คำถามจำนวนมากดำเนินไปในใจของคุณ:
- ฉันจะเริ่มต้นอย่างไร?
- อะไรคือขั้นตอนที่จำเป็นในการย้ายโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการปิดกิจการ?
- ฉันจะสร้าง ทีมงานโครงการที่มีประสิทธิภาพสูงได้อย่างไร?
- ฉันจะขอความช่วยเหลือจากใครในกระบวนการนี้? มีสปอนเซอร์ผู้บริหารหรือไม่?
โพสต์นี้มุ่งเน้นไปที่การช่วยคน ใหม่ ๆ ในการเป็นผู้นำโครงการ ความคิดริเริ่มของคณะกรรมการหรือทีมสำหรับกิจกรรมที่เป็นเอกลักษณ์ขององค์กร ไม่ว่าคุณจะจัดปาร์ตี้ในวันหยุดหรือนำโครงการริเริ่มการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ เครื่องมือและกระบวนการจัดการโครงการจะทำให้คุณมีโอกาสที่จะประสบความสำเร็จได้มากขึ้น
ขั้นแรกให้ทำความเข้าใจขั้นตอน 5 ขั้นตอนของกระบวนการโครงการ:
ในขณะที่ฉันแนะนำให้คุณอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแต่ละ ขั้นตอน 5 ขั้นตอนต่อไป โปรดทราบว่า:
- การเริ่มต้น: การเริ่มต้น โครงการ
- การวางแผน: การวางแผนงานทั้งหมดของโครงการ
- การดำเนินการ: จริงการทำงาน
- การจัดการและควบคุม: งาน ทั้งหมดที่คุณทำในระหว่างโครงการเพื่อติดตามความคืบหน้า
- การปิดบัญชี: การ กรอกและการส่งมอบโครงการและการยกเลิกทีมงาน
ขั้นตอนเหล่านี้เหมือนกันสำหรับทุกโครงการ
13 ขั้นตอนพื้นฐานสำหรับโครงการสามเณร:
- กำหนดขอบเขต: ขั้นตอนแรกและสำคัญที่สุดในโครงการใด ๆ คือ การกำหนดขอบเขตของโครงการ อะไรที่คุณควรจะบรรลุหรือสร้าง? วัตถุประสงค์ของโครงการคืออะไร? ความสำคัญอย่างเท่าเทียมกันคือการกำหนดสิ่งที่ไม่รวมอยู่ในขอบเขตของโครงการของคุณ หากคุณไม่ได้รับคำจำกัดความจากเจ้านายของคุณให้ชี้แจงขอบเขตด้วยตัวเองและส่งกลับไปที่ด้านบนเพื่อยืนยัน ในขณะที่ตัวอย่างเป็นเรื่องเล็กน้อยจากหัวข้อธุรกิจเราทุกคนสามารถเกี่ยวข้องกับการรับจัดงานแต่งงาน ในการวางแผนรับจัดงานแต่งงานคุณอาจมีขอบเขตดังนี้เตรียมจัดงานแต่งงานสำหรับแขก 100 คนพร้อมอาหารเย็นบาร์เปิดงานแต่งงานเค้กและวงดนตรีสดสำหรับการเต้นรำตามวันที่กำหนดโดยมีค่าใช้จ่ายไม่เกิน 20,000 เหรียญ
- กำหนดทรัพยากรที่มีอยู่: สิ่งที่คนอุปกรณ์และเงินที่คุณจะสามารถใช้ได้เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ? ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณจะไม่สามารถควบคุมทรัพยากรเหล่านี้ได้โดยตรง แต่จะต้องจัดการข้อมูลเหล่านี้ผ่านทางการ จัดการเมทริกซ์
- ทำความเข้าใจเกี่ยวกับเส้นเวลา: โครงการจะต้องเสร็จสิ้นเมื่อใด? ขณะที่คุณพัฒนาแผนโครงการของคุณคุณอาจมีความยืดหยุ่นบางอย่างในวิธีที่คุณใช้เวลาในระหว่างโครงการ แต่เวลาที่กำหนดมักจะได้รับการแก้ไขเช่นในกรณีของการรับจัดงานแต่งงาน หากคุณตัดสินใจที่จะใช้เวลาทำงานล่วงเวลาเพื่อให้ตรงตามกำหนดการคุณต้องชั่งน้ำหนักกับข้อ จำกัด ของงบประมาณของคุณ
