อย่างไรก็ตามพิธีกรรมประจำปีที่ทำงานถูกเปรียบเทียบกับการเดินทางไปหาหมอฟันเพื่อหาคลองราก ทั้งสองสามารถอธิบายได้อย่างถูกต้อง
เช่นเดียวกับการดูแลฟันของคุณเหตุผลที่การทบทวนประสิทธิภาพประจำปีสิ้นสุดลงเนื่องจากรู้สึกเหมือนคลองรากเนื่องจากขาดการบำรุงรักษาเชิงป้องกัน
ด้วยการวางแผนล่วงหน้าและการตรวจสุขภาพเป็นประจำทุกปีการตรวจสอบประสิทธิภาพประจำปีจะทำได้ไม่เจ็บปวดเหมือนกับการทำความสะอาดฟันเป็นประจำทุกปี ต่อไปนี้เป็นเจ็ดวิธีที่ผู้จัดการสามารถจัดเตรียมเพื่อทบทวนผลการปฏิบัติงานประจำปีของพนักงานเพื่อให้เป็นการอภิปรายอย่างมีประสิทธิผลและไม่เจ็บปวด:
1. เริ่มต้นด้วยความคาดหวังผลการดำเนินงานและเป้าหมาย
การเตรียมการสำหรับการทบทวนผลการปฏิบัติงานประจำปีจะเริ่มต้นด้วยกระบวนการจ้างงาน การโพสต์งานที่เขียนเป็นลายลักษณ์อักษรและรายละเอียดงานชัดเจนสะกดสิ่งที่คาดหวังของพนักงานและประสิทธิภาพที่ดีควรมีลักษณะอย่างไร
ความคาดหวังด้านประสิทธิภาพไม่จำเป็นต้องใช้รูปแบบคำอธิบายงานที่เป็นทางการ ดู วิธีเขียนความคาดหวังประสิทธิภาพจริงที่ก่อให้เกิดความแตกต่าง สำหรับวิธีที่เป็นทางการและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการพัฒนาและสื่อสารความคาดหวังด้านประสิทธิภาพ
เพียงแค่ต้องพูดถึงความคาดหวังและเป้าหมายเหล่านี้กับพนักงานและทบทวนพวกเขาเป็นประจำ สิ่งต่างๆสามารถเปลี่ยนแปลงได้และเมื่อทำเช่นนี้พนักงานก็ไม่ควรจะเป็นคนสุดท้ายที่จะรู้
ให้คำติชมเป็นประจำตลอดทั้งปี
ส่วนใหญ่ในการทำให้การตรวจสอบประจำปีไม่เจ็บปวดเป็นการขจัดความประหลาดใจ
พนักงานสมควรได้รับและต้องการความคิดเห็นในเชิงบวกและมีความสำคัญเป็นประจำ เพื่อให้ข้อเสนอแนะมีประสิทธิภาพก็จะต้องทันเวลาให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้หลังจากผลการปฏิบัติงานหรือพฤติกรรม แน่นอนความคิดเห็นที่สำคัญสามารถต่อยเล็กน้อยได้ แต่ก็เป็นวิธีที่เจ็บปวดน้อยกว่าการรับข้อมูลทั้งหมดในคราวเดียวในช่วงปลายปี
3. จัดการกับปัญหาด้านประสิทธิภาพอย่างรวดเร็วและเด็ดขาด
การทบทวนประจำปีไม่ใช่เวลาที่จะแก้ไขปัญหาประสิทธิภาพการทำงานที่ร้ายแรงเป็นครั้งแรก ผู้จัดการต้องเรียนรู้วิธีรับรู้วิเคราะห์และหารือเกี่ยวกับปัญหาด้านประสิทธิภาพตลอดทั้งปี
4. ดูแลเอกสารตลอดทั้งปี
หนึ่งในส่วนที่ยากที่สุดในการเตรียมตัวสำหรับการทบทวนคือการพยายามจดจำทุกอย่างที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาหนึ่งปี เมื่อผู้จัดการไม่ได้เก็บบันทึกผลการปฏิบัติงานและพฤติกรรมของพนักงานไว้ตลอดทั้งปีพวกเขามักจะตั้งข้อคิดเห็นเกี่ยวกับหน่วยความจำล่าสุด
วิธีง่ายๆในการ จัดทำเอกสารตลอดทั้งปี คือการจัดเก็บโฟลเดอร์สำหรับพนักงานแต่ละคนเพื่อรายงานผลการปฏิบัติงานตัวอย่างของพฤติกรรมที่ดีและไม่ดีสรุปการอภิปรายข้อคิดเห็นจากลูกค้าบันทึกการเข้างานและสิ่งอื่นที่เกี่ยวกับความคาดหวังและเป้าหมายด้านประสิทธิภาพ
5. รับคำติชมจากผู้อื่น
แม้ว่าผู้จัดการจะเป็นคนที่ดีที่สุดในการประเมินประสิทธิภาพของพนักงาน แต่การขอความเห็นจากลูกค้าเพื่อนร่วมงานและผู้จัดการคนอื่น ๆ ก็เป็นประโยชน์
นี้สามารถทำได้อย่างสม่ำเสมอและไม่เป็นทางการหรือมีวิธีการสำรวจอย่างเป็นทางการมากขึ้น คำติชมควรเป็นความลับและไม่ระบุตัวตนและใช้ในการตรวจสอบและสนับสนุนการประเมินของผู้จัดการ
6. ขอความเห็นจากพนักงาน
ในขณะที่ผู้จัดการไม่ควรขอให้พนักงานเขียนรีวิวของตัวเองการปฏิบัติที่ดีควรขอการประเมินตนเองจากพนักงานเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเตรียมการ พนักงานอาจมีข้อมูลที่ผู้จัดการไม่ทราบและอย่างน้อยผู้จัดการจะได้รับแจ้งล่วงหน้าจากจุดบอดใด ๆ ที่พนักงานอาจมี
7. เตรียมด้วยตัวอย่าง
สำหรับประสิทธิภาพให้กำหนดวัตถุประสงค์เอกสารการประเมินผลการวัดได้ถ้าเป็นไปได้ สำหรับข้อเสนอแนะเกี่ยวกับพฤติกรรมให้ 2-3 ตัวอย่างที่เจาะจงสำหรับแต่ละความสามารถ
เมื่อผู้จัดการทำตามเคล็ดลับการเตรียมการเหล่านี้การอภิปรายประจำปีควรเป็นเพียงบทสรุปของทุกอย่างที่กล่าวมาแล้วตลอดทั้งปี
โฟกัสสามารถหันไปกำหนดความคาดหวังและเป้าหมายสำหรับปีต่อไป