อะไรคือความแตกต่างระหว่างโครงการและธุรกิจตามปกติ?

5 วิธีในการแยกแยะงานโครงการและการทำงานตามปกติ

คุณกำลังทำงานในโครงการหรือไม่? หรือสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่เป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินธุรกิจประจำวันของคุณ?

เมื่อฉันพูดกับคนในทีมพวกเขามักจะบอกฉันว่าพวกเขาไม่แน่ใจว่าพวกเขากำลังทำงานในโครงการหรือ 'just' ทำธุรกิจตามปกติฟังก์ชัน ต้องมีบทบาททั้งสองอย่างในองค์กรและเท่าเทียมกันถูกต้อง แต่สามารถช่วยให้เข้าใจว่าคุณกำลังทำงานอยู่เพื่อที่คุณจะได้เห็นว่าเหมาะสมกับองค์กรมากขึ้นเท่าใด

ให้ชัดเจนขึ้นความแตกต่างเพื่อให้คุณมั่นใจในสิ่งที่โครงการเป็นและสิ่งที่เป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจตามปกติ มีห้าความแตกต่างหลักระหว่างงานโครงการและธุรกิจเป็นงานปกติ คุณมักจะเห็น 'ธุรกิจตามปกติ' โดยย่อมาจาก BAU

โครงการเปลี่ยนธุรกิจ BAU ระบุการเปลี่ยนแปลง

ประการแรกมีความแตกต่างในการจัดการกับการเปลี่ยนแปลง

ธุรกิจดำเนินธุรกิจตามปกติ พวกเขาทำให้ไฟสว่างขึ้น พวกเขาให้บริการลูกค้าและพวกเขาก็ทำตามเป้าหมาย ทีม BAU ยังเป็นคนแรกที่รู้ว่ากระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ไม่ทำงานและไม่เหมาะสมสำหรับวัตถุประสงค์อีกต่อไป เมื่อเกิดเหตุการณ์นี้ทีม BAU จะเป็นผู้กำหนดความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง

ผู้จัดการซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการทบทวนเชิงกลยุทธ์สามารถแนะนำการเปลี่ยนแปลงที่ต้องทำเพื่อให้แผนกหรือหน่วยธุรกิจดังกล่าวบรรลุเป้าหมายได้ หรือประกายไฟในแผนกอาจนำเสนอคำแนะนำสำหรับการเปลี่ยนแปลงผ่านโครงการข้อเสนอแนะของพนักงาน

ในตอนท้ายของสเปกตรัมคุณอาจมีกรณีธุรกิจแบบเต็มรูปแบบที่ผู้จัดการอาวุโสฝ่ายผลิตจะดำเนินการเพื่อนำเสนอการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นเพื่อช่วยให้ฝ่ายของพวกเขาบรรลุเป้าหมายในปีนี้

ไม่ใช่แค่เพรียวลมกระบวนการทางธุรกิจเท่านั้น ผู้ที่ทำงานในบทบาท BAU อาจตระหนักว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงในกรอบการกำกับดูแลหรือเป็นส่วนหนึ่งของสถานการณ์การแข่งขันสำหรับองค์กร

พนักงานของ Frontline ทำงานเพื่อส่งมอบยุทธศาสตร์และพวกเขารู้ว่าสิ่งที่พวกเขาต้องการจะแตกต่างไปจากที่ใด

โครงการเป็นกลไกในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว โครงการส่งมอบการเปลี่ยนแปลงและผ่านฟังก์ชัน BAU โดยใช้การจัดการโครงการ เราจะชี้แจงว่าการจัดการโครงการเป็นอย่างไร องค์กรโครงการจะดำเนินการเพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่ทีมงาน BAU ได้ระบุไว้ เหตุการณ์นี้เกิดขึ้นเมื่อผ่านขั้นตอนการอนุมัติโครงการซึ่งเป็น กรณี ปกติ ทางธุรกิจ และการอนุมัติจากฝ่ายบริหารอาวุโส

