- ขอบเขต
- อันตราย
- สมมติฐาน
บทความนี้มีโครงร่างของสามข้อที่สำคัญในการจัดการโครงการและรวมถึงลิงก์และคำแนะนำสำหรับการอ่านเพิ่มเติม
ขอบเขต
ในการจัดการโครงการ ขอบเขต คือขอบเขตที่กำหนดขอบเขตของโครงการ
ขอบเขตจะอธิบายถึงสิ่งที่จะต้องจัดส่งให้กับลูกค้าอันเป็นผลมาจากโครงการนี้
การทำความเข้าใจเกี่ยวกับขอบเขตช่วยให้ผู้จัดการโครงการและทีมงานโครงการเข้าใจถึงสิ่งที่อยู่ภายในหรือภายนอกขอบเขตของโครงการ ถ้าสิ่งที่ "ไม่อยู่ในขอบเขต" ก็ไม่ได้เป็นปัจจัยในการ วางแผนงานของโครงการ กิจกรรมที่อยู่ภายในขอบเขตของคำจำกัดความของขอบเขตจะถือเป็น "ในขอบเขต" และมีการระบุไว้ในกำหนดการและงบประมาณ หากกิจกรรมอยู่นอกขอบเขตจะถือว่าเป็น "นอกขอบเขต" และไม่ได้มีการวางแผนไว้
ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้จัดการโครงการหรือ ทีมงานโครงการ คุณจะต้องพิจารณาว่าสิ่งที่อยู่ในขอบเขตหรือไม่อยู่ในขอบเขตเมื่อคุณก้าวไปข้างหน้า
ตัวอย่างเช่นสมมติว่าลูกค้าขอให้คุณสร้างเว็บไซต์ ในขณะที่คุณร่างขอบเขต (หรือตั้งขอบเขต) ของโครงการคุณจะระบุรายการต่อไปนี้ในขอบเขต:
- การออกแบบไซต์และการสร้างแผนภาพโครงแบบโครงร่าง wireframe
- การสร้างเตียงทดสอบ
- เขียนโค้ดไปยังโครงข่ายที่ผ่านการอนุมัติแล้ว
- การพัฒนากราฟิกสำหรับธีมเว็บไซต์
- การทดสอบและแก้ไขข้อบกพร่องก่อนทำการเผยแพร่ต่อสาธารณะ
ในระหว่างโครงการลูกค้าจะขอให้คุณใส่ภาพรวมวิดีโอของ บริษัท วิดีโอไม่ได้ระบุไว้ในขอบเขตของโครงการและอยู่นอกขอบเขต
แม้ว่าคุณอาจยินดีที่จะทำวิดีโอด้วยค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม แต่จะต้องมีการทบทวนขอบเขตและการประมาณค่าใช้จ่ายและเวลาสำหรับโครงการ
หากไม่มีเอกสารขอบเขตที่ชัดเจนและตกลงกันไว้ปัญหาของวิดีโออาจเป็นที่ถกเถียงกันระหว่างทีมของคุณกับตัวแทนของลูกค้า คำจำกัดความของขอบเขตที่ชัดเจนช่วยให้คุณสามารถคลี่คลายสถานการณ์ได้และจัดการกับการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นระเบียบ
ดังนั้นคุณจะกำหนดสิ่งที่อยู่ในหรือออกจากขอบเขตได้อย่างไร? ก่อนอื่นคุณจะต้องร่างรายละเอียดทั้งหมดของโครงการที่คุณทราบอยู่ในปัจจุบันโดยอาศัยการสนทนากับลูกค้าหรือเจ้าของโครงการ จากนั้นคุณจะต้องการตั้งสมมติฐานสำคัญที่จะผลักดันสิ่งที่ได้รับการพิจารณาเข้าหรือออกจากขอบเขต
สมมติฐาน
ในบางช่วงชีวิตคุณอาจได้รับการบอกกล่าวว่า "อย่าตั้งสมมติฐาน" อย่างไรก็ตาม การตั้งสมมติฐานในการจัดการโครงการ เป็นกิจกรรมประจำวัน สมมติฐานช่วยให้คุณสามารถกำหนดขอบเขตและความเสี่ยงและปรับค่าประมาณสำหรับเวลาและค่าใช้จ่าย แน่นอนว่าจำเป็นต้องจัดทำและตรวจสอบสมมติฐานของคุณ
