การสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญเมื่อคุณต้องการคนที่จะเปลี่ยน
ไม่มีองค์กรที่พนักงานมีความสุขกับ การสื่อสาร อย่างสมบูรณ์ การสื่อสารเป็นประเด็นที่ยากที่สุดในองค์กร
เป็นพื้นที่ที่พนักงานมักจะบ่นบ่อยๆในระหว่างการเปลี่ยนแปลงองค์กรและการดำเนินงานรายวัน เหตุผล?
การสื่อสารที่มีประสิทธิผล จำเป็นต้องมีองค์ประกอบ 4 ส่วนที่ทำงานร่วมกันได้อย่างสมบูรณ์เพื่อสร้างความหมายร่วมกันคำจำกัดความที่ใช้ในการสื่อสาร
- บุคคลที่ส่งข้อความต้องนำเสนอข้อความอย่างชัดเจนและละเอียดและกระจาย ความสมบูรณ์ และความถูกต้อง
- บุคคลที่ได้รับข้อความต้องตัดสินใจที่จะฟังถามคำถามเพื่อความชัดเจนและเชื่อถือผู้ส่งข้อความ
- วิธีการจัดส่งที่เลือกต้องเป็นไปตามสถานการณ์และความต้องการของทั้งผู้ส่งและผู้รับ
- เนื้อหาของข้อความต้องสะท้อนและเชื่อมต่อในระดับหนึ่งกับความเชื่อที่มีอยู่แล้วของผู้รับ ต้องมีข้อมูลที่พนักงานต้องการจะได้ยิน ต้องให้คำตอบกับพนักงานที่ห่วงใยและให้ความสำคัญกับคำถามมากที่สุด
- ด้วยเหตุนี้การสื่อสารจึงเป็นเรื่องน่าแปลกใจที่องค์กรต่างๆได้ทำผลงานได้ดี
ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการการเปลี่ยนแปลงได้เสนอข้อเสนอแนะมากมายเกี่ยวกับวิธีการสื่อสารที่ดีระหว่างการเปลี่ยนแปลงขององค์กร
ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการสื่อสารเพื่อการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพ
จัดทำแผนการสื่อสารอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้มั่นใจว่าสิ่งต่อไปนี้เกิดขึ้นภายในกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณ
- สื่อสารอย่างต่อเนื่องบ่อยครั้งและผ่านหลายช่องทาง ได้แก่ การพูดการเขียนวิดีโอการฝึกอบรมกลุ่มโฟกัสกระดานข่าวอินทราเน็ตและข้อมูลอื่น ๆ เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง
- สื่อสารข้อมูลทั้งหมดที่ทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงโดยเร็วที่สุดเท่าที่ข้อมูลมีอยู่ (ให้ชัดเจนว่าอคติของคุณเกี่ยวกับการสื่อสารแบบทันทีดังนั้นรายละเอียดบางอย่างอาจมีการเปลี่ยนแปลงในภายหลัง) บอกคนอื่นว่าทางเลือกอื่นของคุณคือการสื่อสารทั้งหมดจนกว่าคุณจะมีความเป็นบวกเกี่ยวกับการตัดสินใจเป้าหมายและความคืบหน้า เป็นเรื่องร้ายแรงในการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพ
- ให้เวลาจำนวนมากสำหรับคนที่จะถามคำถามขอความกระจ่างและให้ข้อมูล หากคุณเป็นส่วนหนึ่งของสถานการณ์ที่ผู้นำนำเสนอการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับแผ่นใสที่มีค่าใช้จ่ายไปยังกลุ่มใหญ่และจากนั้นก็หลบหนีไปคุณจะรู้ว่าข่าวร้ายนี้มีไว้เพื่อการรวมการเปลี่ยนแปลงอย่างไร ผู้คนต้องรู้สึกมีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลง การมีส่วนร่วมสร้างความมุ่งมั่น - ไม่มีอะไรที่สำคัญในระหว่างกระบวนการเปลี่ยนแปลง
