โดยความหมายโครงการเป็นโครงการชั่วคราวและไม่ซ้ำกันในทางตรงกันข้ามกับกิจกรรมการดำเนินงานปกติ และในขณะที่หลาย บริษัท พึ่งพาผู้ผ่านการฝึกอบรมผู้จัดการโครงการที่ได้รับการรับรองเพื่อนำไปสู่การริเริ่มของพวกเขาทักษะในการทำโครงการจะต้องเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับมืออาชีพทุกคน
บทความนี้ให้คำแนะนำเบื้องต้นเกี่ยวกับการวางแผนโครงการสำหรับมืออาชีพที่สนใจในการนำแนวทางปฏิบัติที่ดีสำหรับผู้จัดการโครงการระดับมืออาชีพ
ใช้เวลาในการกำหนดและวางแผนโครงการของคุณอย่างถูกต้อง:
ผู้จัดการโครงการเข้าใจดีว่าโครงการส่วนใหญ่ของโครงการใช้เวลาใน การวางแผน พวกเราหลายคนมีแนวโน้มที่จะรีบเร่งในการเริ่มต้นการทำงานซึ่งในโลกของโครงการคล้ายคลึงกับการข้ามคำแนะนำเกี่ยวกับชิ้นส่วนเฟอร์นิเจอร์ใหม่ที่คุณซื้อจากผู้ค้าปลีกรายหนึ่ง "รวบรวมตัวเอง" โอกาสที่เร่งด่วนในการทำงานโดยไม่อ่านคำแนะนำจะทำให้เกิดปัญหาร้ายแรงบางอย่างในบางช่วงเวลาในความพยายามของคุณ
แทนที่จะต้องรีบวิ่งเข้าสู่ที่ทำงานเป็นเรื่องสำคัญที่จะตอกย้ำประเด็นสำคัญบางอย่าง:
- คุณกำลังสร้างอะไร? มีความเฉพาะเจาะจงมากที่สุด
- เมื่อต้องกรอกข้อมูลด้วย?
- คุณมีทรัพยากรอะไร (คนอุปกรณ์และงบประมาณ) ในการเข้าถึงโครงการนี้
รายการสามข้อดังกล่าวเป็นส่วนประกอบพื้นฐานของ คำจำกัดความขอบเขต ผู้จัดการโครงการทุกคนทำงานเพื่อชี้แจงขอบเขตก่อนที่จะเริ่มทำงาน
กำหนดขอบเขตการริเริ่มของ บริษัท Holiday Party:
ตัวอย่างคำจำกัดความของงานปาร์ตี้วันหยุดของ บริษัท อาจเป็นดังนี้:
เป้าหมายของเราคือการวางแผนและจัดงานเลี้ยงวันหยุดของ บริษัท สำหรับพนักงาน 100 คนและคนอื่น ๆ ที่มีนัยสำคัญก่อนสิ้นเดือนธันวาคมโดยเสียค่าใช้จ่ายไม่เกิน 10,000 เหรียญ การวางแผนและการประสานงานของเราจะประกอบด้วยกรรมการ 4 คนที่มีการกำกับดูแลโดย CEO ปาร์ตี้จะรวมถึงบาร์เปิด, อาหารชุบขนมและความบันเทิง
เพียงแค่ใช้เวลาในการสร้างคำสั่งที่ง่าย แต่ที่สำคัญให้แนวทางที่มีประสิทธิภาพสำหรับทีมงานที่เกี่ยวข้องในโครงการ ทุกคนเข้าใจธรรมชาติของโครงการกรอบเวลาทรัพยากรและงบประมาณ
แบ่งขอบเขตออกเป็นบล็อกที่ไม่ต่อเนื่องของงาน:
ผู้จัดการโครงการสร้างสิ่งที่เรียกว่าโครงสร้างการวิเคราะห์งานเพื่ออธิบายในแง่การดำเนินการที่ชัดเจนและชัดเจนการทำงานทั้งหมดของโครงการที่ต้องดำเนินการโดยบุคคลในกรอบเวลาที่กำหนด ในสถานการณ์ของคุณการวิเคราะห์งานอาจรวมถึง:
- ระบุตำแหน่ง
- ยืนยันห้องว่างและล็อคไว้ด้วยเงินมัดจำ
- เลือกตัวเลือกอาหาร
- ยืนยันแถบและสิ่งที่แถบรวม
- ระบุตัวเลือกของหวาน
- สร้างและแจกจ่ายคำเชิญด้วยตัวเลือกอาหาร
- สรุปการเลือกอาหารตามคำเชิญที่ส่งคืน
- ตัดสินใจเกี่ยวกับประเภทของความบันเทิง
- ตรวจสอบตัวเลือกเพื่อความบันเทิงและเลือก
- ยืนยันการตั้งค่าห้องรับประทานอาหาร
- ซื้อของขวัญสำหรับโต๊ะสำหรับแขก
- ประสานงานและจัดส่งงาน
