เพิ่มความมั่นใจในโครงการของคุณด้วยการบริหารความเสี่ยง
เมื่อคุณกำลังทำงานในสถานการณ์ที่มีความเสี่ยงคุณต้องมีชุดที่เหมาะสม เช่นเดียวกับนักปีนเขาที่มีกระเป๋าเป้สะพายหลังของเชือกและตะคริวคุณต้องใช้เครื่องมือเพื่อจัดการกับความเสี่ยงของโครงการด้วย
คุณสามารถเพิ่มความมั่นใจให้กับผู้จัดการในโครงการของคุณด้วยแผนการบริหารความเสี่ยง
กระบวนการ 5 ขั้นตอนง่ายๆสามารถแปลงโฉมเจ้านายของคุณให้เห็นโครงการของคุณ (และคุณ) ได้อย่างมหาศาล
การจัดการความเสี่ยงในการบริหารโครงการคืออะไร?
การบริหารความเสี่ยงในการบริหารโครงการเป็นกระบวนการในการระบุการประเมินและการตอบสนองต่อความเสี่ยงของโครงการ
ความเสี่ยงของโครงการเป็นสิ่งที่อาจส่งผลต่อโครงการ (บวกหรือลบ แต่โดยทั่วไปคนตีความความเสี่ยงเป็นเหตุการณ์ที่อาจส่งผลลบต่อโครงการ)
ไม่ว่าโครงการของคุณจะใหญ่หรือเล็ก แต่จะมีความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง สิ่งเหล่านี้อาจเป็นอะไรก็ได้จากความเสี่ยงที่ขบวนแห่เรียนของคุณจะตกอยู่ในภาวะเสี่ยงที่ราคาจะเพิ่มขึ้นเป็นองค์ประกอบสำคัญของแผงวงจรใหม่ของคุณ
ความเสี่ยงของโครงการหากไม่ได้รับการจัดการอย่างถูกต้องอาจทำให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จได้ยากขึ้น ความเสี่ยงที่ไม่ได้รับการตรวจสอบสามารถเพิ่มเวลาให้กับตารางเวลาทำงานของคุณให้คุ้มค่ากับเวลาและเงินของคุณ ผู้จัดการกังวลเกี่ยวกับเรื่องนี้ ทั้งหมดที่สามารถหลีกเลี่ยงได้ด้วยแผนการบริหารความเสี่ยง
การวางแผนการจัดการความเสี่ยง
แผนการบริหารความเสี่ยงเป็นวิธีที่ดีในการเพิ่มความมั่นใจในความสามารถของทีมงานโครงการของคุณและส่งผลให้เกิดความเชื่อมั่นของผู้จัดการด้วยเช่นกัน คุณต้องการให้พวกเขาเชื่อว่าคุณสามารถทำได้และคุณต้องการให้พวกเขาตระหนักถึงสิ่งที่อาจทำให้คุณไม่สามารถส่งมอบโครงการได้สำเร็จ
แผนการบริหารความเสี่ยงเป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบในการทำเช่นนั้น
และคาดเดาอะไร? เริ่มต้นได้ง่ายมาก
การจัดการความเสี่ยงโครงการเป็นขั้นตอน 5 ขั้นตอนง่ายๆ อย่าให้ซับซ้อนกว่าที่ควรจะเป็น นี่คือสิ่งที่คุณสามารถเริ่มต้นได้ในวันนี้และเตรียมพร้อมที่จะพูดคุยในที่ประชุมครั้งต่อไปและจบลงเมื่อมีคนพิมพ์นาที
ขั้นตอนการบริหารความเสี่ยง 5 ขั้นตอน
เช่นเดียวกับส่วนต่างๆของการจัดการโครงการการจัดการความเสี่ยงเป็นกระบวนการ ขั้นตอน 5 ขั้นตอนคือ
- เริ่มต้น
- แยกแยะ
- ประเมินผล
- การตอบสนองตามแผน
- Implement
ถ้าข้อตกลงเหล่านี้ไม่ได้มีความหมายกับคุณมากนักในขณะนี้โปรดยึดมั่นในเรื่องนี้ไว้ด้วย - ฉันจะอธิบายเรื่องทั้งหมดนี้
