เพื่อติดตามความคืบหน้าไปพร้อมกันและมั่นใจว่าผลงานที่สำคัญได้รับตามระยะเวลาผู้จัดการโครงการใช้เหตุการณ์สำคัญ
ความหมายของโครงการ milestone เป็นงานที่มีระยะเวลาเป็นศูนย์ซึ่งหมายถึงความสำเร็จในโครงการ
พวกเขาใช้เป็นวิธีแสดงความเคลื่อนไหวและความคืบหน้าล่วงหน้าและแสดงให้ผู้คนเห็นว่าจะเกิดอะไรขึ้นแม้ว่าพวกเขาจะไม่มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับงานที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางก็ตาม ในแง่นี้พวกเขามีประโยชน์มากสำหรับการสื่อสารของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและการคาดการณ์การตั้งค่า
เมื่อต้องการใช้ Milestones โครงการ
ขั้นตอนสำคัญในการจัดการโครงการใช้เพื่อทำเครื่องหมาย:
- จุดเริ่มต้นของขั้นตอนสำคัญในการทำงาน
- การสิ้นสุดขั้นตอนสำคัญในการทำงาน
- เพื่อทำเครื่องหมายกำหนดเวลาสำหรับบางสิ่งบางอย่าง
- แสดงเมื่อมีการตัดสินใจที่สำคัญ
และจุดคงที่อื่น ๆ ในเวลาที่ต้องโทรออกโดยเฉพาะเนื่องจากเหตุการณ์สำคัญเป็นวิธีที่ดีในการติดตามโครงการของคุณ
บ่อยแค่ไหนที่จะใส่ Milestones ในแผนของคุณ
ฉันได้รับการแนะนำในหลักสูตรการฝึกอบรมเพื่อวางเหตุการณ์สำคัญในแผนของคุณเกี่ยวกับเดือนละครั้ง นี่เป็นวิธีที่ดีและเป็นกฎง่ายๆ แต่คุณต้องใช้วิจารณญาณอย่างมืออาชีพของคุณ บางเดือนอาจมีกิจกรรมมากมายกับการประชุมที่สำคัญซึ่งถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นเหตุการณ์สำคัญการตัดสินใจถูกยึดครองและการปิดเฟสเดียวและการเริ่มต้นของอีกฝ่ายหนึ่ง
ในอีกหลายเดือนคุณอาจมุ่งเน้นไปที่การปฏิบัติและมีน้อยมากหากมีสิ่งใดที่คุณสามารถวางขั้นได้
ต้องบอกว่าเพื่อประโยชน์ในการรายงานจะเป็นประโยชน์ในการสร้างเหตุผลที่จะมีขั้นเวลาอย่างน้อยหนึ่งครั้งในทุกรอบการรายงานและเราจะพูดถึงเหตุการณ์สำคัญและการสื่อสารในอีกสักหน่อย
ช่วงเวลาสำคัญ ๆ ที่แสดงบนแผนภูมิแกนต์ของคุณ
Milestones เป็นส่วนหนึ่งของ แผนภูมิของ Gantt และแสดงบนแผนภูมิเป็นเพชร ไม่ได้แสดงเป็นงานปกติเนื่องจากมีช่วงเวลาเป็นศูนย์: กล่าวคือไม่ใช้เวลาใด ๆ สำหรับวัตถุประสงค์ของการวางแผนในแผนภูมิ Gantt พวกเขาก็เกิดขึ้น!
ถ้าคุณไม่ได้ใช้แผนภูมิของ Gantt คุณยังสามารถใช้เหตุการณ์สำคัญได้ ต่อไปนี้เป็น ทางเลือก 5 ประการ สำหรับแผนภูมิ Gantt : คุณยังสามารถรวมเหตุการณ์สำคัญ ๆ ไว้ในแผนของคุณโดยใช้สิ่งเหล่านี้
หากคุณต้องการให้ระบบจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลและซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณไม่ได้รวมอยู่ในปฏิทินของคุณอย่างสมบูรณ์คุณสามารถคัดลอกและวางข้อมูลสำคัญลงในไดอารี่ได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณชอบทำงานนี้สามารถเป็นเคล็ดลับที่มีประโยชน์เพื่อเตือนคุณในสิ่งที่ควรจะขึ้นมา!
