บทความนี้เสนอแนวคิดสำหรับผู้จัดการทุกระดับเพื่อเสริมสร้างทักษะในการอำนวยความสะดวกในการประชุมเพื่อสนับสนุนการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของการประชุม
ผู้จัดการที่ผิดไปกับการประชุม
ผู้จัดการหลายคนคิดว่าพวกเขารู้ว่าจะ "เรียกประชุม" ได้อย่างไร
พวกเขาตั้งวาระการประชุมพูดทั้งหมดและตัดสินใจทั้งหมด แม้ว่าเรื่องนี้อาจเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพสำหรับผู้บริหาร แต่ก็มักจะทำให้เสียเวลาและไม่ได้ใช้ประโยชน์จากความคิดสร้างสรรค์ของทีม ในความเป็นจริงมันมีผลตรงข้ามกับพนักงานที่มีแนวโน้มที่จะถอนตัว, เลื่อนไปผู้จัดการที่ชัดเจนต้องการที่จะรับผิดชอบ
มีหลายเหตุผลที่ผู้จัดการไม่ได้เกี่ยวข้องกับพนักงานของตนมากขึ้นในการประชุม ได้แก่ :
- กลัวที่จะปล่อยให้ไป
- ความเชื่อที่ผิด ๆ ว่าเพราะพวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบพวกเขาจำเป็นต้องให้คำตอบทั้งหมด
- ขาดความมั่นใจในความสามารถหรือทักษะการแก้ปัญหาของพนักงาน
- การขาดทักษะในการอำนวยความสะดวกในการประชุม
ในขณะที่รายการสามรายการแรกเป็นพฤติกรรมของผู้จัดการที่ไม่ดีคนสุดท้ายทักษะในการอำนวยความสะดวกสามารถเรียนรู้และสร้างความเข้มแข็งให้กับการปฏิบัติ
เสริมสร้างทักษะการอำนวยความสะดวกในการประชุมของคุณ
ตามความหมายการอำนวยความสะดวกหมายถึง " เพื่อให้ง่ายขึ้นหรือยากน้อย; ช่วย แทน "เพื่อให้ผู้จัดการสามารถอำนวยความสะดวกในการประชุม (แทนที่จะใช้งานได้) พวกเขาจะต้องเต็มใจที่จะปล่อยพลังและเปิดกว้างให้กับผลลัพธ์และวิธีการที่แตกต่างกัน
การอำนวยความสะดวกในการประชุมที่เหมาะสมคือการทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการระบุและแก้ไขปัญหา ทีมงานมักจะพัฒนา โซลูชันที่ ดีและ สร้างสรรค์ กว่าผู้จัดการทุกคนและอาจมีแนวโน้มที่จะสนับสนุนการใช้โซลูชันนี้
นี่คือเก้าทักษะที่จำเป็นสำหรับการประชุมซึ่งทั้งหมดนี้สามารถเรียนรู้และปรับปรุงให้ดีขึ้นด้วยการปฏิบัติ:
- การวางแผนวาระ การประชุมร่วมกันเริ่มต้นด้วยการวางแผนวาระการประชุม การเลือกหัวข้อที่เชิญชวนเข้าร่วมเช่นปัญหาที่จะแก้ไขได้มีส่วนร่วมมากขึ้นกว่าหัวข้อ "ให้ข้อมูล" อย่างไรก็ตามต้องจัดสรรเวลาให้เพียงพอเพื่อให้สามารถมีส่วนร่วมของกลุ่มได้
- สภาพแวดล้อมและสภาพอากาศ เรื่องโลจิสติก! เมื่อคนอึดอัดไม่สามารถมองเห็นกันไม่ได้ยินหรือหิวผลการประชุมจะประสบ เรียนรู้วิธีใช้โลจิสติกส์เพื่อกระตุ้นการมีส่วนร่วมและขจัดอุปสรรค
- ถามคำถาม. คำถามที่ยอดเยี่ยมกระตุ้นการอภิปรายที่ดี บทความ " 70 คำถามในการฝึกสอนที่น่าประทับใจโดยใช้แบบจำลอง GROW " นำเสนอการอภิปรายที่น่าสนใจบางอย่าง
- การฟังที่ใช้งานอยู่ เมื่อผู้จัดการเข้าใจผิดตรวจสอบเพื่อทำความเข้าใจและตั้งคำถามต่อไปจะช่วยกระตุ้นการมีส่วนร่วมมากขึ้นและช่วยให้การสนทนาเกิดขึ้นได้ ใน " การเป็นผู้ฟังที่ดีกว่า " ฉันแบ่งปันความคิดเกี่ยวกับการเสริมสร้างทักษะการฟังที่กระตือรือร้นของคุณ
- การระดมสมอง คนส่วนใหญ่คิดว่าพวกเขารู้วิธีระดมความคิดแล้ว อย่างไรก็ตามพวกเขามักไม่ทำ ในการตั้งค่ามากเกินไปประสิทธิภาพของการระดมความคิดจะลดลงด้วยการจัดการกระบวนการที่ไม่ดีความกดดันทางสังคมหรือการเมืองที่เข้มแข็งและทักษะในการอำนวยความสะดวกที่ไม่ดี หลายคนไม่เคยมีประสบการณ์อย่างแท้จริงอำนาจของเซสชั่นการระดมความคิดที่ดีทำงาน ดู " 15 วิธีในการเรนในเซสชั่นการระดมความคิด " สำหรับสิ่งที่ไม่ควรทำ - แล้วทำสิ่งที่ตรงกันข้าม!
