ตัวอย่างแผนการประชุมของ บริษัท เพื่อให้คุณเริ่มต้น
วางแผนโครงการล่วงหน้า
ขั้นตอนแรกของคุณคือการวางแผนแผน
คุณเริ่มจากการพูดถึงเหตุการณ์กับผู้มีส่วนได้เสีย ถ้าสิ่งนี้เกิดขึ้นในปีที่แล้วสิ่งที่ถูกต้อง? เกิดอะไรขึ้น? ใครเป็นคนจัดการโครงการและสามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในปีนี้ได้หรือไม่? ตั้งแต่ CEO ได้รับมอบหมายโครงการให้คุณสิ่งที่เขา / เธอต้องการออกจากงาน? งานจะมีขึ้นเมื่อไหร่? ที่ไหน? งบประมาณคืออะไร?
รวบรวมข้อมูลให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ นี่จะเป็นโครงกระดูกที่คุณสร้างแผนโครงการ
สร้างทีม
คุณต้องการทรัพยากรอื่น ๆ เพื่อให้โครงการนี้ประสบความสำเร็จ มีผู้คนในแผนกอื่น ๆ ที่สามารถช่วยคุณสร้างความสำเร็จนี้ได้หรือไม่? คุณต้องทำอะไรเพื่อขอความช่วยเหลือ คุณสามารถถามหรือต้องการได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการจากเจ้านายหรือไม่? คุณต้องการเวลาเท่าไรจากพวกเขา? คุณต้องการทักษะเฉพาะอะไรในการให้? คนอื่นสามารถให้ทักษะนั้นได้หรือไม่ถ้าคนที่คุณต้องการไม่สามารถใช้งานได้?
เนื่องจากนี่เป็นการประชุมทั่วทั้งองค์กร ว่า HR สามารถช่วยได้อย่างไร?
คุณต้องการความช่วยเหลือจากแผนกสิ่งอำนวยความสะดวกหรือไม่? ฝ่ายการตลาดมีอะไรบ้าง คุณต้องการความช่วยเหลือในพื้นที่นั้นหรือไม่?
วางแผนวาระ
เมื่อคุณรู้ว่าการประชุมจะใช้เวลานานแค่ไหนคุณจะเริ่มกรอกข้อมูลในช่วงเวลา คุณต้องการลำโพงเปิดหรือไม่? ใครจะเป็น? คุณจะเก็บผู้เข้าร่วมประชุมไว้ด้วยกันหรือจะแบ่งพวกเขาออกเป็นกลุ่มเล็ก ๆ สำหรับบางส่วนของโครงการหรือไม่?
คุณจะต้องการลำโพงอื่น ๆ อีกมากมาย? ใครจะอำนวยความสะดวกในช่วงที่เล็กลงถ้าคุณแยกออก?
เหตุการณ์จะใช้เวลามากกว่าหนึ่งวันหรือไม่? คุณจะปิดวันแรกได้อย่างไร? คุณจะเปิดใหม่อีกครั้งในวันที่สองได้อย่างไร?
วิธีที่คุณจะห่อขึ้นที่ปลาย? คุณต้องการคำพูดปิดฉากหรือไม่? คุณจะจัดการกับโลจิสติกส์ของคนที่เช็คเอาท์ได้อย่างไรหากคุณจองห้องพัก
ค้นหา Space
ค้นหาว่ามีคนมากี่คน แล้วกำหนดขนาดพื้นที่ที่คุณต้องการ งานจะจัดขึ้นที่ไหน? มีห้องที่สำนักงานของ บริษัท หรือคุณต้องการพื้นที่ขนาดใหญ่หรือไม่? ประธานเจ้าหน้าที่บริหารต้องการให้การประชุมจัดขึ้นนอกสถานที่เพื่อให้ผู้คนสามารถมีสมาธิได้หรือไม่หรือเขาต้องการให้จัดขึ้นในออฟฟิศเพื่อลดต้นทุนหรือไม่?
