นายจ้างอัจฉริยะรักษาไฟล์ที่แตกต่างกัน 4 แบบสำหรับประวัติพนักงาน
แฟ้มข้อมูลพนักงานของประวัติพนักงาน
มีการจัด เก็บไฟล์บุคลากร สำหรับพนักงานแต่ละคน แฟ้มบุคลากรเหล่านี้ประกอบด้วยเอกสารที่เป็นความลับและได้รับการจัดการและดูแลโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ไฟล์บุคลากรคือบันทึกหลักของพนักงานที่นายจ้างลูกจ้างและผู้จัดการของพนักงานใช้ในบาง บริษัท
ในคนอื่น ๆ และนี่เป็นแนวทางที่แนะนำการเข้าถึงแฟ้มพนักงานของพนักงานจะ จำกัด เฉพาะพนักงานและลูกจ้างภายใต้การดูแล
เอกสารทั่วไปในแฟ้มบุคลากรรวมถึง ใบสมัครการจ้างงาน รูปแบบการติดต่อในกรณีฉุกเฉินของครอบครัวบันทึกประวัติการดำเนินการทางวินัยประวัติการทำงานพนักงานลงลายมือชื่อพนักงานใบเสร็จรับเงินลงนาม นายจ้างจะ ลงชื่อเข้าใช้แผ่นงานการประเมินเป็นระยะ ๆ การประเมินผลงานหรือประสิทธิภาพการทำงาน แผนงานการพัฒนาใบรับรองการฝึกอบรมและหลักฐานเกี่ยวกับการเข้างานและข้อมูลติดต่อส่วนบุคคลในปัจจุบันเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคน
ไม่ใช่ไฟล์บุคลากรทั้งหมดมีเอกสารเดียวกัน แต่ไฟล์บุคลากรแต่ละไฟล์จะมีเอกสารบางอย่างเหมือนกัน เอกสารการปฏิบัติงานของพนักงาน ไม่ได้อยู่ในแฟ้มบุคลากรจนกว่าจะได้รับการลงโทษทางวินัยรางวัลหรือเครื่องหมายแสดงความสำเร็จที่โดดเด่นอื่น ๆ
บันทึกประสิทธิภาพประจำวันดังกล่าวอยู่ในไฟล์ที่ผู้จัดการติดตามผลการปฏิบัติงานเป้าหมายและผลงานของพนักงานของตน
บันทึกเงินเดือนพนักงาน
ไฟล์เงินเดือน ยังรักษาระเบียนพนักงาน ไฟล์เงินเดือนมีประวัติของงานของพนักงานแผนกการเปลี่ยนแปลงการชดเชยการกักขังเงินให้กู้ยืมและข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็นต่อการจ่ายเงินให้กับพนักงานและเก็บรักษาประวัติการจ่ายค่าตอบแทนของพนักงานไว้
ไฟล์เงินเดือนจะมีประวัติของรูปแบบของรัฐบาลเช่นเอกสารหัก ณ ที่จ่าย W-2, W-4 และการหักล้างโดยพนักงาน ไฟล์จะมีข้อมูลเกี่ยวกับผลประโยชน์ของพนักงานและการอนุญาตให้ถอนการชำระเงินจาก paycheck ของพนักงานด้วย
แฟ้มประวัติทางการแพทย์ของพนักงาน
นายจ้างเก็บรักษา แฟ้มข้อมูล ของลูกจ้างด้วย พนักงานที่บันทึกในแฟ้มทางการแพทย์ไม่สามารถใช้ได้กับทุกคนยกเว้นพนักงานที่ได้รับมอบหมายจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงานที่มีบันทึกไว้ในแฟ้ม ไฟล์ทางการแพทย์ประกอบด้วยบันทึกย่อของแพทย์เอกสารการสมัคร FMLA ข้อมูลการทดสอบยาข้อมูลทางกายภาพที่จำเป็นและเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพของพนักงานหรือสมาชิกในครอบครัวของเขา
