คุณจำเป็นต้องเขียนจดหมายธุรกิจหรือไม่? ไม่แน่ใจเกี่ยวกับรูปแบบที่ดีที่สุดที่จะใช้หรือสิ่งที่จะรวมไว้ในจดหมายของคุณ? สิ่งสำคัญคือจดหมายธุรกิจทั้งหมดที่คุณเขียนจะได้รับการจัดรูปแบบอย่างถูกต้องและเป็นมืออาชีพในการปรากฏตัว
เมื่อคุณเขียนจดหมายถึงนายจ้างเพื่อนร่วมงานความเป็นมืออาชีพและการติดต่อทางธุรกิจเค้าโครงจดหมายของคุณเกือบจะสำคัญเท่ากับสิ่งที่คุณเขียน
ถ้าตัวอักษรไม่ได้รับการจัดรูปแบบถูกต้องไม่มีช่องว่างระหว่างย่อหน้าและใช้แบบอักษรหรือขนาดแบบอักษรที่ไม่เป็นแบบดั้งเดิมอาจสะท้อนถึงตัวคุณได้ไม่ดี
แนวทางการเขียนจดหมายธุรกิจ
ต่อไปนี้เป็นแนวทางในการเขียนจดหมายธุรกิจเพื่อให้การติดต่อทั้งหมดของคุณทำให้เกิดความประทับใจสูงสุด
อัตรากำไรขั้นต้น
อัตราเบี้ยของจดหมายควรอยู่ที่ประมาณ 1 นิ้วซึ่งจะทำให้หนังสือระดับมืออาชีพของคุณดูเรียบง่ายคุณควรจัดเรียงข้อความไปทางซ้ายนั่นคือเอกสารส่วนใหญ่จะจัดอยู่ในแนวเดียวกันดังนั้นจึงทำให้จดหมายของคุณสามารถอ่านได้
การเว้นวรรคตัวอักษร
ปล่อยให้พื้นที่ในจดหมายของคุณสร้างรูปลักษณ์ที่ชัดเจนคลี่คลายและอ่านง่ายที่ผู้อ่านจะชื่นชม จดหมายของคุณควรอยู่ในรูปแบบบล็อก: จดหมายทั้งเล่มควรเรียงชิดกันทั้งด้านซ้ายและด้านเดียวยกเว้นเว้นวรรคสองระหว่างย่อหน้า
ขนาดตัวอักษร
ขนาดตัวอักษรแบบดั้งเดิมสำหรับตัวอักษรระดับมืออาชีพคือ 12 ตัวอักษรควรเป็น Times New Roman หรือ Arial อย่างไรก็ตามหากคุณใช้หัวกระดาษจดหมายจดหมายหัวจดหมายอาจมีขนาดและสไตล์ของตัวอักษรที่แตกต่างกัน
รูปแบบตัวอักษร
ไม่จำเป็นต้องใช้รูปแบบที่แตกต่างกันภายในตัวอักษรระดับมืออาชีพ
ใช้แบบอักษรที่เหมือนกัน (แบบอักษร bookprint เช่น Times New Roman หรือ Arial) และหลีกเลี่ยงการขีดเส้นใต้ตัวเอียงหรือเป็นตัวหนา อย่างไรก็ตามหากคุณใช้หัวจดหมายหัวจดหมายอาจอยู่ในรูปแบบตัวอักษรที่แตกต่างกัน
ข้อความตัวอักษร
ข้อความจดหมายธุรกิจควรมีความสะอาดและอ่านได้ หลีกเลี่ยงการเขียนจดหมายของคุณในข้อความขนาดใหญ่หนึ่งชุด
แบ่งข้อความของคุณออกเป็นหลายย่อหน้า ย่อหน้าเหล่านี้ควรชิดซ้าย นี้ช่วยให้การอ่านได้ง่ายขึ้น เมื่อคุณเขียนจดหมายเสร็จแล้วขอให้คนอื่นมาอ่านให้คุณ ให้เขามองไปที่จดหมายสั้น ๆ มีข้อความมากเกินไปในหน้านี้หรือไม่? การดูวรรคย่อยแตกต่างกันหรือไม่?
ข้อมูลติดต่อ
ส่วนแรกของจดหมายของคุณควรมีข้อมูลการติดต่อและข้อมูลการติดต่อของบุคคลที่คุณเขียนด้วย รวมถึงวันที่คุณเขียนที่ด้านบนของจดหมาย
จดหมายคำทักทาย
ถ้าคุณไม่รู้จักผู้อ่านได้ดีและโดยปกติจะต้องระบุชื่อด้วยชื่อแรกคุณควรใส่ชื่อบุคคลและชื่อเต็มของบุคคลในคำทักทาย (เช่น "Dear Mr. James Franklin") หากคุณไม่แน่ใจชื่อผู้อ่านให้ใส่ชื่อของเขา (เช่น "Dear Executive of Marketing") หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับเพศของผู้อ่านเพียงระบุชื่อเต็มและหลีกเลี่ยงชื่อส่วนบุคคล (เช่น "Dear Jamie Smith") หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับเพศชื่อและชื่อของผู้อ่านเพียงเขียนว่า "บุคคลที่ อาจกังวล " เว้นบรรทัดว่างไว้หลังจากคำทักทาย
ย่อหน้าอักษร
ย่อหน้าจดหมายระดับมืออาชีพควรมีความกระชับ
ย่อหน้าแรกอาจรวมถึงการเปิดโอกาสที่เป็นมิตรและคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับเหตุผลในการเขียน ย่อหน้าที่สอง (และวรรคถัดไป) ควรขยายตามเหตุผลในการเขียน ย่อหน้าสุดท้ายควรระบุเหตุผลของคุณในการเขียนและระบุแผนปฏิบัติการของคุณ (หรือขอให้ผู้อ่านอ่านการกระทำบางอย่าง)
ปิด
เมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจหรือข้อความอีเมลเป็นสิ่งสำคัญที่จะปิดหนังสือของคุณอย่างมืออาชีพเพื่อให้คุณเป็นตัวอักษรในสิ่งทั้งปวงเป็นลายลักษณ์อักษรและเป็นมืออาชีพ
ลายเซ็น
เมื่อคุณส่งจดหมายที่เป็นกระดาษให้เขียนจดหมายพร้อมลายมือชื่อเขียนด้วยลายมือตามด้วยชื่อที่พิมพ์ หากเป็นอีเมลให้ใส่ชื่อที่พิมพ์ด้วย
สุดท้ายอย่าลืมตรวจสอบการสะกดและอ่านจดหมายของคุณก่อนที่จะส่ง
อีกครั้งถามสมาชิกในครอบครัวเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานเพื่อตรวจทานให้คุณ เป็นเรื่องที่ดีเสมอสำหรับคู่สายตาอีกรายหนึ่งที่จะต้องดูเพราะมันยากที่จะจับข้อผิดพลาดของเราเอง
รูปแบบจดหมายธุรกิจ
ทบทวนจดหมายธุรกิจที่จัดรูปแบบไว้พร้อมข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่จะรวมไว้ในแต่ละส่วนของจดหมายของคุณ
ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ
ตัวอย่างจดหมายธุรกิจสำหรับจดหมายธุรกิจและจดหมายข่าวและแม่แบบต่างๆที่เกี่ยวกับธุรกิจการติดต่อทางวิชาชีพและการจ้างงาน