ขั้นที่ 1: เริ่มต้น
ขั้นแรกคุณต้องการกำหนดบริบทสำหรับการจัดการความเสี่ยงในสภาพแวดล้อมการจัดการโครงการของคุณ
อาจมีงานที่น่ากลัวไม่มากนักเนื่องจากมีคนใน บริษัท ของคุณพร้อมที่จะจัดทำนโยบายความเสี่ยงขององค์กรแล้วและสิ่งที่คุณต้องทำก็คือติดตามข้อมูลดังกล่าว นี้จะอธิบายวิธีการของ บริษัท ที่มีความเสี่ยงและแม้กระทั่งอาจมอบหมายแม่แบบที่คุณต้องการ เทมเพลตช่วยคุณประหยัดงานได้เสมอ
แม้ว่าคุณจะไม่มีนโยบายเกี่ยวกับความเสี่ยงขององค์กร แต่ผู้อื่นที่จัดการโครงการที่อยู่ข้างคุณอาจมีแผนจัดการความเสี่ยงโครงการที่คุณสามารถคัดลอกได้
ทำไมต้องบูรณะล้อใหม่? การนำเอกสารมาใช้ใหม่เป็นสิ่งที่ต้องทำถ้าคุณต้องการประหยัดเวลาและทำเสร็จได้มากขึ้น
ใช้สิ่งที่คุณได้ค้นพบเพื่อจัดทำแผนการจัดการความเสี่ยงสำหรับโครงการของคุณ นี่เป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการโครงการทั้งหมดของคุณและพูดถึงวิธีที่คุณจะจัดการความเสี่ยงในโครงการของคุณ
ถ้าคุณไม่ทราบว่าจะใส่อะไรลงไปอ่านต่อ! ขั้นตอนถัดไปจะช่วยให้คุณทราบว่าจะพูดถึงอะไรในแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณ
นี่เป็นการเพิ่มความมั่นใจโดย: แสดงผู้จัดการของคุณว่าคุณมีแนวทางในการจัดการกับความไม่แน่นอนเกี่ยวกับโครงการของคุณและคุณจะจัดการความเสี่ยงอย่างจริงจัง
ขั้นที่ 2: ระบุ
เมื่อคุณมีวิธีการระบุไว้แล้วคุณจะสามารถเริ่มต้นทำงานได้
ตอนนี้คุณระบุความเสี่ยงที่กำลังจะมีผลต่อโครงการของคุณ นี่เป็นเพียงภาพรวมในเวลาและการ ลงทะเบียนความเสี่ยงของคุณ คือสิ่งที่คุณจะต้องการกลับมาใช้เวลาและเวลาอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่ามีอะไรใหม่ ๆ เกิดขึ้นเช่นกัน
คุณสามารถระบุความเสี่ยงโดยการใช้รายการตรวจสอบความเสี่ยงทั่วไปการสัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้เสียในโครงการ (โดยเฉพาะ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ยากลำบาก เพราะโดยทั่วไปมักกล่าวได้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น) การระดมความคิดและการใช้สามัญสำนึกของคุณ
คุณกำลังมองหาสิ่งที่อาจก่อให้เกิดปัญหาหากเกิดขึ้น (โปรดจำไว้ว่าความเสี่ยงยังไม่เกิดขึ้นปัญหาของโครงการคือสิ่งต่างๆที่เกิดขึ้นแล้ว)
อย่างไรก็ตามคุณจะไปทำมันคุณควรจะเกี่ยวข้องกับคนอื่นอย่างแน่นอน อยู่คนเดียวคุณจะไม่มีภาพรวมและคุณจะจบลงด้วยสิ่งที่หายไป