- สื่อสาร วิสัยทัศน์ ภารกิจ และวัตถุประสงค์ของการจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างชัดเจน ช่วยให้ผู้คนเข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะมีผลกับตัวเองอย่างไร (ถ้าคุณไม่ได้ช่วยในกระบวนการนี้คนจะแต่งเรื่องของตัวเองขึ้นซึ่งมักจะเป็นลบมากกว่าความจริง)
- รับรู้ว่าการสื่อสารที่แท้จริงคือการสนทนา เป็นแบบสองทิศทางและต้องมีการอภิปรายอย่างแท้จริง ไม่ใช่แค่การนำเสนอเท่านั้น
- ผู้นำการเปลี่ยนแปลงหรือผู้สนับสนุนต้องใช้เวลาพูดคุยแบบตัวต่อตัวหรือเป็นกลุ่มย่อยกับคนที่คาดว่าจะทำการเปลี่ยนแปลง
- สื่อสารสาเหตุของการเปลี่ยนแปลงในลักษณะที่ผู้คนเข้าใจบริบทวัตถุประสงค์และความต้องการ "การสร้างกรอบแนวคิดที่น่าจดจำ" และ "การสร้างกรอบทางทฤษฎีเพื่อสนับสนุนการเปลี่ยนแปลง"
- ให้คำตอบสำหรับคำถามเฉพาะเมื่อคุณรู้คำตอบเท่านั้น ผู้นำทำลายความน่าเชื่อถือของพวกเขาเมื่อพวกเขาให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือดูเหมือนจะสะดุดหรือกลับเร่ร่อนเมื่อให้คำตอบ จะดีกว่าที่จะบอกว่าคุณไม่ทราบและคุณจะพยายามที่จะหา
- ผู้นำจำเป็นต้องฟัง หลีกเลี่ยงการป้องกันการแก้ตัวและคำตอบที่ได้รับเร็วเกินไป กระทำด้วยความรอบคอบ
- ทำให้ผู้นำและผู้สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงที่มีอยู่ทุกวันถ้าเป็นไปได้ที่จะคลุกเคล้ากับคนอื่น ๆ ในที่ทำงาน
- จัดสัมมนาและฟอรัมเชิงโต้ตอบเพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถสำรวจความเปลี่ยนแปลงได้พร้อม ๆ กับเรียนรู้เพิ่มเติม ใช้การฝึกอบรมเป็นรูปแบบของการสื่อสารแบบโต้ตอบและเป็นโอกาสสำหรับคนในการสำรวจพฤติกรรมและแนวคิดใหม่ ๆ เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและการจัดการการเปลี่ยนแปลง ทุกระดับขององค์กรต้องเข้าร่วมในเซสชันเดียวกัน
- การสื่อสารควรเป็นเชิงรุก หากโรงงานเล่าลือกำลังดำเนินการอยู่องค์กรต้องรอติดต่อกันมานาน
- ให้โอกาสแก่คนในการติดต่อกับแต่ละคนทั้งในรูปแบบและไม่เป็นทางการเพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและการจัดการการเปลี่ยนแปลง
- ตรวจสอบการวัดที่มีอยู่ในสถานที่เพื่อทำแผนที่ความคืบหน้าในการจัดการการเปลี่ยนแปลงและความพยายามในการเปลี่ยนแปลง
- เผยแพร่ผลตอบแทนและการยอมรับในแนวทางที่เป็นบวกและความสำเร็จในการเปลี่ยนแปลงและการจัดการการเปลี่ยนแปลง ฉลองทุกขนาดเล็กที่ชนะในที่สาธารณะ
ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการการเปลี่ยนแปลง
- เปลี่ยนเปลี่ยนแปลงเปลี่ยน: บทเรียนการจัดการการเปลี่ยนแปลงจากฟิลด์
- การสนับสนุนจากผู้บริหารและภาวะผู้นำในการบริหารการเปลี่ยนแปลง
- การวางแผนและการวิเคราะห์ในการจัดการการเปลี่ยนแปลง
- บทเรียนการจัดการการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมของพนักงาน
- สร้างการสนับสนุนสำหรับการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพ
- เคล็ดลับการจัดการการเปลี่ยนแปลง
- ภูมิปัญญาการจัดการการเปลี่ยนแปลง