คู่มือสำหรับการบริหารโครงการรวมทั้งวิธีประมาณงบประมาณ

สถาบันบริหารจัดการโครงการ (Project Management Institute - PMI) กำหนดให้การบริหารโครงการเป็น "ความต้องการของโครงการการประชุมผ่านการประยุกต์ใช้ความรู้ทักษะเครื่องมือและเทคนิคในการทำกิจกรรมของโครงการซึ่งสามารถทำได้โดยใช้การเริ่มต้นการวางแผนการดำเนินการการควบคุมและการปิดโครงการ ."

แม้ว่าคำจำกัดความนี้อาจดูเหมือนซับซ้อน แต่ผู้บริหารโครงการก็มีรากฐานมาจากความรู้สึกและการปฏิบัติจริง

ไม่ว่าคุณต้องการให้ การจัดการโครงการ กับลูกค้าของคุณหรือเป้าหมายของคุณคือการเป็นผู้จัดการโครงการให้พิจารณาพื้นฐานของการจัดการโครงการทีละขั้นตอน ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นตรวจสอบว่าบริการที่คุณกำลังจะนำเสนอ (หรืองานที่คุณกำลังดำเนินการอยู่) เป็นโครงการที่แท้จริง

การจัดการทั่วไปกับการบริหารโครงการ

คุณจะตัดสินใจได้อย่างไรว่ามีบางอย่างหรือไม่ใช่โครงการ? ในการแบ่งส่วนแบ่งนี้แบ่งพื้นที่การจัดการที่แตกต่างกันออกเป็น 2 ส่วนจัดการงาน (หรือทั่วไป) และการจัดการโครงการ

การจัดการ หน้าที่หรือ ทั่วไป คือการดำเนินการต่อเนื่องของงาน ตัวอย่างหนึ่งก็คือถ้าคุณเป็นเจ้าของ บริษัท เทคโนโลยีและมีลูกค้าที่คุณให้การสนับสนุนข้อมูลสำรองและคุณจะจัดการบัญชีรายปีของตนอย่างต่อเนื่องโดยการสำรองเซิร์ฟเวอร์ของตนและจัดทำรายงานกิจกรรมรายสัปดาห์ไว้ด้วย ถ้าคุณทำเช่นนี้เป็นเวลาห้าปีและมีสัญญาต่ออายุกับลูกค้างานของคุณเป็นไปอย่างต่อเนื่องดังนั้นจึงเป็นเรื่องทั่วไปหรือเป็นหน้าที่

อย่างไรก็ตามหากลูกค้าของคุณต้องการใช้ระบบการจัดการเนื้อหาใหม่และมีเวลาหนึ่งปีในการพัฒนาระบบใหม่และขอให้คุณนำการพัฒนาไปใช้งานลูกค้าของคุณจะมีส่วนร่วมในโครงการของคุณ

ในทำนองเดียวกันถ้าคุณทำงานกับ ทรัพยากรมนุษย์ และงานของคุณคือการจัดการงบประมาณของแผนกและดูแลผู้ร่วมงานจูเนียร์คุณจะมีงานทำเป็นงานที่ต่อเนื่องซึ่งไม่ได้มีการกำหนดไว้

ในทางตรงกันข้ามถ้าคุณมี งานทรัพยากรบุคคล เดียวกันและผู้อำนวยการฝ่ายของคุณขอให้คุณติดตั้งโปรแกรมสรรหาใหม่ (และกำหนดเวลาและงบประมาณให้กับคุณ) และทำให้คุณเป็นผู้จัดการโครงการแล้วโครงการนี้ก็เป็นโครงการ มีวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดและงานเกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวเท่านั้น

แสดงโครงการของคุณให้เป็น 3 ส่วน

ตอนนี้คุณเข้าใจความสำคัญของสิ่งที่ถือว่าเป็นโครงการแล้วคุณสามารถดูที่การจัดการโครงการได้อย่างละเอียด การใช้โปรแกรมการสรรหาเป็นตัวอย่างตอนนี้ที่คุณรู้ว่ามีความต้องการโครงการแล้วขั้นตอนต่อไปคือการสรุปขอบเขตเวลาและงบประมาณที่จำเป็น