ความเสี่ยงสามารถและควรได้รับการระบุโดยทุกคน ในฐานะผู้จัดการโครงการงานของคุณคือการสนับสนุนให้เพื่อนร่วมงานของคุณสร้างความเสี่ยงกับคุณเพื่อให้ทีมงานของคุณสามารถทำอะไรบางอย่างเกี่ยวกับพวกเขาได้
ความเสี่ยงทั้งหมดที่ระบุควรบันทึกไว้ในทะเบียนความเสี่ยง หากคุณมี ผู้ประสานงานโครงการ ในทีมหรือผู้สนับสนุนโครงการแล้วพวกเขาก็สามารถทำเช่นนี้ได้ มิฉะนั้นเป็นส่วนหนึ่งของงานด้านการดูแลระบบที่คุณต้องทำ
นี้จะช่วยเพิ่มความเชื่อมั่นโดย: แสดงให้เห็นว่าคุณตระหนักถึงความเสี่ยงที่สำคัญที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณและคุณมีวิธีในการที่จะรับรู้ถึงความเสี่ยงใหม่อย่างต่อเนื่อง
ขั้นตอนที่ 3: ประเมิน
ความเสี่ยงจะได้รับการประเมินสำหรับความน่าจะเป็นและผลกระทบ บทความรายละเอียดเกี่ยวกับการประเมินความเสี่ยงของโครงการครอบคลุมถึงสิ่งนี้ ให้อ่านดีถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับกระบวนการ
นอกจากนี้คุณยังสามารถประเมินความใกล้ชิดซึ่งหมายความว่าใกล้จะถึงเวลาที่ความเสี่ยงจะเกิดขึ้น ความเสี่ยงที่มีความใกล้ชิดสูงอาจเกิดขึ้นในไม่ช้านี้ ความเสี่ยงที่มีความใกล้ชิดต่ำอาจเกิดขึ้นได้ในบางช่วงเวลาในอนาคตอันใกล้ นี้สามารถให้ปัจจัยอื่นสำหรับการจัดลำดับความสำคัญเวลาและพลังงานของคุณเมื่อมันมาถึงการจัดการกับความเสี่ยง
ช่วย ให้ผู้จัดการและทุกคนในทีมมีความชัดเจนว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากความเสี่ยงเหล่านี้เกิดขึ้นจริง
ขั้นตอนที่ 4: ตอบสนองตามแผน
ตอนนี้เรามาถึงแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณ ในขั้นตอนนี้คุณจะหาวิธีจัดการความเสี่ยงด้วยการระบุการตอบสนองที่เหมาะสม
เราทำเช่นนี้เพราะจนถึงขณะนี้สิ่งที่คุณได้มีคือรายการของสิ่งที่อาจจะเกิดขึ้นเพื่อโยนโครงการของคุณออกจากหลักสูตรในอนาคตและวิธีการจัดการที่ดีที่จะเป็น สิ่งที่ผู้จัดการของคุณต้องการจะรู้ต่อไปคือ: คุณจะทำอะไรเกี่ยวกับเรื่องนี้?
โดยทั่วไปมี 4 สิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อจัดการกับความเสี่ยงของโครงการ พวกเขาคือ:
- หลีกเลี่ยง
- โอน
- ลด (เช่นลด)
- ยอมรับ.
รายละเอียดเหล่านี้ครอบคลุมในรายละเอียดใน กลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยงนี้สำหรับความเสี่ยงเชิงลบ
ความเสี่ยงบางอย่างอาจมีผลดี ตัวอย่างเช่น: มีความเสี่ยงที่คุณจะขายผลิตภัณฑ์ใหม่จำนวนมากที่ทำให้โทรศัพท์ล้มเหลว นั่นอาจเป็นปัญหาที่ดีที่จะมี แต่ก็ยังมีความเสี่ยงที่เราควรวางแผนไว้
มีหลายวิธีที่คุณสามารถเตรียมความพร้อมสำหรับความเสี่ยงที่เกิดขึ้น ได้แก่ :
- เอาเปรียบ
- หุ้น
- เสริม
- ยอมรับ.