พิจารณาเรื่องง่ายๆเช่นการสร้างหนังสือ สมมติว่าเพื่อนของคุณมีแนวคิดสำหรับหนังสือโต๊ะกาแฟและขอให้คุณจัดการโครงการ คำขอครั้งแรกของเขาคืองบประมาณเพื่อให้เขาสามารถระดมทุนได้
เมื่อคุณกำหนดขอบเขตคุณจะเห็นได้ชัดว่าเพื่อนของคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับรายละเอียดจำนวนมากรวมถึงจำนวนหน้าการรวมรูปภาพการออกแบบปกและน้ำหนักของกระดาษที่จะใช้กับหน้าเว็บ เนื่องจากปัจจัยเหล่านี้ทั้งหมดจะส่งผลกระทบต่อต้นทุนและความซับซ้อนในการผลิตคุณจะต้องตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับข้อกำหนดและตรวจสอบสมมติฐานดังกล่าวว่ายอมรับหรือยอมรับไม่ได้กับเพื่อนของคุณ
หลังจากการสนทนาต่อไปเพื่อนของคุณบอกว่าเขาวางแผนที่จะรวมภาพถ่ายจำนวน 50 รูปไว้ในหนังสือ คุณสามารถสมมติฐานของคุณบนภาพ 50 ภาพหรือคาดการณ์ได้ว่าตัวเลขนี้จะเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปคุณสามารถสมมติได้ว่าจะมีภาพ 75-90 หน้าพร้อมรูปภาพ
คุณสามารถดูว่าสมมติฐานมีผลโดยตรงต่อกำหนดเวลาด้วยเช่นกัน ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณกำลังนำโครงการที่สวนสาธารณะซึ่งเกี่ยวข้องกับการสร้างชุดสวิง
เมื่อตั้งค่าโครงการคุณจะได้รับงบประมาณและมอบหมายให้สมาชิกในทีมซึ่งหนึ่งในนั้นรับผิดชอบด้านวัสดุ เมื่อคุณสร้างตารางเวลาคุณขอให้บุคคลที่รับผิดชอบวัสดุเมื่อปูนซีเมนต์จะมาถึง คนนี้ตอบว่าเขาไม่แน่ใจว่าเมื่อปูนซีเมนต์จะมาถึง แต่เขาเชื่อว่ามันจะอยู่ระหว่าง 1 มิถุนายนและ 10 มิถุนายนเมื่อคุณสร้างขอบเขตและตารางเวลาของคุณคุณให้สมมติฐานว่าปูนซีเมนต์จะมาถึงไม่เกิน 10 มิถุนายนนี้ ตัวอย่างแสดงข้อดีสองอย่างในการทำสมมติฐาน
ข้อดีประการแรกคือข้อสันนิษฐานในการรับปูนซีเมนต์ไม่เกินวันที่ 10 มิถุนายนช่วยให้คุณสามารถวางแผนสำหรับกิจกรรมที่พึ่งพิงซีเมนต์ได้ ประโยชน์ที่สองคือให้ผู้รับผิดชอบวัสดุที่มีกำหนดส่งมอบปูนซีเมนต์ซึ่งเขาสามารถส่งต่อไปยังซัพพลายเออร์ของตนได้ โดยไม่ตั้งใจได้กำหนดเส้นตายที่สำคัญสำหรับโครงการเพื่อดำเนินการต่อ
การตั้งสมมติฐานกำหนดเกณฑ์มาตรฐานที่มักมีการทบทวนในระหว่างโครงการเพื่อช่วยทีมงานของโครงการอยู่ในขอบเขตภายในเวลาและภายในงบประมาณ แต่เกิดอะไรขึ้นเมื่อสมมติฐานผิด? นี่คือที่ความเสี่ยงเข้ามาในเล่น
อันตราย
