การสิ้นสุดของพนักงานจากมุมมองด้านไอที

แผนกไอทีจำเป็นต้องมีส่วนร่วมในการยุติการจ้างงาน

การปล่อยให้พนักงานไปทำงานอาจเป็นงานที่สกปรก แต่แผนกไอทีต้องช่วยด้วยเสมอถ้าคุณฉลาด

มีความจำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับ IT ใน ขั้นตอนการเลิกจ้างพนักงาน เนื่องจากอดีตพนักงานที่ยังคงมีสิทธิ์เข้าถึงเครือข่ายของ บริษัท และข้อมูลของ บริษัท ที่เป็นกรรมสิทธิ์ถือเป็นภัยคุกคามด้านความปลอดภัย พนักงานส่วนใหญ่ไม่เคยคิดจะทำอันตรายต่อระบบคอมพิวเตอร์ของคุณ แต่อย่างใดทำไมต้องเสี่ยงกับการที่คุณอาจวิ่งเข้าไปในไข่ที่ไม่ดี?

นอกจากนี้การประหยัดทรัพยากรเทคโนโลยีข้อมูลและบันทึกข้อมูลบางอย่างในกรณีที่อดีตพนักงานหรือ บริษัท ตัดสินใจที่จะดำเนินการตามกฎหมาย

นอกจากนี้ยังจำเป็นที่จะต้องผสานรวมเทคโนโลยีสารสนเทศเข้าด้วยกันเพื่อช่วยให้มั่นใจได้ว่าการควบคุมการเลิกจ้างของพนักงานจะครอบคลุมเพียงพอเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของ Sarbanes-Oxley ที่เกี่ยวข้อง

นโยบายด้านการรักษาความปลอดภัยข้อมูลและการเก็บรักษาข้อมูลจะต้องเป็นข้อมูลเฉพาะของ บริษัท และสอดคล้องกับกฎหมายที่ บริษัท ของคุณดำเนินการ

3 หลักการด้านไอที บริษัท ต้องการที่อยู่

อย่างไรก็ตามมีหลักการด้านไอทีกว้างอย่างน้อยสามข้อที่ บริษัท ควรปฏิบัติตามเมื่อ พนักงานเลิกจ้าง

• แจ้งให้ทราบล่วงหน้าถึงการบอกเลิกงานกับแผนกไอทีโดยตรงแม้จะมีการนัดหมายล่วงหน้าก่อนการประชุมเลิกจ้างก็จะได้รับการชื่นชมเพื่อให้ IT สามารถเข้าถึงได้ในขณะที่มีการประชุม
• ทุก บริษัท ควรมีนโยบายบังคับใช้อย่างเคร่งครัดซึ่งระบุไว้อย่างชัดเจนว่าใครจะแจ้งให้ใครทราบเมื่อมีผู้จ้างงานสิ้นสุดหรือสิ้นสุดลง นโยบายนี้ควรกำหนดให้มีการแจ้งเตือนเหล่านี้ทันทีเพื่อให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถดำเนินการได้ทันที
  การติดต่อด้านความปลอดภัยข้อมูลควรอยู่ในหมู่ผู้ที่ได้รับการแจ้งเตือนและความรับผิดชอบของบุคคลนี้ควรให้ข้อมูลเกี่ยวกับการค้นคว้าการ บันทึก และการเพิกถอนการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์ของ บริษัท ที่จัดเก็บด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์และระบบข้อมูลของพนักงาน

• การเพิกถอนการเข้าถึงอย่างรอบคอบ ได้รับการแจ้งเตือนเมื่อ IT มีหน้าที่รับผิดชอบในการเพิกถอนสิทธิ์การเข้าถึงและเก็บบันทึกข้อมูลที่ บริษัท ต้องการในขณะนี้หรือในอนาคต

