ใครควรตรวจสอบและเซ็นข้อเสนอให้กับผู้สมัครงาน?

ใครควรทบทวนข้อเสนอของผู้สมัครงาน?

เรียนซูซาน,

พูดถึงตัวอักษรข้อเสนอว่าระดับใดของพนักงานหรือผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลคาดว่าจะทบทวนจดหมายเสนอที่จัดเตรียมโดยผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคลและกี่เดือนที่กระบวนการทบทวนนี้จะดำเนินต่อไปหาก HR Assistant เป็นพนักงานใหม่ หาก HR Assistant เป็นพนักงานที่มีประสบการณ์

ใครควรเป็นผู้ลงนามในหนังสือเสนอข้อเสนอ? ควรเป็นผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่เตรียมจดหมายเสนอหรือพนักงานหรือผู้จัดการที่มีระดับสูงหรือผู้ตรวจสอบหนังสือเสนอ (ถ้ามีการทบทวนเกิดขึ้น) หรือไม่?

ขอบคุณมากสำหรับความช่วยเหลือใด ๆ ที่คุณสามารถให้ในการตอบสนองต่อคำถามเหล่านี้

เรียน Belinda,

คำตอบของฉันต่อคำถามสองข้อนี้เป็นความคิดเห็นของฉันอย่างเคร่งครัดเนื่องจากไม่มีประเด็นทางกฎหมายใดที่เกี่ยวข้องกับคำตอบ เมื่อฉันทำงานเป็นผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลระหว่างกาลสำหรับ บริษัท ลูกค้าระหว่างอดีตพนักงานฝ่ายบุคคลที่ออกไปและการเข้ารับตำแหน่งผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคลของฉันได้ส่งจดหมายเสนอที่มี เงินเดือน ไม่ถูกต้อง ฉันรู้ทันทีเมื่อฉันดึงมันออกมาจากกองเอกสารที่ต้อนรับฉันเมื่อมาถึงเพราะมันต่ำเกินไปสำหรับงาน

พูดคุยเกี่ยวกับจุดการเรียนรู้แบบทันที

ในขณะที่ผมตระหนักดีว่าในบางองค์กรผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลผู้อำนวยการหรือรองประธานฝ่าย - ไม่เคยเป็นผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคลจากประสบการณ์ของผม - ลงลายมือชื่อในจดหมาย สมัครงานที่เสนอ ต่อผู้สมัครนี่เป็นวิธีปฏิบัติที่ไม่ดีในภาคเอกชน ไม่ใช่บุคคลฝ่ายบุคคลที่ทำข้อเสนอพิเศษ ฝ่ายบุคคลจะให้คำปรึกษากับ ผู้จัดการการจ้างงาน ที่ควรตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับผู้สมัครและลงนามในจดหมายเสนอ

จดหมายข้อเสนอพิเศษคือข้อผูกพันของผู้จัดการสำหรับพนักงานคนใหม่ โดยการทำข้อเสนอนี้เขาหรือเธอยืนยันความมุ่งมั่นของเขาต่อความสำเร็จของพนักงานใหม่ การต้อนรับพนักงานใหม่ เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสรรหาคัดเลือกและจ้างงานทั้งหมด ส่วนประกอบเหล่านี้เป็นส่วนประกอบทั้งหมดใน กระบวนการ เริ่มต้นใช้งาน

ข้อเสนองานเป็นส่วนหนึ่งของการต้อนรับพนักงานใหม่ในองค์กรของคุณและทำให้พนักงานใหม่รู้สึกอยาก จะส่งข้อความที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อมาจากเจ้านายใหม่ของพนักงานที่คาดหวัง

ข้อยกเว้นของแนวทางปฏิบัติที่แนะนำ

ในภาครัฐใน บริษัท ที่ติดอันดับ Fortune 500 และในที่ทำงานที่เป็นตัวแทนของสหภาพแรงงานฉันตระหนักดีว่าการปฏิบัตินี้อาจแตกต่างออกไป เมื่อองค์กรมีขนาดใหญ่และพนักงานกระจายอยู่ทั่วหลาย ๆ ที่ซึ่งล้วนเป็นเชิงลอจิสติกนี้จะเป็นการเพิ่มเวลาและความสับสนในกระบวนการจัดทำข้อเสนองาน

องค์กรขนาดใหญ่มีความท้าทายเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสอดคล้องกันในหลาย ๆ แห่งเพื่อให้การจัดระบบการปฏิบัติงานเป็นระบบเป็นไปอย่างเหมาะสมกับ HR