ไม่ได้หมายความว่าบุคคลที่มีบทบาทในโครงการไม่สามารถแนะนำแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจได้ แต่จะต้องทำภายใต้บทบาทในฐานะพนักงานแทนที่จะเป็นส่วนหนึ่งของบทบาทโครงการ

การแยกนี้ซึ่งคุณจะได้ยินเป็นสรุปเช่น 'เปลี่ยนธุรกิจดำเนินธุรกิจ' เป็นที่เห็นได้ชัดเมื่อสิ้นสุดโครงการด้วย การเปลี่ยนแปลงที่ดำเนินการโครงการคือการส่งมอบผลลัพธ์ นั่นอาจเป็นชิ้นส่วนของซอฟต์แวร์ใหม่อาคารบริการใหม่หรือสิ่งอื่น ทีมงานของ BAU มีหน้าที่รับผิดชอบในเรื่องนี้และใช้ประโยชน์จากมันเพื่อสร้างผลประโยชน์ทางธุรกิจ กล่าวได้ว่าโครงการนี้มีความสามารถในการได้รับผลประโยชน์และการดำเนินการของ BAU ใช้ความสามารถดังกล่าวเพื่อให้ได้รับผลประโยชน์

โครงการจัดการความเสี่ยง; BAU บรรเทาความเสี่ยง

เพื่อให้การทำงานตามปกติเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพคุณจะพบว่าทีมงาน BAU พยายามลดความเสี่ยงในการดำเนินงานทั้งหมด ความไม่แน่นอนออกจากธุรกิจเพื่อความมั่นคงขององค์กรที่ดีขึ้นและกระบวนการทำซ้ำได้เป็นสิ่งที่ดี

โดยธรรมชาติของการเป็นเอกลักษณ์และไม่แน่นอนโครงการต้องมีองค์ประกอบของความเสี่ยง บริษัท กำลังก้าวกระโดดไปสู่ที่ที่ไม่รู้จักเพียงแค่ทำโครงการเนื่องจากจะแนะนำการเปลี่ยนแปลงและมอบสิ่งที่ไม่ได้มาก่อน

ทีมงานของโครงการจึงเข้าใกล้ความเสี่ยงด้าน BAU ขององค์กร ผู้จัดการโครงการพยายามที่จะจัดการความเสี่ยงทั้งด้าน บวก และ ด้านลบ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ซึ่งอาจรวมถึงการลดความเสี่ยงเพื่อพยายามจำกัดความเป็นไปได้ว่าจะเกิดขึ้น แต่รวมถึงกลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงอื่น ๆ ด้วย

ไม่น่าเป็นไปได้ว่าคุณจะดับความเสี่ยงในโครงการ แต่คุณอาจสามารถทำเช่นนั้นได้เนื่องจากเหตุผลด้านการทำงานที่ดีสำหรับการทำงานของ BAU

โครงการมีเวลา จำกัด ; BAU กำลังดำเนินการอยู่

โครงการมีจุดเริ่มต้นกลางและจุดสิ้นสุด นี่คือ วงจรชีวิตของโครงการ ในความเป็นจริงลักษณะการกำหนดเป้าหมายส่วนใหญ่ของโครงการคือการเสร็จสิ้น ผู้จัดการโครงการและ ทีมงานโครงการ ทำงานในโครงการในช่วงเวลานี้ จากนั้นทีมจะถูกยกเลิกในระหว่างการส่งมอบและปิดเฟสที่สิ้นสุด

BAU ไม่หยุด คุณสามารถปิดฟังก์ชั่นหรือหยุดกระบวนการได้ถ้าไม่จำเป็นสำหรับธุรกิจอีกต่อไป - แม้ว่าจะมีการจัดการโครงการ! ก็ตาม ฟังก์ชัน BAU สร้างงานที่ต่อเนื่องโดยไม่มีวันที่คาดการณ์ได้