การจัดการโครงการคือการวางแผนการจัดและการควบคุมขอบเขตงบประมาณและเวลาของโครงการโครงการสรรหา เพื่อช่วยให้เห็นภาพวาดของโครงการวาดปิรามิดที่เรียบง่าย แต่ละเส้นของพีระมิดหมายถึงหนึ่งในสามส่วนหลักของโครงการ (เช่นขอบเขตเวลาและงบประมาณ) พื้นที่ว่างในตอนกลางของพีระมิดคือ คุณภาพ ของผลิตภัณฑ์ที่ส่งมอบ พีระมิดเป็นเครื่องมือสำคัญในการจดจำในขณะที่คุณวางแผนโครงการเนื่องจากเนื่องจากส่วนหลักสามส่วนของคุณเติบโตหรือหดตัวคุณภาพของผลิตภัณฑ์จะได้รับผลกระทบ

ขอบเขตของโครงการ

การกำหนดขอบเขตเป็นส่วนที่ยากและซับซ้อนมากที่สุดในการจัดการโครงการ

รายละเอียดของโครงการโดยทั่วไปมักไม่รู้จักในตอนต้นดังนั้นการประเมินว่ากิจกรรมและงานใดที่จำเป็นเพื่อให้โครงการนี้มีความรอบคอบ ขอบเขตประกอบด้วยกิจกรรมและงานต่างๆที่จะดำเนินการเพื่อผลิตผลิตภัณฑ์ปลายที่คุณจะได้รับ การกำหนดขอบเขตของโครงการจะช่วยให้คุณสามารถกำหนดเวลาและงบประมาณที่คุณต้องการเพื่อที่จะเสร็จสิ้นโครงการ วิธีที่ดีในการเริ่มต้นคือการเขียนสิ่งที่คุณคิดว่าเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์ จากนั้นปรึกษากับคนอื่นเพื่อให้ได้มุมมองที่ครอบคลุมเกี่ยวกับกิจกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง

เวลาของโครงการ

เมื่อคุณสร้างขอบเขตเริ่มต้นคุณสามารถเริ่มกำหนดเวลาให้กับกิจกรรมและงานแต่ละอย่างและเพิ่มเติมเพื่อดูภาพใหญ่ของโครงการ ถามตัวเองว่ากิจกรรมใดจะเกิดขึ้นในเวลาเดียวกันและจะเกิดขึ้นตามลำดับ

ให้ความสนใจกับจำนวนผู้ที่จะทบทวนกิจกรรมของโครงการเนื่องจากจะส่งผลต่อเวลาที่จะดำเนินการให้เสร็จสิ้น เป็นเรื่องน่าแปลกใจที่ต้องใช้เวลา 3 วันในการตรวจสอบ หลังจากคำนวณเวลาที่ใช้ในการทำกิจกรรมและงานสะสมแล้วคุณก็พร้อมที่จะสร้างกำหนดการโครงการสำหรับทีมงานของโครงการที่จะปฏิบัติตาม

งบประมาณโครงการ

ณ จุดนี้คุณได้กำหนดสิ่งที่ (ขอบเขต) และความยาว (เวลา) ของโครงการแล้วตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะกำหนดงบประมาณแล้ว เช่นเดียวกับการคำนวณระยะเวลาสำหรับโครงการคุณมักจะต้องปรึกษาคนอื่นรวมถึงแผนกที่นำไปสู่การกำหนดงบประมาณที่ถูกต้อง งบประมาณประกอบด้วยข้อพิจารณาหลายประการรวมถึงการใช้บุคคลและวัสดุที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมที่ดำเนินการและระยะเวลาที่พวกเขาต้องการ (เช่นประชาชน) และวัสดุที่ใช้

การสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญ

บ่อยครั้งที่ลูกค้า (หรือเจ้านาย) ต้องการให้โครงการเสร็จสิ้นภายในระยะเวลาและงบประมาณที่กำหนดล่วงหน้าโดยไม่คำนึงถึงขอบเขตของโครงการ ปัญหาเกี่ยวกับเรื่องนี้คือเกือบทุกขอบเขตของโครงการจะไม่สามารถดำเนินการได้อย่างสมเหตุสมผลโดยให้เวลาและงบประมาณ ดังนั้นส่วนหนึ่งของการจัดการโครงการกำลังเจรจาเงื่อนไขของขอบเขตโครงการกับลูกค้าหรือเจ้านาย ตลอดกระบวนการเจรจาตลอดจนความยาวของโครงการการสื่อสารที่ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญที่สุดที่คุณต้องการ ยิ่งคุณสื่อสารความท้าทายได้ดียิ่งขึ้นความพึงพอใจของลูกค้าหรือเจ้านายของคุณจะมากขึ้นเท่านั้น