โครงการอย่างเป็นทางการดำเนินการตามขั้นตอนห้าขั้นตอนดังต่อไปนี้
- การเริ่มต้น: การจัดทีมโครงการการทำสัญญาโครงการและการเริ่มต้น
- การวางแผน: การสรุปขอบเขตของโครงการการกำหนดรายละเอียดการทำงานการประเมินความเสี่ยงการระบุความต้องการทรัพยากรการสรุปกำหนดการและการเตรียมตัวสำหรับการทำงานจริง
- การดำเนินการ: ปฏิบัติงานตามจริงตามข้อกำหนดและขอบเขตของโครงการ
- การตรวจสอบและควบคุม: การ จัดการ รายงานและการควบคุมทรัพยากรและงบประมาณในช่วงดำเนินการจริง
- การปิดโครงการ: การส่งมอบโครงการการประเมินบทเรียนที่ได้รับการศึกษาการเลื่อนตำแหน่งของทีมโครงการ
การไหลของโครงการแบบดั้งเดิม
โดยไม่คำนึงถึงขนาดของโครงการการเคลื่อนที่ผ่านขั้นตอนจะเหมือนกัน โครงการนี้เริ่มต้นหรือเริ่มต้นด้วยกฎบัตรที่ระบุผู้จัดการโครงการและอธิบายถึงความสำคัญของโครงการ
เมื่อโครงการได้รับการริเริ่มแล้วจะมีการย้ายไปสู่ขั้นตอนการวางแผน ที่นี่ทีมงานหลักและทีมงานระบุงานที่จำเป็นต้องทำเพื่อบรรลุขอบเขตโครงการและพัฒนาประมาณการและประเมินผลเวลาค่าใช้จ่ายทรัพยากรและความเสี่ยง
หลังจากระยะวางแผนงานเริ่มต้นและเกิดขึ้นตามลำดับที่กำหนดซึ่งจำเป็นต้องย้ายจากปีก่อนหรือกิจกรรมก่อนหน้าไปสู่กิจกรรมต่อเนื่อง
การพึ่งพาโครงการมีบทบาทสำคัญในระยะนี้
ขณะที่การดำเนินการดำเนินการผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมตรวจสอบรายงานและควบคุมโครงการโดยรวมโดยเน้นกิจกรรมในเส้นทางที่สำคัญ งานนี้ดำเนินต่อไปจนกว่าขั้นตอนการดำเนินการจะสมบูรณ์และโครงการจะถูกส่งมอบให้กับลูกค้า
ขั้นตอนสุดท้ายการปิดโครงการเกี่ยวข้องกับการห่อการจัดส่งการประเมินบทเรียนที่เรียนรู้และการเลื่อนทีมโครงการเพื่อให้สมาชิกสามารถก้าวไปสู่การริเริ่มต่อไป
สำหรับโครงการพัฒนาประเภทเปรียวหรือแบบวนซ้ำการวางแผนและการดำเนินการจะเกิดขึ้นในช่วงสั้น ๆ หรือการวิ่งด้วยขั้นตอนซ้ำจนกว่าโครงการจะเสร็จสิ้นเพื่อความพึงพอใจของลูกค้า
คำอธิบายโดยละเอียดสำหรับแต่ละขั้นตอน
การริเริ่ม: การริเริ่มโครงการที่มั่นคงจะไม่เพียง แต่ กำหนดโครงการของคุณให้ประสบความสำเร็จ เท่านั้น แต่ยังเป็นการวางรากฐานสำหรับขั้นตอนต่อไปในอนาคต ในระหว่างการเริ่มต้นคุณจะได้รับมอบหมายให้สมาชิกในทีมโครงการอธิบายเป้าหมายโดยรวมของโครงการและขอให้ลูกค้าหรือเจ้าของโครงการมีคำถามมากมายเพื่อให้คุณสามารถวางแผนโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังเป็นช่วงเวลาที่ดีในการสร้างความกระตือรือร้นของทีมเกี่ยวกับโครงการและรวบรวมรายละเอียดนาทีสุดท้ายที่อาจมีผลต่อการวางแผนโครงการ ขั้นตอนเพิ่มเติม ได้แก่ :
- การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- การมอบหมาย ผู้สนับสนุนผู้บริหาร
- การพัฒนาและการพัฒนาเอกสารกฎบัตร
- การเปิดการประชุมอย่างเป็นทางการ
การวางแผน : เมื่อคุณริเริ่มโครงการและรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดแล้วคุณจะเริ่มวางแผนโครงการของคุณ ขั้นตอนการวางแผนขึ้นอยู่กับขนาดโครงการของคุณจำนวนข้อมูลที่คุณต้องจัดระเบียบและขนาดทีมของคุณใหญ่แค่ไหน
ผลลัพธ์สุดท้ายของการวางแผนควรเป็น แผนโครงการที่ ชัดเจนหรือกำหนดเวลาซึ่งทุกคนจะปฏิบัติตามงานที่ได้รับมอบหมาย การใช้โปรแกรมการวางแผนโครงการเช่น Microsoft Project หรือ Basecamp เป็นประโยชน์อย่างมากเมื่อวางแผนโครงการ หากคุณไม่สามารถเข้าถึงหนึ่งในโปรแกรมเหล่านี้ได้ให้ทำการค้นหาออนไลน์ทั่วไปสำหรับซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการฟรี แม้ว่าการใช้โปรแกรมการวางแผนโครงการจะเป็นประโยชน์ แต่ก็ไม่จำเป็นเสมอไป การใช้ Excel และ Word เพื่อสร้างแผนการของคุณและสื่อสารกับทีมอย่างเท่าเทียมกันอย่างมีประสิทธิภาพ งานเฉพาะในขั้นตอนการวางแผนรวมถึง:
