อันตราย
'ความเสี่ยง' เป็นคำที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่อาจผิดพลาดกับโครงการของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังสร้างสำนักงานแห่งใหม่ราคาของเหล็กอาจขึ้นไปและอาจมีผลต่องบประมาณของคุณ แต่มันอาจจะไม่ขึ้นไป เช่นเดียวกันหากคุณวางแผนที่จะจัดปิกนิกประจำปีของ บริษัท ภายนอกอาจมีสภาพอากาศที่ดี แต่อาจมีฝนตก ในระยะสั้นความเสี่ยงเป็นสิ่งที่ยังไม่เกิดขึ้น
สิ่งสำคัญคือต้องรู้ความเสี่ยงที่ล้อมรอบโครงการของคุณเนื่องจากคุณสามารถวางแผนได้ คุณสามารถวาง "แผนข" หรือแผนการฉุกเฉินลงในการดำเนินการเพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่เกิดขึ้นในตอนแรก ด้วยราคาเหล็กและสภาพอากาศคุณจะไม่สามารถทำได้มากเท่าที่จะทำได้เพื่อป้องกันไม่ให้พวกเขาเกิดขึ้น แต่คุณสามารถวางแผนในกรณีที่ทำได้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถจ้างกระโจมหรือเก็บไว้กับร่มเพื่อที่ว่าถ้าฝนตกในวันปิกนิกคนเราก็ยังสามารถมีช่วงเวลาที่ดี
ปัญหา
ปัญหาและความเสี่ยงมักสับสนโดยสมาชิกในทีมโครงการและเป็นสิ่งสำคัญในฐานะผู้จัดการโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังพูดถึงเรื่องเหล่านี้ได้อย่างเหมาะสม ความเสี่ยงเป็นสิ่งที่ยังไม่เกิดขึ้นในขณะที่ปัญหาคือสิ่งที่เกิดขึ้น ปัญหาเป็นเพียงปัญหาที่ทีมงานของคุณกำลังเผชิญอยู่
คุณอาจได้เห็นมันมา (และจัดการว่าเป็นความเสี่ยงที่จะเริ่มต้นด้วย) หรือมันอาจจะไม่คาดคิดอย่างสมบูรณ์ ทั้งสองวิธีเกิดขึ้นตอนนี้และคุณต้องทำอะไรบางอย่างเกี่ยวกับเรื่องนี้!
ขั้น
เหตุการณ์สำคัญเป็นจุดที่บ่งบอกช่วงเวลาสำคัญ ๆ ในระหว่างโครงการ พวกเขามักใช้สำหรับ:
- จุดเริ่มต้นของเฟส
- จุดสิ้นสุดของเฟส
- สิ้นสุดการทำงานที่สำคัญหรืองานใหญ่
- สังเกตกำหนดเวลาที่กำหนดโดยเฉพาะอย่างยิ่ง
- วันที่ที่ไม่แน่นอนในแผน
คิดถึงเหตุการณ์สำคัญที่เป็นวันที่คุณจะเขียนลงในปฏิทินที่บ้านซึ่งเป็นช่วงเวลาสำคัญที่สำคัญในโครงการเช่นการสิ้นสุดการทดสอบหรืองานเปิดตัว ขั้นตอนสำคัญเป็นหนึ่งใน เก้าองค์ประกอบของแผนภูมิแกนต์ ดังนั้นคุณจะเห็นได้จากตารางงานโครงการที่แสดงเป็นเพชร
สปอนเซอร์
ผู้สนับสนุนโครงการของคุณอยู่ใน คณะกรรมการโครงการ พวกเขาเป็นบุคคลที่เป็นเจ้าของโครงการและได้รับผลประโยชน์ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณเปิดตัวระบบ IT ใหม่สำหรับทีมงานโรงงานให้ใช้ General Manager ของโรงงานจะเป็นผู้สนับสนุนโครงการ ทีมงานด้านไอทีจะเป็นส่วนหนึ่งของทีมโครงการ แต่พวกเขาจะไม่ได้รับบทบาทการสนับสนุน ผู้สนับสนุนโครงการคือคนที่คุณสามารถหันไปหาเมื่อต้องการทิศทางการบริหารระดับสูง ซึ่งอาจเป็นเพื่อ:
- เลิกบล็อกปัญหา
- ค้นหาทรัพยากรบางส่วน
- อนุมัติงบประมาณ
- ตัดสินใจ
- เห็นด้วยกับข้อกำหนดขั้นสุดท้าย
และอื่น ๆ ผู้จัดการโครงการจัดการรายงานผู้มีพระคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพตลอดระยะเวลาของโครงการทั้งในแง่ของโครงสร้างการจัดการสายและรายงานโครงการรายสัปดาห์หรือรายเดือน (หรือเรียลไทม์)
ผู้ถือเงินเดิมพัน
ผู้มีส่วนได้เสียคือคนอื่นที่เกี่ยวข้องและได้รับผลกระทบจากโครงการของคุณ บางโครงการจะมีกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ครอบคลุมทุกแผนกในองค์กร คนอื่นจะมีขอบเขต จำกัด มากขึ้น ผู้มีส่วนได้เสียบางรายอยู่นอกองค์กรของคุณเช่นรัฐบาลหรือองค์กรกำกับดูแล
พวกเขายังต้องได้รับการแจ้งให้ทราบด้วยข่าวที่เกี่ยวข้อง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียส่วนใหญ่จะสนับสนุน (หรือขัดแย้ง) กับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดจากโครงการของคุณ แต่จะไม่ทั้งหมด!
คุณจะพบ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ที่ไม่ได้กำลังจะต้อนรับโครงการของคุณด้วยอาวุธที่เปิด!