คุณสมบัติใดในพื้นที่ของคุณสามารถให้พื้นที่ที่คุณต้องการได้ โรงแรมที่อยู่ใกล้สนามบินเป็นทางเลือกที่ดีเพื่อลดเวลาในการเดินทางสำหรับผู้ที่เดินทางมาจากเมืองหรือคุณควรหาอะไรออกจากเมืองที่เงียบกว่านี้หรือไม่?
สิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ในสถานที่ต่างๆมีอะไรบ้าง? สิ่งที่พวกเขารวมและสิ่งที่คุณจะต้องซื้อและได้นำเข้า? พวกเขาจะมอบหมายบุคคลให้คุณทำงานด้วยหรือไม่? นโยบายของพวกเขาเกี่ยวกับวัสดุและบุคคลจากภายนอกคืออะไร?
ดึงออก
หลังจากรวบรวมคำตอบให้กับคำถามเหล่านี้อย่างน้อยที่สุดแล้วคุณสามารถเริ่มวางแผนโครงการได้
โปรดจำไว้ว่าสิ่งที่เรากำลังแสดงอยู่นี่คือรายการงานโครงการโครงสร้างการวิเคราะห์งาน (WBS) เท่านั้น ไม่รวมถึงการ พึ่งพา ระหว่างงานหรือเส้นเวลา จะเพิ่มภายหลัง
ตัวอย่างแผนงานการประชุมของ บริษัท
ใน การวางแผนโครงการโดยใช้เครื่องมือพื้นฐานของการบริหารโครงการ เราได้พูดถึงความคิดที่อยู่เบื้องหลังการวางแผนโครงการและการใช้ทักษะการจัดการโครงการในระหว่างกระบวนการวางแผน ต่อไปนี้เป็นโครงร่างแผนโครงสร้างการทำงานของโครงการ (WBS) อาจพิจารณาโครงการเพื่อวางแผนการประชุมของ บริษัท :
1. เตรียมโครงการ
- กำหนดงบประมาณ
- พูดคุยกับ CEO เพื่อสร้างเป้าหมายของโครงการ
- ติดต่อผู้จัดการโครงการก่อนหน้า (PM) เพื่อขอคำแนะนำ
- กำหนดรายชื่อผู้มีส่วนได้เสีย
- ติดต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อป้อนข้อมูล
- กำหนดวันที่ที่ต้องการสำหรับกิจกรรม
- กำหนดจำนวนลำโพง / ผู้นำเสนอที่จำเป็น
- กำหนดจำนวนพนักงานที่ต้องการความช่วยเหลือ
- กำหนดจำนวนพนักงานที่จะเข้าร่วม
- ระบุสถานที่ที่เป็นไปได้สำหรับกิจกรรม
2. สร้างทีมงานโครงการ
- รับตัวแทนจากฝ่ายการตลาด
- รับตัวแทนจาก HR
- ดูว่าการจัดซื้อจะมอบหมายผู้อื่นให้ช่วยหรือไม่
- ขอให้ Susan จัดการรายละเอียดลำโพงทั้งหมด
- รับตัวแทนจากสิ่งอำนวยความสะดวก
- กำหนดการประชุมทีมงานโครงการ
3. พัฒนาวาระการประชุม
แผนวันที่ 3a
- ตั้งเวลาเริ่มต้น
- กำหนดเวลาจัดสถานที่และพนักงานสำหรับการลงทะเบียน
- ตั้งระยะเวลาเช้า
- กำหนดความยาวของสุนทรพจน์
- คำนวณจำนวนลำโพงที่จำเป็นสำหรับช่วงเช้า
- รับสมัครวิทยากร
- วางแผนแบ่งช่วงเช้า - กลาง (เวลาและความยาว)
- จัดให้มีการรีเฟรชห้องประชุมในช่วงพัก (น้ำถังขยะ ฯลฯ )
- วางแผนแบ่งอาหารกลางวัน (เวลาความยาวสถานที่เมนูใครจ่าย)
- วางแผนช่วงบ่าย (ความยาวจำนวนลำโพง)
- รับสมัครวิทยากรช่วงบ่าย
- วางแผนวันหนึ่งที่ปิด (เวลาใครยาว)