ไฟล์ทางการแพทย์เนื่องจากความลับของระเบียนพนักงานได้รับการจัดเก็บและการรักษาความปลอดภัยอย่างสูงสุด ขอแนะนำให้เก็บไฟล์ทางการแพทย์ไว้ในลิ้นชักลิ้นชักล็อคที่ถูกล็อคไว้ในห้องที่พนักงานไม่สามารถเข้าถึงได้นอกเหนือจากพนักงานที่ได้รับมอบหมายจากพนักงาน
แฟ้มประวัติพนักงานของ I-9
I-9 เก็บบันทึกประวัติพนักงานที่เก็บไว้สำหรับพนักงานทุกคนในแฟ้มเดียวที่แยกออกจากระเบียนพนักงานคนอื่น ๆ
นายจ้างเก็บบันทึกพนักงานนี้ไว้ต่างหากจากระเบียนอื่นของพนักงานเพื่อรักษาความลับของพนักงานจากเจ้าหน้าที่ของรัฐและหน่วยงานอื่น ๆ ที่มีสิทธิ์ตรวจสอบพนักงาน I-9
พนักงานของรัฐบาลจะไม่สามารถเข้าถึงบันทึกอื่นใดเกี่ยวกับพนักงานหรือการจ้างงานของตนกับองค์กรของคุณได้ยกเว้นกรณีที่เกิดขึ้นจริงหากคุณเลือก I-9 ในที่อื่น ๆ แบบฟอร์ม I-9 การตรวจสอบเหล่านี้เพิ่มขึ้นทุกปีเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณได้กรอกแบบฟอร์ม I-9 อย่างถูกต้องหรือคุณอาจถูกปรับและอาจถูกจำคุก
เข้าถึงพนักงานโดยพนักงาน
พนักงานสามารถดูบันทึกพนักงานได้โดยติดต่อเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลในช่วงเวลาทำการปกติ
พนักงานไม่สามารถเปลี่ยนแปลงหรือลบเอกสารใด ๆ ในบันทึกของตนซึ่งต้องดูได้ในที่ที่มีเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
คุณจำเป็นต้องมีพนักงานบันทึกนโยบายการดู ในคู่มือพนักงานของคุณ และปฏิบัติตามอย่างไม่สม่ำาเสมอเกี่ยวกับคำขอของพนักงานเพื่อดูไฟล์ของพวกเขา
ถ้าพนักงานส่งคำร้องขอเป็นลายลักษณ์อักษรให้กับสำเนาประวัติพนักงานหลังจากเลิกจ้างแล้วคุณจะต้องส่งสำเนา
บางครั้งคุณจะพบกับพนักงานที่สงสัยเกี่ยวกับประวัติการทำงานของพนักงานที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเก็บไว้ นี่เป็นพนักงานที่มักจะขอสำเนาไฟล์พนักงานของตน อีกครั้ง โดยไม่เลือกปฏิบัติ ทำสำเนาของไฟล์และส่ง (คุณอาจได้รับข้อเสนอแนะว่าพนักงานรู้สึกประหลาดใจด้วยเอกสารเพียงเล็กน้อยที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเก็บไว้)
ในเขตอำนาจศาลบางแห่งการคิดค่าบริการสำหรับพนักงานในการทำซ้ำและการส่งไฟล์จะถูกต้องตามกฎหมาย
ข้อจำกัดความรับผิดชอบ: โปรดทราบว่าข้อมูลที่ให้ไว้ในขณะที่มีสิทธิ์ไม่ได้รับประกันความถูกต้องและความถูกต้องตามกฎหมาย เว็บไซต์นี้อ่านโดยผู้ชมและ กฎหมายการจ้างงาน ทั่วโลกและข้อบังคับแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศ โปรดขอความช่วยเหลือด้านกฎหมาย หรือความช่วยเหลือจากรัฐบาลรัฐสหพันธรัฐหรือประเทศต่างๆเพื่อให้การตีความทางกฎหมายและการตัดสินใจของคุณถูกต้องสำหรับสถานที่ของคุณ ข้อมูลนี้เป็นคำแนะนำความคิดและความช่วยเหลือ