จะทำอย่างไร เมื่อเลิกจ้าง

ในกรณีที่พนักงานที่ถูกบอกเลิกกิจการ IT ควรยกเลิกการใช้คอมพิวเตอร์เครือข่ายและข้อมูลทั้งหมดที่เคยได้รับจากอดีตพนักงาน

การเข้าถึงจากระยะไกลควรถูกลบออกด้วยและพนักงานเก่าควรได้รับทรัพย์สินทั้งหมดของ บริษัท รวมทั้งทรัพยากรด้านเทคโนโลยีเช่นคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊คและทรัพย์สินทางปัญญาเช่นไฟล์ขององค์กรที่มีข้อมูลลูกค้าการขายและการตลาด

อย่างไรก็ตามในกรณีที่ลูกจ้างซึ่งหมดอายุการจ้างงานจะใกล้เข้ามาเท่านั้น IT ควรปรึกษากับผู้จัดการฝ่ายบุคคลฝ่ายบุคคลและผู้มีอำนาจตัดสินใจรายอื่น ๆ เพื่อกำหนดลักษณะที่เหมาะสมเพื่อให้การเรียกเก็บเงินถูกยกเลิกในวันที่เหลืออยู่ ของการจ้างงาน

เช่นเดียวกับการอนุญาตให้มีการเข้าถึงการรักษาความปลอดภัยการเข้าถึงและความปลอดภัยควรได้รับการจัดทำเป็นเอกสารสำหรับการอ้างอิงในอนาคตการเพิกถอนการเข้าถึงควรได้รับการบันทึกไว้โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย เป้าหมายคือควรยกเลิกการเข้าถึงในลักษณะที่ทำให้ธุรกิจรู้สึกดีทางการเงินเทคโนโลยีและถูกต้องตามกฎหมาย

การเก็บรักษาข้อมูลแบบ Preemptive

ทุก บริษัท ต้องมีข้อมูลซ้ำซ้อนและนโยบายการเก็บรักษาที่ตอบสนองความต้องการทางธุรกิจและปฏิบัติตามกฎหมายที่บังคับใช้ นโยบายดังกล่าวกล่าวถึงการสำรองข้อมูลการเรียกคืนและการเก็บรักษาข้อมูลขององค์กรโดยทั่วไป

อย่างไรก็ตาม บริษัท ควรกำหนดนโยบายที่จะระบุรายละเอียดเกี่ยวกับเวลาและวิธีการที่ IT ควรไปเกี่ยวกับการรักษาข้อมูลที่มีความสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งบันทึกบันทึกและข้อมูลอื่น ๆ ที่อาจมีความสำคัญทางกฎหมาย บริษัท และอดีตพนักงานจะต้องได้รับการต่อสู้ทางกฎหมาย

เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งที่จะทำเช่นนี้ในกรณีของอดีตพนักงานที่ดำรงตำแหน่งในระดับสูงหรือทิ้ง บริษัท ไว้ภายใต้เมฆสงสัย

การจัดสรรและการประยุกต์ใช้หลักการทั้งสามนี้ควรเป็นส่วนร่วมในการทำงานของฝ่ายบริหารฝ่ายไอทีและ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และที่ปรึกษาด้านกฎหมายที่เชี่ยวชาญด้านนิติคอมพิวเตอร์และกฎหมายที่ใช้บังคับกับการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ของ บริษัท

ผลลัพธ์ของความพยายามร่วมกันนี้ควรจะเป็นการปกป้องข้อมูลของ บริษัท ให้มากขึ้นรวมถึงการเตรียมพร้อมในการฟ้องร้องดำเนินคดีเกี่ยวกับ การโจรกรรมข้อมูลในองค์กรการ แฮ็กและการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์อื่น ๆ ที่ผิดกฎหมายหรือไม่เหมาะสม การทำงานกับ IT ในฐานะหุ้นส่วนที่มีมูลค่ารับประกันว่าเป้าหมายเหล่านี้จะประสบความสำเร็จในกรณีที่มีการเลิกจ้าง