- รวบรวมทีมงานโครงการของคุณ: ให้คนในทีมของคุณร่วมกันและเริ่มโต้ตอบ พวกเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิค นั่นเป็นเหตุผลที่หัวหน้างานของพวกเขามอบหมายให้โครงการ งานของคุณคือการจัดการทีม
- รายละเอียดการทำงาน, ส่วนที่ 1: ชิ้นส่วนหรือองค์ประกอบสำคัญ ๆ ที่ต้องสร้างขึ้นเพื่อทำโครงการคืออะไร? ตัวอย่างเช่นการรับจัดงานแต่งงานต้องอยู่ในระดับสูงเช่นห้องโถงแผนกต้อนรับอาหารเครื่องดื่มเค้กแขกและความบันเทิง แน่นอนว่ารายการที่มีขนาดใหญ่แต่ละรายการสามารถแบ่งออกเป็นรายการเพิ่มเติมได้ นั่นคือขั้นตอนต่อไป
- รายละเอียดงานส่วนที่ 2: ในตัวอย่างการรับจัดงานแต่งงานของเราด้านบนคุณอาจมีทีมงานหรือบุคคลที่รับผิดชอบส่วนประกอบต่างๆ ทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมของคุณเพื่อสะกดรายละเอียดที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุแต่ละรายการที่สำคัญ ผู้รับผิดชอบอาหารต้องเข้าใจถึงตัวเลือกข้อ จำกัด ด้านค่าใช้จ่ายและทำการเลือกเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย แสดงขั้นตอนที่เล็กกว่าในแต่ละขั้นตอนที่ใหญ่ขึ้น ระดับความลึกเท่าใดที่คุณจะไปถึงขั้นตอนมากขึ้นและละเอียดขึ้นอยู่กับขนาดและความซับซ้อนของโครงการของคุณ
- จัดทำแผนเบื้องต้น: รวบรวมขั้นตอนทั้งหมดของคุณไว้ในแผน วิธีที่ดีในการทำเช่นนี้คือการใช้ตารางลำดับความสำคัญเพื่อระบุว่าต้องนำรายการใดมาก่อนรายการอื่น ๆ แนวทางการจัดการโครงการอย่างเป็นทางการเรียกร้องให้มีการพัฒนาสิ่งที่เรียกว่าแผนภาพเครือข่ายและระบุ เส้นทางที่สำคัญ แม้ว่าเรื่องนี้อาจอยู่นอกเหนือความต้องการหรือความรู้ของคุณ แต่ปัญหาหลักคือการเรียงลำดับกิจกรรมตามลำดับที่ถูกต้องและจัดสรรทรัพยากรให้กับกิจกรรม คำถามที่ต้องถาม ได้แก่ : จะเกิดอะไรขึ้นก่อน? ขั้นตอนต่อไปคืออะไร? ขั้นตอนใดที่สามารถดำเนินการพร้อมกับแหล่งข้อมูลที่แตกต่างกันได้ ใครจะทำในแต่ละขั้นตอน? มันจะใช้เวลานานเท่าไหร่? มีแพคเกจซอฟต์แวร์ที่ยอดเยี่ยมมากมายให้คุณสามารถทำรายละเอียดนี้ให้คุณได้โดยอัตโนมัติ สอบถามคนอื่น ๆ ในตำแหน่งที่คล้ายคลึงกันว่าพวกเขาใช้อะไร
- สร้างแผนบริการพื้นฐานของคุณ: รับข้อเสนอแนะเกี่ยวกับแผนเบื้องต้นของคุณจากทีมงานของคุณและจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ปรับเส้นตายและตารางการทำงานให้พอดีกับโครงการในเวลาที่มี ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในแผนเบื้องต้นเพื่อจัดทำแผนข้อมูลพื้นฐาน
