่จะเปลี่ยนไปใช้ตัวเลือกอื่น ๆ (เช่น "สวัสดี") ในอีเมลที่ตามมา
ผู้ที่อาจกังวล : นี่ใช้ในการติดต่อทางธุรกิจที่คุณไม่มีบุคคลเฉพาะที่คุณเขียน คุณอาจใช้ข้อมูลนี้เมื่อ ทำการสอบถาม หรือเมื่อสมัครงานที่คุณไม่ทราบชื่อของบุคคลที่นำการค้นหาผู้สมัคร อย่างไรก็ตามคุณควรพยายามหาชื่อของบุคคลในแผนกเฉพาะที่คุณสนใจเพื่อติดต่อ (ลองใช้เว็บไซต์ของ บริษัท หรือ LinkedIn เพื่อหาที่ติดต่อเฉพาะ)
Dear Sir or Madam: ใช้ชื่อเรื่องเพศที่เหมาะสมถ้าคุณรู้หรือทั้งสองอย่างหากคุณไม่แน่ใจ ควรใช้เฉพาะเมื่อคุณไม่มีชื่อที่จะใช้เนื่องจากคุณควรระบุที่อยู่อีเมลของคุณให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
ในขณะที่คำทักทายนี้สามารถตีความได้ว่าเก่าล้าสมัยเสมอไปเพื่อทำผิดเกี่ยวกับด้านอนุรักษนิยมเมื่อกล่าวถึงการติดต่อภายในความสัมพันธ์ทางธุรกิจ
คำทักทาย (หรือ Good Morning, Good Afternoon): พิจารณาตัวเลือกเหล่านี้ว่าเป็น "Hello" และ "Hi" เล็กน้อยขึ้นกว่าเดิม
สวัสดี: เหมาะสมเฉพาะในอีเมลเท่านั้นและควรใช้กับคนที่คุณรู้จักดีหรือในสถานการณ์ที่ไม่เป็นทางการ
สวัสดี: เหมาะกับการติดต่อทางอีเมลแบบไม่เป็นทางการกับคนที่คุณรู้จักดี
ความทรงจำในอีเมลของกลุ่ม
เมื่อคุณเขียนจดหมายถึงหลาย ๆ คนหลายตัวเลือกข้างต้นยังคงสมเหตุสมผล
คุณสามารถเขียน "Dear Mary, Bob และ Sue" หรือเขียนว่า "Hi Rick and Jen" แต่คุณอาจต้องการเลือกกลุ่มคำทักทายเช่น "Hi All" หรือ "Dear Team"
เคล็ดลับในการเขียนจดหมายธุรกิจ
มีมากพอที่จะเรียนรู้เกี่ยวกับการเขียนจดหมายธุรกิจที่นอกเหนือจากคำทักทาย นี่คือคู่มือการเขียนจดหมายธุรกิจที่มีรูปแบบจดหมายธุรกิจทั่วไปและแม่แบบและตัวอย่างจดหมายทางธุรกิจเกี่ยวกับการจ้างงาน
รีวิวตัวอย่างจดหมายตัวอย่าง
การมีตัวอย่างจดหมายที่จะปฏิบัติตามอาจช่วยได้ นี่คือรายการ ตัวอย่างจดหมาย สำหรับผู้หางานรวมทั้งจดหมายสมัครงานการสัมภาษณ์จดหมายขอบคุณตัวอักษรติดตามตัวรับงานและจดหมายปฏิเสธจดหมายลาออกตัวอักษรการแข็งค่าและตัวอย่างจดหมายสมัครงานที่ยอดเยี่ยมมากขึ้น