เหตุใดคุณจึงต้องการส่งอีเมลแบบมืออาชีพ? มีสาเหตุหลายประการ คุณอาจส่งหนังสือปกอ่อนของคุณไปยังนายจ้างที่มีศักยภาพจดหมายขอบคุณสำหรับเพื่อนร่วมงานที่ตกลงที่จะเป็นหนังสืออ้างอิงจดหมายลาออกจากตำแหน่งกับเจ้านายปัจจุบันของคุณหรือขอจดหมายแนะนำตัว
คุณอาจมีเหตุผลอื่น ๆ ในการส่งอีเมลที่ไม่ใช่อีเมลและในความเป็นจริงเป็นความคิดที่ดีที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณได้รับการจัดระเบียบและเป็นมืออาชีพ ต่อไปนี้คือสิ่งที่จะรวมไว้ในข้อความสิ่งที่ไม่ควรรวมและวิธีการปิดลงชื่อและส่งอีเมลของคุณ
หลักเกณฑ์ข้อความอีเมลระดับมืออาชีพ
อ่านขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเขียนอีเมลมืออาชีพที่มีคุณภาพสูงและคุณจะสร้างความประทับใจกับผู้รับเสมอ:
- บรรทัดหัวเรื่อง: บรรทัดหัวเรื่องควรนำเสนอเนื้อหาของคุณอย่างละเอียดสำหรับการเขียน บรรทัดหัวเรื่องของคุณอาจใช้ง่ายๆเพียง "Thank You" หรือ "Request for Recommendation"
- คำทักทาย: แม้ว่าคุณจะเขียนอีเมลสั้น ๆ ไว้ก็ตามรวมถึงคำทักทาย ถ้าคุณรู้จักชื่อของบุคคลนั้นให้ใส่ข้อมูลนั้น เว้นเสียแต่ว่าคุณจะอยู่บนพื้นฐานชื่อคนกับคนที่เรียกพวกเขาตามชื่อของพวกเขา
- ความยาว: เก็บอีเมลให้สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ผู้คนมักจะจ้องมองอีเมลที่ยาว แต่รวมถึงข้อมูลที่จำเป็น
- รูปแบบตัวอักษร: หลีกเลี่ยงการจัดวาง แบบอักษรที่ สนุกสนานร่าเริงหรือมีสี สิ่งเหล่านี้ล่อใจผู้รับจากข้อความจริงของคุณ หลีกเลี่ยงการใช้ตัวหนาและตัวเอียงเกินไปซึ่งทำให้อีเมลดูรก อย่าเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด นี้เป็นโกรธหรือ overexcited ในอีเมล
- อีโมติคอน: อย่าใส่อีโมติคอนลงในอีเมลมืออาชีพ บันทึกข้อมูลเหล่านี้ไว้เพื่อการติดต่อส่วนตัว
- การสะกดและไวยากรณ์: เพียงเพราะคุณเขียนอีเมลไม่ได้หมายความว่าคุณควรจะเลอะเทอะเกี่ยวกับการสะกดและไวยากรณ์ แก้ไขอีเมลของคุณอย่างละเอียดก่อนที่จะส่ง ข้อความที่ปราศจากข้อผิดพลาดจะบอกผู้รับว่าควรใช้อีเมลของคุณอย่างจริงจัง
- การปิด: ลงชื่อออกด้วยคำว่า "Thank you", "Best" หรือการส่งข้อมูลอื่นที่เรียบง่ายและชื่อของคุณ บัญชีอีเมลส่วนใหญ่ช่วยให้คุณสามารถฝังลายเซ็นที่มีชื่อชื่อและข้อมูลการติดต่อลงในอีเมลทุกฉบับ นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการติดต่อกันอย่างมืออาชีพ
เคล็ดลับข้อความอีเมลระดับมืออาชีพเพิ่มเติม
เมื่อคุณเขียนอีเมลเสร็จแล้วให้ทำตามขั้นตอนทั้งหมดก่อนคลิกปุ่ม "ส่ง":
- ตรวจสอบว่าข้อความของคุณสมบูรณ์: ตรวจสอบอีกครั้งเพื่อให้มั่นใจว่า บรรทัดหัวเรื่อง ของอีเมลของคุณเต็มไปคุณได้ รวมลายเซ็นไว้ แล้วคุณจะส่งข้อความถึงผู้ติดต่อที่ถูกต้องและคุณได้กรอกข้อมูลในช่อง สำเนาลับ ถึง สำเนาเพื่อตัวคุณเองเพื่อให้คุณได้บันทึกข้อความอีเมล
- พิสูจน์ข้อความอีเมลของคุณ: ก่อนที่คุณจะกดส่งโปรดตรวจสอบว่าได้ตรวจสอบการสะกดและตรวจสอบไวยากรณ์และการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ พวกเขามีความสำคัญเหมือนกัน ในจดหมายการค้นหางานของอีเมล เนื่องจากเป็น จดหมาย ในหนังสือพิมพ์
- ส่งข้อความอีเมลทดสอบ: ก่อนที่คุณจะส่งอีเมลของคุณให้ส่งข้อความถึงตัวคุณก่อนเพื่อตรวจสอบว่าการจัดรูปแบบทำงานได้และไม่มีอะไรที่ดูไม่อยู่ที่ใด ถ้าทุกสิ่งทุกอย่างดีแล้วให้ส่งอีเมลไปหา บริษัท หรือบุคคลที่คุณติดต่อ
- ส่งสำเนาข้อความอีเมลให้กับตัวคุณเอง: ใช้ช่อง สำเนาลับ เพื่อส่งสำเนาข้อความอีเมลให้กับตัวเองเพื่อให้คุณได้บันทึกเมื่อคุณส่งข้อความและส่งอีเมลถึงใคร นอกจากนี้คุณยังสามารถค้นหาข้อมูลนี้ได้ในโฟลเดอร์ที่ส่งของคุณ
- คัดลอกไฟล์: ด้วยโปรแกรมอีเมลจำนวนมากคุณสามารถส่งโฟลเดอร์เพื่อให้สามารถหาอีเมลที่ผ่านมาได้อย่างง่ายดาย ตั้งค่าโฟลเดอร์สำหรับอีเมลการค้นหางานทั้งหมดและส่งสำเนาข้อความอีเมลที่คุณส่งไปในโฟลเดอร์ค้นหางานของคุณ
ตรวจสอบอีเมลของคุณเป็นประจำ
เวลามีสาระสำคัญเมื่อคุณกำลังหางานดังนั้นคุณจึงควรตรวจสอบอีเมลของคุณเป็นประจำและบ่อยๆเพื่อไม่ให้พลาดโอกาสสำคัญ ๆ อย่างน้อยที่สุดโปรดตรวจสอบอีเมลของคุณในช่วงเช้าและช่วงบ่ายเพื่อที่คุณจะได้มีเวลาในการตอบกลับข้อความที่คุณได้รับในเวลาที่เหมาะสม
วันนี้การมีสมาร์ทโฟนช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบอีเมลของคุณได้ทุกที่ทุกเวลาและทุกเวลาที่คุณต้องการไม่ต้องวนเวียนอยู่เหนือคอมพิวเตอร์อีกต่อไป ในความเป็นจริงคุณจะได้รับการแจ้งเตือนสำหรับข้อความอีเมลใหม่เพื่อให้คุณสามารถอ่านได้ทันทีที่เข้าสู่กล่องจดหมาย