3b แผนวันที่สอง
- ตั้งเวลาเริ่มต้น
- ตั้งระยะเวลาเช้า
- คำนวณจำนวนลำโพงที่จำเป็นสำหรับช่วงเช้า
- รับสมัครวิทยากร
- วางแผนแบ่งช่วงเช้า - กลาง (เวลาและความยาว)
- จัดให้มีการรีเฟรชห้องประชุมในช่วงพัก (น้ำถังขยะ ฯลฯ )
- วางแผนแบ่งอาหารกลางวัน (เวลาความยาวสถานที่เมนูใครจ่าย)
- วางแผนช่วงบ่าย (ความยาวจำนวนลำโพง)
- รับสมัครวิทยากรช่วงบ่าย
- การปิดคำพูด (เวลาใครยาว)
- นัดเวลาเช็คเอาท์กับโรงแรม
4. วางแผนพื้นที่
- กำหนดจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม
- วางแผนการจัดที่นั่ง (แถวเทียบกับตาราง)
- คำนวณพื้นที่ที่ต้องการ
- สำรวจสถานที่ที่มีจำนวนพื้นที่ (ค่าใช้จ่ายสถานที่รวมถึงบริการ)
- นับจำนวนลำโพงในแต่ละวันและรวม
- กำหนดจำนวนและประเภทของเจ้าหน้าที่สนับสนุนที่จำเป็น
- ค้นหาจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม / วิทยากร / พนักงานที่ต้องการห้องพัก
- เจรจาค่าใช้จ่ายและวันที่กับสถานที่ที่พร้อมใช้งาน
- เซ็นสัญญากับสถานที่ที่เลือก
5. เผยแพร่กิจกรรม
- สรุปรายละเอียดทั้งหมดด้วยสถานที่จัดกิจกรรม
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมได้รับการแจ้งเตือน
- แจ้งให้ผู้บรรยายทุกท่านทราบเกี่ยวกับหัวข้อและเวลาการนำเสนอ / วัน
- แจ้งเจ้าหน้าที่สนับสนุนทั้งหมดของหน้าที่และการเปลี่ยนแปลง
- รับ RSVP จากผู้เข้าร่วมประชุม
- แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมแทนตามความจำเป็น
6. ติดตามผล
- รับสุนทรพจน์จากลำโพงทั้งหมด
- รีวิวสุนทรพจน์ขั้นสุดท้าย
- รับป้ายชื่อสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมลำโพงและเจ้าหน้าที่ทุกคน
- ซื้อวัสดุและของขวัญสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม
- ยืนยันอีกครั้งโดยใช้สถานที่จัดกิจกรรม
7. ทบทวนและให้คะแนน
- ส่งแบบสำรวจความพึงพอใจให้กับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด
- ส่งแบบสำรวจความคิดเห็นไปยังลำโพงทั้งหมด
- ส่งความขอบคุณไปยังวิทยากรและพนักงานทั้งหมด
- เตรียมการประชุมอย่างใกล้ชิดกับทีมโครงการ
การวางแผนเพิ่มเติม
แผนโครงสร้างการวิเคราะห์งาน (WBS) ด้านบนแสดงตัวอย่างสำหรับการวางแผนการประชุมของ บริษัท มันเป็นเพียงเค้าร่าง ทีมงานโครงการยังคงต้องทำงานเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้และขยายไปสู่หลาย ๆ โครงการ นอกจากนี้พวกเขาจะต้องทำงานในเวลาที่จำเป็นสำหรับแต่ละงานความสำคัญสัมพัทธ์ของงานและความสัมพันธ์ระหว่าง / dependencies ระหว่างงาน