ในสถานที่ทำงานที่เป็นตัวแทนของสหภาพแรงงานโดยเฉพาะในภาครัฐผู้จัดการอาจไม่ได้รับคำพูดในขั้นสุดท้ายว่าใครมาทำงานบ้าง อาจพิจารณาจากปัจจัยต่างๆเช่นวุฒิการศึกษาและการศึกษา ในกรณีเหล่านี้มันก็มีเหตุผลสำหรับเอกสารที่มาจากเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล พวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการทำให้แน่ใจว่าสภาพการทำงานและการปฏิบัติต้องปฏิบัติตามสัญญา

ในกรณีดังกล่าว HR ควรขอให้ทนายความตรวจทานรูปแบบจดหมายเสนอและขั้นตอนเพื่อให้มั่นใจว่าเหมาะสมถูกกฎหมายและปกป้องนายจ้าง

เว้นแต่หนังสือเสนอจะแตกต่างจากรูปแบบมาตรฐานอย่างไรก็ดีโดยปกติแล้วคุณไม่จำเป็นต้องขอให้ทนายความตรวจทานจดหมายแต่ละฉบับ

ควรเป็นผู้จัดการฝ่ายบุคคลหรือผู้อำนวยการทบทวนจดหมายตอบรับงานทั้งหมด?

การลบล้างของฉันจากประสบการณ์ที่ฉันกล่าวถึงก่อนหน้าในบทความนี้ก็คือเอกสารใด ๆ ที่บังคับให้ บริษัท ทางกฎหมายหรือทางการเงินต้องได้รับการทบทวนโดยผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้อำนวยการ นี่คือเหตุผล:

• จดหมายเสนอและเอกสารอื่น ๆ ที่พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลส่งโดยถูกต้องตามกฎหมาย แน่นอนว่าเมื่อพบข้อผิดพลาดที่ 10,000 ดอลลาร์คุณสามารถถอนข้อเสนอพิเศษและอธิบายได้ว่าเป็นข้อผิดพลาดที่กระทำโดยพนักงานที่ไม่ได้รับการฝึกอบรม แต่ทำไมต้องเปิด บริษัท ขึ้นในสถานการณ์ที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลงข้อเสนอเงินเดือนที่มีการเปลี่ยนแปลง พนักงานอาจยังคงใช้งานหรือคุณอาจสูญเสียผู้สมัครเหมาะอย่างสมบูรณ์ที่เป็นกิ่วและได้รับบาดเจ็บเนื่องจากความผิดพลาด นอกจากนี้ยังสามารถเปิด บริษัท ของคุณขึ้นสำหรับการดำเนินการตามกฎหมาย

• เพื่อให้เกียรติกับข้อเสนองานที่ไม่ถูกต้องโดยใช้ตัวอย่างเดียวกันจะไม่สวยเท่าเทียมกัน ก่อนที่ บริษัท จะขยายข้อเสนอนี้มีคนใน HR ทำการวิจัยตลาดทบทวนว่าพนักงานคนอื่น ๆ ในงานทำอะไรที่คล้ายคลึงกันและสรุปข้อเสนองานที่เหมาะสม ดังนั้นผลกระทบที่มีต่อไปถ้าพนักงานคนอื่นเรียนรู้ความแตกต่างเงินเดือน
• ไม่ว่าระดับของประสบการณ์ของผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่ควรในสำนักงานฝ่ายบุคคลเตรียมข้อเสนอสำหรับการส่งคู่ตาที่สองทบทวนสิ่งที่อาจบังคับให้ บริษัท ทางการเงินหรือเปิดประตูสู่การดำเนินการทางกฎหมายเป็นเรื่องที่ชาญฉลาด องค์กรคาดว่าจะมีการเฝ้าระวังและกำกับดูแลจากพนักงานที่มีชื่อว่าผู้จัดการหรือผู้อำนวยการ
• ความล้มเหลวในการสื่อสารอาจส่งผลให้ข้อกำหนดและเงื่อนไขการจ้างงานไม่ถูกต้องซึ่งไม่ได้มีการเจรจาหรือถูกสัญญาว่าจะเป็นผู้สมัคร ตัวอย่างเช่นผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจรู้ว่างานนี้จะจ่ายเงิน 40,000 เหรียญ แต่อยู่ระหว่างการเจรจาผู้สมัครถูกเสนอเพิ่มเติมบวกโบนัสการลงนามและในทุกๆวันยุ่งผู้จัดการไม่สามารถบอกผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้
  