เหล่านี้จะกล่าวถึงในรายละเอียดเพิ่มเติมในบทความนี้เกี่ยวกับ กลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยงสำหรับความเสี่ยงในเชิงบวก
คุณจำเป็นต้องค้นหาว่ากลยุทธ์การตอบสนองใดที่ดีที่สุดสำหรับความเสี่ยงในการลงทะเบียนของคุณทั้งหมด ตัวอย่างเช่นคุณอาจตัดสินใจว่าความเสี่ยงในการยุบหลังคาของโรงงานเป็นสิ่งที่คุณยอมรับเพียงอย่างเดียวเนื่องจากไม่น่าจะเกิดขึ้น อย่างไรก็ตามความเสี่ยงที่อาหารเป็นพิษจะทำให้ครึ่งหนึ่งของพนักงานของคุณเป็นสิ่งที่คุณกระตือรือร้นที่จะบรรเทาโดยการฝึกอบรมพนักงานใหม่ทั้งหมดของคุณ ถ้าเกิดขึ้นก่อนและเป็นไปได้มากถ้าคุณไม่ทำอะไรคุณควรลดความเสี่ยง
เมื่อได้รับการตอบสนองและได้รับการยอมรับแล้วเจ้าของความเสี่ยงสามารถได้รับการแต่งตั้งเพื่อทำแผนปฏิบัติการบริหารความเสี่ยง กล่าวอีกนัยหนึ่งคุณต้องมีคนรับผิดชอบต่อการเห็นงานที่คุณเห็นด้วย
สิ่งนี้ช่วยเพิ่มความเชื่อมั่นโดย: แสดงผู้จัดการว่าคุณได้พิจารณาแล้วว่าจะทำอย่างไรเกี่ยวกับสิ่งที่อาจทำให้เกิดปัญหาสำหรับโครงการของคุณและคุณวางแผนที่จะลดความไม่แน่นอนและความเสี่ยงในโครงการ
ขั้นตอนที่ 5: ใช้
แผนการบริหารความเสี่ยงของคุณควรรวมถึงใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการทำกิจกรรมลดความเสี่ยงสำหรับแต่ละความเสี่ยง ขณะนี้ควรทำงานเหล่านี้เพื่อให้คุณสามารถจัดการความเสี่ยงแบบเปิดได้
ช่วยเพิ่มความมั่นใจโดย: สาธิตให้เห็นว่าคุณและทีมงานโครงการของคุณสามารถทำตามสิ่งที่คุณกล่าวได้ว่าจะทำ การรายงานเกี่ยวกับสิ่งที่คุณประสบความสำเร็จและความเสี่ยงที่คุณได้รับบรรเทาลงจะแสดงให้เห็นถึงทีมผู้บริหารของคุณว่าคุณจริงจังเกี่ยวกับการส่งมอบและการทำสิ่งที่ต้องใช้เพื่อป้องกันโครงการของคุณต่อปัญหาในอนาคต
เมื่อความเสี่ยงได้ผ่านไปแล้ว - เมื่อไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไปเนื่องจากเหตุการณ์เกิดขึ้นหรือไม่สามารถเกิดขึ้นได้อีกคุณสามารถปิดการลงทะเบียนความเสี่ยงได้
การจัดทำแผนบริหารความเสี่ยงโครงการนี้สามารถทำให้คุณแตกต่างจากผู้จัดการคนอื่นได้ เจ้านายของคุณเองจะมีหลักฐานว่าคุณสามารถคิดเชิงกลยุทธ์และสร้างสรรค์เกี่ยวกับสิ่งที่อาจทำให้โครงการของคุณเกิดความไม่มั่นคงและที่สำคัญที่สุดคือทำอะไรบางอย่างเกี่ยวกับเรื่องนี้ คุณจะเป็นคนที่จัดการปัญหาก่อนที่จะเกิดขึ้นกวาดล้างสิ่งกีดขวางและเตรียมพร้อมสำหรับอะไร!
การได้รับการจัดการความเสี่ยงของโครงการเป็นสิ่งที่ดีในการจัดการความเสี่ยงของคู่ค้าหรือคู่ค้าที่ปลอดภัย คุณไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์หรือใบรับรองเพื่อเริ่มต้นการจัดการความเสี่ยงของโครงการ (แม้ว่าจะมีคุณสมบัติเป็นทางการในการจัดการความเสี่ยงก็ตาม) ขั้นตอน 5 ขั้นตอนง่ายๆนี้จะหมายถึงการจัดการความเสี่ยงของโครงการที่ฝังอยู่ในแผนโครงการของคุณเร็ว ๆ นี้