เพิ่มในความเป็นจริงว่าโครงการเป็นวิธีการที่เราคิดค้น; การดำเนินกลยุทธ์และวิธีการสร้างโครงสร้างพื้นฐานและความสามารถขององค์กรของเราเป็นที่ประจักษ์ชัดว่าผู้นำอาวุโสต้องทำทุกอย่างเพื่อสนับสนุน ผู้จัดการโครงการ ของ บริษัท
หนึ่งในปัจจัยที่สำคัญที่สุดที่สนับสนุนความสำเร็จของโครงการคือการมีสปอนเซอร์ผู้มีส่วนร่วมที่มีประสิทธิภาพ ตำแหน่งนี้ได้รับการเชื่อมโยงกับความสำเร็จของโครงการในการศึกษาอุตสาหกรรมแล้ว แต่การทบทวนวรรณกรรมที่อธิบายถึงแนวทางปฏิบัติที่เกิดขึ้นจริงในการให้การสนับสนุนเป็นสิ่งที่บ่งชี้ว่าเรามีทางยาว ๆ ในการจัดระเบียบการแสดงตนและการปฏิบัติตามบทบาทสปอนเซอร์ในองค์กรของเรา บริบทที่เหมาะสม อันดับแรกให้ทบทวนความรับผิดชอบหลักของผู้สนับสนุน
ความรับผิดชอบหลักของสปอนเซอร์ผู้บริหารโครงการ
- สมมติว่าความรับผิดชอบต่อผลของโครงการ (ประเด็นนี้มักอธิบายว่าเป็นความรับผิดชอบร่วมกับผู้จัดการโครงการ)
- ควบคุมโครงการและมอบอำนาจให้กับผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมแกน
- สนับสนุนทีมงานโครงการเกี่ยวกับทรัพยากรและการมองเห็น
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีและสนับสนุนค่านิยมของทีมที่มีประสิทธิภาพรวมถึงความรับผิดชอบและความโปร่งใส
- สนับสนุนทีมในยามเผชิญกับปัญหาพิเศษ
- โค้ชผู้จัดการโครงการ
- ปกป้องทีมงานโครงการต่อการแทรกแซงขององค์กร
จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อผู้ให้การสนับสนุนไม่อยู่ในภาพ
ในกรณีที่ไม่มีสปอนเซอร์ผู้บริหารสนับสนุนความรับผิดชอบทั้งหมดข้างต้นจะตกอยู่กับผู้จัดการโครงการที่มีภาระงานมากเกินไปซึ่งโดยปกติแล้วจะขาดแบนด์วิดท์และการ ยกระดับทางการเมือง เพื่อให้บรรลุผลงานเหล่านี้
การขาดสปอนเซอร์ที่มีประสิทธิภาพจะเพิ่มความเสี่ยงต่อปัญหาของโครงการรวมถึง แต่ไม่ จำกัด เพียงความล้มเหลวประสิทธิภาพที่ต่ำกว่าเวลาเป้าหมายต้นทุนและคุณภาพและ ความวุ่นวายของทีมที่เพิ่มขึ้น
กล่าวง่ายๆว่าการมีสปอนเซอร์ผู้บริหารที่มีประสิทธิภาพเป็นผู้สร้างความแตกต่างในเชิงบวกสำหรับงานที่ซับซ้อนในการนำเสนอแนวคิดที่สำคัญและไม่เหมือนใครที่สำคัญที่สุดของเราในการสรุปผลสำเร็จ การให้ความสำคัญอย่างชัดเจนในบทบาทนี้อาจเป็นเหตุผลที่สมมติว่าองค์กรส่วนใหญ่ทำงานร่วมกับผู้ให้การสนับสนุนอย่างจริงจัง น่าเศร้าที่บิตของเวลาที่ใช้ในโลกแห่งความจริงแนะนำเป็นอย่างอื่น
ดูซิว่าองค์กรของเราปฏิบัติตามบทบาทของผู้สนับสนุนการบริหารอย่างไร