  เมื่อผู้สมัครงานได้รับข้อเสนอที่ไม่ถูกต้องเขาหรือเธอกำลังประเมินความสมบูรณ์ของ บริษัท ของคุณอีกครั้ง คุณสร้างอุปสรรคต่อการยอมรับซึ่งไม่จำเป็นเนื่องจากผู้สมัครกังวลเกี่ยวกับวิธีจัดการกับสถานการณ์
• เอกสารที่ส่งไปยังบุคคลที่คุณกำลังพยายามสรรหามาที่ บริษัท ของคุณต้องไม่มีมลทิน พวกเขาส่งข้อความถึงพนักงานที่มีศักยภาพเกี่ยวกับ วัฒนธรรม ของ บริษัท ของคุณ แม้แต่การสะกดผิดอาจทำให้ผู้สมัครหยุดพักชั่วคราวได้ สำเนาของเอกสารจะอยู่ในไฟล์ บริษัท ของคุณเป็นเวลาหลายปี ดังนั้นในกรณีส่วนใหญ่ดวงตาคู่ที่ตรวจสอบเอกสารเป็นวิธีปฏิบัติที่ชาญฉลาด

ฉันไม่เห็นการตรวจสอบเอกสารที่บังคับให้ บริษัท ทางการเงินหรืออาจเป็นเรื่องถูกต้องตามกฎหมายเนื่องจากเป็นการวิพากษ์วิจารณ์ความรู้ประสบการณ์หรือความขยันขันแข็งของ HR Assistant เป็นการดำเนินธุรกิจที่ชาญฉลาดด้วยเหตุผลทั้งหมดเหล่านี้

หมายเหตุเกี่ยวกับข้อเสนองาน: ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรขอให้ทนายความตรวจทานรูปแบบจดหมายเสนอและขั้นตอนเพื่อให้มั่นใจว่าถูกต้องตามกฎหมายและให้การคุ้มครองตามกฎหมายแก่นายจ้าง เว้นแต่หนังสือเสนอจะแตกต่างจากรูปแบบมาตรฐานอย่างไรก็ดีโดยปกติแล้วคุณไม่จำเป็นต้องขอให้ทนายความตรวจทานจดหมายแต่ละฉบับ

มีคำถามที่จะถามหรือไม่?

โปรดใส่ Susan ในบรรทัดเรื่องของคุณเพื่อให้ฉันสามารถระบุคำถามของผู้อ่านได้ง่าย คลิกที่นี่เพื่อส่งคำถามของคุณ

เนื่องจากปริมาณอีเมลที่ฉันได้รับฉันจึงต้องขออภัยที่ฉันไม่สามารถตอบคำถามทั้งหมดหรือให้คำแนะนำเกี่ยวกับประวัติการทำงานการวิจัยหรือข้อเสนอแนะของโรงเรียนได้

อ่านเพิ่มเติม: ถามคำถามและคำตอบของ Susan

Disclaimer:

Susan Heathfield พยายามทุกวิถีทางเพื่อให้คำแนะนำด้านจริยธรรมในการบริหารทรัพยากรมนุษย์นายจ้างและที่ทำงานในเว็บไซต์นี้และเชื่อมโยงจากเว็บไซต์นี้ แต่ก็ไม่ใช่ทนายความและเนื้อหาในไซต์ในขณะที่ เผด็จการจะไม่รับประกันความถูกต้องและความถูกต้องตามกฎหมายและไม่ได้ถูกตีความว่าเป็นคำแนะนำด้านกฎหมาย

ไซต์นี้มีกฎหมายเกี่ยวกับผู้ชมและผู้ชมทั่วโลกรวมถึงกฎหมายการจ้างงานแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและประเทศต่างๆดังนั้นไซต์จึงไม่สามารถสรุปได้ในทุกสถานที่ทำงานของคุณ หากมีข้อสงสัยโปรดปรึกษากฎหมายหรือความช่วยเหลือจากหน่วยงานของรัฐสหพันธรัฐหรือระหว่างประเทศเพื่อให้คำแปลและการตัดสินใจถูกต้องตามกฎหมาย ข้อมูลในไซต์นี้มีไว้เพื่อเป็นแนวทางคำแนะนำและความช่วยเหลือเท่านั้น