- ขอการปรับปรุงโครงการ: แทบจะไม่มีเวลาเงินหรือความสามารถที่กำหนดให้กับโครงการ งานของคุณคือการทำสิ่งต่างๆให้มากขึ้นด้วยทรัพยากรที่ จำกัด กว่าที่ผู้คนคาดหวังไว้ อย่างไรก็ตามมักมีข้อ จำกัด ในโครงการที่ไม่สมจริงเพียงอย่างเดียว คุณต้องทำกรณีของคุณและนำเสนอให้เจ้านายของคุณและขอให้มีการเปลี่ยนแปลงขีด จำกัด ที่ไม่สมจริงเหล่านี้ ขอการเปลี่ยนแปลงที่จุดเริ่มต้นของโครงการ อย่ารอจนกว่าจะมีปัญหาในการขอการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการ อย่างไรก็ตามหากโครงการของคุณเกี่ยวข้องกับงานแต่งงานอย่าคาดหวังว่าจะประสบความสำเร็จในการขอให้มีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญหลายอย่าง!
- ทำแผนของคุณ แต่อย่าตายด้วย: การวางแผนเป็นสิ่งสำคัญ แต่แผนสามารถเปลี่ยนแปลงได้ คุณมีแผนจะขับรถไปทำงานทุกเช้า หากทางแยกหนึ่งถูกบล็อกโดยอุบัติเหตุคุณเปลี่ยนแผนของคุณและไปในลักษณะอื่น ทำเช่นเดียวกันกับแผนโครงการของคุณ เปลี่ยนตามต้องการ แต่ควรคำนึงถึงขอบเขตและทรัพยากรเสมอ
- ติดตามความคืบหน้าของทีม: คุณจะก้าวหน้าเล็กน้อยในช่วงเริ่มต้นของโครงการ แต่เริ่มจากการตรวจสอบว่าทุกคนกำลังทำอะไรอยู่ จะช่วยให้สามารถจับประเด็นต่างๆก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาได้ง่ายขึ้น
- เอกสารทุกอย่าง: เก็บบันทึก ทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนแผนพื้นฐานให้จดสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปและเหตุผลที่จำเป็น ทุกครั้งที่มีการเพิ่มความต้องการใหม่ลงในโครงการให้จดบันทึกไว้ที่ความต้องการมาจากไหนและระยะเวลาหรืองบประมาณได้รับการปรับเปลี่ยนเพราะเหตุใด คุณจำไม่ได้ทุกอย่างดังนั้นเขียนลงเพื่อที่คุณจะสามารถมองพวกเขาได้ในตอนท้ายของโครงการทบทวนและเรียนรู้จากพวกเขา
- แจ้งให้ทุกคนทราบ: ให้ผู้มีส่วนได้เสียทุกโครงการทราบถึงความคืบหน้าตลอดมา ให้พวกเขารู้ถึงความสำเร็จของคุณเมื่อคุณทำตามขั้นตอนทุกครั้ง แต่ยังแจ้งปัญหาให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แจ้งทีมของคุณให้ทราบ หากการเปลี่ยนแปลงมีการพิจารณาให้บอกทีมเกี่ยวกับพวกเขาให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมตระหนักถึงสิ่งที่คนอื่น ๆ กำลังทำอยู่
บรรทัดด้านล่าง
คุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้จัดการโครงการที่เป็นทางการเพื่อนำโครงการริเริ่ม อย่างไรก็ตามคุณควรใช้เครื่องมือและตรรกะในการจัดการโครงการเพื่อการชี้แจงวัตถุประสงค์ของคุณโดยละเอียดการทำงานการสร้างทีมและการดำเนินงานและการตรวจสอบงาน ที่ดีที่สุดของความสำเร็จ!