ในฐานะที่เป็นอาจารย์ผู้บริหารระดับสูงในการบริหารโครงการฉันมีความโชคดีที่ได้เรียนรู้เกี่ยวกับแนวทางการบริหารจัดการโครงการของนายจ้างนักเรียนของฉันเป็นประจำในเขตปริมณฑลเป็นประจำ จาก บริษัท ที่ติดอันดับ Fortune 100 ไปจนถึงผู้ประกอบการรายเล็ก ๆ ผู้เริ่มต้นกิจการและองค์กรที่ไม่มุ่งหวังผลกำไรองค์กรที่เป็นตัวแทนของเราเป็นส่วนหนึ่งของเศรษฐกิจของเรา
ในขณะที่สมควรจะคาดหวังในยุคนี้ซึ่งแนวทางการบริหารจัดการโครงการได้รับการยอมรับอย่างดีแล้วว่า บริษัท ส่วนใหญ่จะแสดงแนวทางปฏิบัติที่ครบถ้วนเกี่ยวกับบทบาทของผู้สนับสนุนผู้บริหาร แต่ในความเป็นจริงแล้วสถานการณ์ก็ตรงกันข้าม
ผลการค้นคว้าทางวิทยาศาสตร์ที่ไม่เป็นทางการจากผลสำรวจประจำปีของฉันเกี่ยวกับนักศึกษา MBA เกี่ยวกับบทบาทของสปอนเซอร์ผู้บริหารใน บริษัท ของพวกเขา:
- โดยเฉลี่ยมากกว่าห้าสิบเปอร์เซ็นต์ของนักเรียนอธิบายว่า บริษัท ของพวกเขาไม่มีการปฏิบัติอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับการให้การสนับสนุนผู้บริหาร
- ไม่กี่ บริษัท มีการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการหรือคำอธิบายมาตรฐานสำหรับบทบาทและความรับผิดชอบของผู้สนับสนุน
- ฉันยังไม่มีรายงานนักเรียนคนใดคนหนึ่งที่ บริษัท ของเขาให้การฝึกอบรมสำหรับผู้สนับสนุนผู้บริหารของพวกเขา
- มีข้อตกลงที่สอดคล้องกันเล็กน้อยเกี่ยวกับความรับผิดชอบของผู้สนับสนุนเพื่อความสำเร็จของโครงการ
- เมื่อนักเรียนสัมภาษณ์ผู้จัดการโครงการใน บริษัท ของพวกเขาเกี่ยวกับความพึงพอใจของพวกเขากับการปฏิบัติงานและการสนับสนุนของผู้สนับสนุนของพวกเขาส่วนใหญ่ของผู้ตอบแบบสำรวจแสดงความไม่พอใจ
การทบทวนการสำรวจความคิดเห็นที่เป็นทางการจากสมาคมอุตสาหกรรมและ บริษัท ที่ปรึกษาเอกชนช่วยเสริมความถูกต้องของข้อมูลจากนักเรียนของฉัน
และขณะที่สถานะปัจจุบันของการให้การสนับสนุนผู้บริหารอาจทำให้เกิดการปรับปรุงได้ แต่ผู้จัดการโครงการก็ไม่มีทางเลือกอื่นนอกเหนือจากการดำเนินการต่อด้วยการริเริ่มของพวกเขา อย่างไรก็ตามมีบางขั้นตอนที่ผู้จัดการโครงการสามารถดำเนินการเพื่อรับการสนับสนุนจากผู้บริหารที่จำเป็นได้มาก
วิธีการได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารสำหรับโครงการของคุณ
- สมัครสปอนเซอร์ หากโครงการของคุณมี นัยสำคัญทางกลยุทธ์ สำหรับ บริษัท ของคุณโดยตรงสำหรับลูกค้าหรือโดยทางอ้อมโดยการเปิดใช้งานกิจกรรมภายในที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นเพื่อสนับสนุนลูกค้าคุณควรสมัครสปอนเซอร์ ทำงานโดยตรงกับผู้จัดการรายงานหรือหัวหน้าแผนกบริหารโครงการเพื่อเสริมสร้างความสำคัญของโครงการและขอความช่วยเหลือ เน้นบทบาทและความรับผิดชอบของผู้สนับสนุนตามที่ระบุไว้ด้านบนและชี้ไปที่การวิจัยอุตสาหกรรมที่สัมพันธ์กับความสำเร็จของโครงการและการให้การสนับสนุนที่มีประสิทธิภาพ