เมื่อคุณได้สร้างขอบเขตและระบุสมมติฐานที่อยู่เบื้องหลังขอบเขตและการประเมินแล้วคุณจะต้องเริ่มต้นประเมิน ความเสี่ยง ความเสี่ยงก็เหมือนกันในการบริหารโครงการเหมือนกับที่เป็นอยู่ในโลกแห่งความเป็นจริง มันเป็นอันตรายหรือโอกาสที่สามารถสร้างความเสียหาย (หมายเหตุ: สถาบันบริหารจัดการโครงการและหน่วยบริหารจัดการโครงการความรู้ - PMBOK เสนอคำจำกัดความของความเสี่ยงและประเภทและระบุกรอบการบริหารความเสี่ยงของโครงการ)
โครงการทั้งหมดมีความเสี่ยงและถ้าคุณเป็นผู้จัดการโครงการหรือเจ้าของโครงการคุณจะไม่เพียง แต่รับผิดชอบในการคาดการณ์ความเสี่ยง แต่เป็นหน้าที่ของคุณในการสื่อสารถึงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากความเสี่ยงเหล่านั้นต่อทีมโครงการและเพื่อเตรียมความพร้อมเพื่อลดความเสี่ยง
ความเสี่ยงมีหลายองศา บางครั้งความเสี่ยงก็อาจหมายถึงโครงการจะทำงานแตกต่างกันเล็กน้อยหรือใช้เลี้ยวที่ไม่คาดคิดเล็ก ๆ อย่างไรก็ตามในบางกรณีความเสี่ยงอาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่เป็นภัยพิบัติซึ่งทำให้โครงการของคุณอยู่ในหัวของมัน
ลองใช้ฉากสนามเด็กเล่นจากตัวอย่างซีเมนต์ข้างต้น หนึ่งในความเสี่ยงคือปูนซีเมนต์ไม่ถึงวันที่คาดการณ์ของวันที่ 10 มิถุนายนผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากความเสี่ยงนี้คืออะไร? กิจกรรมการทยอยทำตามหลังจากปูนซิเมนต์ได้รับการเทจะล่าช้าอันเป็นผลมาจากปัญหานี้
ความเสี่ยงอาจเป็นบวกได้เช่นกัน พิจารณาผลกระทบต่อโครงการหากปูนซีเมนต์ปรากฏตัวเร็วกว่าที่คาดการณ์ไว้ ขณะนี้ดูเหมือนว่าจะเป็นผลบวก แต่ก็ยังสร้างปัญหาให้กับเวลาและลำดับขั้นตอนทั้งหมดของขั้นตอนอื่น ๆ ในโครงการ
ผู้จัดการโครงการทำงานร่วมกับทีมงานโครงการเพื่อระดมความคิดและระบุถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น พวกเขาใช้ขั้นตอนต่อไปและดูที่ความเป็นไปได้ความรุนแรงของความเสี่ยงและความเป็นไปได้ที่จะเกิดขึ้น นอกจากนี้ยังระบุบุคคลเหล่านั้นที่เหมาะสมที่สุดในการระบุความเสี่ยงที่เกิดขึ้นและพวกเขาก็ตกลงร่วมกันในแผนการลดความเสี่ยง
หลาย บริษัท มีแม่แบบรายละเอียดเกี่ยวกับความเสี่ยงที่พวกเขาได้พัฒนาขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปและจากประสบการณ์กับโครงการอื่น ๆ อุตสาหกรรมบางแห่งได้รวบรวมข้อมูลความเสี่ยงที่ใช้เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการวิเคราะห์ความเสี่ยง หลายอุตสาหกรรมมีการวิเคราะห์ทางสถิติที่ละเอียดมากสำหรับการวางแผนความเสี่ยงเช่นกัน
บรรทัดด้านล่าง
ข้อกำหนด: ขอบเขตสมมติฐานและความเสี่ยงมีความสำคัญในโลกของการจัดการโครงการ ใช้บทความนี้เป็นจุดเริ่มต้นในการสำรวจข้อกำหนดการจัดการโครงการที่สำคัญเหล่านี้และอื่น ๆ ในรายละเอียดเพิ่มเติม