วิธีตั้งชื่อ Milestones
ขั้นตอนสำคัญควรมีคำอธิบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับกำหนดการโครงการของคุณ แต่จะไม่มีคำอธิบายที่ชัดเจนว่าเป็นงานอะไร ดังนั้นพวกเขาจึงไม่ควรเรียกว่า 'ตกลงที่จะย้ายเข้าสู่ระยะที่ 2' แต่ 'ระยะที่ 2 เริ่ม' ถ้าคุณต้องการสะท้อนถึงความพยายามในการได้รับข้อตกลงในการย้ายเข้าสู่เฟส 2 ให้เพิ่มงานก่อนหน้านี้ที่ระบุว่า
เหตุการณ์สำคัญควรอธิบายจุดในเวลาที่พวกเขาเป็นตัวแทนเช่นนี้:
- ขั้นตอนการทดสอบเสร็จสิ้น
- อนุมัติ PID แล้ว
- เซ็นสัญญาแล้ว
- การประชุมพนักงานของ Town Hall
ผู้จัดการโครงการจำนวนมากเลือกที่จะกำหนดจำนวนเหตุการณ์สำคัญเพื่อความสะดวกในการอ้างอิง ถ้าคุณใช้โครงสร้างการทำงานเสียคุณสามารถใช้หมายเลขจากที่ มิเช่นนั้นก็ดีที่จะใช้ M1, M2 และอื่น ๆ เพื่อให้ชัดเจนว่าคุณหมายถึงอะไร โครงสร้างการตั้งชื่อที่ชัดเจนกลายเป็นสิ่งที่สำคัญยิ่งขึ้นสำหรับเหตุการณ์สำคัญที่คุณมีมากขึ้นดังนั้นให้คิดถึงวิธีที่คุณจะทำเช่นนี้หากโครงการของคุณทำงานในช่วงหลายเดือน
วิธีการได้รับ Milestones Signed Off
ขั้นตอนสำคัญเป็นส่วนหนึ่งของตารางงานโครงการของคุณดังนั้นเมื่อกำหนดเวลาของคุณเป็นพื้นฐานคุณควรพิจารณาการลงนามข้อตกลงของคุณ
หากคุณต้องการเปลี่ยนวันที่ของเหตุการณ์สำคัญคุณควรใช้ขั้นตอนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงมาตรฐานสำหรับการปรับแผนของคุณ การพูดคุยกับผู้สนับสนุนโครงการของคุณอาจเป็นเรื่องง่ายเหมือนกับการพูดคุยกับผู้สนับสนุนโครงการของคุณและแจ้งให้ทราบว่าเหตุใดวันที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลงหรือเป็นทางการตามการจัดตารางเวลาที่แนะนำใหม่และนำไปสู่คณะกรรมการวางแผนเพื่อให้สัตยาบัน
เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการตรวจสอบขั้นตอนการลงชื่อเข้าใช้ขั้นตอนสำคัญของคุณจะเป็นอย่างไรถ้าจำเป็นก่อนที่คุณจะต้องใช้เพื่อไม่ให้เสียเวลาเมื่อต้องเปลี่ยนแปลง
ใช้ Milestones เพื่อการสื่อสาร
เหตุการณ์สำคัญเป็นประโยชน์สำหรับการสื่อสารและการรายงานเนื่องจากเป็นจุดควบคุมขั้นต่ำในแผน กล่าวอีกนัยหนึ่งถ้าคุณนำงานอื่น ๆ ออกไปทั้งหมดคุณยังสามารถดูสิ่งที่เกิดขึ้นได้และทำให้โครงการก้าวไปข้างหน้าโดยใช้เพียงขั้นตอนสำคัญ
คุณควรจะสามารถดึงข้อมูลสำคัญและวางไว้ในแดชบอร์ดหรือ รายงานโครงการ พวกเขาควรบอกเล่าเรื่องราวของโครงการให้ละเอียดเพื่อตอบสนองคนที่คุณรายงานโดยปกติผู้สนับสนุนโครงการหรือกลุ่มผู้บริหารอื่นเช่นกลุ่มควบคุม (หรือ คณะกรรมการโครงการ ) ในแต่ละเดือนหรือที่ความถี่ในการรายงานที่คุณใช้คุณสามารถแสดงว่าเหตุการณ์สำคัญใดที่เกิดขึ้นได้
การรายงานต่อเหตุการณ์สำคัญนั้นค่อนข้างตรงไปตรงมาและมักทำเป็นตาราง คุณแสดงรายการคำอธิบายขั้นเวลาวันที่ครบกำหนดแล้วจึงคาดการณ์วันที่ใหม่ เมื่อทำเครื่องหมายสำเร็จแล้วและสามารถทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นได้คุณเพิ่มวันที่ดังกล่าวด้วยเช่นกัน หวังว่าวันนี้จะเป็นเช่นเดียวกับวันที่คาดการณ์ไว้ แต่โครงการต่างๆจะไม่ได้ผลเช่นนี้เสมอไป
ตารางเช่นนี้ทำให้เห็นได้ชัดว่าสิ่งที่เสร็จสิ้นแล้วและสิ่งที่โดดเด่น คุณจะสามารถวางแผนคำตอบสำหรับคำถามว่า "ทำไมเราถึงไม่เข้าขั้นที่?" ก่อนที่คุณจะไปพบปะกับผู้สนับสนุนของคุณหรือส่งรายงาน!
เมื่อแผนโครงการของคุณยาวมากและคุณมีเหตุการณ์สำคัญจำนวนมากคุณจะสามารถลดขั้นตอนการทำรายงานที่เสร็จสมบูรณ์ลงในแต่ละรอบการรายงานได้ง่ายขึ้น รายงานเฉพาะเหตุการณ์สำคัญที่จะมาถึงหรือเสร็จสิ้นในเดือนนั้น: ในเดือนถัดไปจะถอดสิ่งที่เสร็จสิ้นในเดือนที่แล้วเพื่อให้คุณไม่เพิ่มความยาวของรายงานโดยบอกคนอื่นเกี่ยวกับงานที่พวกเขารู้อยู่แล้วว่าเสร็จสิ้น
ขั้นตอนสำคัญคือเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีประโยชน์อย่างแท้จริงสำหรับการวางแผนการตั้งเวลาและการรายงานและใช้งานง่าย ใส่บางส่วนในแผนโครงการต่อไปของคุณติดตามพวกเขาและคุณจะพบว่าตัวเองเรียนรู้เกี่ยวกับความถี่ที่ดีที่สุดสำหรับคุณ
เช่นเดียวกับทุกสิ่งทุกอย่างในการจัดการโครงการให้ใช้ความยืดหยุ่นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่คุณต้องการโดยใช้เคล็ดลับและหลักเกณฑ์เหล่านี้เพื่อแจ้งการตัดสินใจของคุณเอง