ผู้บริหารโครงการจะพัฒนารายละเอียดของงานโครงการโดยไม่คำนึงถึงทรัพยากรหรือเวลา แต่ในรูปแบบการระดมความคิด เมื่องานทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุขอบเขตของโครงการได้รับการระบุแล้วก็เป็นเวลาที่จะนำมันในการกำหนดความรับผิดชอบและขอเวลาและประมาณการค่าใช้จ่ายจากสมาชิกในทีมของคุณ
การสร้างแผนการโครงการจากการแบ่งงาน:
หลังจากเสร็จสิ้นการวิเคราะห์งานง่ายๆที่ระบุไว้ในหน้าก่อนหน้าคุณจะต้อง:
- ยืนยันว่ารายการที่สำคัญทั้งหมดเพื่อให้บรรลุขอบเขตของโครงการได้รับการระบุ
- ยืนยันว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในสิ่งที่ทำในสิ่งที่ทำและสร้างเมทริกซ์ความรับผิดชอบที่ระบุถึงงานที่สำคัญของงานที่รับผิดชอบ
- ขอให้สมาชิกแต่ละทีมทบทวนงานของตนระบุเวลาและค่าใช้จ่ายประมาณการทราบเส้นตายสรุปความต้องการทรัพยากรและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้ประเมินผลงานที่พวกเขาต้องรับผิดชอบอย่างเต็มที่
เมื่อขั้นตอนข้างต้นเสร็จสิ้นแล้วทีมงานโครงการควรทำงานร่วมกันเพื่อจัดลำดับเหตุการณ์ตามลำดับที่ถูกต้องและสังเกตความขัดแย้งเกี่ยวกับทรัพยากรหรือความท้าทายเกี่ยวกับการจัดตารางเวลาที่อาจเกิดขึ้น หมายเหตุ: ผู้จัดการโครงการ จะดำเนินการตามขั้นตอนนี้โดย การสร้างแผนภาพเครือข่ายการ คำนวณ เส้นทางที่สำคัญ และกำหนดเวลาการจัดทำทรัพยากรบ่อยๆด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์
สำหรับโครงการที่มีขนาดเล็กของคุณโดยใช้วิธีการแบบไม่เป็นทางการวิธีการโพสต์บันทึกย่อง่ายๆในการจัดวางรายการในลำดับอาจเป็นสิ่งที่จำเป็นทั้งหมด กระบวนการนี้จะช่วยให้คุณสามารถพัฒนาภาพที่สมบูรณ์ของขั้นตอนที่เกี่ยวข้องและกำหนดเวลาในการวางแผนและจัดงานเลี้ยงวันหยุดที่ยิ่งใหญ่!
ปล่อยให้งานเริ่มต้น:
ขณะนี้คุณได้ใช้เวลาในการกำหนดขอบเขตโครงการอย่างถูกต้องระบุงานสำคัญลำดับงานและประเมินเวลาและความต้องการทรัพยากรคุณพร้อมที่จะทำให้ทีมทำงานตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย บทบาทของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการแบบไม่เป็นทางการคือการตรวจสอบงานสนับสนุนสมาชิกในทีมและช่วยระบุและแก้ไขปัญหาต่างๆตามที่เกิดขึ้น ผู้จัดการโครงการที่ดีพบปะกับสมาชิกในทีมอย่างสม่ำเสมอเพื่อประเมินความคืบหน้าและระบุและนำทางความเสี่ยงที่เกิดขึ้นใหม่
บรรทัดด้านล่าง:
แนวทางเดียวกับที่อธิบายไว้ข้างต้นสามารถนำไปใช้กับสถานการณ์โครงการใดก็ได้ในแผนกหรือหน่วยธุรกิจของคุณ พัฒนาขอบเขตที่ชัดเจนระบุงานจัดสรรทรัพยากรพัฒนาประมาณการและตารางเวลาและตรวจสอบและควบคุมงาน การปฏิบัติของคุณจะได้รับการยอมรับและชื่นชมจากผู้จัดการโครงการมืออาชีพในที่ทำงานของคุณและผลลัพธ์ของคุณจะดีกว่าการกระโดดลงไปในงานโดยไม่ต้องคิดมาก ที่ดีที่สุดของความสำเร็จกับการริเริ่มต่อไปของคุณ!
-
อัปเดตโดย Art Petty