- ฝึกอบรมผู้สนับสนุนของคุณ เน้นบทบาทเป็นกลยุทธ์ไม่ใช่ยุทธวิธีหรือเป็นรูปปั้น ผู้บริหารส่วนใหญ่มาถึงบทบาทของผู้สนับสนุนที่ไม่มีการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการหรือแม้กระทั่งบริบทสำหรับความรับผิดชอบของตน ขณะที่คุณอยู่ในบทบาทที่น่าอึดอัดใจในการฝึกอบรมผู้บริหารส่วนใหญ่บุคคลเหล่านี้จะชื่นชมบริบทและคำแนะนำของคุณ ประเด็นสำคัญเกี่ยวกับความรับผิดชอบการเสริมแรงและการป้องกันของทีมควรมุ่งเน้นหลักของคุณในการเข้ารับตำแหน่งผู้บริหารของคุณ
- มีส่วนร่วมและเกี่ยวข้องกับสปอนเซอร์ของคุณอย่างจริงจัง ผู้จัดการโครงการที่ดีที่สุด / ความสัมพันธ์กับผู้สนับสนุนผู้บริหารมีปฏิสัมพันธ์สูง เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทั้งสองฝ่ายในการสร้างโปรโตคอลการสื่อสารที่ชัดเจนสำหรับการปรับปรุงกิจกรรมของโครงการรวมถึงการตั้งค่าสถานะและการตอบสนองต่อเหตุฉุกเฉิน ผู้จัดการโครงการควรสนับสนุนให้สปอนเซอร์ของผู้บริหารเข้าร่วมการประชุมสถานะหรือทีมงานเป็นครั้งคราวเพื่อแสดงความสนใจของแท้และเพื่อเป็นเชียร์ลีดเดอร์ที่ใช้งานอยู่กับองค์กรเพื่อความสำเร็จของทีม
- ขอการสนับสนุนการฝึกจากผู้สนับสนุนของคุณ เป็นประโยชน์เสมอที่จะมีคนที่มีประสบการณ์มากกว่าที่คุณสังเกตและนำเสนอ ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์และเป็นบวก และการสอนเกี่ยวกับประสิทธิภาพของคุณ ให้สปอนเซอร์ของคุณทราบว่าคุณยินดีต้อนรับการป้อนข้อมูลนี้ในไดรฟ์ของคุณเพื่อปรับปรุงและเมื่อได้รับการยอมรับอย่างสง่างาม
- ใช้ประโยชน์จากผู้สนับสนุนอย่างระมัดระวังสำหรับปัญหาใหญ่ ๆ ระมัดระวังไม่ให้ดูหรือรักษาผู้สนับสนุนของคุณมากเกินไปเกี่ยวกับประเด็นทางยุทธวิธี การใช้สปอนเซอร์ของคุณอย่างดีที่สุดคือการช่วยทรัพยากรที่มีความปลอดภัย ทำหน้าที่เป็นโฆษกของทีมโครงการให้กับกลุ่มผู้บริหารที่กว้างขึ้นและช่วยให้คุณเสริมสร้างคุณค่าที่สำคัญของทีม มีการดุลยภาพที่ผู้จัดการโครงการต้องให้ความเคารพเมื่อพิจารณาการดึงผู้สนับสนุนเข้าร่วมกิจกรรมของทีม
บรรทัดด้านล่าง
บทบาทของสปอนเซอร์ผู้บริหารคือหนึ่งในชิ้นส่วนสำคัญของปริศนาที่จะประสบความสำเร็จในการริเริ่มโครงการ ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จเข้าใจความสำคัญของบทบาทนี้และทำงานเพื่อให้ได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารในระดับที่เหมาะสมและเข้มแข็ง ถ้าบทบาทของสปอนเซอร์ไม่ปรากฏหรือคลุมเครือให้นำตัวเองไปรับสมัครและฝึกอบรมผู้สนับสนุนผู้บริหารของคุณเพื่อสนับสนุนทีมงานของคุณและ บริษัท ของคุณให้ประสบความสำเร็จ