- ทักษะการสร้างความสอดคล้องกัน ความสอดคล้องไม่ได้หมายความว่าทุกคนต้องเห็นด้วยกับการตัดสินใจ หมายความว่าทุกคนมีโอกาสแบ่งปันมุมมองและเสนอแนวคิด การอำนวยความสะดวกที่เหมาะสมจะแนะนำกลุ่มจากการแบ่งปันความคิดไปสู่การ พัฒนาการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ การบรรลุข้อตกลงร่วมกันต้องใช้เวลามากขึ้น แต่โดยปกติจะได้รับการเข้าซื้อที่แข็งแกร่งจากกลุ่มใหญ่ อย่างไรก็ตามโปรดจำไว้ว่ามติไม่ใช่เป้าหมายสูงสุด การตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพสำหรับปัญหาในมือเป็นประเด็นที่สำคัญที่สุด ดูกรอบการตัดสินใจการตัดสินใจร่วมกันหกขั้นตอนสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีนำทีมผ่านขั้นตอนการตัดสินใจที่เป็นเอกฉันท์
- แก้ปัญหาความขัดแย้ง. เมื่อใดก็ตามที่มีคนจำนวนมากที่เกี่ยวข้องในการแก้ปัญหาความขัดแย้งจะหลีกเลี่ยงได้ ในความเป็นจริงความขัดแย้งกับงานหรือปัญหาจะถูกมองโดยทีมวิจัยเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการในการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ ผู้จัดการต้องเรียนรู้วิธีควบคุมพลังแห่งความขัดแย้งในทางบวก ดู: "การแก้ปัญหาข้อขัดแย้งสำหรับกลุ่มเล็ก ๆ "
- ทักษะการสื่อสารที่ไม่ใช่คำพูด ขณะที่นักวิจัยให้เหตุผลมากกว่าเปอร์เซ็นต์ที่แน่นอนส่วนใหญ่จะยอมรับว่ามากกว่า 50 เปอร์เซ็นต์ของการสื่อสารไม่ใช่คำพูด ผู้จัดการต้องสามารถอ่านภาษาของกลุ่มและภาษากายเพื่อประเมินระดับการมีส่วนร่วมอย่างจริงใจและมุ่งมั่น
- การบันทึก. การอำนวยความสะดวกของกลุ่มที่เก่งกาจเกี่ยวข้องกับการรู้ว่าเมื่อใดควรหันมาใช้กระดานฟลิปชาร์ตหรือกระดานไวท์บอร์ดเพื่อจับภาพสิ่งที่ผู้คนพูด การทำเช่นนี้ทำให้ผู้คนรู้สึกว่าความคิดของพวกเขากำลังถูกได้ยินและมีค่าและทำหน้าที่เป็นบันทึกอันมีค่าที่จะนำมาใช้ในการวางแผนการดำเนินการและการติดตามผล
บรรทัดด้านล่าง:
เวลาเป็นทรัพย์สินอันมีค่าในชีวิตและในที่ทำงาน พยายามจัดการประชุมให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด การเรียนรู้การฝึกซ้อมและการใช้ทักษะการอำนวยความสะดวกที่ระบุไว้ด้านบนเป็นสถานที่ที่ดีในการเริ่มต้น
-
อัปเดตโดย Art Petty