พนักงานมักจะต้องเขียนจดหมายแก้ตัวสำหรับใบที่ยาวขึ้นของการขาดงานหรือเวลาที่ขยายออกอื่น ๆ
ตัวแก้ตัวอย่างเป็นทางการใช้ในสถานการณ์อื่นเช่นการขาดจาก คณะลูกขุน หรือการขาดจากโรงเรียน
อ่านด้านล่างสำหรับเคล็ดลับในการเขียนจดหมายแก้ตัวอย่างเป็นทางการรวมทั้งตัวอย่างสองตัว: ตัวอย่างหนึ่งเพื่อส่งนายจ้างก่อนที่คุณจะพลาดงานและอย่างใดอย่างหนึ่งหลังจาก
เคล็ดลับในการเขียนจดหมายขอโทษอย่างเป็นทางการ
- ทำตามรูปแบบจดหมายธุรกิจ ใช้ รูปแบบจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการ เมื่อเขียนจดหมายของคุณ คุณต้องการให้จดหมายฉบับนี้เป็นแบบมืออาชีพ
- ทำความเข้าใจเกี่ยวกับนโยบายของนายจ้างของคุณ ก่อนที่คุณจะพลาดงานทำโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบนโยบายเพื่อให้เจ้านายรู้ว่าคุณจะไม่อยู่ ทราบว่าคุณจำเป็นต้องบอกเจ้านายของคุณหรือไม่และคุณควรจะให้ข้อมูลดังกล่าวแก่คุณ (เช่นโทรศัพท์, จดหมาย, อีเมล) นอกจากนี้คุณควรตรวจสอบนายจ้างของคุณด้วย
- ส่งจดหมายให้เร็วที่สุด ถ้าเป็นไปได้ให้ส่งจดหมายขอโทษก่อนที่คุณจะพลาดงาน คุณต้องการให้นายจ้างกำหนดเวลามอบหมายงานใหม่ ๆ หากคุณต้องการขอลาพักระยะยาวให้ส่งจดหมายฉบับนี้ให้เร็วที่สุด หากคุณไม่มีเวลาส่งจดหมายอย่างเป็นทางการให้พิจารณาส่ง อีเมลข้ออ้าง แทน
- เก็บไว้โดยย่อ อย่าไปดูรายละเอียดที่ดีว่าทำไมคุณถึงต้องสูญเสียงาน (เช่นรายชื่ออาการนาน ๆ ถ้าคุณป่วยหรือมีรายละเอียดเกี่ยวกับปัญหาส่วนตัว) เพียงสั้น ๆ ระบุวันหรือวันที่คุณจะไม่อยู่และอธิบายสั้น ๆ ว่าเหตุใด
- เสนอเพื่อช่วย คุณอาจพิจารณาช่วยชดเชยกับการขาดงานของคุณอย่างใดอย่างหนึ่ง ตัวอย่างเช่นคุณอาจกล่าวว่าคุณจะยังคงใช้อีเมลในระหว่างที่คุณอยู่หรืออาจเสนอให้ทำงานอีกสองชั่วโมงต่อมาเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ ถ้าคุณสามารถเตรียมพร้อมในการขาดงานล่วงหน้าได้โปรดขอให้เพื่อนร่วมงานหรือพนักงานของคุณหนึ่งหรือสองคนเพื่อช่วยในการกรอกงานที่คุณจะได้รับ นี้จะมีความสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณขอออกจากการขาดงานอีกต่อไป
ตัวอย่างหนังสือตัวอย่างข้อกฎหมาย (Before Missing Work)
วันที่
ชื่อนายจ้าง
ชื่อนายจ้าง
องค์กร
ที่อยู่
เมืองรัฐรหัสไปรษณีย์
เรียน Mr./Ms นามสกุล:
โปรดยอมรับจดหมายฉบับนี้เป็นการแจ้งอย่างเป็นทางการว่าฉันจะไม่สามารถเข้าร่วมงานตั้งแต่วันที่ 1 กันยายน 20XX ถึงวันที่ 5 กันยายน 20XX ฉันจะเข้าร่วมการประชุมการพัฒนาวิชาชีพที่ฉันได้พูดคุยกับคุณเกี่ยวกับช่วงต้นสัปดาห์นี้
ฉันได้จัดให้อยู่ในอีเมลในช่วงเวลาทำงานและฉันจะโทรและเช็คอินที่สำนักงานวันละครั้งเพื่อดูสิ่งที่ฉันพลาด
โปรดแจ้งให้เราทราบหากฉันสามารถให้ข้อมูลเพิ่มเติมหรือหากคุณต้องการสิ่งอื่นใดจากฉันเพื่อทำให้การไม่อยู่ของฉันทำงานได้อย่างราบรื่น ขอบคุณที่ช่วยให้ฉันได้รับโอกาสอันยอดเยี่ยมนี้
ขอแสดงความนับถือ
ลายเซ็นของคุณ (ตัวอักษรที่พิมพ์ยาก)
ชื่อที่คุณพิมพ์
ตัวอย่างจดหมายขอโทษอย่างเป็นทางการ (หลังจากที่หายไป)
วันที่
ชื่อนายจ้าง
ชื่อนายจ้าง
องค์กร
ที่อยู่
เมืองรัฐรหัสไปรษณีย์
เรียน Mr./Ms นามสกุล:
โปรดยอมรับจดหมายฉบับนี้เป็นการแจ้งอย่างเป็นทางการว่าฉันไม่สามารถเข้าร่วมงานได้ในวันที่ 1 กันยายน 20XX เนื่องจากเจ็บป่วย ฉันได้เสร็จสิ้นงานในสัปดาห์นี้ที่ฉันพลาดไปแล้วในระหว่างที่ฉันไม่อยู่
โปรดแจ้งให้เราทราบหากฉันสามารถให้ข้อมูลเพิ่มเติม ขอบคุณที่เข้าใจ.
ขอแสดงความนับถือ
ลายเซ็นของคุณ (ตัวอักษรที่พิมพ์ยาก)
ชื่อที่คุณพิมพ์
การส่งข้อความอีเมล
บางครั้งการส่งอีเมลอธิบายกรณีที่คุณไม่มีตัวตนมากขึ้น ตัวอย่างเช่นถ้าคุณต้องการบอกเจ้านายของคุณให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ว่าคุณจะไม่ทำงานอีเมล์เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการแชร์ข้อมูลนี้ นายจ้างบางคนขอให้พนักงานแจ้งเตือนให้ทราบทางอีเมล
ถ้าคุณส่งข้ออ้างเกี่ยวกับอีเมลสำหรับการอยู่ของคุณโปรดอย่าลืมเก็บอีเมลสั้น ๆ ไว้เพียงระบุวันที่ที่คุณจะไม่อยู่และให้คำอธิบายสั้น ๆ ว่าทำไมคุณถึงไม่อยู่
นอกจากนี้โปรดระบุบรรทัดหัวเรื่องที่ชัดเจน คุณอาจเขียนว่า "ขาดจากที่ทำงาน" ในบรรทัดเรื่อง นี่อธิบายถึงวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณกับเจ้านายของคุณอย่างชัดเจน
หากคุณต้องการส่งอีเมลข้อแก้ตัวของคุณต่อไปนี้เป็น วิธีส่งข้อความอีเมลแบบมืออาชีพ