- การสร้างแผนการสื่อสารสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ
- การพัฒนาโครงสร้างการแจกแจงรายละเอียดโดยละเอียด
- การระบุ เส้นทางที่สำคัญ
- การวางแผนแหล่งข้อมูลในแผนโครงการและการปรับแต่งลำดับงานตามการ พึ่งพาโครงการ และข้อ จำกัด ด้านทรัพยากร
- การพัฒนาตารางเวลาโดยละเอียด
- การประเมินความเสี่ยงและการจัดลำดับความสำคัญและแผนการลดความเสี่ยง
การดำเนินการ: ตอนนี้คุณมีแผนโครงการที่มั่นคงทีมงานสามารถเริ่มต้นดำเนินการโครงการกับงานที่มอบหมายได้ เป็นเวทีที่ทุกคนเริ่มทำผลงานจริงๆ คุณจะต้องการเริ่มต้นขั้นตอนการดำเนินการอย่างเป็นทางการโดยใช้การประชุมแบบคนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีสิ่งที่จำเป็นต้องเริ่มดำเนินการในส่วนของโครงการ การทำให้ทีมงานเริ่มต้นในการติดตามที่ถูกต้องเป็นส่วนสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการเพื่อให้เห็นได้อย่างชัดเจนเกี่ยวกับกำหนดการและแผนการสื่อสาร
การตรวจสอบและควบคุม: ขณะที่โครงการกำลังอยู่ในขั้นตอนการดำเนินการคุณจะเริ่มต้นการตรวจสอบและควบคุมเพื่อให้มั่นใจว่าได้ดำเนินการตามแผน มีหลายวิธีที่คุณสามารถตรวจสอบและควบคุมโครงการได้ การเช็คอินแบบไม่เป็นทางการกับหัวหน้าทีมจัด "stand-ups" เป็นประจำทุกวันหรือมีการประชุมสถานะรายสัปดาห์อย่างเป็นทางการมากขึ้นมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่ออกมาจากการประชุมหรือช่องทางการสื่อสารเหล่านี้จะแจ้งให้ทราบถึงห่วงความคิดเห็นและในที่สุดการวางแผนและการปรับเปลี่ยนใหม่ ๆ ที่จำเป็นต่อโครงการ กิจกรรมที่สำคัญอื่น ๆ ในขั้นตอนนี้ ได้แก่ :
ปฏิบัติตามแผนการสื่อสารที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตระหนักถึงสถานะโครงการ
การตรวจสอบทีมงานและกิจกรรมการทำงานบนเส้นทางที่สำคัญ
ระบุโอกาสในการปรับปรุงประสิทธิภาพตามกำหนดการโดยการติดตามอย่างรวดเร็วหรือทำกิจกรรมให้เสร็จสิ้นแบบขนานหรือตามความจำเป็นทำให้ตารางเวลาทำงานได้โดยการเพิ่มแหล่งข้อมูล
การตรวจสอบต้นทุนจริงเทียบกับแผนงาน
ในบางกรณีการตรวจสอบการคำนวณและรายงานเกี่ยวกับมูลค่าที่ได้รับสำหรับแผนโครงการ
ติดตามและลดความเสี่ยงและปรับแผนความเสี่ยงตามความจำเป็น
การปิดโครงการ: เมื่อรายละเอียดและภารกิจทั้งหมดของโครงการของคุณสมบูรณ์และได้รับอนุมัติจากลูกค้าหรือเจ้าของโครงการแล้ว คุณสามารถปิดโครงการของคุณได้แล้ว การปิดโครงการมีความสำคัญเท่ากับการเริ่มต้นการวางแผนและการดำเนินการ คุณจะต้องจัดทำเอกสารข้อมูลทั้งหมดจากโครงการและจัดระเบียบให้เรียบร้อยเพื่อให้คุณสามารถกลับไปใช้งานได้ในกรณีที่จำเป็น นอกจากนี้ยังเป็นช่วงเวลาที่ดีในการจัดโครงการชันสูตรศพเพื่อให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถสะท้อนถึงสิ่งที่ถูกหรือผิดในระหว่างโครงการ นอกจากนี้ควรมีการจัดทำเป็นเอกสารเพื่อให้สามารถแชร์ผลกับสมาชิกโครงการรายอื่น ๆ และยื่นในโฟลเดอร์ประวัติโครงการ สุดท้ายนี้เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเลื่อนออกไปให้ทีมงานโครงการอย่างเป็นทางการให้ข้อเสนอแนะและการประเมินผลการปฏิบัติงานตามที่ระบุไว้ในนโยบายของ บริษัท ของคุณ
-
อัปเดตโดย Art Petty