โครงการสามารถเป็นทุน; BAU มักไม่สามารถ

โครงการสามารถทุนและมักจะ BAU ไม่สามารถ - คุณพึ่งพาค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานสำหรับธุรกิจของคุณต่อเนื่องเป็นงานปกติ กล่าวอีกนัยหนึ่งการทำบัญชีสำหรับโครงการและงานอื่น ๆ จะแตกต่างกัน

การระดมทุนของโครงการมักเกี่ยวข้องกับการนำทรัพย์สินมาให้บริการซึ่งหมายความว่าค่าใช้จ่ายจะสามารถพิมพ์ใหญ่ได้ ในบางกรณีขึ้นอยู่กับว่าคุณอยู่ที่ไหนในโลกและกฎระเบียบด้านบัญชีในท้องถิ่นคุณสามารถใช้ต้นทุนโครงการต่ำกว่าเส้น

ค่าใช้จ่าย BAU เป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานปกติ (opex) (ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน) และมีการติดตามผลในงบกำไรขาดทุนของ บริษัท

การระดมทุนโครงการและการระดมทุนทางธุรกิจโดยทั่วไปเป็นพื้นที่พิเศษมากดังนั้นคุณจึงควรรับคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินของคุณก่อนที่จะทำการตัดสินเกี่ยวกับสิ่งที่ควรและไม่ควรเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ในองค์กรของคุณ กฎการบัญชีแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศและแม้กระทั่งจากองค์กรไปจนถึงองค์กรที่แต่ละธุรกิจมีกระบวนการและวิธีการทำสิ่งต่างๆ

หากมีข้อสงสัยโปรดตรวจสอบเสมอ!

โครงการมีส่วนร่วมกับทีมงานข้ามสายงาน BAU เกี่ยวข้องกับทีมงาน

สุดท้ายมีความแตกต่างกันมากในการแต่งหน้าของทีมงานโครงการ โครงการมีแนวโน้มที่จะเกี่ยวข้องกับทีมผู้เชี่ยวชาญหลายฝ่ายที่นำมารวมกันเพื่อส่งมอบผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง การรู้วิธีจูงใจให้ทีมงานโครงการมีความสำคัญเนื่องจากบางครั้งโครงการเริ่มต้นโดยไม่มีเป้าหมายที่จะได้รับการสื่อสารกับทุกคน ถ้าคนไม่มีความเข้าใจอย่างชัดเจนในสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่พวกเขามักจะไม่ทำงานอย่างดีที่สุด

ทีมงานโครงการประกอบด้วยผู้ที่มีบทบาทเฉพาะ ไม่ใช่ตำแหน่งงาน แต่ตำแหน่งภายในโครงการที่มีความรับผิดชอบแตกต่างกัน บทบาทหลักของทีมงานโครงการคือ:

• ผู้สนับสนุนโครงการ
• ผู้จัดการโครงการ
• ผู้จัดจำหน่ายอาวุโส (องค์กรรับผิดชอบในการดำเนินงานซึ่งอาจเป็นทีมภายในเช่น IT หรือผู้รับเหมาภายนอกหรือผู้จัดจำหน่าย)
• ลูกค้า (ซึ่งอาจเป็นลูกค้าภายในเช่นผู้จัดการแผนกอื่นหรือในองค์กรบริการลูกค้าลูกค้าที่คุณส่งโครงการ)
• ผู้เชี่ยวชาญเรื่องเนื้อหา (คนที่เข้าร่วมทีมทั้งในระหว่างโครงการหรือบางส่วนของผู้ที่ใช้ความเชี่ยวชาญของตนเพื่อสนับสนุนความสำเร็จของโครงการ)

ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ บทบาทในทีมงานโครงการ

ในทางกลับกัน BAU ทำงานโดยทีมที่ทำงาน พวกเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านสิทธิของตนเอง แต่รวมกลุ่มกันเป็นกลุ่มและตามปกติโดยมีการซ้อนทับกันข้ามระบบกับฝ่ายอื่น ๆ มากกว่าทีมงานโครงการ

โดยปกติแล้วจะเห็นได้ชัดว่าพวกเขาควรจะทำอะไรและวัตถุประสงค์ของทีม พวกเขาจะมีเป้าหมายชัดเจนและมีวิสัยทัศน์สำหรับบทบาทของแผนกที่เล่นใน บริษัท ตัวอย่างเช่นจะเป็นทีมบริการลูกค้าซึ่งทำงานเป็นส่วนหนึ่งในแผนกบริการลูกค้าที่ใหญ่ขึ้นซึ่งจะจัดการกับการโทรและอีเมลจากลูกค้าเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณ

มีความซับซ้อน: มีการทับซ้อนกัน ตัวอย่างเช่นผู้นำทีมในศูนย์ลูกค้ารายนั้นเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาของตน พวกเขาอาจจะมอบหมายให้ทีมงานโครงการจัดการชุดการทำงานและทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบโครงการบางส่วนที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อกับลูกค้า แต่ในงานโครงการของพวกเขาพวกเขาจะรับบทบาทของผู้เชี่ยวชาญเรื่องเนื้อหาไม่ใช่หัวหน้าทีมบริการลูกค้า ในฐานะที่เป็นสมาชิกของทีมโครงการพวกเขาจะเป็นผู้รับผิดชอบงบประมาณส่วนหนึ่งของโครงการและมีความรอบคอบในการทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมาย พวกเขาอาจไม่มีบทบาทนี้ในบทบาท BAU ของพวกเขา

ความขัดแย้งระหว่าง BAU กับโครงการ

การทำงานของโครงการและการทำงานของ BAU สามารถนั่งเคียงข้างกันได้ดี แต่บ่อยกว่าที่จะไม่มีความตึงเครียด มันเกิดขึ้นเนื่องจากโครงการพยายามที่จะเปลี่ยนสภาพที่เป็นอยู่ สภาพที่เป็นอยู่ทำงานได้ดีและคนส่วนใหญ่ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลงดังนั้นจึงมีความตึงเครียดอยู่เสมอ

ประการที่สองเมื่อคุณขอให้คนเข้าร่วมทีมโครงการของคุณพวกเขาอาจประสบกับความขัดแย้งทางความจงรักภักดี เป็นความรับผิดชอบแรกของพวกเขาในวันงานหรือโครงการ? วัตถุประสงค์ชัดเจนและความมุ่งมั่นที่จะโครงการจากฝ่ายบริหารสามารถช่วยได้เช่นเดียวกับการรักษาแนว การสื่อสาร ไว้อย่างเปิดเพื่อให้ทราบถึงความสำคัญของ บริษัท และทีมงาน

ประการที่สามการรักษาธุรกิจให้มีความสำคัญอยู่เสมอ มีนัยสำหรับทีมงานโครงการที่อาจเห็นการระดมทุนของพวกเขาทรัพยากรที่สำคัญดึงกลับไปที่บทบาท BAU และ timescales ล่าช้าเนื่องจากงานที่เกี่ยวข้องกับการรักษาการดำเนินงานประจำวันขององค์กรจะถูกดึงโฟกัส

ผู้จัดการโครงการอาจรู้สึกผิดหวังกับเรื่องนี้ แต่ก็มักจะเป็นเช่นนั้นและควรเป็นเช่นนั้น มีจุดใดในการส่งมอบโครงการที่น่าอัศจรรย์หาก บริษัท ได้ตกงานในระหว่างนี้และไม่มีใครเหลือที่จะใช้สิ่งที่คุณสร้างขึ้น!

ด้วยหลักเกณฑ์เหล่านี้โปรดคำนึงว่าคุณกำลังทำงานอยู่ในโครงการหรือ BAU หรือไม่ก็ตาม